Корпоративные стандарты: от концепции до ин­струкции, практика разработки - страница 2

^ ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Итак, во Введении была обоснована необходимость и возможность стандартизации деятельности предприятия. Также было отмечено, что стандартизация подразумевает разработку некоторого набора, совокупности нормативных документов. Теперь следует перейти к рассмотрению вопросов практического осуществления стандартизации. Самый главный вопрос, в связи с этим, можно сформулировать следующим образом: "Как следует вести стандартизацию?" А поскольку стандартизация, как отмечено выше, подразумевает создание документальных описаний, данный вопрос можно переформулировать следующим образом: "Как должны разрабатываться внутренние нормативные документы?"

Да, в наличии на предприятиях внутренних нормативных документов наблюдаются существенные 'пробелы", но говорить об их полном отсутствии тоже нельзя. Все-таки какие-то документы на предприятиях имеют место. Разработаны они, к сожалению, очень часто "под копирку" (взяты по случаю у коллег) и реальной пользы от их существования немного, поскольку эти документы носят формальный характер. Или разработан документ предприятием самостоятельно и, казалось бы, должен быть "рабочим", "живым", однако подготовлен он был два десятка лет назад, неактуален и к нынешним изменившимся условиям совершенно неприменим.

Или другой достаточно распространенный недостаток. Мы уже привыкли, когда внешние нормативные документы, посвященные одной и той же теме, могут трактовать эту тему, мягко говоря, по-разному. Противоречивое российское законодательство уже никого не удивляет (и даже не возмущает). Такая же ситуация имеет место и на уровне предприятий, когда внутренние нормативные документы являются противоречивыми, поскольку содержат разные нормы в отношении одного объекта описания.

Например, в бухгалтерии предприятия для калькулирования себестоимости выпускаемой продукции используется одно "Положение о калькулировании", а в планово-экономическом отделе - свое. Расчетная формула в обоих методиках калькулирования может быть заложена одна, но подходы, например, к оценке запасов и способам распределения косвенных расходов- разные. Соответственно, и результаты получаются разные. При этом бухгалтерия пользуется своим "Положением" для ведения бухгалтерского учета, а планово-экономический отдел своим "Положением" - для "расчета

экономической эффективности выпускаемой продукции". И удивительного в параллельном существовании двух "положений" ничего нет, поскольку каждое из подразделений (и бухгалтерия, и планово-экономический отдел) обслуживают собственные потребности.

А теперь представим, что данные о себестоимости продукции понадобились отделу сбыта для формирования цен. Каким из двух "положений" будет пользоваться отдел сбыта?

Или другой достаточно распространенный пример, относящийся к базам данных (справочникам) объектов управления на предприятии. Например -справочник материалов. Совсем не исключительной при этом может быть ситуация, когда в отделе Главного технолога используется свой справочник, в отделе снабжения - другой, в производственных подразделениях - третий.

Подобная нормативная "анархия", в той или иной степени, имеет место на большинстве предприятий.

Общей причиной всех отмеченных недостатков является то, что внутреннее нормативное регулирование, в большинстве случаев, представляет собой совокупность разрозненных, не объединенных в целостную систему документов.

Для того, чтобы устранить перечисленные недостатки и в полной мере реализовать преимущества стандартизации, нужна система. С необходимостью и актуальностью ее наличия на предприятиях специалисты нашей фирмы столкнулись еще несколько лет назад. Естественно, необходимо было определиться - как подобная система должна строиться. Специалисты фирмы "ЦБА" ответили на этот вопрос Созданная в результате система, возможно, не является идеальной. Однако ее жизнеспособность была проверена практикой, и поэтому мы считаем уместным представить ее читателям.

Эта система, получившая название "Система внутреннего нормативного регулирования" (далее - "СВНР"), представляет собой формализованный набор (совокупность) правил, которые регламентируют различные аспекты управления предприятием. Это регламентирование осуществляется как на уровне общеэкономических принципов, так и на уровне применения этих принципов для конкретных функций управления и конкретных объектов управления.

СВНР призвана обеспечить единство методологических, организационных, технических подходов при реализации управленческих Функций на предприятии в целом и в его отдельных структурных подразделениях, обеспечить процедурную поддержку процессов управления предприятием.

