Трудовая книжка: что изменилось?

Российской академии правосудия

Порядок списания устаревших бланков

Организация работы по ведению трудовых книжек

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших лич­ных документов гражданина нашей страны, несмотря на то, что с 1 янва­ря 2002 г. с момента вступления в силу Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.

С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхоз­ников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г. после чего началось их изготовление Объединени­ем государственных предприятий и организаций по производству госу­дарственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкла­дышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы ста­рого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб органи­зации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г. уже нельзя.

Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек

Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г. "успели" уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким ра­ботникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г. оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудо­вой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книж­ку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствую­щий период.

Организация работы по ведению трудовых книжек

В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изго­товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее -Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. поста­новлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой под­ход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения на­званных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, запол­няющие, например, раздел трудовой книжки "Сведения о работе", должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией.

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию ра­боты по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномо­ченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в неболь­шой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секре­тари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельно­стью по трудовому договору.

В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые служ­бы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую инфор­мацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую прак­тику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение тру­довых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного при­каза о назначении такого работника ответственным за ведение трудо­вых книжек представляется излишним.

Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях).

Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их веде­ние, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: "Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое коли­чество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходова­нием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вклады­ша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13.

Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что спе­циалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Следует обратить внимание на установленный Правилами (п. 42) порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представлять­ся отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. с приложением приходного ордера кассы организации.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее рабо­тодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрез­вычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного за­полнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).

Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы?

Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.

Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкла­дышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошну­рованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомне­ний, однако применение сургучной печати или пломб вызывает опре­деленные трудности и неудобства при ведении названных книг. Прак­тика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печа­ти организации, что представляется вполне оправданным.

Приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки образец

ПРИКАЗ № _____ о назначении должностного лица, ответственного за ведение учета. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК. Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии Хотите получить доступ ко всем материалам? Приглашаем познакомиться поближе. Система.

СРОЧНО. ПОМОГИТЕ НАЙТИ. НЕОБХОДИМА форма приказа о назначении ответственного лица. Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом Пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми. Вы открыли расширенный поиск! С его помощью можно быстро находить документы по известным. Перевод сотрудника предприятия на другую должность и перемещение сотрудника предприятия. Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей Образец приказа о назначении лица, ответственного за работу. 1 сен 2008 О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Во исполнении пункта 45 Правил ведения. Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда.

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись. Об утверждении Правил по охране труда при работе на высоте МИНИСТЕРСТВО ТРУДА. Делается ли запись в трудовую книжку при уходе за родственниками старше 80 лет. форме и документов, удостоверяющих возраст престарелого лица, за которым Действительна ли трудовая книжка старого образца? Ответ. Приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. Для бумажных документов (какими и являются трудовые книжки и вкладыши к ним) основными. Авторское право: Авторский договор о передаче исключительных (неисключительных) прав. Oбъявления; Публикации. Применение УСН для малых предприятий и ИП; ИП или ООО? Отличие 11 дек 2015 Слушателям программы выдается удостоверение установленного образца! Можно ли назначить несколько лиц, ответственных за ведение, Руководитель организации вправе издать приказ в свободной форме о 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления.

Прежде чем издавать приказ о назначении ответственного (ответственных) за пожарную. Нужен образец приказа о назначении ответственного лица по защите персональных данных. Приказ о назначение ответственного лица за ведение трудовых книжек не имеет унифицированной формы. В разделе представлен образец приказа. 1. Ответственность за ведение трудовых книжек ; 2. Образец новой трудовой книжки.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 марта 2014 г. n 155н "Об утверждении. Доверенность на получение бланка трудовой книжки от 01.08.2011 № 211. Учет бланков трудовых книжек и передача их лицу, ответственному ПРИКАЗ. 01.03.2011 № 21. г.Гродно. О назначении ответственного за ведение. В нижнем левом углу рядом с подписью ответственного работника проставляется печать. Наш сайт предназначен тем, кто только решил заняться предпринимательской деятельностью. Обязательно ли издавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, или достаточно беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца. Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец). Приказ о назначении лиц, ответственных.

