Верно ли, что путевой лист можно заполнять не ежедневно, а на целый месяц? Организация не является автотранспортным предприятием, арендует автомобили

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 107076, г. Москва, ул. Стромынка, д. 19, к. 2, internet@garant.ru .

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3153), adv@garant.ru. Реклама на портале.Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Оформление путевого листа в командировке

Заполнение путевого листа в соответствии с требованиями действующего законодательства с учетом всех требуемых данных и понесенных затрат, позволит предприятию избежать проблем с учетом понесенных расходов, а водителю – получить ту зарплату за фактически выполненную работу, на которую он рассчитывал. Именно поэтому так важно знать, какие требования предъявляются к путевому листу при его оформлении, каков порядок его оформления и какие нюансы следует учесть при его составлении.

Из этой статьи вы узнаете:

• зачем нужен путевой лист;
• какие основные нормативные документы принимаются во внимание при оформлении путевого листа;
• как правильно оформить путевой лист в командировке и какие реквизиты для него являются обязательными;
• как выглядит требуемый документ на конкретном примере путевого листа для командировки.

Автомобили различного типа и назначения в той или иной степени используются сегодня в коммерческих целях практически любой действующей компанией. В отдельных случаях такая необходимость может возникнуть в связи с обеспечением сообщения между офисами, иногда - для доставки сотрудников к месту работы, в других случаях - как основное средство дохода предприятия, к примеру, в случае транспортного предприятия, регулярно совершающего пассажирские или грузовые перевозки. В соответствии с требованием Федерального закона 08.11.2007 N 259-ФЗ учет и контроль работы во время служебной командировки регулируются "Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Именно в соответствии с этим ФЗ составляется и оформляется путевой лист.

В соответствии со ст. 6 Устава автомобильного транспорта, перевозка пассажиров, багажа и грузов легковыми и грузовыми автомобилями, автобусами, трамваями, троллейбусами разрешается только при наличии у водителя ТС путевого листа, оформленного в соответствии с требованием Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N152 (далее - Приказом 152). В этой связи путевой лист – это не просто документ, обосновывающий затраты компании, но документ, который водитель обязан иметь при себе согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения. Соответственно, востребовать его для проверки на дороге имеют полное право любой сотрудник ГАИ.

Стандартная форма путевого листа, в зависимости от типа автомобиля, оформляется с учетом требований Постановления Госкомстата России от 28.11. 1997 г. за N78:

• форма 3 (для легкового автомобиля);
• форма 3 спец (для специального автомобиля);
• форма 4 (для легкового такси);
• форма 4-С, П (для грузового автомобиля);
• форма 6 (для автобуса);
• форма 6 спец (для автобуса не общего пользования).

Этим же Постановлением утверждается форма (N8) специализированного журнала учета движения путевых листов, используемая бухгалтерией предприятия.

Путевой лист, составленный в полном соответствии с требованиями законодательства является одним из тех документов, на которых ссылается водитель, обосновывая понесенные расходы на горюче-смазочные материалы.

Нужно отметить, что с 1 января 2013 г. формы, которые отражены в альбомах унифицированных форм первичной документации не рассматриваются в его составе как обязательные. Другими словами, при использовании компанией автомобилей для личных нужд она вправе выработать свою, внутреннюю форму путевого листа. Вместе с тем, к числу обязательных относятся те требования к форме документов, которые отражают актуальную информацию первичных учетных документов, т. е. все необходимые реквизиты, перечисленные в Приказе N152.

В том случае, если организация или частный предприниматель являются автотранспортным предприятием, оформление путевого листа унифицированной формы в соответствии с требованиями Постановления N78 с учетом обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе N152 становится обязательным.

К числу обязательных реквизитов путевого листа в соответствии с Приказом относят:

1. Номер и наименование путевого листа
2. Сведения относительно срока действия путевого листа с обязательным указанием дат (числа, месяца, года), включая дату начала действия документа и дату окончания срока его действия.
3. Сведения о владельце транспортного средства (если юр. лицо - наименование, выбранная организационно-правовая форма, юридический адрес, номер телефона. Если частный предприниматель - ФИО, почтовый адрес, номер телефона). Здесь следует заметить, что на путевом листе могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, багажа, грузов городским наземным электрическим или автомобильным транспортом.
4. Сведения о транспортном средстве, включая:

• тип транспортного средства (грузовой автомобиль легковой автомобиль, троллейбус, трамвай, автобус), модель ТС, а также модель автомобильного прицепа или полуприцепа в случае их использования;
• регистрационный государственный знак автобуса, троллейбуса, автомобиля и, в случае использования автомобилем, регистрационный знак прицепа или полуприцепа;
• показания одометра (количества полных километров пробега) с момента выезда - до момента въезда ТС из/в гараж (депо);
• дату (с указанием числа, месяца и года) и времени (указанием часов и минут) выезда ТС из гаража (депо) и его въезда на место постоянной стоянки.

5. Сведения о водителе, в обязательном порядке включающие фамилию, имя, отчество, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его медицинских осмотров до и после рейсов.

6. Печать организации и подписи лиц, на которых ссылается документ.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
4. Охрана труда - почему теперь это важно

Приказом Минтранса РФ N152 оговаривается, что путевые листы могут быть оформлены и выписаны диспетчером или уполномоченным лицом на один день/смену, или же на срок, не превышающий один месяц. Вопрос, при каких условиях путевой лист становится возможным оформить на время, превышающее один день отдельно в Приказе не обсуждается. Тем не менее, именно такой порядок оформления предусматривается руководством предприятия при оформлении путевого листа в командировке. Маршрут движения ТС в этом случае прописывается по каждому пункту следования.