Для достижения этих целей СВНР решает следующие основные задачи:

1. Классифицирует и дает определения основным объектам управления и управленческим функциям на предприятии.

2. Описывает организационное (структурное) построение и взаимодей­ствие объектов управления друг с другом и с внешней средой.

3. Описывает совокупность приемов и методов воздействия на объекты управления. Эти приемы и методы охватывают все функции (процес­сы) управления предприятием.

Требования, предъявляемые к построению СВНР, были сформулированы

1. ^ Целостность и единообразие(как СВНР в целом, так и отдельных входящих в нее документов).

По существу, это главное требование, выполнение которого по­зволяет квалифицировать СВНР именно как систему;

2. ^ Практическая направленность.

Поскольку изначально предполагалось, что СВНР создается для решения реальных проблем управления предприятиями;

Создаваемая на предприятиях СВНР должна строиться на дос­таточно продолжительный период времени;

4. ^ Компактность и удобство применения.

Данное требование неразрывно связано с требованием практи­ческой направленности и предполагает, что СВНР не должна быть слишком громоздкой - настолько, чтобы ее реальное применение было затруднено;

5. ^ Согласованность с нормами внешнего законодательства.

Хотя СВНР предназначена, в первую очередь, для решения внут­ренних проблем предприятия, тем не менее, игнорировать правила устанавливаемые "внешней средой" она не может.

6. Адекватность сложившейся на Предприятии практике управления и особенностям его хозяйственной деятельности.

Система внутреннего нормативного регулирования строится по трехуровневой иерархической схеме, т.е. включает в себя совокупность документов трех уровней.

Документ этого уровня (далее "Документ") получил название "Положение о системе управления предприятием" и представляет собой, по сути, "Управленческую Конституцию" Предприятия.

^ Основная цель разработки Документа состоит в формировании основных методологических подходов к управлению предприятием. Для достижения данной цели Документ:

1. Формулирует общие категории теории управления.

2. Определяет основных субъектов внешней среды и формулирует прин­ципы взаимодействия Предприятия с данными субъектами.

3. Классифицирует основные объекты управления на предприятии и дает им характеристику

4. Вводит единый для всех уровней СВНР (и для всех уровней управле­ния Предприятием) понятийный аппарат.

5. Формулирует принципы построения документов нижестоящих уров­ней.

^ Структурное построение (содержание) Документа:

1 Определение общих категорий управления:

- что собственно есть процесс управления

- основные фазы цикла управления (управленческие функции):

планирование, организация, анализ, принятие решения, учет, контроль и т.д.

- определение основных управленческих терминов - объект управ­ления, система, связи и т.д.

2. Определение принципов взаимодействия Предприятия с окружающей (внешней) средой:

- Определение основных субъектов внешней среды - клиентов, кредиторов, акционеров, поставщиков и т.д.

- Определение характера связей Предприятия с субъектами внеш­ней среды.

3. Описание Предприятия, как системы объектов управления:

3.1. Приводится классификация объектов управления на Предпри­ятии. Выделены следующие классификационные группы:

- структурные единицы Предприятия - предприятие в це­лом, цеха, отделы, бригады, участки, отдельные рабочие и служащие и т.д.

- ресурсы предприятия - основные средства, нематериаль­ные активы, финансовые вложения, денежные средства, задолженность, капитал и т.д.

- процессы (работы, операции) хозяйственной деятельности, вызывающие изменение состояния ресурсов предприятия -передача материалов в производство, производственная деятельность, проведение капитальных ремонтов, приобре­тение основных средств и тд.

- количественные и качественные показатели - нормы рас­хода ресурсов, затраты, себестоимость, прибыль, рента­бельность, и т.д.

Примечание: Ресурсы предприятия и процессы хозяй­ственной деятельности необходимо рассматривать не­сколько шире традиционного бухгалтерского понимания. Выбранные в качестве объектов управления ресурсы мо­гут и не отражаться в бухгалтерском балансе. Так же и ряд процессов может оказаться за рамками бухгалтерс­кого учета.

3.2. Дается характеристика основным объектам управления (ос­новные средства, финансовые вложения, капитал, доходы, расходы, себестоимость, реализация, прибыль и т.д.) - опре­деление, роль и место данных объектов управления на Пред­приятии, взаимосвязь с другими объектами управления.