Бланк приказа о назначении ответственного за трудовые книжки

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

1.1.Регламентация работы с трудовыми книжками

Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти.

В ТК РФ урегулированы следующие вопросы ведения трудовых книжек:

ст. 62 – об обязанности работодателя выдавать работнику выписку из трудовой книжки по его письменному заявлению;

ст. 65 – о предъявлении трудовой книжки при заключении трудового договора и об оформлении новой трудовой книжки;

ст. 66 – об обязанности работодателя вести трудовые книжки работников, о форме трудовой книжки и вносимых в нее сведениях;

ст. 80 – об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку в последний день работы;

ст. 84 1 – о требованиях к записи, вносимой в трудовую книжку при прекращении трудового договора; об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора; о действиях работодателя в случаях, когда невозможно выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора и когда требуется выдать трудовую книжку работнику, не получившему ее при увольнении;

ст. 165 – о гарантиях и компенсациях в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника;

ст. 234 – о возмещении работнику не полученного им заработка в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

ст. 309 – о ведении трудовых книжек работодателями – физическими лицами (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

ст. 392 – о сроке обращения работника в суд за разрешением индивидуального трудового спора после выдачи ему трудовой книжки при увольнении;

ст. 394 – о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, если неправильная формулировка основания увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу.

Правила работы с трудовыми книжками конкретизированы в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым были утверждены:

новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, введенные в действие с 01.01.2004;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). В настоящее время Правила действуют с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РФ от 06.02.2004 № 51, 01.03.2008 № 132 и 19.05.2008 № 373.

В названном постановлении указывалось, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 г. и 1973 г.) действительны и обмену на новые не подлежат.

В постановлении содержался ряд поручений Министерству финансов РФ:

утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Указания по внесению записей в трудовую книжку содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ 11.11.2003, регистрационный № 5219). В Инструкции описаны общие требования к рукописному способу внесения записей в трудовую книжку, порядок заполнения в трудовых книжках сведений о работнике, о работе, о награждениях работника, о прекращении трудового договора и оформлении дубликата трудовой книжки.

К постановлению Минтруда РФ приложены форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Во исполнение поручения Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Минфином РФ был издан приказ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Отметим, что наряду с трудовой книжкой, выдаваемой рабочим и служащим, продолжает действовать трудовая книжка колхозника, являющаяся основным документом о трудовой деятельности членов колхозов. Образцы трудовой книжки колхозника и вкладыша в нее, а также Основные положения о порядке выдачи и ведения трудовых книжек колхозников были утверждены постановлением Совета Министров СССР от 21.04.1975 № 310. Постановление действует с 01.01.1977 с изменениями от 15.08.1990.

^ 1.2. Организация работы с трудовыми книжками

Все виды работ, которые необходимо выполнять при ведении трудовых книжек, можно разделить на две группы: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данным документом, и постоянная (повседневная) работа по заполнению трудовых книжек.

^ Организация работы с трудовыми книжками включает несколько этапов:

1) назначение ответственного за работу с трудовыми книжками;

2) передача трудовых книжек при смене ответственного за их ведение;

3) приобретение (покупка) работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

4) организация учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

5) передача бланков трудовых книжек и вкладышей в них из бухгалтерии в кадровую службу;

6) организация учета и хранения трудовых книжек работников.

Охарактеризуем каждый из перечисленных этапов работ.

Как оформить назначение ответственного за ведение трудовых книжек?

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки работников, в организациях и на предприятиях эту работу поручают кому-либо из сотрудников (кадровикам - при наличии в организации кадровой службы или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т.д. если организация небольшая и не имеет кадровой службы). В связи с этим работа с трудовыми книжками в организациях должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема работы). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые книжки (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

В связи с периодической сменой работников кадровой службы (увольнения, выход на

пенсию), а также нередким временным их отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилии работающих в настоящий момент сотрудников, рациональнее ограничиться только названиями должностей. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника, а приказ, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), т.к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу. Следует подчеркнуть, что издание данного приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности.

Пример 1. ^ Приказ по основной деятельности о назначении ответственного

за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

^ ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ФИНТРАСТ»

г. Подольск Московской обл.

О назначении ответственного за ведение,

хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с установленным в отделе кадров организации распределением должностных обязанностей

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инспектора по кадрам.

2. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам ведение трудовых книжек возлагается на специалиста по кадрам или начальника отдела кадров.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Макаров И.П. Макаров

Зам. генерального директора

Ветров М.П. Ветров

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров Родионова 15.04.2010 О.А. Родионова

специалист по кадрам Гришина 15.04.2010 В.И. Гришина

инспектор по кадрам Шишкина 15.04.2010 Н.П. Шишкина

При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного приказа обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в должностные инструкции работников (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по основной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и постоянными сроками хранения, подлежат передаче в архив организации.

При отсутствии в штатном расписании организации кадровой службы или должности кадровика (инспектора по кадрам, специалиста по кадрам, менеджера по персоналу) в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, ФИО).

Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в том числе с трудовыми книжками) будет дополнительной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний или не даст согласия на поручение ему такой дополнительной работы, несмотря на установление за нее дополнительной оплаты.

В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику. Например, в небольшой организации кадровое делопроизводство, и в том числе трудовые книжки, было поручено вести бухгалтеру. После увольнения этого работника принятый на его место новый работник не дал согласия на выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня дополнительной работы по ведению кадрового делопроизводства. В результате этот участок работы был поручен секретарю организации, в связи с чем, был издан соответствующий приказ.

Пример 2. ^ Приказ по основной деятельности о назначении ответственного

за ведение кадрового делопроизводства

Общество с ограниченной ответственностью «ПЛАНЕТА»

О назначении ответственного за ведение

В связи с увольнением 12.05.2010 бухгалтера Ефимовой В.П. отвечавшей за ведение кадрового делопроизводства, и в том числе трудовых книжек,

1. Назначить секретаря Гончарову Н.И. с ее согласия ответственной за работу с кадровой документацией, в том числе с трудовыми книжками, с 13.05.2010.

2. Установить секретарю Гончаровой Н.И. доплату за работу с кадровой документацией в размере 12 000 руб. с 13.05.2010 (дополнительное соглашение от 13.05.2010 № 45/10-24/08 к трудовому договору от 05.06.2008 № 24/08). Ответственный: главный бухгалтер Филимонова О.Н.

3. При отсутствии на работе секретаря Гончаровой Н.И. ответственный за работу с кадровой документацией назначается приказом директора организации.

4. Признать утратившим силу приказ о назначении ответственного за работу с кадровой документацией от 15.01.2007 № 3.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Смирнов М.П. Смирнов

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Филимонова 13.05.2010 О.Н. Филимонова

бухгалтер Ефимова 13.05.2010 В.П. Ефимова

секретарь Гончарова 13.05.2010 Н.И. Гончарова

В связи с тем, что приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу, этот документ регистрируется и хранится у секретаря (в канцелярии), а не в кадровой службе. Если секретарь совмещает свои должностные обязанности с ведением кадрового делопроизводства, то приказы разных видов регистрируются в отдельных учетных формах и формируются в разные дела.

Как передавать трудовые книжки при смене работника, ответственного за их ведение?

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, должна осуществляться процедура приема-передачи документов, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников, и книги учета трудовых книжек и вкладышей в них. Подписи под таким актом ставят работник, передающий трудовые книжки, и работник, принимающий эти документы.

Следует отметить, что составление названного акта, часто, представляет определенные трудности. Например, увольняется работник кадровой службы, отвечавший за ведение трудовых книжек, затем на его место принимается другой работник. В данном случае невозможна прямая передача дел от одного работника другому. В связи с этим можно предложить следующий порядок приема-передачи документов: увольняющийся работник передает дела своему непосредственному начальнику (руководителю кадровой службы) или (в небольшой организации) руководителю организации, а вновь принятый работник принимает дела у руководителя подразделения (организации).

Покажем пример оформления акта приема-передачи дел, используя приведенную выше ситуацию с увольнением бухгалтера, отвечавшего за ведение кадрового делопроизводства, отказом от этой работы вновь принятого на должность бухгалтера работника и передачей данного участка работы секретарю организации. В названном случае, очевидно, придется составлять два акта приема-передачи дел.

Пример 3. ^ Первый акт приема-передачи кадровой документации

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «ПЛАНЕТА» Директор ООО «ПЛАНЕТА»

^ (ООО «ПЛАНЕТА») Смирнов М.П. Смирнов

До подписания акта приема-передачи дел работник, принимающий трудовые книжки, должен проверить фактическое наличие трудовых книжек работников, их физическое состояние, а также наличие трудовых книжек, невостребованных уволенными работниками.

Как работодатель должен приобретать (покупать) бланки трудовых книжек и вкладышей в них?

Приступая к работе с трудовыми книжками ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, выполняется ли работодателем требование п. 44 Правил об обязательности наличии в организации (у индивидуального предпринимателя) необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Работодатели приобретают бланки на платной основе у изготовителя или распространителя, с которыми заключают соответствующий договор (приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н). Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляет Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Распространителями бланков могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем.

Доставка работодателям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Работодатель должен определить, кто из работников будет приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них, а так же, как будет осуществляться их оплата. Как правило, приобретением бланков занимается административно-хозяйственный отдел (при его наличии) или лицо, уполномоченное руководителем организации.

Индивидуальный предприниматель, как правило, лично приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Можно ли использовать для первичного оформления трудовой книжки бланк, приобретенный самим лицом, впервые поступающим на работу?

В практике нередки случаи, когда гражданин, впервые поступающий на работу, сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю для заполнения. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как в Порядке обеспечения бланками говорится о покупке бланков трудовых книжек работодателями. а не гражданами. Работодатель должен использовать только те бланки, которые были приобретены и зарегистрированы в установленном приказом Минфина РФ порядке.

Из этого следует, что покупка бланка трудовой книжки самим работником не предусмотрена и является нарушением Порядка обеспечения бланками. Думается, что ответственность за данное нарушение должны нести, прежде всего, лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные самими гражданами.

Где должны регистрироваться и храниться бланки трудовых книжек и вкладышей в них?

Приобретенные работодателем бланки трудовых книжек и вкладышей в них не могут учитываться и храниться у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек. Местом их хранения является бухгалтерия организации.

От работников кадровых служб нередко можно услышать жалобы на бухгалтеров, которые будучи перегруженными своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Однако следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано о том, что приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у бухгалтера (кассира) данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложении № 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка.

Пример 5. ^ Заполнение приходно-расходной книги по учету бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе.

Как бухгалтерия должна передавать бланки трудовых книжек и вкладышей в них работнику, ответственному за ведение трудовых книжек?

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому п. 42 Правил определяет порядок их выдачи лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, и предусматривает отчетность о расходовании бланков.

Бланки выдаются по заявке ответственного лица при возникновении потребности, т.е. при приеме на работу лица, не имеющего трудовой книжки, или при необходимости оформления дубликата трудовой книжки. Форма заявки устанавливается по усмотрению работодателя.

Пример 6. ^ Заявка на получение бланков трудовых книжек

и вкладышей в них

Общество с ограниченной Главному бухгалтеру

ответственностью (ООО «ПЛАНЕТА») О.Н. Филимоновой

ЗАЯВКА Исполнить в указанный

на получение бланков трудовых

книжек и вкладышей в них

М.А. Никифоровойтер Для оформления дубликата утраченнойтрудовой книжки бывшемуработнику

(указать основание для выдачи бланков)

организации Климову М.И. по его заявлениюот 24.05.2010 № 63__________________

прошу выдать под отчет в срок до 25.05.2010

- бланков трудовых книжек ___1_ __