Примерная номенклатура дел поликлиник Архив - Форум портала Архивы России

а я знаю: у нас в Санкт-Петербурге в прошлом году оштрафовали при прокурорской проверке за работу без номенклатуры на 400 000 рублей одно из предприятий города. Плюс 2 месяца на устранение замечаний. И снова - контроль. Штраф мог быть и до 700 000 рублей.

Наверняка это было акционерное общество, и штрафовали его не архивисты (нет у них таких прав - как и у прокуратуры), а Федеральная служба по финансовым рынкам - в точном соответствии с действующим законодательством ;)

была прокурорская проверка. Даже если они и акционерное общество, то они им стали сравнительно недавно. Я так понимаю, что все то, что у них накопилось (и валялось) за советский период существования (предприятие с большой историей), то они должны были это привести в порядок. А они просто в течение нескольких лет не пускали к себе курирующий архив. Смею заверить, что у меня, например, курирующий архив долготерпелив, у них нет задачи штрафовать или наказывать, а только помогать. Видимо, их это предприятие вывело из себя. МОжет, жалобы начали от граждан поступать, которые обращались к ним с соц-правовыми запросами. А документы - это ведь госсобственность, даже если их как правопреемник хранит АО. Документы не могут приватизироваться.
Очень интересная у нас с вами тема. Мне очень приятно общаться. Если вдруг я чё не так скажу, вы уж меня все поправьте. Я скромный завархивом в ВУЗе, недавно пришла (с опытом в большой и серьезной организации) и которая вынуждена разгр***** БАААААААААААААААААЛЬШОЙ БАРДАК за 65 лет - и никакого научно-справочного аппарата ваще!И работаю тут одна. Документы ищу от 3 часов до 3 месяцев!

ой, цензура опять не дремлет. Пора расширять лексику :)

Это должен знать каждый архивист! ;)

КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

Статья 19.5. Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)

1. Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от одной тысячи до двух тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.
.
9. Невыполнение в установленный срок законного предписания федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков или его территориального органа - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.

Вот, что-то я со всеми перечнями запуталась. "Медицинская карта амбулаторного больного" - форма № 025/у-04, срок хранения поставить какой не знаю(((. По перечням было 5 лет. Нашла в инете перечень первичной медицинской документации, там сказано согласно приказу 1338 от 87г. - 25 лет.Но в приказе я такого срока не нашла((
А для управленческих дел я брала статьи с нового перечня 2010г. но вот для учебных дел пришлось брать с перечня 89г.
Получилась мешанина перечней. Наверно не правильно сделала и Госархив не согласует и вся мая работа насмарку пойдет?(((

У меня та же картина:
для медицины: Перечень форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения (с изменениями от 5 ноября, 8 декабря 1980 г. 20 января, 16 мая 1983 г. 2 февраля, 19 ноября, 14 декабря 1984 г. 15 марта, 15 апреля, 22, 24 июля, 7 августа, 5 сентября 1985 г. 30 мая, 9 июня, 30 сентября 1986 г. 31 декабря 1987 г. 8 января, 20 июня, 26 июля, 5, 8 сентября 1988 г. 14 декабря 1990 г. 10 августа 1993 г. 11 февраля 1994 г. 3 февраля, 3 июля 1995 г. 25 февраля, 5, 7 октября 1998 г. 20 февраля, 21 мая, 10 июля 2002 г.)

для управленческого Перечень 2010 года
А для ВУЗа - Примерная номенклатура ВУЗа, 1999 г. До сих пор действует, утвержденная министром Филипповым и согласованная Росархивом. Но из нее у меня получилось немного что брать, потому как можно практически все в Новом перечне найти

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 N 255 "О Порядке оказания первичной медико-санитарной помощи гражданам, имеющим право на получение набора социальных услуг"

Медицинские карты умерших изымаются из действующей картотеки и передаются в архив лечебного учреждения, где хранятся 25 лет.

Письмо Минздравсоцразвития РФ от 04.04.2005 N 734/МЗ-14 "О порядке хранения амбулаторной карты"

Департамент развития медицинской помощи и курортного дела рассмотрел письмо о порядке хранения и передачи "Медицинской карты амбулаторного больного" - учетная форма N 025/у-04 (далее - Карта) (утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 N 255), хранится в регистратуре: в поликлиниках по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам; в центральных районных больницах и сельских амбулаториях - по населенным пунктам и алфавиту. Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой "Л".