Поскольку предполагается, что документ данного уровня должен быть максимально стабильным, ориентиро-

ванным на перспективу и учитывающим тенденции разви­тия рыночных отношений, характеристики объектам управ­ления должны быть даны на основе общеэкономических принципов без жесткой привязки к действующим внешним нормативным актам. Ссылка на внешние нормативные акты в отношении конкретных объектов управления будет содер­жаться в документах более низких уровней,

Характеристика объектам управления дается, в пер­вую очередь, через терминологические определения И здесь уместно будет сказать об актуальности задачи вве­дения единого для всех уровней СВНР понятийного ап­парата. Данная задача является гораздо более важной, чем это кажется на первый взгляд. Во-первых, очень ча­сто специалисты одного предприятия просто не понима­ют друг друга из-за различной терминологии. Во-вторых, изначально некорректно примененные (принятые) терми­ны могут привести к неверному решению управленчес­кой задачи.

Простой пример. На предприятии существует доку­мент, описывающий процесс составления смет. При этом в тексте вперемешку фигурируют "расходы", "затраты", "из­держки", "статьи финансирования". В результате трудно понять, что же все таки имеется в виду - расходы, затра­ты или отток денежных средств Но самое главное, вслед­ствие этого изначального "терминосмешения", стала непонятной цель планирования: какой все-таки бюджет создается - бюджет затрат, бюджет доходов и расходов или бюджет движения денежных средств?

Предполагается, что определение большинству тер­минов будет приведено в самом тексте Документа Вмес­те с тем имеет смысл все упомянутые в Документе термины дополнительно собрать в одном месте - Глоссарии, в ко­тором уместно будет давать перекрестную ссылку 4. Определение принципов построения нижестоящих уровней СВНР:

- какие категории документов выделяются на каждом уровне

- назначение данных документов

Документ, таким образом, формирует методологичес­кую базу для разработки документов второго и третьего уровня.

Уровень 2. На этом уровне СВНР выделяются две категории документов:

- К первой категории относятся 'Стандарты".

- Ко второй - 'Классификаторы" и "Справочники".

Стандарты - это то, что мы привыкли называть "Положениями". Каждый стандарт разрабатывается для определенного объекта управления (совокупности объектов управления) и для определенной управленческой функции (совокупности управленческих функций) Главное назначение стандарта состоит в том, чтобы описать, как в отношении выбранного объекта управления (совокупности объектов) реализуется определенная управленческая функция (совокупность функций).

О бъект управления

Например: Стандарт "Положение о порядке проведения инвентаризации незавершенного производства". Объектом управления является незавершенное производство. Управленческой функцией - функция контроля.

Кроме того, стандарт определяет правовой режим (действие норм внешнего законодательства) в отношении объекта управления путем приведения ссылок на внешние нормативные документы. При этом особый акцент делается на нормы, описание которых во внешнем законодательстве отсутствует, неоднозначно, многовариантно или трактуется Предприятием иначе. Стандарт, таким образом, содержит сравнительный анализ внутренних и внешних норм в отношении выбранного объекта управления.

В документе первого уровня ("Положение о системе управления Предприятием") даются определения укрупненным (основным) объектам управления. В стандартах эти укрупненные объекты могут детализироваться и конкретизироваться в соответствии с различными классификационными признаками. Также детализируется и конкретизируется связь выбранного объекта управления с другими объектами управления.

Пример. Стандарт "Положение о калькулировании себестоимости продукции".

Основной объект управления - себестоимость продукции.

В документе первого уровня, скорее всего, уже было дано определение данному объекту управления Например, в следующей трактовке:

"Себестоимость - стоимостная оценка ресурсов, потребленных в процессах производства и сбыта выбранной единицы продукции Предприятия". Несомненно, определение достаточно общее, укрупненное. Для разработки и последующего использования стандарта "Положение о калькулировании себестоимости продукции" необходимо дать определение более частным, более

конкретным видам "себестоимости". То есть общий термин себестоимость в контексте назначения данного стандарта может быть конкретизирован в соответствии с различными признаками классификации. Например, может быть выделена;

- себестоимость продукции основного и вспомогательного производства

- полная себестоимость и ограниченная себестоимость

- плановая (нормативная) себестоимость и фактическая себестоимость Таким образом, к общему определению себестоимости, приведенному в "Положении о системе управления Предприятием", в стандартах могут быть добавлены определения более частного порядка.

