Бюджетному учреждению по договору дарения муниципальное учреждение подарило кулер, бутыли для воды и помпы с приложением акта с указанием стоимости пе

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Бюджетному учреждению по договору дарения муниципальное учреждение подарило кулер, бутыли для воды и помпы с приложением акта с указанием стоимости переданного имущества. Бутыли - невозвратная тара. Обслуживающая организация будет заливать в них воду или менять пустую на новую - полную. Кулер и 1 бутыль будут использоваться в одном кабинете, 3 бутыли и 3 помпы - в другом, оставшаяся помпа будет определена на склад. Как принять кулер, бутыли для воды и помпы на учет? Каково документальное оформление и бухгалтерские проводки?

27 декабря 2016

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Кулеры принимаются к учету в качестве основных средств, бутыли ПЭ - в качестве материальных запасов. Окончательное решение о принятии к учету помп в качестве материальных запасов либо основных средств может быть принято компетентными должностными лицами учреждения в рамках их полномочий исходя из конкретных характеристик объекта.
Поступление рассматриваемого имущества по договору дарения отражается в учете с применением счета 2 401 10 180 и осуществляется на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101) или Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (форма 0504207).

Обоснование вывода:
Имущество относится к основным средствам, если для него одновременно выполняются критерии, приведенные в п.п. 38, 39, 41 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).
Одним из главных критериев отнесения объекта к основным средствам является срок его полезного использования: он должен быть более 12 месяцев (п. 38 Инструкции N 157н). В то время как стоимость объекта имущества не имеет значения при определении возможности его отнесения к основным средствам или материальным запасам.
Кроме того, по общему правилу объекты нефинансовых активов (далее - НФА) не могут быть отнесены к основным средствам в том случае, если они должны учитываться в составе материальных запасов в соответствии с требованиями п.п. 99, 118 Инструкции N 157н (п. 39 Инструкции N 157н).
При этом согласно п. 41 Инструкции N 157н одним из условий отнесения объекта к основным средствам является его предназначение для выполнения:
- определенных самостоятельных функций;
- определенной работы.
Кулер для воды - это устройство для охлаждения и дозирования воды, которое может иметь дополнительные функции подогрева, обеззараживания, газирования.
Помпа для воды предназначена для розлива питьевой воды из стандартных бутылей.
Кулер отвечает перечисленным выше критериям и может быть отнесен к основным средствам.
При отнесении помпы к тому или иному виду НФА следует обратить внимание на срок ее полезного использования, так как остальным критериям она отвечает.
Напомним, что сроком полезного использования объекта основных средств является период, в течение которого предусматривается использование в процессе деятельности учреждения объекта НФА в тех целях, ради которых он был приобретен, создан или получен, т.е. в запланированных целях (п. 44 Инструкции N 157н).
Определение срока полезного использования разъяснено в п. 44 Инструкции N 157н. В частности, срок полезного использования может быть определен:
1. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1;
2. Исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества.
Если перечисленными способами определить срок полезного использования имущества не удалось, он может быть определен решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (далее - Комиссия), принятым, в частности, с учетом ожидаемого срока использования этого объекта, ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, гарантийного срока использования объекта (п. 44 Инструкции N 157н).
Таким образом, если срок полезного использования более 12 месяцев, помпа может быть отнесена к основным средствам, если менее 12 месяцев - к материальным запасам.
Срок полезного использования помпы, безусловно, будет зависеть от конкретного вида устройства: от материала, способа исполнения и т.п. Также отметим, что существует ряд моделей помп, на которые производитель дает гарантию свыше 12 месяцев.
Понятия возвратной тары и невозвратной тары регулируются условиями договора между продавцом и покупателем. В рассматриваемой ситуации тара является невозвратной, т.е. при замене бутылей пустая бутыль либо наполняется водой либо заменяется новой, наполненной водой. Однако и в этом случае бутыли будут являться тарой.
В соответствии с п.п. 99, 118 Инструкции N 157н к материальным запасам относится тара для хранения товарно-материальных ценностей, обменная тара. Таким образом, бутыли ПЭ для воды относятся к составу материальных запасов учреждения.