В случае госпитализации больного в стационар, объединенный с поликлиникой, Карта передается в стационар и хранится в медицинской карте стационарного больного. После выписки больного из стационара или его смерти медицинская карта амбулаторного больного с эпикризом лечащего врача стационара возвращается в поликлинику. Медицинские карты умерших изымаются из действующей картотеки и передаются в архив лечебного учреждения, где хранятся 25 лет.

Выдача медицинских карт на руки пациенту возможна только с разрешения главного врача учреждения.

Заместитель Директора Департамента Е.П.КАКОРИНА

Да эти документы я нашла и получается, что срок хранения 25 лет указан только на умерших.
А если студент учится 5 лет, ходит в наше отделение общей врачебной практики, заканчивает и уезжает в другой город, так зачем же хранить в регистратуре его карту и как узнать умер он или нет, что бы передать карту в архив?

А если студент учится 5 лет, ходит в наше отделение общей врачебной практики, заканчивает и уезжает в другой город, так зачем же хранить в регистратуре его карту и как узнать умер он или нет, что бы передать карту в архив?

1) Включите в Ваш нормативный документ положение о том, что спустя N лет (скажем. год) после того, как студент потерял право на обслуживание в медучреждении, его документы передаются в Ваш ведомственный архив.

2) Не поленитесь написать официальный запрос в Минздравсоцразвития относительно сроков хранения и порядка их исчисления - пусть они Вам всё как следует объяснят.

3) Узнать, жив ли бывший студент, в принципе можно, если у Вас зафиксированы его ИНН и СНИЛС (через налоговую и пенсионный фонд). Другое дело, что это может оказаться очень муторным делом - фиксированный срок хранения, пусть даже завышенный, может быть удобнее. Впрочем, в эпоху электронных госуслуг, реестров и регистров ситуация может быстро поменяться.

vBulletin® v3.8.6, Copyright ©2000-2016, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot

Новая номенклатура медицинских организаций

Министерство здравоохранения решило в очередной раз внести изменения в номенклатуру медицинских организаций. Возможно, это поможет нашим ЛПУ лучше справляться с возложенными на них обязанностями.
Приводим приказ Минздрава РФ в полном объеме.

Приказ министерства здравоохранения РФ от 6 августа 2013 г. N 529н
«Об утверждении номенклатуры медицинских организаций»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 13 сентября 2013 г.
Регистрационный N 29950
В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2012, N 26, ст. 3442, 3446; 2013, N 27, ст. 3459, 3477; N 30, ст. 4038) приказываю:
1. Утвердить номенклатуру медицинских организаций согласно приложению.
2. Признать утратившими силу:
приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 7 октября 2005 г. N 627 «Об утверждении Единой номенклатуры государственных и муниципальных учреждений здравоохранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 октября 2005 г. регистрационный N 7070);
приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 19 февраля 2007 г. N 120 «О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 7 октября 2005 года N 627 «Об утверждении Единой номенклатуры государственных учреждений здравоохранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 марта 2007 г. регистрационный N 9157);
приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 19 ноября 2008 г. N 653н «О внесении изменения в приложение к приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 7 октября 2005 г. N 627 «Об утверждении Единой номенклатуры государственных и муниципальных учреждений здравоохранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 декабря 2008 г. регистрационный N 12921).

Министр В.И. Скворцова

Приложение
к приказу Министерства здравоохранения РФ
от 6 августа 2013 г. N 529н

Номенклатура медицинских организаций

I. Номенклатура медицинских организаций* по виду медицинской деятельности

1. Лечебно-профилактические медицинские организации:

