Должностная инструкция администратора бизнес центра - открыто обсуждение

В переводе теряется игра слов и остается совсем не игривый смысл. Он такой: «Работать самостоятельно на себя, вести свой бизнес — означает работать самому и работать постоянно». Эту поговорку я вспоминаю, когда думаю о том, какой образ жизни я вести НЕ хочу. Я не хочу по 12 часов в день находиться в детском клубе, чтобы самой общаться с клиентами, опасаясь, что мои сотрудники скажут что-то не то родителям, которые привели ребенка на пробное занятие, неправильно рассчитают стоимость абонемента, забудут выложить бахилы, сушки или заказать воду. Я не хочу отменять тренировку в фитнес-клубе и мчаться на работу из-за того, что в клубе «внезапно» закончилась туалетная бумага, бумага для принтера или сломался принтер, и никто не знает, что делать. Я не хочу постоянно нервно нащупывать в кармане телефон, потому что мне по любому поводу звонят сотрудники и дают мой номер телефона родителям, которые требуют перерасчета стоимости абонемента из-за болезни ребенка. Я не хочу постоянно работать сама, как немецкие трудоголики, придумавшие эту поговорку. Я хочу заниматься развитием бизнеса, а не затыкать бреши. А когда в детском клубе нет хороших администраторов, вариантов развития событий всего два. Хозяйка клуба в духе этой поговорки носится как электровеник сама без выходных и перерывов на обед, разрываясь между клиентами, звонками и «Ашанами», раз в пятилетку заглядывая в спортзал и только изредка проводя выходные с семьей. Клуб становится нерентабельным и закрывается. Очень часто события развиваются так… Когда клуб открывается, хозяйка все время находится в нем и разруливает все организационные вопросы. Возможно, она с самого начала взяла себе в помощницы администратора, но та, конечно, делает все не так хорошо, как руководительница, и «косячит» — по-мелкому, но постоянно. Администратора спрашивают, что дети делают на занятии — она бубнит что-то невнятное и выдвигает одну идею: «в игровой форме», а вообще приходите — увидите. Ребенка записали на пробное занятие, а телефон мамы остался записанным на маленьком листочке, который через два часа потеряется. Администратору нет дела до того, сколько денег на рекламу и своих усилий хозяйка тратит для того, чтобы люди позвонили, отсюда легкомысленное отношение к потенциальному клиенту. Заболела преподавательница, а предупредили об отмене занятий не всех — родители с детьми потратили время, пришли, а перед ними даже не извинились. Педагогу проводить занятия — нет пластилина. А на рисовании уже полгруппы вторую неделю ходит без абонемента — никто не напомнил об оплате, а родители сами или не помнят, или молчат. Так что зарплату педагогу хозяйка будет платить из своего кармана. Часто бывает так, что руководитель просто недооценивает роль администратора и берет априори неподходящего человека. Кажется, ну что там администратор? Сиди себе на стульчике, отвечай на звонки, ставь плюсики в журнале. И на должность назначается девочка чуть ли не со школьной скамьи, или чья-нибудь тетя, или соседка. На самом деле функций у администратора много, и они очень важные. Функции администратора Менеджер по продажам Надо ответить на вопросы потенциальных клиентов так, чтобы им захотелось прийти на пробное занятие. А после пробного занятия, если родители сомневаются, найти нужные слова, чтобы они остановились все-таки на вашем клубе. В его задачи входит обзвон пассивных клиентов — которые когда-то приходили на пробное или регулярные занятия, но сейчас по каким-то причинам не ходят. Менеджер по работе с постоянными клиентами Он должен установить с родителями доверительные отношения и ненавязчиво узнавать, что нравится, что не нравится, что еще хотелось бы видеть клиентам в детском клубе, и доносить эту информацию до руководителя. Кассир, делопроизводитель Администратор является и кассиром. Он отвечает за всю наличность в клубе — тоже, безусловно, очень ответственная функция. В дополнение к этому в его компетенции — заключение договоров, ведение документации об оплатах и посещениях. Хозяйственная Администратор должен следить за порядком в клубе, за наличием достаточного количества расходных материалов, учебных чаще всего надо докупать акварельную и цветную бумагу, картон, пальчиковые и акварельные краски, гуашь, пластилинбытовых бахилы, одноразовые стаканчики, чашки и ложки, чай, сушки, мыло, туалетная бумага, бумажные полотенца, моющие средстваканцелярских бумага и картриджи для принтера, ручки, карандаши, скобы для степлера. Эмоциональная Администраторы — связующее звено в клубе. Они очень сильно влияют на то, какая атмосфера в клубе. Могут сдружить коллектив или, наоборот, рассорить. Если в роли администратора оказался более или менее адекватный человек, со временем он вживается в свою роль и начинает со многим справляться. Больших ляпов становится меньше, все друг к другу привыкают, как-то срабатываются. Вот варианты развития событий в зависимости от типа администратора, которого вы взяли. Семь самых распространенных типов администраторов Тип 1. Она исполнительна и подвижна, нравится деткам, и у нее умеренные запросы по зарплате. Может быть не очень ответственной и аккуратной, теряется в конфликтных ситуациях, может быть неинициативной или, наоборот, чересчур инициативной не по делу. Приходится контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу. Управляющая хорошо продаёт, нацелена на результат, контролирует дисциплину в коллективе и в клубе, идеально ведет отчётность, собственница освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба. Однако у такого специалиста высокие требования по зарплате, она не хочет заниматься рутиной, понадобятся дополнительные сотрудники. У нее хорошие отношения с сотрудниками и клиентами, и при уходе в соседний клуб она может увести за собой и сотрудников, и детей. Хозяюшка создаёт доброжелательную атмосферу, искренне любит детей и заботится о посетителях. Клиентам будет жаль менять клуб, т. В хозяйственных делах и в самом клубе порядок. Собственница клуба освобождена от ежедневного погружения в мелкие проблемы клуба, а запросы по зарплате у такого администратора адекватные. Не исключено, что она будет прикрывать недочеты в работе педагогов она их тоже любит, как своих детейплохо ведет отчётность у нее очень многое в голове, а не в таблицахсредние продажи техники продаж идут вразрез с ее душевным устройством. При штатном развитии событий все неплохо, однако если приходится расставаться болезнь, переезд, конфликт клуб рискует потерять часть клиентов и педагогов. Директор школы всех «построит»: и родителей и педагогов. При ней будет чёткое соблюдение платёжной дисциплины и всех форм отчётностей, которые сама и придумает. С «директором школы» как и с «управляющей», и с «хозяюшкой» очень приятно начинать работать — они сами берут инициативу в свои руки. Надо — спросит, считает необходимым — введет новый процесс. Может быть не очень приветлива с посетителями, не станет «нежничать» с годовасиками. Она плохой менеджер по продажам, может не прислушиваться к мнению руководителя, т. И хозяйке сложновато контролировать происходящее в клубе. Преподавательница по совместительству аккуратна исполнительна, приветлива с детьми, грамотно отвечает по телефону и грамотно ориентирует в выборе направления. Она плохой менеджер по продажам, может прикрывать ошибки других педагогов не будет «закладывать» коллег. В этом случае у вас все «яйца» в одной корзине: и контакты учеников и сами ученики. Если такой педагог-администратор уйдет из клуба, особенно с конфликтомможно потерять очень многое. Бабушка из соседнего подъезда приветлива, готова работать за невысокую плату и приведет знакомых по подъезду. Плохой менеджер по продажам, некомпетентно консультирует родителей по услугам клуба. Придётся контролировать каждый шаг и ежедневно проверять работу. Если уйдёт «с конфликтом», то об этом узнает каждый второй посетитель ближайшей детской площадки. Апатичная дама надрываться на работе не собирается, «здоровье важнее». Не забывает устроить перерыв на обед, во время работы слушает радио. Сделает то, что ей сказали, но не. Плохо запоминает имена детей и родителей, путает расписание. Разговаривая с родителями, может не услышать, что звонит телефон или домофон. Из плюсов: она неконфликтна, приятна в общении, благожелательна исполнительна. К сожалению, у каждого из этих типов есть очень и очень существенные недостатки Администратор недостаточно компетентный и не инициативный, руководительница должна быть все время «на подхвате», из-за чего сильно затрудняется развитие и движение вперед Клуб развивается не очень эффективно — деньги на рекламу тратятся впустую, потому что администратор не очень профессионально обрабатывает звонки и визиты потенциальных клиентов Либо администратор «перетягивает» на себя одеяло, на нем завязано слишком многое, он может диктовать свои условия. Уход такого администратора связан с риском потери части бизнеса или даже всего бизнеса. Вопрос правильной организации работы в детском клубе — очень важный. Если не наладить механизмы работы администраторов, дальнейшее развитие клуба просто невозможно. Прочувствовав на своем опыте огромную важность правильной организации работы администраторов, мы с Юлией Белоцерковской создали новый курс. Обучающий курс ВСЁ ОБ АДМИНИСТРАТОРАХ ДЕТСКОГО КЛУБА Как найти и обучить администраторов, которые будут хорошо привлекать клиентов в клуб, создадут уют, порядок и позитивную атмосферу, будут самостоятельными и взаимозаменяемыми и оставят вам много свободного времени для себя, семьи и стратегического развития бизнеса. Если вы: Недовольны тем, как