Обратите внимание: любое решение об отнесении материальных ценностей к соответствующей группе НФА (основные средства или материальные запасы) является субъективным - оно основывается на профессиональном суждении конкретных должностных лиц учреждения, в котором будет осуществляться использование (эксплуатация) имущества. Подобное решение принимается Комиссией (п. 34 Инструкции N 157н). Именно поэтому специалисты финансового ведомства указывают: такие решения относятся к компетенции сотрудников учреждения, которые обладают полной и достоверной информацией, необходимой для их принятия (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 27.02.2012 N 02-07-10/534).
Объекты НФА принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости (п. 23 Инструкции N 157н). Первоначальной (фактической) стоимостью объектов НФА, полученных учреждением безвозмездно, в том числе по договору дарения, признается их текущая оценочная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н). Текущая оценочная стоимость определятся Комиссией в соответствии с п. 25 Инструкции N 157н. При этом для рассматриваемых объектов НФА в качестве оценочной стоимости могут быть приняты суммы из Акта, полученного от дарителя, с указанием стоимости приобретения рассматриваемого имущества.
Несмотря на то, что полученное имущество будет эксплуатироваться таким образом, что кулер будет использоваться с одной бутылью, три бутыли - с помпами, по нашему мнению, создавать из них комплект нецелесообразно. После поступления материальных ценностей в учреждение они должны быть определены по местам хранения и материально ответственным лицам в соответствии с порядком использования.
В то же время при принятии Комиссией решения о создании комплекта из кулера и бутыли бутыль списывается при включении в состав основного средства (кулера) с использованием корреспонденций в соответствии с п.п. 9, 37 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н).
Первичный документ для принятия к учету в составе основных средств или материальных запасов объектов НФА, полученных безвозмездно по договору дарения, оформляется непосредственно в самом учреждении. Исходя из положений приказа от 30.03.2015 N 52н, материальные ценности могут быть приняты к учету на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101) или Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (форма 0504207), оформленного профильной комиссией учреждения в порядке, определенном в рамках учетной политики.
Внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании первичного учетного документа - Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (форма 0504102) бухгалтерской записью в соответствии с абзацем пятнадцатым п. 9 Инструкции N 174н.
Внутреннее перемещение материальных запасов оформляется первичными учетными документами согласно правилам документооборота, установленным субъектом учета в рамках его учетной политики (п. 32 Инструкции N 174н). При этом могут оформляться Требование-накладная (форма 0504204), Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210). В учете внутреннее перемещение отразится в соответствии с абзацем вторым п. 35 Инструкции N 174н.
При комплектации кулера и бутыли списание бутыли отражается на основании Требования-накладной (форма 0504204) (п. 37 Инструкции N 174н).
В соответствии с абзацем десятым п. 9, абзацем девятым п. 34 Инструкции N 174н принятие к бухгалтерскому учету полученных безвозмездно объектов основных средств, материальных запасов от резидентов Российской Федерации осуществляется с применением счета 2 401 10 180 "Прочие доходы".
Таким образом, на основании изложенного в бухгалтерском учете рассматриваемая ситуация может быть отражена следующими записями:
1. Дебет 2 101 Х6 310*(1) (2 105 Х6 340) Кредит 2 401 10 180
- по договору дарения поступило основное средство (материальные запасы);
2. Дебет 2 101 Х6 310 (2 105 Х6 340) Кредит 2 101 Х6 310 (2 105 Х6 340)
- внутреннее перемещение основных средств (материальных запасов) со сменой места хранения и материально ответственного лица;
3. Дебет 2 106 Х1 310 Кредит 2 105 Х6 440
- при принятии Комиссией решения о комплектации кулера бутылью списание бутыли при ее включении в состав основного средства - кулера;
4. Дебет 2 101 Х6 310 Кредит 2 106 Х1 310
- принятие к учету основного средства "кулер с бутылью" (по суммарной стоимости кулера и бутыли). Наличие бутыли отмечается в разделе 5 Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (форма 0504031).
При принятии Комиссией решения об отнесении помпы к основному средству и о создании комплекта "Помпа - бутыль" в учете отражаются записи, аналогичные созданию комплекта "Кулер - бутыль".