1.1. Больница (в том числе детская).
1.2. Больница скорой медицинской помощи.
1.3. Участковая больница.
1.4. Специализированные больницы (в том числе по профилю медицинской помощи), а также специализированные больницы государственной и муниципальной систем здравоохранения:
гинекологическая;
гериатрическая;
инфекционная, в том числе детская;
медицинской реабилитации, в том числе детская;
наркологическая;
онкологическая;
офтальмологическая;
психиатрическая, в том числе детская;
психиатрическая (стационар) специализированного типа;
психиатрическая (стационар) специализированного типа с интенсивным наблюдением;
психоневрологическая, в том числе детская;
туберкулезная, в том числе детская.
1.5. Родильный дом.
1.6. Госпиталь.
1.7. Медико-санитарная часть, в том числе центральная.
1.8. Дом (больница) сестринского ухода.
1.9. Хоспис.
1.10. Лепрозорий.
1.11. Диспансеры, в том числе диспансеры государственной и муниципальной систем здравоохранения:
врачебно-физкультурный;
кардиологический;
кожно-венерологический;
наркологический;
онкологический;
офтальмологический;
противотуберкулезный;
психоневрологический;
эндокринологический.
1.12. Амбулатория, в том числе врачебная.
1.13. Поликлиники (в том числе детские), а также поликлиники государственной и муниципальной систем здравоохранения:
консультативно-диагностическая, в том числе детская;
медицинской реабилитации;
психотерапевтическая;
стоматологическая, в том числе детская;
физиотерапевтическая.
1.14. Женская консультация.
1.15. Дом ребенка, в том числе специализированный.
1.16. Молочная кухня.

1.17. Центры (в том числе детские), а также специализированные центры государственной и муниципальной систем здравоохранения:
вспомогательных репродуктивных технологий;
высоких медицинских технологий, в том числе по профилю медицинской помощи;
гериатрический;
диабетологический;
диагностический;
здоровья;
консультативно-диагностический, в том числе детский;
клинико-диагностический;
лечебного и профилактического питания;
лечебно-реабилитационный;
лечебной физкультуры и спортивной медицины;
мануальной терапии;
медицинский;
медико-генетический (консультация);
медицинской реабилитации для воинов-интернационалистов;
медицинской реабилитации, в том числе детский;
медицинской реабилитации для инвалидов и детей-инвалидов с последствиями детского церебрального паралича;
медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов;
медицинской и социальной реабилитации, в том числе с отделением постоянного проживания инвалидов и детей-инвалидов с тяжелыми формами детского церебрального паралича, самостоятельно не передвигающихся и себя не обслуживающих;
медико-социальной реабилитации больных наркоманией;
медико-хирургический;
многопрофильный;
общей врачебной практики (семейной медицины);
охраны материнства и детства;
охраны здоровья семьи и репродукции;
охраны репродуктивного здоровья подростков;
паллиативной медицинской помощи;
патологии речи и нейрореабилитации;
перинатальный;
профессиональной патологии;
профилактики и борьбы со СПИД;
психофизиологической диагностики;
реабилитации слуха;
реабилитационный;
специализированные (по профилям медицинской помощи);
специализированных видов медицинской помощи;
сурдологический.
1.18. Медицинские организации скорой медицинской помощи и переливания крови:
станция скорой медицинской помощи;
станция переливания крови;
центр крови.
1.19. Санаторно-курортные организации:
бальнеологическая лечебница;
грязелечебница;
курортная поликлиника;
санаторий;
санатории для детей, в том числе для детей с родителями;
санаторий-профилакторий;
санаторный оздоровительный лагерь круглогодичного действия.

2. Медицинские организации особого типа:

2.1. Центры:
медицинской профилактики;
медицины катастроф;
медицинский мобилизационных резервов «Резерв»;
медицинский информационно-аналитический;
медицинский биофизический;
военно-врачебной экспертизы;
судебно-медицинской экспертизы.
2.2. Бюро:
медико-социальной экспертизы;
медицинской статистики;
патолого-анатомическое;
судебно-медицинской экспертизы.
2.3. Лаборатории:
клинико-диагностическая;
бактериологическая, в том числе по диагностике туберкулеза.
2.4. Медицинский отряд, в том числе специального назначения (военного округа, флота).

3. Медицинские организации по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека:

3.1. Центры гигиены и эпидемиологии.
3.2. Противочумный центр (станция).
3.3. Дезинфекционный центр (станция).
3.4. Центр гигиенического образования населения.
3.5. Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора.

II. Номенклатура медицинских организаций государственной и муниципальной систем здравоохранения по территориальному признаку

4.1. Федеральные.
4.2. Краевые, республиканские, областные, окружные.
4.3. Муниципальные.
4.4. Межрайонные.
4.5. Районные.
4.6. Городские.
________________
* Медицинские организации, в которых располагаются структурные подразделения образовательных и научных организаций, на базе которых осуществляются практическая подготовка медицинских работников, (клинические базы) включают в свое наименование слово «клинический»

Теги: Минздрав, ЛПУ, медицинский, организация, здравоохранение, центр, помощь

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОГО УЧРЕЖДЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ, Приказ Минздрава Удмуртии от 11

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 11 мая 2006 года N 221

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОГО УЧРЕЖДЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

На основании протокола ЦЭК Министерства здравоохранения Удмуртской Республики (от 02.03.2006 N 1), протокола ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (от 31.03.2006 N 3 ) приказываю:

1. Утвердить Примерную номенклатуру дел государственного лечебно-профилактического учреждения Удмуртской Республики (приложение N 1).

2. Руководителям органов и учреждений здравоохранения Удмуртской Республики при разработке номенклатуры дел лечебно-профилактического учреждения руководствоваться Примерной номенклатурой дел государственного лечебно-профилактического учреждения Удмуртской Республики.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя министра здравоохранения Удмуртской Республики Гаврилова В.А.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в делопроизводстве государственных, а также может быть применена в работе муниципальных, частных лечебно-профилактических учреждений Удмуртской Республики (ЛПУ УР) с целью оказания методической помощи в организации делопроизводства, правильного группирования документов в дела, составления четких, унифицированных заголовков дел, определения сроков хранения документов, а также для упрощения дальнейшего упорядочения документов, уничтожения документов с истекшими сроками хранения и обеспечения своевременной передачи дел на постоянное хранение в государственный архив.

Примерная номенклатура дел составлена специалистами Центрального государственного архива Удмуртской Республики и Министерства здравоохранения Удмуртской Республики на основе индивидуальных номенклатур дел ГУЗ "Республиканская офтальмологическая клиническая больница", ГУЗ "Первая республиканская клиническая больница", ГУЗ "Республиканская детская клиническая больница", ГУЗ "Республиканский кожно-венерологический диспансер" и т.д.

В Примерную номенклатуру дел включены наиболее характерные документы, образующиеся в деятельности ЛПУ УР. Она устанавливает примерный состав дел ЛПУ УР.

Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел определены в результате изучения их состава и содержания, а также с учетом положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М. 2000) и "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы" (М. 1974).

Применение "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы" (М. 1974) в Примерной номенклатуре обозначено сокращением "ВП" - ведомственный перечень. Применение "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М. 2000) в Примерной номенклатуре обозначено сокращением "ТУ".

Примерная номенклатура дел построена по структурному принципу, ее разделы в основном соответствуют структуре ЛПУ УР:

1. Руководство и контроль

3. Планово-экономический отдел

5. Заместитель главного врача по медицинской части

6. Организационно-методический отдел

Кабинет медицинской статистики

7. Главная медицинская сестра

Старшая медицинская сестра

9. Приемное отделение

12. Административно-хозяйственная служба и охрана труда

Внутри разделов заголовки дел систематизированы по степени значимости и взаимосвязи согласно "Примерной схеме систематизации документов в номенклатуре дел", согласованной решением Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 30.06.2005 N 6 .

Каждое ЛПУ УР независимо от наличия Примерной номенклатуры дел должно разработать индивидуальную номенклатуру дел с учетом специфических особенностей, характерных для своего учреждения. Индивидуальная номенклатура дел ЛПУ УР составляется на основе Примерной с учетом изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности ЛПУ УР, и требований архивных учреждений к номенклатуре дел. При разработке индивидуальной номенклатуры дел, при определении состава документов специализированных направлений деятельности (поликлиника и стационар), при определении сроков их хранения ЛПУ УР могут использовать "Примерную номенклатуру дел центральной районной больницы (ЦРБ)", утвержденную приказом министра от 20.09.1999 N 213 и согласованную протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов от 27.08.1999 N 7. В индивидуальную номенклатуру включаются все документы, реально образующиеся в делопроизводстве: картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц ЛПУ УР без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. В индивидуальной номенклатуре дел следует определить документы, имеющие конфиденциальную информацию. В графе "Примечание" сделать об этом соответствующую отметку "Конфиденциально".

Индивидуальную номенклатуру дел ежегодно уточняют с целью включения заголовков вновь появившихся документов либо изъятия заголовков дел (или целых разделов номенклатуры дел), не создававшихся в текущем делопроизводственном году.

При составлении заголовков дел следует учитывать следующее:

- термин "Документы" употребляется в заголовке тогда, когда объединяются различные по своим разновидностям документы, касающиеся одного и того же вопроса, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

- Документы о лицензировании деятельности ЛПУ УР (лицензия, квоты, протоколы, решения);

- Документы о проведении документальных ревизий (акты, справки, докладные записки).

В связи с тем что ЛПУ УР является методическим, консультационным центром для ЦРБ УР по своим направлениям деятельности, в Примерную номенклатуру дел, в раздел 06 "Организационно-методический отдел" включены документы специализированных служб ЛПУ УР. В индивидуальную номенклатуру дел ЛПУ УР документы могут быть включены по отдельным видам.

Дела 06-13 и 06-16 в индивидуальной номенклатуре дел могут быть разделены следующим образом:

Сводный анализ деятельности офтальмологической службы УР.

Документы о деятельности офтальмологических отделений и кабинетов ЦРБ УР (планы, отчеты, информации, справки).

Сводный анализ деятельности психиатрической службы УР.

Документы о деятельности психиатрических отделений и кабинетов ЦРБ УР (планы, отчеты, информации, справки) и т.д.;

- заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида, начинают с указания этого вида документов во множественном числе ("Приказы главного врача по основной деятельности", "Решения. ", "Акты. ", "Отчеты. ", "Переписка. " и т.д.);

- в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц):

- "Годовой план работы ЛПУ УР";

- "Квартальный план работы организационно-методического отдела";

- "Месячный план работы ЛПУ УР";

- "Годовой бухгалтерский отчет ЛПУ УР";

- "Квартальные отчеты о работе административно-хозяйственной части";

- "Месячные бухгалтерские отчеты ЛПУ УР";

- в заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны периодичность (год, квартал, месяц), названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), N формы обычно указывается в конце заголовка в скобках.

- "Годовые статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";

- "Квартальные статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";

- "Месячные статистические отчеты ЛПУ УР о составе и движении кадров (ф. N 17, 50, 51)";

- одно дело из примерной номенклатуры дел может быть разделено на несколько дел в индивидуальной номенклатуре.

- "Положения о структурных подразделениях и комиссиях (советах) ЛПУ УР" можно разделить в отдельные дела:

- "Положение об архиве";

- "Положение об экономическом совете";

- "Положение о совете медицинских сестер" и т.д.

- "Журнал учета сильнодействующих и наркотических средств:

- "Журнал учета сильнодействующих средств";

- "Журнал учета наркотических средств";

- несколько дел с однородными документами могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру дел как одно дело. Объединять в одно дело можно только документы с одинаковыми сроками хранения. Не допускается формирование в одно дело документов постоянного и временного сроков хранения.

- "Приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерства здравоохранения Удмуртской Республики по лечебной деятельности".

Сроки хранения дел, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Не допускается изменение сроков хранения документов в сторону уменьшения.

К некоторым документам временного срока хранения Примерной номенклатуры дел сделана отметка "ЭПК". Это означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение, поэтому они должны быть отобраны на постоянное хранение в ходе проведения экспертизы ценности документов при их упорядочении.

Особое внимание нужно уделять экспертизе ценности историй болезни больных со сроком хранения "10, 25, 50 лет" с отметкой "ЭПК". Экспертиза ценности документов с отметкой "ЭПК" проводится экспертной комиссией ЛПУ с привлечением квалифицированных медицинских специалистов. Истории болезни, отобранные на постоянное хранение, могут найти широкое применение в практической работе врачей ЛПУ УР, а также послужить базой для исследовательской работы студентов и аспирантов медицинских образовательных учреждений.

Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется специалистами ЛПУ УР, но не может быть менее одного года (выносится на рассмотрение ЭК ЛПУ УР).

Сроки хранения журналов регистрации и учета различных видов документов исчисляются с момента последней записи в журналах.

Ежегодно индивидуальная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год сотрудником, ответственным за делопроизводство. После согласования экспертной комиссией ЛПУ УР утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Один раз в три года, а также в случае изменений в структуре, функциях и составе документов ЛПУ УР индивидуальная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

Индивидуальная номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое название и требует правильного заполнения. Форма конкретной номенклатуры дел (приложение 1) определена "Основными правилами работы архивов организаций" (М. 2002).

Графа N 1 служит для суммарного учета и валовой нумерации количества дел, заведенных в делопроизводстве.

В графе N 2 закрепляется систематизация документов индексами. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах раздела номенклатуры дел ЛПУ УР. Порядок индексации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, группы цифр индекса разделяются дефисом (тире).

Пример: 12-07, где 12 - обозначение структурного подразделения, 07 - порядковый номер внутри раздела по номенклатуре.

В графу N 3 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Графа N 4 заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 листов, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе N 4.

Графа 5 - проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня с указанием его названия.

Например: "75 лет ст. 6а ТП ", "5 лет ст. 551 ВП". В том случае, если в номенклатуре дел присутствуют отдельные категории документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, то сроки их хранения определяют специалисты ЛПУ УР, затем они согласовываются с ЭК ЛПУ УР и ЦЭК Министерства здравоохранения УР и представляются на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов. В случае если срок хранения установлен ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, в графе "Примечание" указывается соответствующее решение ЭПМК Комитета по делам архивов.

Графа 6 - в течение года в этой графе делаются отметки:

- о переходящих делах

(дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими", и их заголовки переносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом);

- о передаче дел в архив;

- о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.д.;

- об уничтожении дел;

- в этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается отметка с указанием индекса машиночитаемого документа;

- вносятся все примечания из типового и ведомственного перечней, относящиеся к той или иной статье.

- "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организации" - этим уточняется место хранения документов, имеющих длительный справочный характер;

- "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" - конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации;

- "После истечения срока действия договора", "После замены новыми" и т.д. - указывают, что исчисление срока хранения документа осуществляется с определенного момента;

- при наличии в организации подлинников копии документов - "До минования надобности".

В индивидуальную номенклатуру дел могут быть также включены дела с отметкой "ДСП" (для служебного пользования), доступ к которым имеет ограничения. Отметка "ДСП" также ставится в "Примечании" и на обложке дел.

Если в течение года в ЛПУ возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 г. начинается с 1 января 2005 г. По окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел, ответственным за делопроизводство подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год. Анализ количества дел, заведенных в делопроизводстве, оформляется в итоговой записи, форма которой дана в приложении 2. Сведения итоговой записи служат основанием для составления паспорта архива.

Главный специалист
ОВА ЦГА УР
Е.П.ПЕСТОВА

Утверждена
приказом
министра здравоохранения
Удмуртской Республики
от 11 мая 2006 года N 221

Министерство здравоохранения
Удмуртской Республики

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОГО УЧРЕЖДЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (ЛПУ УР)

<*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2000).

<**> Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы (М. 1974).

Главный специалист
отдела ведомственных архивов
Центрального государственного
архива Удмуртской Республики
Е.П.ПЕСТОВА

Начальник отдела кадров
и правовой работы
Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики
З.И.АХМЕДЧИНА
01.03.2006

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
Министерства здравоохранения
Удмуртской Республики
от 2 марта 2006 года N 1

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета
по делам архивов
при Правительстве
Удмуртской Республики
от 31 марта 2006 года N 3

СОГЛАСОВАНО
Протокол МК
Центрального государственного
архива Удмуртской Республики
от 13 марта 2006 года N 3

Форма индивидуальной номенклатуры дел

Наименование ЛПУ УР УТВЕРЖДАЮ
Главный врач ЛПУ УР
_______________________ Ф.И.О.
____________________ 2006 года

от _______________ N _______

На _______________ год