Категория: Инструкции
Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую документацию)
I. Общие положения
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией; (начальника документационного обеспечения организации))
4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.
5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно (заведующему канцелярией (начальнику отдела l документационного обеспечения))
7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
1.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов, руководству и исполнителям.
1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.
1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.
1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.
1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.
1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:
2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).
2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией; начальнику отдела документационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:
2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель отвечает за полный, своевременный и качественный прием, регистрацию и последующую отправку корреспонденции в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.2. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N. ).
1.3.2. Положением о делопроизводстве предприятия (инв. N. ).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N. ).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN. ).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты и другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции).
1.4.2. Организационную структуру предприятия.
1.4.3. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.4. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
1.4.5. Основы научной организации труда в делопроизводстве.
1.4.6. Схему организационного взаимодействия делопроизводства со структурными подразделениями предприятия.
1.4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники.
1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
II. Должностные обязанности
2.1. Делопроизводитель обязан:
2.1.1. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки и вести банк данных на указанные документы.
2.1.2. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.1.3. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
2.1.4. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
2.1.5. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
2.1.6. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.1.7. Обеспечивать сохранность служебной документации.
2.2. Делопроизводитель должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.
2.3. Регламент рабочего времени делопроизводителя соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
III. Полномочия работника
3.1. Делопроизводитель имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в делопроизводство.
3.1.3. Готовить и представлять заведующему делопроизводством предложения по совершенствованию организации его работы.
IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника
4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по ведению делопроизводства на предприятии (в части касающейся).
4.1.2. Невыполнение служебных указаний завделопроизводством.
4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием оценки труда делопроизводителя является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда делопроизводителя уполномочен осуществлять завделопроизводством. Полномочия завделопроизводством по применению мер поощрения и взыскания в отношении делопроизводителя определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN. ).
Если книга которая размещена на сайте нарушает Ваши авторские права, свяжитесь с нами. oivantc@gmail.com
Предлагаем Вашему вниманию должностные инструкции работников некоторых отраслей. Все образцы должностных инструкций являются примерами либо типовыми формами. Это скорее методические рекомендации по составлению должностных инструкций, которые помогут специалистам кадровых служб, отделов организации и оплаты труда адаптировать примерные образцы должностных инструкций под специфику конкретной организации. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет. Присылайте свои должностные инструкции, и они будут размещены в этом разделе сайта.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная)
Делопроизводителя 1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Делопроизводителя.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ____________________.
1.4. В период временного отсутствия Делопроизводителя, его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. Квалификационные требования: Профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и подготовка непосредственно на производстве. Без требований к стажу работы.
3. Делопроизводитель должен знать:
- положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения государственной системы делопроизводства;
- стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия и его подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов.
4. Функциональные обязанности:
Делопроизводитель:
4.1. Принимает, регистрирует корреспонденцию и направляет ее в структурные подразделения.
4.2. Согласно резолюциям руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки.
4.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их выполнением, выдает необходимые справки в отношении зарегистрированных документов.
4.4. Отправляет соответствующую документацию адресатам.
4.5. Ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и сохраняет документы текущего архива.
4.6.Готовит и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.
4.7. Обеспечивает хранение служебной документации
Делопроизводитель имеет право:
5.1. Докладывать руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
Делопроизводитель несет ответственность за:
6.1. Качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.
6.2. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия.
6.3. Соблюдение инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
7. Прочие условия
Настоящая Должностная Инструкция сообщается Делопроизводителю под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.
1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.
2. Должностные обязанности
Секретарь-делопроизводитель должен знать:
2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
2.3. Организацию делопроизводства;
2.4. Методы оформлении обработки документов;
2.5. Архивное дело;
2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;
2.8. Стандарты УСОРД;
2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
2.10. Основы этики и эстетики;
2.11. Правила делового общения;
2.12. Основы организации труда и управления;
2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;
2.14. Основы административного права и законодательства о труде;
2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;
2.16. Правила и нормы охраны труда.
Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
На секретаря возлагаются следующие функции:
3.1. Организация делопроизводства.
3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.
3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.
3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.
3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.
3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.
3.9. Организует прием посетителей.
3.10. Организует командировки директора.
3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.
Секретарь-делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.
4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.
5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.
6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат
1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения, иного должностного лица).
4. Делопроизводитель должен знать и уметь:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
Структуру предприятия и его подразделений.
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
Основы организации труда.
Правила эксплуатации вычислительной техники
Законодательство о труде.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила и нормы охраны труда.
Использовать в своей деятельности современные технические средства (ПЭВМ) для создания, сохранения и передачи информации
5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
Положением о канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении.
Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _______________________________________
7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица), проверяет правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Делопроизводитель имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
© Все права защищены. Перепечатка материалов сайта разрешается только со ссылкой на первоисточник.