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Учет при поступлении основных средств по договору дарения (пожертвования) (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

9 декабря 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Если в разряде 22 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "Х", то при формировании бухгалтерских записей должен применяться код группы синтетического счета объекта учета, соответствующий экономическому содержанию конкретной операции.

Отчет по практике - Учет на бюджетном предприятии - Бухгалтерский учет и аудит

Необходимость обеспечения эффективного управления деятельности бюджетных организаций и рациональное использование средств, выделяемых на их содержание из государственного бюджета и получаемых из внебюджетных источников (от осуществления предпринимательской деятельности), вызывают потребность в организации бухгалтерского учета в этих организациях.

В бюджетных организациях учёт ведётся по Плану счетов бухгалтерского учёта исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета.

В названных организациях имеются характерные для них объекты бухгалтерского учёта, в частности: кассовые и фактические расходы, производимые за счёт бюджетного финансирования и внебюджетных источников; расходы на продукты питания; расходы на медикаменты; расчёты с родителями за содержания (обучение) детей в детских учреждениях; расчёты со стипендиатами. Имеются особенности в организации и методике бухгалтерского учёта отдельных видов имущества (основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.), вытекающие из законодательства и указаний Министерства финансов, а также в организации и оплате труда работников различных отраслей бюджетной сферы.

При осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерии бюджетных организаций (централизованные бухгалтерии) ведут учёт затрат на производство, определяют себестоимость выпущенной продукции (работ, услуг), ведут учёт движения готовой продукции на складе, учёт отгрузки и реализации продукции (работ, услуг), учёт финансовых результатов и использования прибыли, следят за состоянием расчётов с покупателями.

Организация бухгалтерского учёта в бюджетном учреждении

Бухгалтерский учёт исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объёма учётной работы ведётся самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии. Распределение служебных обязанностей в бухгалтерии проводится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником закрепляется определённый участок. В бухгалтериях, как правило, создаются следующие группы: финансовая, материальная, расчётов и т.д. В зависимости от объёма работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены следующие группы: оперативно-финансовая, расчётных операций, основных средств и малоценных предметов, продуктов питания.

В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учётно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий, на которые могут быть возложены: оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учёту операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учёта и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к использованию сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и т.п.). Требования главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учёта – для всех обслуживаемых учреждений.

Бухгалтерский учёт в учреждении должен обеспечивать систематический контроль над ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчётов с юридическими физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

В обязанности бухгалтерских служб входят:

— ведение бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации;

— осуществление предварительного контроля над соответствием заключаемых договоров объёмам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов, или лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета; своевременным и правильным оформлением первичных учётных документов и законностью совершаемых операций;

— контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утверждённым сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, с учётом внесённых в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;

— финансирование учреждений, ведущих учёт самостоятельно, а также

контроль над использованием ими смет доходов и расходов и правильной постановкой бухгалтерского учёта;

— начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам, стипендий учащимся, студентам, аспирантам учебных заведений;

— своевременное проведение расчётов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;

— ведение учёта доходов и расходов по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников;

— контроль над использованием выданных доверенностей на получение имущественно – материальных и других ценностей;

— участие в проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учёте;

— проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учёта и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранения;

— широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;

— составление и представление в установленном порядке, и предусмотренные сроки бухгалтерские отчётности;

— составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов и расчётов (при отсутствии планового отдела или другого аналогичного структурного подразделения);

— ведение массива нормативных и других документов по вопросам учёта и отчётности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

— хранение документов (первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, отчётности, а также смет доходов и расходов и расчётов к ним и т.п. как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Руководители учреждений несут ответственность за организацию бухгалтерского учёта в учреждениях, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.

При централизации бухгалтерского учёта за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права учреждений (в частности, в пределах ассигнований, предусмотренных в утверждённой распорядителем смете доходов и расходов: получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды; разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчёты подотчётных лиц документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей с действующим законодательством; решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения).

Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

Представление первичных учётных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утверждённым руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим лицам вручается выписка из графика документооборота.

