Реквизит «15 – адресат» - Студопедия

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависетьсостав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

• инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
• наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
• иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ­установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
  • улица,
  • номер дома,
  • офис или квартира (в случае наличия в адресе),
  • населенный пункт (обычно это город),
  • могут указываться район и область,
  • может стоять наименование страны,
  • почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ­(филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

• организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;
• ее структурному подразделению (см. Пример 5);
• должностному лицу (см. Пример 6);
• частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается ­и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012

Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы

Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову

ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной

Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям:

• адресовать его обобщенно или
• направить каждому отдельно.

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должност­ного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии.

1. Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук. склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман – Лерману, Народович – Народовичу, Цайзер – Цайзеру, Ниденс – Ниденсу, Петреляк – Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).

2. Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).

3. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.

4. Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).

5. Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).

6. Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, ­Задорожных, Непраго).

7. Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).

8. В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).

9. В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).

Письмо нескольким адресатам образец - Полезные сведения

Для составления писем используется специальный бланк письма. В письмах название вида документа не указывается. Письмо оформляется как минимум в двух экземплярах. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата»; «номер»; «ссылка на регистрационный номер и дату документа» если письмо является ответом ; «заголовок к тексту», изложенный одной фразой и отвечает на вопрос «О чем? В письмах правильно должны быть указаны составные части реквизита «адресат» получателя письма. фирма, структурное подразделение, должность, фамилия инициалы, почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем. Начала письма может иметь следующие варианты обращения: · «Уважаемый Владимир Николаевич! »; · «Господин Зорин! »; · «Игорь Леонидович! »; · «Уважаемый г-н Зорин». » употребляется, когда неизвестны имена получателей письма. Большинство писем продолжаются далее словами: · « В связи с…. »; · «Нами рассмотрены Ваши предложения»; · «В соответствии с Вашей просьбой…» и т. В письмах используют следующие формы изложения: · От первого лица множественного числа «направляем на согласование», «просим рассмотреть» ; · От первого лица единственного числа «прошу перечислить», «считаю необходимым» ; · От третьего лица единственного числа «банк не может согласиться», «компания не возражает». В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты: Отправка документа · Отправляем Вам… · Направляю Вам… · Высылаем Вам… Напоминание · Напоминаем Вам, что… · По истечении…. Подтверждение · Концерн…подтверждает получение… · Подтверждаю, что партия ТНП получена… Извещение · Сообщаем Вам, что… · Ставлю Вас в известность, что… · Извещаем Вас, что…. Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: « Мы не можем заключить контракт с Вашей фирмой…» дополнить словами « К сожалению», то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества. Письма могут быть заканчиваться фразами: · «Надеемсячто наша просьба не будет для Вас затруднительной»; · «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»; · «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей» · «С уважением» и т. При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму 2,54 мм. В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы реквизит 1. Если компания мало известная из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т. Над именованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии реквизит 2. Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма. Дата реквизит 4 указывается буквенно-цифровым способом, например: 17 August 2011. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адресат получателя реквизит 5 состоит из расположенных построчно: · Имени и фамилии получателя; · Наименования компании; · Номер дома, улицы; · Города, почтового округа индекса ; · Страны. Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке — указании конкретного лица, например: Attention: Mr. Moore, проставляемый после адресата. При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек. Вступительное обращение реквизит 6 пишут с новой строки, отступив от адресата четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы: · Dear Sir — если имя получателя неизвестно; · Dear Madam — если имя получателя неизвестно; · Dear Mr Neit — господину, имя которого известно; · Dear Mrs Fella — замужней женщине; · Dear Miss Jones — незамужней женщине; · Dear Ms Morrison — замужней или незамужней женщине. Заголовок письма реквизит 7 указывается после вступительного обращения. Заголовок — необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок печатается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. Текст реквизит 8 может печататься как от границы левого поля, так и с отступом начала каждого абзаца. Текс письма обычно не превышает одной страницы. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» реквизит 9. Она должна соответствовать по форме приветствию и положению званию получателя письма. Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах. После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма реквизит 10. Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке — должность лица, подписывающего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Если к письму имеется приложение реквизит 11. При направлении копий письма нескольким адресатам указывается фамилии лиц или компании, которым они отправлены реквизит 12. Не нашли то, что искали? Google вам в помощь! Генерация страницы за: 0.

Реквизит «Адресат»: кому, куда - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах

В деловой переписке воспользоваться опытом Ваньки Жукова, чеховского героя, написавшего «на деревню дедушке, Константину Макаровичу» не удастся.Чтобы ваше письмо всегда доходило до адресата, не стоит игнорировать правила и порядок заполнения реквизитов адреса.

Помните, Ваньку Жукова, чеховского героя, который писал «на деревню дедушке, Константину Макаровичу»? В деловой практике такое адресование не принято, поэтому для начала нужно тщательно проверять, кому и куда адресован документ. И оформлять реквизит «Адресат» тоже нужно правильно. Иначе…

Хорошо, если ошибку обнаружила Почта России. Тогда письмо, скорее всего, вернут отправителю. Но бывает и так: почтовый адрес указан правильно, а в адресате указана совсем другая (не ваша) организация. Или в письме указан один адрес, а на конверте (без «окошка») другой - перепутали. Возможны разные варианты… Вот тогда приходится надеяться на совесть, профессионализм и лояльное отношение получателя этого послания.