ваши администраторы работают с потенциальными и существующими клиентами, отвечают на звонки, проводят личные разговоры с клиентами Беспокоитесь из-за того, что текущие дела в клубе оставляют вам мало времени на то, чтобы подумать о развитии, проанализировать показатели и просто отдохнуть в выходные Постоянно «сидите на иголках» из-за того, что ваши сотрудники сказали или сделали что-то не так, или не сделали того, что нужно Вас нервирует, что в клубе постоянно неожиданно что-то заканчивается, из-за чего вам приходится срываться с места или переживать из-за того, что клуб работает не на должном уровне Заходя в клуб, раздражаетесь, видя пустую емкость для бахил, лужи на полу, пустой кулер и массу бумажных клочков с телефонами на столе администратора Считаете, что ваши рекламные усилия и траты проходят зря, так как администраторы не могут должным образом обработать звонки и визиты клиентов Опасаетесь, что в случае ухода вашего администратора вся работа клуба сильно нарушится Только планируете открытие клуба, хотите с самого начала избежать всех этих ошибок и собираетесь выстроить работу администраторов самым оптимальным способом, то вам будет полезен наш новый курс «Всё об администраторах детского клуба». Цель курса — дать вам пошаговую инструкцию, следуя которой вы сможете в минимальные сроки организовать четкую и эффективную работу администраторов. В этом курсе мы будем работать на то, чтобы у вас: Администраторы, которые апатично и неинформативно отвечают по телефону клиентам, записывают нужную информацию на листочках, а потом их теряют, по 10 раз в день звонят вам, ушли в прошлое «Звездные» администраторы, на которых стоит работа клуба и «завязано» слишком многое, тоже ушли в прошлое Появились администраторы, которые отвечают по телефону четкими выверенными фразами, аккуратно ведут отчетность, соблюдают порядок и приятную атмосферу в клубе Появилась уверенность в том, что смена администратора — это всего лишь нормальный процесс, решаемая задача, которая требует определенного количества времени и усилий для поиска и прохождения всех этапов обучения Вся информация о работе центра, учениках и педагогах содержалась в стандартных документах, в которых легко разобраться и вам, и новым администраторам Появилось время проанализировать работу клуба, почитать книги по бизнесу и подумать о развитии. ПЛАН КУРСА Функции администратора Возможные графики работы Описание вакансии Мотивация. Зарплата: фиксированная и переменная части Приглашение на собеседование: вопросы, на что обращаем внимание Дресс-код Обучение администратора — продолжительность, последовательность, тестирование Скрипты для администратора — распечатать и выучить наизусть Бизнес-процессы — отрепетировать Оформление на работу: документы, регламенты, должностные инструкции Рабочее место администратора Рабочие документы администратора в компьютере Часто встречающиеся вопросы и проблемы Риски, связанные с администраторами, и как их минимизировать. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ КУРСА Кадровые документы: Трудовой договор с администратором Должностная инструкция администратора Приказ о приеме на работу Приказ о назначении кассиром Договор о материальной ответственности Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации Соглашение о неразглашении персональных данных субъекта Шаблоны менеджера по продажам: База контактов Платежная ведомость Анкеты для клиентов Соглашения с клиентами Письмо клиентам после пробного занятия Примеры описания курсов Документы по ведению хозяйственной деятельности: Учет посещаемости Контроль работы педагогов График загрузки клуба в выходные Журнал для обмена информацией между администраторами Список расходных материалов Библиотека методические материалы Дни рождения клиентов и сотрудников Список педагогов с контактами и вариантами замен на случай болезни или отмены занятия по другой причине Описание бизнес-процессов: Инструкция 1. Встреча нового клиента в клубе Инструкция 2. Заключение соглашения договора с родителями Инструкция 3. Оформление абонемента Инструкция 4. Несчастный случай Инструкция 5. АУДИОМАТЕРИАЛЫ Два часа аудиозаписи, в которые мы передаем информацию согласно плану курса и делимся опытом. ВИДЕОМАТЕРИАЛЫ В разговоре с клиентами имеют значение не только сами слова, которые произносит администратор, но и тон, темп речи, громкость. Поэтому мы сняли также несколько видеороликов о том, как мы общаемся с клиентами по телефону в обычных и сложных ситуациях. Но это еще не всё! Телефонная консультация по любому вопросу, касающемуся работы детского клуба. Вы присылаете нам на свой вопрос, сотрудница службы поддержки связывается с вами и согласовывает время, в назначенное время вы звоните мне по телефону или скайпу, и мы обсуждаем ваш вопрос. Целый комплект дополнительных документов: Документ 1. Пошаговая инструкция по поиску и обучению администратора Документ 2. Карта обучения администратора в течение 3-х дней. Каким навыкам обучаем в каждый из дней, как проверяем Документ 3. Заполняется во время собеседования с кандидатом и облегчает принятие решения Документ 4. Экскурсия по клубу: маршрутный лист Документ 5. Шаблон списка контактов Что делать, если заканчиваются картриджи, вода, что-то из учебных материалов, нужно заказать торт или аниматора, прибить полку, починить дверную ручку. Сюда же вписываем информацию, необходимую для заказа: номер договора, фамилию менеджера, модель картриджа и т. Местонахождение основных расходных материалов. Бизнес-процесс «Если заболел педагог» Документ 8. Тест для проверки компетентности администратора после трех дней обучения Документ 9. Форма согласия с правилами клуба Документ 10. Правила оказания первой медицинской помощи Документ 11. Тест для администратора после прохождения обучения и ключ к тесту. Юлия Белоцерковская, руководитель семейного клуба «Уголок». Юлия не понаслышке знает, как организовать процесс обучения сотрудников, ведь она была директором центра обучения в одной из самых крупный IT компаний в России. Она занималась системой развития и оценки компетенций сотрудников компании, руководила процессом создания учебных материалов, упражнений и тестов, контролем их качества. Зарина Ивантер, руководитель детских клубов «Лас-Мамас» и «Классики». Что говорят о курсе? «Огромное спасибо за этот курс! Я получила все что хотела, многое, что было написано Вами в документах и сказано на аудиозаписи, — это все как будто мои мысли, которые я боялась осуществить, думала, а может так будет не правильно, а оказывается все очень. Все вопросы, которые были у меня в ожидании курса, нашли свой ответ. Многое, что я услышала и прочитала, — это то, о чем я бы никогда не догадалась сама 100%, только, если бы я сама не дошла до этого путем своих ошибок и проб, получив такой опыт». Красноярск «С удовольствием изучаю информацию о работе администраторов, все очень актуально! Письмо от Вас с предложением приобрести знания о том, как организовать работу администраторов, пришло в тот критический момент, когда опустились руки, и я подумала, что проблема во мне! Теперь понимаю, что не только я сталкиваюсь с решением подобных вопросов. И найти хорошего сотрудника не просто! Огромное спасибо Вам и Юле за проделанную работу, это очень ценно для меня! Киев «Спасибо большое за курс «Все об администраторах детского клуба». Вся информация очень ценная и нужная. Благодарю за то, что вы делитесь своим опытом, даете много советов. В ходе курса предоставлено много ценных документов, на составление и разработку которых ушла бы уйма времени, и до этого просто «руки не доходили». Все четко и грамотно составлено. Довольно часто не с кем посоветоваться по тому или иному вопросу, приходится идти по наитию. При прослушивании курса, создается впечатление, что общаешься с единомышленниками. Даны четкие рекомендации и пошаговые инструкции по всем вопросам, касающимся администраторов детских клубов. Я уже не первый раз приобретаю ваши материалы. Каждый раз после их изучения, чувствую огромный прилив сил, энергии и вдохновения! Хочется развиваться дальше, появляется четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для совершенствования и улучшения работы. С удовольствием буду и дальше изучать ваши ценные материалы». Киев Как я получу курс? Вы получите доступ. При оформлении покупки вы указываете адрес электронной почты, который будет являться логином для входа в ваш личный кабинет, и пароль. Сразу после подтверждения оплаты, вы получите доступ к материалам курса. Итак, если вы хотите организовать четкую и эффективную работу ваших администраторов, буду рада видеть вас в числе участников нашего курса. Стоимость курса «Всё об администраторах детского клуба» Вариант Базовый Вариант Премиум Вариант ВИП Аудио 2 часа + + + Описание бизнес-процессов + + + Скрипты телефонных разговоров + + + Документы по ведению хозяйственной деятельности + + + Кадровые документы + + Шаблоны менеджера по продажам + + Видео + Персональная консультация по электронной почте + Цена 7000 руб. Выберите подходящий вам вариант и нажмите на ссылку «КУПИТЬ» в соответствующем столбце в таблице выше. Приобретая этот курс, вы ничем не рискуете: Я, Зарина Ивантер, даю 100-процентную гарантию на обучающий курс «Всё об администраторах детского клуба». Если в течение недели после получения доступа к материалам курса вы решите, что предоставленная информация вам по каким-либо причинам не подходит, я вам возвращу полную стоимость, которую вы заплатили. При этом от вас не потребуется никаких объяснений. Я не боюсь давать такие гарантии, потому что полностью уверена в качестве курса и ценности предоставляемой в нём информации.

Работа администратором - особенности, требования

Администратор — достаточно универсальная профессия. Для того, чтобы попробовать себя в ней, не нужно обладать глубокими знаниями какого-то узкого профиля. Главные качества для начинающего специалиста подобного рода — это:

• общительность и умение легко ладить с людьми;
• способность грамотно говорить;
• внимательность;
• эмоциональная устойчивость;
• интерес к делу, стремление относиться к нему неформально.

Обладание перечисленными чертами позволит легко сориентироваться в обязанностях, которые диктуются своеобразием организации — будь то стоматологическая клиника или спортивный клуб.

Впрочем, нет правила без исключений: в некоторых престижных компаниях к администраторам предъявляются довольно строгие требования — безукоризненное знание иностранных языков и определенных законодательных актов, наличие высшего экономического либо менеджерского образования и т.п.

Администратор, по сути, является распорядителем. Конкретный круг его обязанностей напрямую зависит от типа учреждения. В распорядителях нуждаются:

• гостиницы и отели;
• крупные магазины;
• кафе и рестораны;
• фитнес-центры;
• частные клиники;
• косметологические салоны;
• развлекательные клубы.

Специалист, как правило, взаимодействует и с клиентами, и с младшим персоналом. Например, администратор ресторана отвечает не только за прием гостей и организацию банкетов, но и за обучение новичков. Ему приходится заниматься и оформлением документов — заполнением отчетности, ведением инвентаризации, составлением графиков занятости и отпусков.

Сотрудник, работающий в магазине, обязан практически постоянно находиться в торговых залах. Для него обычно бывает обустроено отдельное место, однако на практике ему редко удается скучать за стойкой: надо и принять товар, и проследить за тем, правильно ли продавцы разложили полученную продукцию на полках, и ответить на вопросы покупателей.

Администратор клиники обслуживает в первую очередь посетителей — отвечает на телефонные звонки, заводит индивидуальные карты, принимает плату за прием. Также ему приходится выполнять поручения руководства — отправлять факсы, разбирать корреспонденцию. Трудясь в медучреждении, поневоле приходится знакомиться с азами медицины — важно отчетливо понимать, какими компетенциями располагает каждый доктор или диагност.

Постоянный контакт с людьми, причем часто недовольными и настроенными на конфликт — пожалуй, самый существенный минус профессии. Даже в тех случаях, когда по-человечески следовало бы ответить на чьи-то претензии резко, администратор обязан оставаться вежливым и улыбчивым.

Рабочий день распорядителя чаще всего совпадает с рабочим днем компании. администратор утром открывает зал, а вечером запирает его. В тех случаях, когда фирма не закрывается по ночам (например, бар) составляется сменный график.

Востребована ли профессия администратор?

Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются вакансии для администраторов. смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей:

Есть ли у администратора шансы продвинуться по карьерной лестнице ?

В большинстве случаев — да. Так или иначе, распорядитель привыкает быть руководителем, накапливает ценный управленческий опыт. Человек, который поначалу устроился администратором в торговый зал, не столь далек от должности заведующего магазином.