В учреждении все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными на то лицами. В случае разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учётные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя учреждения, который несёт всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включение данных о них в бухгалтерский учёт и бухгалтерскую отчётность.

Для ведения бухгалтерского учёта в учреждениях применяются разработанные с учётом специфики их деятельности формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации «ОКУД» и отдельные формы первичных учётных документов класса 03 ОКУД «Унифицированные формы первичной учётной документации», утверждённые Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после её окончания. Поступившие в бухгалтерию первичные учётные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность их оформления, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные учётные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

— наименование документа (формы);

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

— личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учётной информации в первичные учётные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных и правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учёту.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учётных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документов. В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы,- подписи о принятия результата ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учётных документов производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки первичных документов прочёркиваются.

В первичных учётных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки и неоговорённые исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть оговорено подписью «Исправлено» и подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учёта, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно–материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (форма № 523). Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью. Материально ответственные лица представляют первичные учётные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей вместе с реестром сдачи документов по форме №442 (по приходным и расходным документам). После проведённой в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учётных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается товарно-ответственному лицу.

Аналитический учёт ведётся в регистрах бухгалтерского учёта (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учёта, и т.п.).

Карточки (кроме карточек учёта основных средств) регистрируются в реестре карточек (форма № 279), который ведётся для каждого счёта отдельно, а карточки учёта основных средств – в описи инвентарных карточек по учёту основных средств по форме № ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учёта материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учёта и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учёта основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учёту основных средств (ф. № ОС-10) сдаётся в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточки форм № ОС-6 бюдж. ОС-8, ОС-9. Сдача в архив инвентарных карточек без описи осуществляется по реестру сдачи документов (ф. № 442), в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях – и наименование обслуживаемого учреждения.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруется все страницы (листы). На последней странице делается надпись: « В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)» за подписью главного бухгалтера. На обложке каждой книги указывается наименование учреждения и год, в котором книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей по субсчетам на другую страницу книги в оглавлении делается отметка с указанием номеров новых страниц. При наличии в книгах бухгалтерского учёта по истечении года свободных листов они могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Записи в регистрах бухгалтерского учёта производятся чернилами, шариковой ручкой или при помощи пишущих машин и средств автоматизации с первичных учётных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учёта подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Исправление ошибок в записях бухгалтерского учёта производится в следующем порядке:

1. Ошибка за данный отчётный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путём зачёркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и надписывается над зачёркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;

2. Ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от её характера, исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу «красное сторно»; точно также исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учёта за тот отчётный период, за которой баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также способов исправления «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой по форме № 433 со ссылкой на номер и дату исправляемого мемориального ордера и документа, подтверждающего обоснование внесения исправления. На основании данной бухгалтерской справки составляется мемориальный ордер по форме № 274.

Регистры бухгалтерского учёта по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учёта за истекший год. Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчёта сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учёта прошлого года (путём исправления бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учёта текучего года (путём изменения входящих остатков).

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учёта составляются оборотные ведомости: форма № 285 (оборотная ведомость по счёту ____), форма № М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и форма № 326 (оборотная ведомость по основным средствам) – по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяем соответствующим синтетическим счётом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме оборотных ведомостей по основным средствам и малоценным предметам, которые составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчёту оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал – Главная (форма № 308). Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течении нескольких лет.

Проверенные и принятые к учёту первичные учётные документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются раздельными мемориальными ордерами – накопительными ведомостями по операциям за счёт бюджетных средств и средств, полученных за счёт внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

— мемориальный ордер № 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) – форма № 381;

— мемориальный ордер № 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) – форма № 381;

— мемориальный ордер № 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счёт внебюджетных источников форма № 381;

— мемориальный ордер № 4 (накопительная ведомостей по расчётам чеками из лимитированных книжек) – форма № 323;

— мемориальный ордер № 5 (свод расчётных ведомостей по заработной плате и стипендиям) – форма № 405;

— мемориальный ордер № 6 (накопительная ведомость по расчётам с прочими дебиторами и кредиторами) – форма № 408;

— мемориальный ордер № 8 (накопительная ведомость по расчётам с подотчётными лицами) – форма № 386;

— мемориальный ордер № 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) – форма № 438;

— мемориальный ордер № 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) – форма № 438;

— мемориальный ордер № 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) – форма № 398;

— мемориальный ордер № 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) – форма № 411;

— мемориальный ордер № 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) – форма № 396;

— мемориальный ордер № 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) – форма № 409;

— мемориальный ордер № 15 (свод ведомостей по расчётам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) – форма № 406.