Таким образом, неспециализированные компании, вне зависимости от формы составления путевого листа (собственной или утвержденной), согласно Приказу N 152 имеют право выписать документ на срок до месяца, что подтверждает Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.

Принимая решение о том, на какой срок возможно и юридически корректно будет оформить путевой лист, мы бы рекомендовали исходить из общих принципов, разъясненных в разделах законодательства РФ, связанных с бухгалтерским учетом, в частности в п. 6 ПБУ 1/2008 об "Учетной политике организации". В соответствии с этим документом при составлении путевого листа при командировке следует учитывать требования:

• рациональности (учитывая условия хозяйствования и размер организации);
• своевременности (факты хоз. деятельности предприятия отражаются в отчетности и учете своевременно);
• приоритетности содержания перед формой (в основе фактов, отражаемых в учете ложится не столько правовая форма, сколько условия хозяйствования и их экономическое содержание).

Особо подчеркнем, что все расходы на ГСМ списываются согласно кассовым чекам, талонам и прочим документам, основывающимся на путевом листе.

Согласно общей практике путевой лист оформляется на каждое ТС, которое использует юридическое лиц или ИП в процессе осуществления коммерческой деятельности. Допускается оформление нескольких путевых листов на автомобиль, используемый в течение срока его действия несколькими водителями посменно - по одному на каждого водителя.

Если индивидуальный предприниматель сам принимает на себя обязанности водителя, то дату, время и показания одометра при выезде/заезде транспортного средства с/на постоянную стоянку проставляются самим предпринимателем (согласно п. 14 Порядка заполнения).

Обязательный срок хранения оформленных путевых листов в архиве предприятия - не менее пяти лет.

Путевой лист грузового автомобиля:

Доступно только авторизованным пользователям

• Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П) (образец).xls
• Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля (бланк).xls

Доступно только подписчикам

• Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П) (бланк).xls
• Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls

Как оформить путевой лист при транспортных перевозках

Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «Я Бизнесмен », в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать

Екатерина Костакова 5 апреля

Ваша компания вправе использовать транспорт сторонней организации или свой собственный. Если у вашей фирмы есть свой автомобиль, среди прочих первичных документов вы заполняете путевые листы. Эксперты Школы бухгалтера делятся советами, как правильно оформлять путевые листы, и приглашают на открытый вебинар про оформление первичных документов при транспортных перевозках.

Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа. Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике.

В форму путевого листа нужно включить реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т д.). Также в путевом листе необходимо закрепить обязательные реквизиты, применяемые ко всем первичным документам: наименование документа, дату его составления, название организации, составившей документ и т д. (полный перечень — в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Что касается остальных данных, то к ним требований нет. Можно включать любые, необходимые для учета вашей бухгалтерии.

Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок, не более одного месяца. Если компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день.

Путевые листы оформляют в одном экземпляре, для каждого транспортного средства — свой путевой лист.

На практике часто встречается ситуация, когда одним автомобилем пользуются несколько водителей, работающих посменно. В этом случае можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя.

Смотрите комментарий Ольги Букиной, ведущей вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках», о том, как указать маршрут в путевом листе:

Лучше указать подробный маршрут, иначе налоговая инспекция может усомниться в реальности затрат на ГСМ. Если ваш транспорт ежедневно совершает поездки по одним и тем же маршрутам в пределах одного населенного пункта, то в путевом листе можно указать формулировку «поездки по городу». Но в этом случае лучше дать расшифровку этому понятию в отдельном документе, где будет указано, что «поездки по городу» — это, к примеру, ежедневное посещение двух филиалов и склада. Если поездка однодневная, то ее можно указать в самом путевом листе. Если путевой лист оформляется на более длительный срок, например, на месяц, то нужно оформить отдельное приложение к путевому листу и там отразить все маршруты.

12 апреля в Школе бухгалтера состоится открытый вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках ». Аудитор Ольга Букина расскажет, как оформлять первичку при использовании транспорта сторонней организации, а также собственного транспорта компании.

Вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

Можно ли путевой лист оформить на месяц? Сайт

Можно, при условии, что принятие такого решения соответствует принципу рациональности, с учетом которого формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность.

Обоснование. В Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. которым утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, говорится, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяца. При этом в приказе не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день.

К примеру, в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок. Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Та же участь, соответственно, постигла указания по применению унифицированных форм.

При решении вопроса о том, на какой срок организация может оформить путевой лист, следует исходить из общих принципов, заложенных в законодательстве РФ о бухгалтерском учете. Напомним, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. В свою очередь, под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона № 402-ФЗ ).

Принципы, с учетом которых формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, перечислены в п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». К ним среди прочего относятся:

– требование своевременности (факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и отчетности своевременно);
– требование приоритета содержания перед формой (факты хозяйственной жизни отражаются в учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования);
– требование рациональности (с учетом условий хозяйствования и величины организации бухгалтерский учет должен вестись рационально).

В Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России. одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997, подмечено, что на практике можно столкнуться с необходимостью выбора между разными требованиями. Задача решается путем достижения соответствующего баланса между требованиями, главное – реализовать цель бухгалтерского учета. В итоге относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.

В связи с этим организация, делая упор на принцип рациональности (допустим, поездки, совершаемые водителем, не продолжительны во времени), вправе принять решение об оформлении путевых листов на период, превышающий один день (в том числе в определенных ситуациях, например, при отправлении сотрудника в командировку). Минфин в свое время указал: первичные документы необходимо составлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Нетранспортные компании могут оформить путевой лист на несколько дней, неделю или на любой другой срок, не превышающий месяца ( Письмо от 30.11.2012 № 03-03-07/51 ). Об этом также сказано в Постановлении ФАС ВВО от 27.04.2009 по делу № А38-4082/2008-17-282-17-282.