Д алее В документе первого уровня может быть в общих чертах обозначена взаимосвязь себестоимости с другими объектами управления. Например, следующим образом: "Себестоимость является показателем для оценки рентабельности выпускаемой продукции и эффективности деятельности Предприятия". В стандартах место, роль и связь с другими объектами управления могут быть дополнены и конкретизированы:

- Ограниченная себестоимость является показателем для формирова­ния цен реализации;

- Плановая себестоимость является показателем для формирования бюджетов и контроля за их исполнением.

Если в документе первого уровня описание объектов управления может быть дано без учета норм внешнего законодательства, то в стандартах рекомендуется привести ссылки на эти нормы. Например, в стандарте "Положение о калькулировании себестоимости" могут содержаться ссылки на ПБУ 10/99 "Расходы организации", "Инструкцию Министерства. по калькулированию себестоимости" и т.д. Как уже было сказано, особо выделяются те нормы внешнего законодательства, которые трактуются Предприятием иначе.

^ Вторая категория документов на данном уровне СВНР - это "Классификаторы" и "Справочники". Эти документы необходимы для группировки объектов управления и призваны обеспечить систематизацию всех объектов управления на Предприятии.

^ Классификаторы определяют принципы (признаки) группировки различных объектов управления и способы присвоения им десятичных идентификационных кодов. Справочники представляют собой структурированные, в соответствии с определенными в классификаторах признаками группировки, перечни конкретных объектов управления на Предприятии с указанием их (объектов управления) персональных идентификационных десятичных кодов.

Классификаторы и справочники являются необходимым вспомогательным средством для работы со стандартами и рабочими инструкциями.

Данный уровень СВНР представляют собой совокупность рабочих инструкций. Рабочие инструкции содержат описание пошагового алгоритма действий, которые необходимо выполнить конкретному исполнителю (группе исполнителей) в процессе реализации определенных управленческих функций в отношении определенных объектов управления.

^ Главное назначение рабочих инструкций - обеспечить "технологическую" поддержку исполнителя, создать предпосылки для управления его деятельностью, обеспечить более высокое качество работы.

Таким образом, структура Системы внутреннего нормативного регулирования отчетливо демонстрирует главный принцип проведения стандартизации: от Концепции ("Положения о системе управления Предприятием") - do инструкции. '

Следует отметить, что предложенный порядок построения СВНР и концептуально, и формально соответствует идеологии международных стандартов качества серииISO-9000.

Концептуальное сходство состоит в том, что необходимым условием соответствия деятельности предприятия стандартам ИСО-9000 является наличие на предприятии "Системы документирования менеджмента качества". В частности, в стандарте 9001-94 "Модель для обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании" говорится следующее: "Производитель должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры анализа контрактов, проектирования продукции, закупок материалов, производства продуктов, технического обслуживания продуктов, испытаний продуктов, хранения и упаковки продуктов..". Т.е. большинство процессов на предприятии должно быть задокументировано (описано).

Формальное сходство выражается в том, что "Система документирования менеджмента качества", как и СВНР, строится по трехуровневой иерархической схеме, (рис. 1.1.) На первом уровне находится документ, описывающий цели и политику предприятия в области менеджмента качества. На втором уровне располагаются методологические инструкции, содержащие описание методик реализации различных действий. (Т.е. методологические инструкции - это стандарты в CBHR) И на третьем уровне располагаются рабочие и контрольные инструкции, представляющие собой дальнейшую детализацию методологических инструкций для отдельных рабочих мест (отдельных исполнителей).

Рис. 1.1. Структурное соответствие систем

«Система документирования менеджмента качества»

«Система внутреннего нормативного регулирования Предприятия »

Коль скоро в нашем рассмотрении мы коснулись стандартов ISO-9000, будет уместным сказать несколько слов непосредственно о данных стандартах, основных проблемах их использования и соотношении между СВНР и документацией системы качества.

В 2000-м году появились новые версии стандартов серии ISO-9000, в частности:

- ISO-9001:2000 "Системы менеджмента качества -требования";

- ISO-9004:2000 "Системы менеджмента качества - руководящие указа­ния по улучшению деятельности".

Это два взаимосвязанных стандарта, которые разрабатывались для совместного использования, но их можно также применять независимо друг от друга.

Стандарт ISO-9001:2000 определяет минимальные требования к формируемой на предприятии системе менеджмента качества. В частности:

- П.4. "Требования к системе менеджмента качества" определяет основ­ные принципы формирования и использования системы менеджмента качества и общие требования к документации системы менеджмента качества;

- П.5. "Ответственность руководства" определяет, что руководство пред­приятия несет непосредственную ответственность за:

- понимание на предприятии потребностей и ожиданий клиентов,

- установление целей и политики в области качества,

- управление системой менеджмента качества,

- П.6. "Управление ресурсами" определяет, что для внедрения и улучше­ния процессов системы менеджмента качества и удовлетворения за­казчиков предприятие должно обеспечить выделение необходимых ресурсов, в первую очередь - персонала и средств труда;

- П.7. "Выпуск продукции" определяет, что предприятие должно управ­лять проектированием продуктов, закупками необходимых ресурсов, собственно производством, проведением контрольных испытаний

- П.8. "Измерения и мониторинг" определяет, что предприятие должно постоянно отслеживать:

- степень удовлетворенности заказчиков

- эффективность действующей на предприятии системы менедж­мента качества, и на основе данной информации постоянно улуч­шать систему менеджмента качества Стандарт ISO-9004:2000 содержит руководящие указания по совершенствованию на предприятии системы менеджмента качества в частности и улучшению деятельности предприятия в целом. В том числе, данный стандарт формулирует следующие восемь принципов менеджмента качества:

- ^ Внимание - на заказчика организации зависят от своих заказчиков и поэтому они должны понимать текущие и будущие потребности заказ­чика, выполнять требования заказчика и стремиться превзойти его ожи­дания;

- ^ Ведущая роль руководства: руководители устанавливают единство цели, направления и внутренней среды организации. Они создают об­становку, в которой люди могут стать полностью вовлеченными в дос­тижение целей, поставленных организацией;

- ^ Вовлечение людей: люди на всех уровнях составляют сущность орга­низации. Их полное вовлечение дает возможность использовать их спо­собности на благо организации;

- ^ Процессный подход: желаемый результат достигается более эффек­тивный способом, если соответствующими ресурсами и деятельностью управляют как процессами;

- ^ Системный подход к управлению: выявление, понимание и управле­ние системой взаимосвязанных процессов, от которых зависят установ­ленные цели, ведет к результативности и эффективности организации;

- ^ Постоянное улучшение: неизменной целью организации является по­стоянное улучшение;

- Подход к принятию решений, основанный на фактах эффективные решения основываются на логическом или интуитивном анализе дан­ных и информации;

- ^ Взаимовыгодные отношения с поставщиками: возможности органи­зации и ее поставщиков создавать ценности возрастают при взаимовы­годном сотрудничестве".

Перечисленные принципы подчеркивают главный идеологический тезис, заложенный в стандартах серии ISO-9000:

"Качество (как способность удовлетворять требования и ожидания заказчиков) обеспечивается через качество системы управления предприятием"

К сожалению, понимание данного обстоятельства, того, что внедрение системы менеджмента качества, в первую очередь, коренным образом меняет систему управления предприятием, пока еще не пришло к большинству руководителей. Причем, это беда не только российских менеджеров Не намного лучшим образом ситуация выглядит и в "просвещенной" Европе. В частности, проведенные в Германии исследования показали следующее. Среди причин (в порядке убывания приоритетности), побудивших прибегнуть к сертификации на соответствие стандартам серии ISO-9000, руководители предприятий' упомянули:

- Повышение степени удовлетворенности клиентов;

- Использование сертификации, как инструмента маркетинга;

- Получение преимуществ перед конкурентами;

- Ожидаемое давление со стороны потребителей;

- Глобализация (интернационализация) рынков;

- Повышение мотивации работников;

- Соблюдение сроков поставки;

- Требование материнской компании.

Очевидно, что большинство из упомянутых "причин сертификации" связаны с субъектами внешней среды - клиентами, конкурентами, материнской компании. И только две (из десяти!!) причины непосредственно обращены "внутрь Предприятия", т.е. непосредственно направлены на улучшение его управляемости. Да и то, этим двум причинам - "повышение продуктивности" и "повышение мотивации работников" - отвели не самые почетные по степени приоритетности места под номерами "шесть" и "семь".

Но не все так мрачно. Ряд компаний, осознавших важность стандартов ISO-9000 как инструмента, позволяющего, в первую очередь, повысить качество управления предприятием, пошли еще дальше. В частности, на основе стандарта ISO-9001 компаниями General Motors, Ford, Chrysler был создан "свой", отраслевой стандарт QS-9000. О том, насколько данный стандарт превзошел "материнский" стандарт ISO-9001 говорит тот факт, что количество требований к системе менеджмента качества, заложенных в стандарте ISO-9001 - 135, в стандарте QS-9000 расширено до 280 требований. В том числе, эти дополнительные требования охватывают такие области управления предприятием, как планирование деятельности, финансовый учет, учет затрат и калькулирование.

Следует заметить, что автомобильные гиганты не одиноки в своих управленческих новациях. Собственные стандарты качества созданы и в

других отраслях. В том числе, TL-9000 -для предприятий телекоммуникаций, QA-9000 -для аэрокосмической промышленности.

Таким образом, наиболее передовые компании посчитали, что требования, предъявляемые стандартом ISO-9001 к системе документирования менеджмента качества являются:

- далеко не полными (и их надо расширить)

- слишком общими (и их надо конкретизировать применительно к опре­деленной отрасли).

Данный пример иллюстрирует сформулированный во "Введении" тезис:

"внешние" стандарты являются необходимыми, но недостаточными для адекватного регулирования деятельности предприятия. Применительно к системе документирования менеджмента качества это означает следующее. Стандарты ISO-9000 формулируют минимальные требования, которым должна удовлетворять эта система. В идеале же данная система должна полностью и с достаточной степенью детализации регламентировать всю деятельность предприятия. Исходя из этого, можно сделать следующий вывод:

"В широком смысле, система документирования менеджмента качества и идеологически, и содержательно должна соответствовать системе внутреннего нормативного регулирования".

Исходя из сказанного можно сделать следующий вывод:

"Система документирования менеджмента качества" является составной частью (причем достаточно значительной) системы внутреннего нормативного регулирования Предприятия.

Таким образом, формируя СВНР, Предприятие одновременно создает и "Систему документирования менеджмента качества. В связи с этим необходимо сформулировать еще один аргумент в пользу стандартизации деятельности Предприятия:

Формируя систему внутреннего нормативного регулирования Предприятие создает предпосылки для прохождения успешной сертификации на соответствие требованиям стандартов ИСО-9000.

^ Итак, подведем итог сказанному:

1. Внутреннее нормативное регулирование на большинстве пред­приятий:

- Имеет существенные "белые пятна" (т.е. документов явно недостаточно);

- Носит формальный характер (документы не отражают реальных особенностей деятельности предприятия);

- Не поддерживается в актуальном состоянии (т.е. докумен­ты не пересматриваются в соответствии с происходящи­ми изменениями);

2. Система внутреннего нормативного регулирования строится по трехуровневой иерархической схеме, т.е. включает в себя со­вокупность документов трех уровней.

3. Структура Системы внутреннего нормативного регулирования отчетливо демонстрирует главный принцип проведения стан­дартизации: от Концепции ("Положения о системе управле­ния Предприятием") - до инструкции.

4. Предложенный порядок построения СВНР и концептуально, и формально соответствует идеологии международных стандар­тов качества серии ИСО 9000.

Глава2. Общие требования к документам

^ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ

В предыдущей главе были приведено описание общих принципов построения Системы внешнего нормативного регулирования предприятия. В данной главе будут рассмотрены практические аспекты создания на предприятии этой системы. При этом будут представлены как концептуальные подходы к разработке каждой из категорий документов СВНР, так и частные вопросы, относящиеся к соблюдению формальных требований к построению данных документов.