Согласно Инструкции № 107н по остальным операциям и по операциям «сторно» составляются отдельные мемориальные ордера по форме № 274, которые нумеруется за каждый месяц, начиная с № 16. На практике для учёта прочих операций из месяц в месяц используется один и тот же мемориальный ордер № 16.

Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного учётного документа) как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчёта и кредиту другого субсчёта или дебету одного субсчёта и кредиту нескольких субсчётов (кредиту одного субсчёта и дебету нескольких субсчетов).

Для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации применяется расшифровка к мемориальному ордеру – форма № 803.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учёта, кроме того, и руководителем группы учёта.

Книга «Журнал – Главная» (форма № 308) открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год; учёт в ней ведётся по субсчетам, определённым Планом счетов для ведения операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников.

Для обеспечения раздельного учёта операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников (материальных ценностей, средств в расчётах и др.), субсчёту присваивается отличительный признак в виде номера:

1 — по бюджетным средствам;

2 – по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, по предпринимательской деятельности;

3 – по целевым средствам и безвозмездным поступлением.

Записи в книгу «Журнал – Главная» заносятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров — накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записываются сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчётов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру».

Второй строкой после оборотов за месяц выводится на начало следующего месяца по каждому субсчёту.

По истечении каждого отчётного месяца все мемориальные ордера – накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документам должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке указываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки, дела; отчётный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Первичные учётные документы брошюруется в бухгалтерии по участкам учёта в хронологическом порядке, по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учёта и соответствующему субсчёту.

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за организацию хранения первичность учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель учреждения.

Учреждения обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течении сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Изъятие первичных учётных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, соответствующие должностные лица учреждения могут снять с них копии с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или уничтожения первичных учётных документов руководитель учреждения приказом назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны Государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Учреждения обязаны составлять и представлять бухгалтерскую периодическую и годовую отчётность в порядке, установленном Минфином России. Бухгалтерская отчётность учреждения должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений. Учреждения представляет месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчётность вышестоящей организации в установленные сроки. Учреждения, финансируемые из федерального бюджета, месячную отчётность представляют только органу федерального казначейства Минфина России. Квартальные и годовые отчёты учреждений, финансируемых из федерального бюджета, перед представлением вышестоящей организации согласуются с органом федерального казначейства Минфина России, в котором открыты их лицевые счета, на соответствие объёмов финансирования, остатков финансирования и кассовых расходов в разрезе кодов экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации.

День представления учреждением бухгалтерской отчётности определяется по дате её почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности. Если дата представления бухгалтерской отчётности приходится на нерабочий (выходной) день, то сроком представления отчётности считается первый, следующий за ним рабочий день.

Бухгалтерская отчётность, содержащие показатели, отнесённые по действующему законодательству к государственной тайне, представляется с учётом требований этого законодательства.

Главные распорядители представляют сводную месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчётность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, находящихся в их ведении, соответственно Минфину России и органом, исполняющим бюджеты субъекты РФ и местные бюджеты, в установленные ими сроки.

Сводная бухгалтерская отчётность подписывается руководителем и главным бухгалтером главного распорядителя, ответственность которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Автоматизация бухгалтерская учёта основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учёта с составлением баланса в соответствии с планом счетов и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учёта. В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учёта исполнения сметы доходов и расходов учреждения данные синтетического и аналитического учёта формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители — выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, Главная книга, ведомости, отчёт и т.п.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным для регистров бухгалтерского учёта.

При обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учётом исправлений. Внесение исправлений осуществляется на дату обнаружения ошибочных данных путём обязательного оформления изменённых документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.

Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту