Руководства, Инструкции, Бланки

Важность Должностной Инструкции img-1

Важность Должностной Инструкции

Категория: Инструкции

Описание

Реферат: Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления

Должностная инструкция в системе управления персоналом

Правила составления должностной инструкции

Структура должностной инструкции

Список использованной литературы

На сегодняшний день существует значительное количество разных профессий и должностей, а потому стоит вопрос об их размежевании путем четкого определения функциональных обязанностей, которые должны выполнять соответствующие работники. Учитывая это, крайне необходимым становится наличие на предприятиях такого правового документа, который бы регламентировал конкретные обязанности, задачи, права, ответственность, организационно-правовой статус работника и обеспечивал бы ему надлежащие условия для эффективной работы, а именно - должностной инструкции.

На первый взгляд такие распространённые и всем привычные документы, как должностные инструкции сотрудников могут показаться маловажными для системы управления персоналом, но это не так. Функционирование отечественных предприятий связано с такими отрицательными явлениями как: использование в управлении устаревших подходов, отсутствие новых мероприятий по развитию персонала, систем мотивации эффективного труда и т.п. При этом в особом внимании нуждается разграничение ответственности персонала, что считается основным фактором эффективности производства. Вопросы количественного и качественного кадрового обеспечения любой области экономики обусловлены тенденциями к замедлению социального развития, ухудшением демографической ситуации в стране, недостатками в управлении персоналом, в т.ч. невниманием к качеству должностных инструкций. Социальное развитие может совершенствоваться преимущественно на уровне государственного управления, тогда как повышение эффективности управления персоналом является прерогативой в первую очередь руководителей предприятий. Поэтому формирование результативного управления персоналом, в т.ч. его регламентации в наше время может считаться очень актуальным направлением теории и практики.

Должностная инструкция в системе управления персоналом

В системе управления персоналом любой организации важна регламентация, то есть процесс установления правил, определяющих порядок функционирования организации. Основу регламентации составляют должностные инструкции работников - организационно-правовые документы, в которых определены основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудников при осуществлении им деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте.

Должностные инструкции позволяют избежать дублирования функций и обязанностей, разграничить пределы ответственности персонала и способствовать слаженности его работы для достижения целей и задач организации. Также они используются в качестве нормативно-правовой базы для дисциплинарного и материального влияния на персонал.

Регламентирующие документы любой организации отталкиваются от ее миссии, что содержится в уставе или иных учредительных документах. На основе миссии формируется стратегия организации, что закрепляется в планах, программах, проектах деятельности организации. На базе этих документов формируются планы и программы работы конкретных структурных подразделений организации и положения об этих подразделениях, что разрабатываются руководством организации и главой подразделения. В конце концов, на основе программ и положения о подразделениях создаются должностные инструкции для каждого работника. То есть должностная инструкция - это результат тщательной детализации всех управленческих и производственных операций в организации. Без нее невозможно понять, а значит, и реализовать конкретные функции всех членов персонала.

Следовательно, среди основных функций должностной инструкции можно назвать:

установление сферы компетентности и ответственности всех работников организации;

облегчение адаптации нового работника путем четкого ознакомления с кругом его обязанностей и прав;

предоставление персоналу возможности самоконтроля и самоуправления в процессе выполнения своих должностных обязанностей;

гарантирование объективности при проведении аттестаций сотрудников.

Исходя из важности должностных инструкций для трудового законодательства РФ, был разработан и принят ряд нормативно-правовых актов о правилах их составления. Главным является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденный Постановлениями Госстандарта России от 26.12.1994 №366 и №367 (с доп. и изм. на 28.03.2014). Также используются при составлении должностных инструкций тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, утверждённые Постановлениями Минтруда РФ от 10.11.1992 №31 и др. На их основании в отдельных отраслях народного хозяйства разрабатываются специальные методические пособия по составлению должностных инструкций. Для некоторых распространенных профессий действуют типичные должностные инструкции, для иных, более редких - составляются специальные должностные инструкции.

должностной инструкция сотрудник аттестация

2. Правила составления должностной инструкции

На практике работодатели довольно часто возлагают обязанности составления должностных инструкций на работников отдела кадров. Тем не менее, последние не могут, да и не должны знать все нюансы работ по каждой должности, поэтому поручать разработку таких инструкций сотрудникам отдела кадров нецелесообразно. Намного эффективнее, когда должностные инструкции составляют руководители структурных подразделений для должностей (профессий) работников в соответствии со штатным расписанием. А вот утверждать такие инструкции обязательно должен работодатель или уполномоченное им лицо. Следует отметить, что визы юрисконсульта (юриста) не являются обязательными, поскольку в законодательстве не содержится такое требование. Но работодателю желательно согласовывать должностные инструкции с законодательством при помощи юриста во избежание трудовых споров.

Должностные инструкции составляются для работников всех должностей, что указаны в штатном расписании (исключение могут представлять отдельные руководители, правовое положение которых определено в уставе предприятия).

Во время составления должностных инструкций нужно использовать: Классификатор профессий, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, локальные нормативные документы предприятия: устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка.

Исходя из особенностей штатного расписания, структурных преобразований, рационального разделения труда или других причин, связанных с производственной необходимостью, круг задач и обязанностей, которые содержатся в квалификационных характеристиках должностей (профессий) работников, может быть расширен во время разработки должностных инструкций.

Изменения и дополнения к должностным инструкциям, которые существенно влияют на их содержание, можно вносить лишь на основании приказа (распоряжения) работодателя.

Если изменения связаны с переменой важных условий труда (режима работы, наименования должности, категории, совмещения профессий и т.п.), то работнику необходимо сообщить об этом, не позднее, чем за два месяца до вступления в силу указанных изменений (ст. 74 ТК РФ). О незначительных изменениях сотрудника можно не уведомлять.

Работодатель или другое уполномоченное им лицо должно ознакомить работника под роспись с его должностной инструкцией во время принятия на работу согласно ст. 68 ТК РФ. Также согласно действующему законодательству работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия.

По обыкновению, должностное лицо, которое является ответственным за кадровые вопросы на предприятии (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров и т.п.) ведет учетный журнал, в котором каждый из нанимаемых работников после ознакомления с должностной инструкцией оставляет свою подпись с указанием даты.

При введении в штатное расписание новых должностей нужно параллельно разработать и соответствующие должностные инструкции. Но должностные инструкции составляются на должность (профессию), а не на отдельного работника. Поэтому достаточно одной должностной инструкции конкретной профессии для двух и больше работников. Также нужно подчеркнуть, что вписывание в должностные инструкции любых персональных данных работника (например, фамилии, имя и отчества) действующим законодательством не предусмотрено.

Структура должностной инструкции

Во время разработки должностных инструкций необходимо использовать единый общепринятый подход относительно их построения и обеспечивать четкое и кратко сформулированное содержание каждого раздела документа. Сейчас популярной становится разработка должностных инструкций в виде таблиц, обычно, при этом их авторы ссылаются на международные стандарты, например, ІSO 9000 (серию международных стандартов, которые описывают требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий). Но это является некорректным и нелегитимным, так как нормы и требования российского законодательства предусматривают только текстовый вариант.

Так, должностные инструкции состоят из разделов, расположенных за по такой структуре:

Раздел содержит основные данные о должности, сфере деятельности работника. Здесь записано наименование структурного подразделения, где сотрудник работает, перечень законодательных актов, нормативных и других документов, которыми он руководствуется в своей работе. Сюда же заносится порядок назначения на должность, освобождения и прекращения выполнения должностных обязанностей, непосредственная подчиненность и наличие подчиненных, порядок замещения других работников на период их временного отсутствия (отпуск, обучение, болезнь и т.п.), а также требования к заместителю. В этот раздел можно еще вносить квалификационные требования, которые выдвигаются к работнику (уровень образовательной подготовки, уровень квалификации, специальность, необходимый стаж работы по специальности), если они определены отдельным разделом.

Задача и обязанности

Этот раздел характеризует содержание деятельности работника и включает в себя конкретный перечень задач, обязанностей и видов работ, закрепленных за работником относительно направления его деятельности. Все они излагаются в лаконичной форме, начиная с определения организационно-юридических признаков (руководит, организовывает, рассматривает, обеспечивает, и т.п.) и заканчивая определением самостоятельного участка работы для каждого сотрудника. В раздел записывают перечень объектов управления или зон обслуживания, закрепленных за работником, а также устанавливает правила, нормы и технические требования, которых нужно придерживаться во время работы. Важно, чтобы задачи располагались от более важных к второстепенным пунктам, и не дублировали задачи из других должностных инструкций.

В этом разделе должен записываться перечень минимальных требований к специальным знаниям, умениям, мастерству работников в соответствии с реальными условиями их деятельности, особенностями оборудования, инструментов, материалов и т.п. достаточных для качественного выполнения возложенных на них задач и обязанностей.

К правам относятся полномочия, делегированные работникам, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных на них задач и обязанностей. Например, вносить предложения в пределах их компетенции, получать необходимую информацию от других работников, исполнять обязанности представительства относительно определенных вопросов и т.п.

В данном разделе содержатся критерии оценки качества и своевременности выполнения задач, обязанностей и работ сотрудником. Также закрепляется, степень персональной ответственности работников за невыполнение, некачественное или несвоевременное их выполнение, за причинение материального ущерба и непринятие надлежащих мер в пределах своих обязанностей и полномочий, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда, техники безопасности и т.п.

Здесь отмечается информация относительно специализации работника, его образовательно-квалификационного уровня, профессиональной подготовки на производстве и опыте работы, а в отдельных случаях дополнительные особые требования, необходимые для надлежащего выполнения возложенных на работника задач и обязанностей.

Взаимоотношения (связи) по должности

Также в должностной инструкции может определяться круг основных взаимоотношений работников вовремя выполнения возложенных на них задач и обязанностей с сотрудниками своего или других структурных подразделений. Могут закрепляться правила взаимоотношений с посторонними предприятиями, организациями, учреждениями, с которыми работник имеет служебные взаимоотношения, сроки получения и предоставление взаимной информации (при наличии), порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т.п.

В разделе отмечается от кого (кем), в какие сроки, и какую информацию получает (предоставляет) работник, с кем совместно готовит и согласовывает проекты документов, кому и в какие сроки присылает выполненную работу. Здесь же указывается от кого получает сотрудник работу, с кем и по каким вопросам (например, обеспечение материальными ресурсами, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, пожарной безопасности) имеет взаимоотношения.

Необходимо указать, что два последние из приведенных разделов (т.е. относительно квалификационных требований работника и взаимоотношений по должности) не являются обязательными элементами всех должностных инструкций и вносятся в них лишь по потребности.

В зависимости от нумерации разделов, принятой в той или иной должностной инструкции, последовательно (в столбик) по тексту нумеруется и приводится каждая из позиций содержания информации, которая помещена в этих разделах. Например: раздел 1 «Общие положения» - нумерация позиций содержания информации этого раздела будет такой 1.1. 1.2. 1.3. и т.п.; раздел 2 «Задача и обязанности» - 2.1. 2.2. 2.3. и так далее. Таким образом, каждая из позиций, входящих в должностную инструкцию, будет иметь присущий только ей номер.

В правом верхнем углу первой страницы должностной инструкции ставится штамп «Утверждаю», указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, его подпись и дата утверждения. В заголовке документа приводится полное название должности, отвечающей профессиональному названию работы, предусмотренному в Классификаторе профессий, и полное название соответствующего структурного подразделения.

Должностные инструкции составляются в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй - у руководителей соответствующих структурных подразделений. Работнику выдается под подпись копия должностной инструкции.

В конце следует указать, что, как мы заметили ранее, должностные инструкции могут быть как типичными, так и конкретными (детализированными).

Разрабатывая и те и другие должностные инструкции, необходимо обращать внимание на правомерность использования тех или иных должностей (профессий), поскольку последние обязательно должны отвечать действующему Классификатору профессий.

Должностные инструкции являются важным организационно-правовыми документами организации, обеспечивающими процесс регламентации в системе управления персоналом. В них в установленном порядке закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудников при осуществлении им деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте. Все это позволяет избежать дублирования функций и обязанностей персонала, разграничить пределы ответственности работников, наладить слаженную работу сотрудников для достижения целей и задач организации, эффективно применять дисциплинарные и материальные средства влияния на персонал, а значит, в целом повысить эффективность управления кадрами, что определяет функциональную значимость должностных инструкций.

Исходя из важности должностных инструкций для трудового законодательства РФ, был разработан и принят ряд нормативно-правовых актов о правилах их составления. Главным является Общероссийский классификатор профессий рабочих, также используются тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, локальные нормативные документы предприятия.

Составлением должностных инструкций должен быть занят начальник соответствующего подразделения при участии юристов и с последующим утверждением руководства организации. В структуре должностной инструкции, как правило, содержатся семь разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Должен знать», «Права», «Ответственность», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения по должности». Все инструкции (в виде копий) даются на подпись работникам при вступлении в должность, позволяя им адаптироваться к условиям труда и самостоятельно контролировать свою должностную деятельность.

Список использованной литературы

Трудовой кодекс Российской Федерации. - М. Эксмо, 2014. - 224 с.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. - М. Инфра-М, 2013. - 256 с.

Андреева И.Н. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента. - СПб, БХВ-Петербург, 2013. - 416 с.

Бабасов Е.М. Вайнилович Э,Г. Бабасова Е.С. Управление персоналом. - М. ТетраСистемс, 2012. - 288 с.

Кибанов А.Я. Система управления персоналом.- М. Проспект, 2013. - 64 с.

Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций // Кадровик. 2010. № 2. С. 022-025.

Пустозерова В. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию // Кадровик. 2009. № 11. С. 023-031.

Щур Д.Л. Труханович Л.В. Рекомендации по разработке должностных инструкций. - М. Дело и Сервис, 2007. - 63 с.

Теги: Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления Реферат Менеджмент

Другие статьи

Должностная инструкция, ее важность, правила составления

Должностная инструкция, ее важность, правила составления

В этом разделе выложены некоторые дипломные, курсовые и контрольные работы для студентов, выполненные специалистами нашего портала. Данные работы предназначены для ознакомления, а не заимствования.

Должностная инструкция, ее важность, правила составления

Санкт-Петербургская Государственная Академия Сервиса и Экономики
Новгородский филиал

Контрольная работа
по курсу: Документационное обеспечение управления социально-культурного сервиса и туризма
на тему: «Должностная инструкция, ее важность, правила составления»
Студентки III курса специальности 2305у Борисова А.С.
Проверил:
_______________
Великий Новгород
2005
Содержание


"1-3". Теоретическая часть

2. Практическая часть

2.1. Штатное расписание

2.2. Положение о структурном подразделении

2.3. Должностная инструкция

Список использованной литературы


1. Теоретическая часть

Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан», «исполнитель должен». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал», «Она сделала». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний «заключительные положения». То же самое.

Важность должностных инструкций для работы в офисе

Существуют разные мнения на счет того, нуждается ли работа в офисе в должностных инструкциях. Так, некоторые считают, что они не нужны вовсе, поскольку в коммерческих организациях решение об их введении принимает руководитель, который может и не заводить инструкций без каких-либо административных последствий. Однако здесь всплывает проверенная истина, гласящая, что эффективное руководство никак не может существовать без составления грамотных должностных инструкций для персонала, причем это является справедливым вне зависимости от размеров штата.

Главный смысл этих инструкций заключается в том, что с их помощью вносится упорядоченность и придается прозрачность трудовому процессу. Это означает, что каждый специалист получает описание своих прямых обязанностей, критерии, которым он должен соответствовать, а также область его ответственности и компетентности, а также сведения о том, перед кем он обязан отчитываться о проделанной работе. Грамотно составленные инструкции становятся отличным инструментом для управления сотрудниками предприятия и решения таких проблем, как мотивация и адаптация новичков.

Должностные инструкции позволяют новому сотруднику быстрее влиться в рабочий процесс, дают ему точное знание своих обязанностей и возможность принятия взвешенного и ответственного решения. Кроме того, работник может использовать полученные должностные инструкции при осуществлении самоконтроля, выделяя проблемные участки и стараясь их исправить. Наконец, человек получает в свое распоряжение технологии и стандарты, направляющие его действия при выполнении профессиональных задач.

Эффективность выполнения задач, решение которых осуществляется с помощью внедрения должностных инструкций, зависит от того, насколько отраженная в них реальность соответствует действительности. После ознакомления с предоставленной специалисту инструкцией он должен обязательно получить ее копию, чтобы от этого документа был хотя бы какой-то эффект.

Должностные инструкции при работе в офисе, несмотря на все их преимущества, недолюбливает большинство сотрудников, считая их бюрократическими излишествами. Как ни странно, это мнение в большинстве случаев оказывается справедливым. Объясняется это тем, что нередко сами составители подобных документов считают свой труд ненужным и вместо грамотного подхода предпочитают отделаться внесением звучных, но абсолютно бесполезных формулировок.
Впрочем, причины такого подхода заключаются еще и в другом – ведь в должностных инструкциях прописываются обязанности не только работника, но и начальника. И нередко недобросовестные руководители намеренно избегают четкого прописывания своих обязанностей, чтобы не допустить своей дискредитации в глазах сотрудников, хотя это зачастую имеет обратный эффект.

По словам экспертов, негативное отношение начальства к составлению и внедрению должностных инструкций свидетельствует об инфантильности руководства, его желании осуществлять управление организацией, основываясь на авторитете и харизме. В то же время излишнее усердие в составлении бумаг также является крайностью – в этом случае предписания и циркуляры полностью заменяют живое общение с сотрудниками. Таким образом, в этом деле следует придерживаться золотой середины, помня о том, что любая компания нуждается в четких формализованных описаниях должностных обязанностей работников и средствах обеспечения выполнения этих обязанностей.

Все должностные инструкции должны отвечать определенным правилам. Так, одним из главных является требование максимальной конкретности всех пунктов. В то же время они должны быть как можно более подробными и содержать только правдивые и однозначные положения, взаимодополняющие и не противоречащие друг другу. Наиболее распространенный тип должностной инструкции, используемой при организации работы в офисе, состоит в изложении общих положений, должностных обязанностей, критериев успешности обязанностей работника, требований к его квалификации, прав и обязанностей самого сотрудника и его начальника.

Вам может быть интересно.