По идее, делопроизводитель, вскрывший такое письмо, должен отправить по верному адресу (если он указан в письме) или вернуть его отправителю. Для бумажных писем еще прикладывается «сопроводиловка», объясняющая возникшую ситуацию. Но это «по идее», а на практике: кому сегодня нужна «лишняя головная боль и чужие проблемы», опять же затраты на канцелярию, и такие письма, чаще всего, летят в корзину…

Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима. Документы адресуют юридическим лицам: организациям, их структурным подразделениям, руководителям организаций. В адресате могут быть указаны и физические лица: бывшие и работающие сотрудники, просто граждане, имеющим деловые и личные контакты с организацией.

Адресат располагают в правом верхнем углу документа, составные части реквизита ограничиваются правым полем. Допускается центрирование каждой строки относительно самой длинной. При адресовании достаточно названия организации, но, как правило, информационно-справочные документы адресуют первому руководителю. Он принимает управленческое решение, наносит на письмо резолюцию, которая и направляет документ для исполнения конкретным должностным лицам. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы - перед фамилией, через точку. Ниже указывают почтовый адрес или факс, если речь идет о внешней переписке или обращении граждан в различные организации. Во внутренних документах, по понятным причинам, никто и никакого почтового адреса не указывает.

Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами, установленными Почтой России. Прошло около 8 лет, как мы перешли на «европейские» нормы: улица, номер дома, квартира, офис, город, индекс. Раньше слово «офис» писали с двумя «ф», на англоязычный манер, теперь осталось – одно. На практике этот порядок приживается плохо: в большинстве случаев адрес продолжают указывать «по старинке», в обратном порядке, начиная с почтового индекса.

Традиционно, в реквизите «Адресат» города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем названии составную часть «город», «град», указываются без сокращения «г.»: Волгоград, Нижний Новгород, но зато при проведении факсовой отправки необходимо указывать код города. Например

Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.

При адресовании документа в конкретное структурное подразделение без указания должностного лица используется именительный падеж. Например

Департамент управления персоналом

Можно адресовать документ просто в организацию, указав ее наименование и почтовый адрес. Оно все рано попадет на стол к руководителю или его референту и будет расписано для исполнения по должностной принадлежности. Но в этом случае прохождение документа внутри организации займет немного больше времени.

Если документ направляется по нескольким адресам и ознакомление каждого из адресатов с содержанием документа является целью и необходимостью, то на одном письме можно расположить подряд 4 адреса – не больше. При этом адресование производится, начиная с наиболее значимых организаций. Когда значимость выделить невозможно, допустимо использовать алфавит – по наименованию организации. Перед вторым и последующими адресами слово «Копия» не ставится, потому что все четыре экземпляра являются подлинниками, все подписываются собственноручно, при необходимости ставится «натуральный» оттиск печати. Если документ рассылается в большее количество адресов, то составляется список рассылки. При приемлемом количестве позиций в этом списке (не несколько сотен или тысяч адресов), на каждый экземпляр документа вбивается конкретный адрес.

Организация ведет переписку не только с юридическими лицами. Среди его партнеров и клиентов могут быть и физические лица. Например, банки и другие финансовые организации часто вынуждены напоминать заемщикам – физическим лицам о существующей задолженности перед кредитной организацией и необходимости его погашения.

В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной. Сначала указывают фамилию, инициалы получателя, затем адрес:

Здесь соблюдаются общие правила адресования. Обращаетесь к первому лицу организации, начинайте с должности, наименование организации можно не указывать. Вы ведь пишете своему, а не чужому директору. Почтовый адрес? А зачем он? Хотя на практике приходилось встречаться с тем, что на докладной записке, адресованной директору своей же организации, люди не поленились и указали почтовый адрес полностью.

На самом деле нужно так:

Не коротко, но ясно выглядит адресование на заявлениях и объяснительных записках. Ведь они пишутся на чистом листе бумаги, желательно, «от руки», но в этих документах, к реквизиту «Адресат» добавляется информация об их авторе и составителе.

Как правило, они адресуются первому руководителю, даже если речь идет о совершенно стандартной ситуации, где все неоднократно согласовано, и, главное, нет возражений. Сначала указывают должность руководителя, затем наименование организации, инициалы перед фамилией, через точку, затем следует наименование должности, при необходимости – структурного подразделения, инициалы и фамилия (по той же схеме) работника, который обращается к руководителю с заявлением или объяснительной запиской. Например:

*от старшего инспектора отдела кадров

Если заявление составляется сторонними гражданами, то, по понятным причинам, никакая должность не указывается. Они ведь не работают в этой организации. Зато указывают фамилию, имя, отчество – полностью, надо же знать, как обращаться к человеку при решении его вопроса. Затем следует почтовый адрес (адрес проживания) с индексом и контактный телефон. Так, например, выглядит адресование в заявлении о приеме на работу. Он же еще не принят, значит не работник, а просто гражданин, без должности и структурного подразделения. Кстати, такое заявление не является обязательным документом и используется – на усмотрение кадровой службы.

контактный телефон: 8 926 0000000

*Некоторыми экспертами по вопросам русского языка и делопроизводства обсуждается целесообразность употребления предлога «от».

В приведенном примере почтовый адрес (адрес проживания) воспроизведен в той форме, которую используют наши заявители. С ГОСТ Р 6.30- 2003 «Требования к оформлению документов» большинство из них, по понятным причинам, не знакомо и, если организация не предложила образец для написания заявления, заморачиваться на эту тему не обязано. Но и образец наши люди могут заполнить по принципу: «мне так удобнее» и «я так привык». Стоит ли с этим спорить? Думаю, в данном конкретном случае – нет.

консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров