Руководства, Инструкции, Бланки

Положение О Визировании Документов Образец img-1

Положение О Визировании Документов Образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Визирование документов - это что такое? Правила визирования

Визирование документов - это что такое? Правила визирования

October 25, 2016

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Другие статьи

Визирование – контроль качества документа

Прежде чем специалист по кадрам представит руководителю организации на подпись организационно-распорядительный документ, например приказ или локальный нормативный правовой акт, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, т.е. завизировать. Для оформления виз существуют особые правила, о которых пойдет речь в настоящей статье.

Документы, создаваемые организацией, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию.

Согласование может проводиться как вне организации – с подчиненными и неподчиненными организациями, так и внутри ее – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование). Внутреннее согласование называется визированием и оформляется с использованием реквизита «виза». Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений.

Требования к оформлению визы

Порядок визирования документов, а также требования к его оформлению определены государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству).

Право согласования (визирования) документов закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных нормативных правовых актах организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).

Перечень должностных лиц, согласующих конкретный документ, определяет составитель документа, исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов (п. 61 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: не путайте согласование и ознакомление с документом – это не одно и то же. Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Внутреннее согласование документов

Внутреннее согласование документов

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

  • руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
  • руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
  • юридической службой;
  • заместителями руководителя организации;
  • службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

  • руководителем службы персонала;
  • главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
  • руководителями заинтересованных подразделений;
  • юридической службой;
  • работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

  • исполнителем;
  • руководителем подразделения, подготовившего письмо;
  • руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
  • заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Начальник коммерческого отдела

Если должностное лицо, визирующее документ, имеет замечания по проекту документа или в принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:

Начальник коммерческого отдела

Начальник коммерческого отдела

Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.

Документы, подлинники которых остаются в организации (организационно-правовые, распорядительные), визируются на первом экземпляре, то есть на экземпляре, который поступает на хранение в дело организации. Документы, подлинники которых направляют в другие организации, визируются на копии, остающейся в деле организации.

Прежде всего, это касается переписки. Но здесь возможны варианты. Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело. В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение. Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле документа, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступления.

При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.

При полистном визировании визы проставляются на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения к договору. Полистное визирование проводится лицом, ответственным за оформление договора.

Документы, регламентирующие порядок визирования

Установленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (положения этого стандарта рассмотрены в статье).
  2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.
  3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.

В частности, в Правилах говорится:

“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.

В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п. 2.7.1.2), что проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,

руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы документационного обеспечения управления и юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Имеющиеся в нормативных документах положения в целом согласуются с положениями данной статьи.

Электронное согласование документа

В организациях, использующих системы электронного документооборота, согласование (визирование) документов может осуществляться в автоматизированном режиме. В этом случае проект документа рассылается всем заинтересованным лицам по электронной почте. Подтверждением доставки документа заинтересованному лицу является уведомление о прочтении, получаемое службой ДОУ. В соответствии с установленным в организации режимом доступа к системе электронного согласования должностные лица проставляют отметки о согласовании (“Согласовано”, “Согласовано с замечаниями” и др.), заверяемые электронной цифровой подписью. В системе электронного согласования лист согласования оформляется как отдельный лист, он может быть распечатан и приложен к документу, если документ оформляется как документ на бумажном носителе.

Несомненным достоинством электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру. Оптимизация процедуры согласования по времени – одна из важнейших задач службы ДОУ. С этой целью в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.

Например, при регламентации процедуры согласования распорядительных документов в инструкции может быть установлено, что проекты распорядительных документов:

  • имеющие приложения большого объема (многостраничные документы) – согласовываются в срок от 3 до 5 дней;
  • имеющие приложения справочного характера – согласовываются в течение 2–3 дней;
  • без приложений – в течение 1–2 дней.

Подобный порядок установлен, например, Регламентом правительства Москвы, утв. постановлением правительства Москвы от 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 “Сроки согласования и проведения экспертизы”).

Положение о визировании договоров - Полезные для юристов ссылки - Конференция ЮрКлуба

Татьяна Ш. 02 Ноя 2010

«Утверждаю»
Генеральный директор ЗАО «*******»
_______________*.*.*************
«___» _______________ 2006 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе в Закрытом акционерном обществе «*******»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок осуществления договорной работы, в том числе подготовки и заключения договоров, в ЗАО «*******».
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые и иные договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Общества уполномоченными лицами (в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам).
1.3. Руководитель выступающего с инициативой установления договорных отношений структурного подразделения Общества (далее – Подразделение-Исполнитель) в пределах своей компетенции несет ответственность за целесообразность заключения договора, а также качество, своевременность и полноту его выполнения.
2. Подготовка проекта договора
2.1. Подготовка проекта договора осуществляется Подразделением-Исполнителем, при необходимости – совместно с Юристом Общества, либо предполагаемым Контрагентом и включает в себя составление текста проекта договора и приложений к нему в письменной форме в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также внутренними документами Общества.
2.2. Подписи сторон должны стоять на каждом листе договора. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.
2.3. В случае необходимости разработки проектов договоров, связанных с реализацией сложных задач, по решению Генерального директора Общества могут создаваться специальные рабочие группы по подготовке проектов договоров. При необходимости к разработке проектов договоров могут быть привлечены сторонние лица и организации. Договоры с такими организациями заключаются в порядке, установленном настоящим Положением.
2.4. Проект договора должен состоять как минимум из следующих частей: преамбула, предмет договора, порядок расчетов (при наличии расчетов), права и обязанности сторон, ответственность сторон, обстоятельства непреодолимой силы, заключительные (прочие) условия договора, адреса (юридический и фактический) и реквизиты сторон.
2.5. Проекты договоров составляются в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора. Экземпляр Договора, принадлежащий Обществу, должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее – Визовый экземпляр).
2.6. Если договоры требуют нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то они составляются в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
2.7. При заключении договора с иностранными лицами не только на русском языке Подразделение-Исполнитель до начала процедуры согласования проекта договора содействует получению качественного перевода текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
3. Согласование проекта договора
3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием даты визирования. Визирование проекта договора осуществляется руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения.
3.2. Наличие на проекте документа или договора визы означает, что соответствующее подразделение ознакомилось с его содержанием и в пределах своей компетенции подтверждает, что он соответствует действующему законодательству, внутренним документам Общества, соблюден порядок его принятия (заключения), а содержание проекта документа (договора) и последствия его принятия (заключения) соответствуют интересам Общества.
3.3. Подразделение-Исполнитель представляет проект договора для визирования со всеми прилагаемыми документами, предусмотренными настоящим Положением и другими внутренними документами Общества.
Визирующее лицо при необходимости может запросить у Подразделения-Исполнителя дополнительные документы. Таковыми являются, как правило, следующие документы по Контрагенту:
1. нотариально удостоверенные копии учредительных документов, всех изменений к ним, свидетельств о государственной регистрации внесенных изменений и дополнений,
2. нотариально удостоверенная копия паспорта (если Контрагентом является физическое лицо);
3. подтверждение полномочий лица на подписание договора, оформленных надлежащим образом (нотариально заверенная копия протокола (решения) уполномоченного органа управления Контрагента о назначении единоличного исполнительного органа; оригинал либо нотариально заверенная копия доверенности, если договор со стороны Контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления Контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами Контрагента);
4. нотариально удостоверенные копии свидетельств о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
5. выписка регистрирующего органа из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), выданную не позднее, чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
6. нотариально заверенная копия лицензии, если деятельность, которую осуществляет Контрагент при взаимодействии с Обществом, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
7. бухгалтерский баланс Контрагента на последнюю отчетную дату;
8. банковская карточка (заверенная нотариально либо обслуживающим банком) с образцами подписей и оттиска печати Контрагента.
3.4. Проект договора визируется на последнем листе визового экземпляра текста проекта договора (документа), а также на последних листах приложений, в следующей последовательности:
1. Руководитель Подразделения-Исполнителя (также визы на всех листах проекта);
2. Заместитель Генерального директора по коммерческим вопросам;
3. Главный бухгалтер;
4. Юрист (также визы на всех листах проекта).
3.5. К проекту договора прикладывается Лист согласования установленной формы. На Листе согласования указывается ФИО и должность сотрудника Подразделения-Исполнителя, непосредственно осуществляющего работу по подготовке проекта договора (Ответственный исполнитель), наименование, дата и номер предоставляемого на визирование документа, наименование и адрес Контрагента с указанием номера ОГРН.
3.6. На Листе согласования ставятся подписи визирующих лиц с указанием даты получения документа и его возврата Подразделению-Исполнителю, а также наличия либо отсутствия замечаний.
3.7. Время рассмотрения и визирования проекта договора не должно превышать четырех часов рабочего времени визирующего подразделения с момента поступления в данное подразделение. При наличии уважительных причин время рассмотрения проекта договора может быть увеличено.
3.8. В случае, если, по мнению соответствующего подразделения, представленный на согласование проект документа (договора) не отвечает предусмотренным в п. 3.2. настоящего Положения требованиям, визирующее лицо должно представить Подразделению-Исполнителю свои замечания относительно указанного проекта. Замечания излагаются на Листе согласования за подписью визирующего лица. При большом объеме замечаний они могут быть изложены на отдельном листе со ссылкой на них в Листе согласования.
3.9. В целях ускорения согласования договора, визирующие подразделения обязаны предпринять меры по урегулированию (устранению) замечаний на стадии заполнения Листа согласования, на котором в данном случае делается отметка об устранении возникших замечаний.
3.10. В случае несогласия визирующего лица с условиями проекта договора (документа) виза на проекте договора (документа) не проставляется.
3.11. После устранения замечаний проект договора подлежит направлению в подразделение, представившее замечания, для повторного рассмотрения. При этом срок нахождения на визировании считается с даты повторного поступления проекта договора и всех необходимых документов в подразделение. После повторного рассмотрения и при отсутствии дополнительных замечаний проект договора визируется в порядке, предусмотренном настоящим разделом.
3.12. В случае если замечания по проекту договора не были устранены, проект договора визируется с отметкой «с замечаниями», а к проекту договора прикладывается текст замечаний на Листе согласования, подписанный руководителем подразделения (его заместителем), в которое проект договора был представлен на согласование.
3.13. В случае если по предложениям и замечаниям визирующего подразделения в проект договора были внесены изменения и дополнения, затрагивающие компетенцию других структурных подразделений, новую редакцию проекта договора повторно визируют подразделения, к компетенции которых относятся внесенные изменения. Визы остальных подразделений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
3.14. Если при согласовании проекта договора с иностранными лицами не только на русском языке в его текст вносились изменения и дополнения, Подразделение-Исполнитель повторно содействует получению качественного перевода текста Договора, изменений и дополнений к нему на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.
3.15. Контроль процедуры визирования и сроков нахождения проекта договора на визировании в структурных подразделениях осуществляется Подразделением-Исполнителем.
4. Подписание договора, его регистрация и хранение
4.1. Подразделение-Исполнитель представляет проект договора с приложением Листа согласования и протокола разногласий (при его наличии) на подпись лицам, указанным в пункте 4.2 настоящего Положения, только при наличии виз, предусмотренных настоящим Положением.
4.2. От имени Общества договоры подписываются Генеральным директором или лицом, осуществляющим его полномочия на законном основании. При этом указанные лица вправе не согласиться с мнением любого подразделения Общества, давшего отрицательное заключение по проекту документа, однако обязаны перед подписанием документа убедиться, что документ прошел процедуру рассмотрения в соответствующих подразделениях Общества (имеются визы или письменные заключения соответствующих подразделений).
4.3. В случае несогласия с отдельными положениями договора, проект которого разработан Контрагентом, он может быть подписан со ссылкой на Протокол разногласий.
4.4. Протокол разногласий к разработанному Контрагентом проекту договора, как неотъемлемая часть проекта договора, подготавливается с учетом замечаний визирующих лиц, и визируется в порядке, предусмотренном для договоров, за исключением составления Листа согласования. При его подготовке должны учитываться замечания структурных подразделений Общества, полученные при визировании.
4.5. Разработанный Контрагентом протокол разногласий к договору, а также любые иные приложения к договору, изменяющие или дополняющие его условия, подлежат визированию в установленном настоящим Положением порядке.
4.6. Протокол разногласий составляется только в том случае, если невозможно по соглашению с Контрагентом внести на основании замечаний визирующих лиц либо Контрагента исправления в текст Договора. Измененных текст Договора визируется в установленном порядке руководителями тех структурных подразделений, чью компетенцию затрагивают внесенные изменения.
4.7. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, Подразделение-Исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет Контрагент по договору.
4.8. Визовый экземпляр договора регистрируется и хранится вместе со всеми прилагаемыми документами в соответствии с принятыми в Обществе правилами.
5. Дополнительные положения.
5.1. Контроль за исполнением договоров, а также взаимодействие с Контрагентами осуществляет Подразделение-Исполнитель.
5.2. В случае нарушения Контрагентом условий договора Подразделение-Исполнитель направляет Юристу Общества документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к Контрагенту.
5.3. Договорную работу в филиалах, представительствах Общества, а также дочерних (зависимых) организациях рекомендуется осуществлять на основании норм, разработанных с учетом настоящего Положения.
5.4. Впредь до принятия соответствующего нормативного акта Общества по данному вопросу, предусмотренный настоящим Положением порядок согласования распространяется также на проекты локальных нормативных актов Общества, а также (по решению Генерального директора Общества) и на иные документы Общества, в том числе:
• приказы об увольнении работников (кроме случаев увольнения по инициативе работника либо по соглашению сторон трудового договора);
• приказы о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
• приказы о переводе работников (в том числе временном);
• прочие приказы, издаваемые Генеральным директором Общества;
• любые иные документы, по решению Генерального директора Общества.
5.5. Для предусмотренных п. 5.4. случаев визирующими лицами являются руководители тех структурных подразделений Общества, компетенцию которых затрагивает действие данного документа; состав визирующих лиц определяется на основании распоряжения Генерального директора ЗАО «*******».

Приложение 1: форма Листа согласования

Приложение 1
к Положению о договорной работе в ЗАО «*******»


Форма Листа согласования
Предусмотренный Положением о порядке согласования договоров в ЗАО «*******» Лист согласования составляется на листе бумаги формата А4 с размещением в верхней части листа нижеприведенной формы, которая заполняется в соответствии с данным Положением.

Закрытое акционерное общество «*******»
Лист согласования
Ответственный сотрудник Подразделения-Исполнителя (должность, ФИО)

Дата, подпись:
Документ (наименование, номер, дата)

Контрагент (наименование организации, адрес, номер ОГРН)

№ п/п Визирующее подразделение Получено
(дата, подпись) Возвращено
(дата, подпись, наличие замечаний)
1.
2. Зам. ГД по коммерческим вопросам
3. Главный бухгалтер
4. Юрист

Замечания визирующих подразделений:

КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК___________________
(ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО)

от «___»_________ 200___ г. № ___

Об упорядочении работы по подготовке, заключению, регистрации, хранению и администрированию договоров (соглашений)

В целях упорядочения организации работы по подготовке, заключению, регистрации, хранению и администрированию договоров (соглашений), ПРИКАЗЫВАЮ:

1. УСТАНОВИТЬ, что любая сделка «________________» (ЗАО), далее «Банк», совершаемая в письменной форме (т.е. путем опережающего составления документа, подписываемого от имени лиц, совершающих сделку, и скрепляемого печатями сторон), подлежит обязательному согласованию с указанными в настоящем Приказе подразделениями и/или работниками Банка.
УСТАНОВИТЬ, что согласование банковских сделок, осуществляемых Банком, проводится: службой безопасности; управлением учета, расчетов и отчетности, юридическим отделом, службой внутреннего контроля.
УСТАНОВИТЬ, что согласование хозяйственных сделок, осуществляемых Банком, проводится: управлением учета, расчетов и отчетности, а также юридическим отделом.
УСТАНОВИТЬ, что согласование при осуществлении банковского контроля за валютными операциями клиентов Банка, а также иными администрируемыми Банком сделками его клиентов с нерезидентами и/или валютными ценностями, в которых Банк не выступает одной из сторон, проводится юридическим отделом и/или указанными в настоящем Приказе работниками Банка, имеющими высшее юридическое образование.

2. УТВЕРДИТЬ прилагаемый ПОРЯДОК подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров (соглашений), далее «Порядок» (Приложение 1). УСТАНОВИТЬ, что Порядок вводится в действие с «___» января 200____ г.

3. УТВЕРДИТЬ описание штампа визирования (Приложение 2). Административно – хозяйственному отделу (____________) ИЗГОТОВИТЬ штамп по утвержденному описанию. УСТАНОВИТЬ, что штамп согласования находится в ведении управления делами Банка и хранится в секретариате Банка.

4. УСТАНОВИТЬ, что при осуществлении банковского контроля за валютными операциями клиентов Банка, а также иными администрируемыми Банком сделками его клиентов с нерезидентами и/или валютными ценностями, в которых Банк не выступает одной из сторон, виза сотрудника юридического отдела Банка означает наличие всех установленных законодательством РФ существенных условий для контролируемой Банком сделки, юридическая квалификация которой (купля-продажа, выполнение работ, оказание услуг, и т.п.) разъяснена работнику подразделения, обратившегося за согласованием. Штамп визирования при таком согласовании на документы не ставится.

5. УСТАНОВИТЬ, что ответственность за несогласование сделок с подразделениями Банка несет руководитель подразделения Банка – инициатора сделки, или подразделения, осуществляющего администрирование сделки, в которой Банк не выступает одной из сторон.

6. УСТАНОВИТЬ, что утвержденный настоящим Приказом Порядок не применяется при заключении Банком публичных договоров, трудовых договоров, а также не изменяет и не дублирует порядок внутреннего контроля за соответствием деятельности Банка и его работников законодательству, нормативным актам и стандартам профессиональной деятельности, урегулированием конфликтов интересов, обеспечением надлежащего уровня надежности.

7. УСТАНОВИТЬ, что правом согласования в форме визирования, наделены следующие работники Банка: ______________________________

8. Директорам филиалов Банка в месячный срок разработать на основании Порядка, согласовать с юридическим отделом Банка и утвердить своими приказами процедуры подготовки, заключения, регистрации, хранения и администрирования договоров (соглашений) в филиалах Банка.

9. Отделу кадров (_________________________) обеспечить ознакомление с настоящим Приказом нынешнего и будущего состава применяющих Приказ работников Банка под роспись, а также обеспечить наличие копии Приказа в каждом, применяющим Приказ, структурном подразделении.

10. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Председателя Правления _______________________.


Председатель Правления _________________________

Утвержден
Приказом Председателя Правления
«_____________» (ЗАО)
от «___»________ 200__ г. № _____
(Приложение 1 к Приказу)
ПОРЯДОК
подготовки, заключения,
регистрации и хранения договоров (соглашений)

1. Юридический отдел по предложениям заинтересованных структурных подразделений – инициаторов сделок постоянно осуществляет разработку (совершенствование) примерных форм договоров (соглашений), в которых одной из сторон выступает «____________» (ЗАО), далее «Банк».

2. Инициатором сделки, подлежащей согласованию, является структурное подразделение Банка, проводящее переговоры с контрагентом по существенным условиям готовящейся сделки. Инициатором сделки не может быть подразделение, осуществляющее ее согласование.

3. Комплект документов для сделки, в которой одной из сторон выступает Банк, подготавливается инициатором сделки на основании примерных форм договоров (соглашений), разработанных юридическим отделом Банка, или на основании проекта, предложенного контрагентом.

4. Если примерная форма договора (соглашения) в Банке отсутствует, а соответствующий проект контрагентом не предложен, то проект договора (соглашения) разрабатывается юридическим отделом Банка в срок, не превышающий двух рабочих дней, исчисляемый с момента представления разработчику всех необходимых исходных документов и сведений. Если для заключения сделки дополнительно требуются документы контрагента, не предусмотренные типовыми формулярами Банка, юридический отдел включает перечень дополнительных документов в разрабатываемый проект договора (соглашения), либо определяет этот перечень в виде отдельного документа. После разработки проект с перечнем требуемых документов передается инициатору для отражения в тексте проекта существенных условий сделки согласно достигнутых с контрагентом договоренностей.

5. Отражение в тексте проекта существенных условий сделки означает ответственность руководителя структурного подразделения – инициатора за соответствие ожидаемой доходности предполагаемой сделки интересам Банка; соответствие достигнутых договоренностей по существенным условиям изложенному в проекте; правильность экономических расчетов, содержащихся в бизнес – планах и других документах контрагента, и их соответствие проводимой Банком операции (сделки), ее объему, и т.п.; наличие необремененного правами третьих лиц имущества, служащего обеспечением исполнения обязательств контрагента Банка по сделке, расчеты по приобретению которого завершены; наличие всех документов контрагента Банка, представление которых предусмотрено типовой формой договора (соглашения), а также типовыми формулярами Банка и дополнительным перечнем.

6. На предназначенные для визирования документы инициатором проставляется штамп визирования и заполняются графы «Подразделение – инициатор» и «Юридическая квалификация (название) договора (соглашения)». Штамп визирования применяется для унификации процесса визирования. Описание штампа устанавливается Приказом по Банку. Штамп проставляется инициатором на оборотной стороне последнего листа рабочего экземпляра Банка, предназначенного для согласования, непосредственно перед передачей для визирования. Проект договора, на котором проставляются штамп и визы, является рабочим экземпляром Банка, предназначенным исключительно для согласования.

7. Предназначенные для визирования документы инициатор, как правило, передает руководителю согласующего подразделения. Перечень работников, могущих самостоятельно осуществлять визирование, устанавливается Приказом по Банку. Техническое рассмотрение проектов договоров в структурных подразделениях Банка осуществляется по поручению их руководителей любыми работниками этих подразделений. Обстоятельства, препятствующие визированию, оперативно устраняются работниками структурного подразделения Банка - инициатора сделки, по требованию рассматривающего проект. Рассмотренный проект с устраненными замечаниями, передается руководителю согласующего подразделения Банка для согласования. Факт согласования оформляется визированием проекта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа, с указанием даты согласования. Завизированный проект возвращается инициатору сделки, для продолжения и/или завершения согласования.

8. Общий срок рассмотрения и согласования проекта договора не должен превышать 2 рабочих дней (16 рабочих часов), исчисляемый с момента передачи полностью заполненного инициатором проекта, содержащего все существенные условия сделки, на рассмотрение и согласование руководителям структурных подразделений.

9. Виза работника управления учета, расчетов и отчетности означает понимание порядка отражения в бухгалтерском учете вероятных частных случаев данной операции/сделки в соответствии с банковскими технологиями.
Виза работника отдела безопасности означает проведенную проверку самоличности гражданина, подписывающего договор с Банком, и действительность документов эту личность удостоверяющих; дееспособность лица; наличие действующего разрешения на право трудовой деятельности в Российской Федерации, если лицо является нерезидентом, замещающим должность в организации – контрагенте Банка.
Виза работника юридического отдела означает ответственность подписавшегося работника за соответствие проекта договора (соглашения) законодательству РФ; проведенную проверку наличия правоспособности лица, совершающего сделку; проведенную проверку наличия полномочий у его представителя; возможность правовой защиты интересов Банка исходя из приложенных к проекту договора документов контрагента Банка.

10. Инициатор сделки отвечает за своевременное получение документов от завивизировавших проект подразделений и передачу согласованного ими проекта следующему визирующему. Инициатор сделки обязан обеспечить возможность для структурного подразделения, рассматривающего документы последним (кроме службы внутреннего контроля), делать это не менее и не более одного полного рабочего дня.

11. При выявлении обстоятельств, свидетельствующих о возможности крупных рисков, несоразмерных с экономической целесообразностью сделки, согласование прекращается инициатором путем изъятия документов согласуемой сделки из документооборота на любом этапе визирования. По миновании надобности, не прошедшие визирование документы сделок уничтожаются инициатором в установленном в Банке порядке.

12. После получения визы последнего согласующего, инициатор с учетом внесенных в проект изменений и дополнений, подготавливает предусмотренное в договоре количество экземпляров договора (соглашения), заключаемого от имени Банка. Инициатор сделки отвечает за аутентичность текста рабочего экземпляра для визирования тексту экземпляров, на которых будут проставляться подписи участников сделки. В подтверждение такой аутентичности, подпись инициатора проставляется с лицевой стороны каждого листа экземпляров участников сделки.

13. После подготовки необходимого количества экземпляров, предназначенных для подписи сторонами, инициатор сделки передает их вместе с рабочим экземпляром руководителю службы внутреннего контроля для окончательного согласования. Служба внутреннего контроля осуществляет согласование в разумные сроки с учетом времени, необходимого для выполнения руководителем службы своих обязанностей.

14. Виза руководителя службы внутреннего контроля означает соответствие характеру и масштабам проводимых Банком операций, соответствие сделки стандартам профессиональной деятельности; наличие механизмов надлежащей защиты интересов Банка и его клиентов.

15. После получения визы службы внутреннего контроля документы представляются инициатором сделки на подпись Председателю Правления, Главному бухгалтеру или лицам, замещающим их в силу полномочий, предоставленных на основании приказа по Банку, и/или иным уполномоченным представителям Банка, действующим по доверенности.

16. После подписания договора от имени Банка, инициатор присваивает заключенному договору регистрационный номер подразделения, определяет один экземпляр и экземпляр с визами согласования (при его наличии) на хранение в установленном Банком порядке. Экземпляр контрагента должен быть прошит и пронумерован инициатором. На узел прошивки листов на последней странице экземпляра контрагента делается наклейка с заверительной надписью инициатора сделки, при этом не менее 30% заверительной надписи должно приходиться на данную наклейку.
Текст заверительной надписи:
«Пронумеровано, прошито
и скреплено печатью ___________ листов»
_________ ___________________
(подпись инициатора) (инициалы, фамилия)
«__» ___________ 200_ г.
После оформления экземпляра контрагента, инициатор снимает с него копию, и передает этот экземпляр контрагенту Банка. Данные о присвоенном контрагентом регистрационном номере договора воспроизводятся на оригинале Банка (при наличии информации). Для оперативной работы в структурных подразделениях используются только копии действующих договоров (соглашений), сделанных с экземпляра контрагента. Если процедура оформления документа исключала его прошивание, то инициатор делает об этом отметку в рабочем экземпляре Банка «Экземпляр контрагента не прошит».

17. Ответственность за сохранность документов исполняемых договоров несет руководитель подразделения – инициатора сделки, независимо от места хранения документов. Ответственность за сохранность документов исполненных сделок (до истечения срока их хранения) несет руководитель подразделения, в котором находятся документы.

18. Инициатор отвечает за организацию исполнения Банком заключенных договоров и контролирует исполнение этих договоров контрагентами. По поручению Председателя Правления Банка юридический отдел составляет претензионные документы и осуществляет методическое руководство претензионной работой подразделения, действия (бездействие) которого вызвали обращение с претензией.

19. Настоящий Порядок не применяется к заключаемым Банком договорам, которые в силу статьи 426 ГК РФ признаются публичными.

Утверждено
Приказом Председателя Правления
«___________» (ЗАО)
от «___»________ 200__ г. № _____
(Приложение 2 к Приказу)
Описание
штампа визирования проектов договоров (соглашений),
в которых одной из сторон выступает «______________» (ЗАО)

Штамп имеет форму прямоугольника.
По штампу располагается таблица с текстом следующего содержания:

Экземпляр «____________» (ЗАО). Сведения составляют служебную, коммерческую и банковскую тайну.
Заполняется инициатором
Подразделение – инициатор
Юридическая квалификация (название) договора (соглашения)
Подпись руководителя подразделения - инициатора, дата _____________________/___________/

Наименование подразделения Банка, фамилия, и.о. визирующего работника Подпись работника Банка, дата

Подписавшиеся работники подтверждают, что их подписи имеют значение, которое указано в Порядке подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров (соглашений) «_____________» (ЗАО)
Зарегистрировано «___»_______20___ г. № _________


РЕГЛАМЕНТ
прохождения документов по договорной деятельности
на выполнение работ ООО "Суслики"

1. Заказчик подает заявку на выполнение работ с приложениями (технической документацией, необходимой для определения объемов заказываемых работ) в секретариат, где она регистрируется и подается на подпись директору.

2. Заявка с визой директора подшивается в папку входящих документов.

3. Копия заявки с приложениями передается в подразделение исполнителя (далее Исполнитель) под роспись в журнале перемещения документов для подготовки договора (в зависимости от рода работ одновременно с договором подготавливается акт сдачи-приемки работ по данному договору). Срок подготовки договора – не более 2 рабочих дней. При необходимости данный срок может быть продлен до 5 рабочих дней по согласованию с заместителем директора, отвечающим за данный вид работ.
Контроль соблюдения сроков подготовки договора осуществляет секретарь.

4. Исполнитель передает копию заявки с приложениями в экономический отдел для выполнения расчета стоимости работ. В журнале перемещения документов экономического отдела делаются записи о принятии документов для выполнения расчёта и о выдаче готового расчёта под роспись.
Срок выполнения расчета стоимости работ по заявке – от 1 до 3 рабочих дня (в зависимости от объемов).

5. Копия заявки остается в подразделении исполнителя, где подшивается в папку заявок.

6. Договор, завизированный руководителями подразделения исполнителя и экономический отдел, акт сдачи-приемки и расчет стоимости передается на рассмотрение в юридический отдел, и после визирования возвращается в подразделение исполнителя.
Срок рассмотрения подготовленного договора до 1 рабочего дня.

7. Договор с актом сдачи-приемки и расчетом стоимости передается в бухгалтерию для оформления счета (для идентификации счета, в нем должно быть обязательное указание к какому договору выписан счет, а также дополнительная информация – счет на полную сумму договора или на предоплату).
Срок оформления счета 1 рабочий день.

8. Сформированный пакет документов по выполнению работ (завизированный договор в 2-х экземплярах, акт сдачи-приемки в 2-х экземплярах и счет) с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов передаётся в секретариат на подпись директору.

9. Подписанный пакет документов скрепляется печатью ООО "Суслики"и передается из секретариата в подразделение исполнителя (с обязательной регистрацией даты выдачи в журнале перемещения документов) для передачи заказчику.
Приложения, представленные заказчиком для определения объемов работ подлежат возврату заказчику.

10. Подписанный Заказчиком договор (экземпляр ООО "Суслики") регистрируется в журнале перемещения документов в секретариате и официально передается в юридический отдел, где хранится, как юридический документ. Все остальные заинтересованные подразделения работают только с ксерокопиями (зарегистрированными в секретариате).

11. При поступлении денежных средств на счет ООО "Суслики", о чём бухгалтерия в тот же день уведомляет исполнителя через секретариат, исполнитель обязан приступить к выполнению работ по договору, согласно условиям договора.

12. После выполнения работ (этапа работы) исполнитель готовит акт сдачи-приемки выполненных работ. (По договорам на строительно-монтажные работы акт визируется юристом и экономистом.)

13. Акт выполненных работ направляется через секретаря на подпись директору, а затем передается исполнителю с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов для отправки заказчику.

14. Исполнитель отвечает за подписание акта Заказчиком.
Контрольное время нахождения акта у Заказчика - 5 рабочих дней.

15. Подписанный акт сдачи-приемки исполнитель с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов передает через секретариат в бухгалтерию.
С акта сдачи-приемки выполненных работ снимается копия, которая хранится с договором в юридическом отделе.
Бухгалтерия на основании акта в течение 1 дня выписывает счет и счет-фактуру.
Акт сдачи-приемки выполненных работ хранится в бухгалтерии.

16. Выписанные счет и счет-фактура передаются бухгалтерией через секретаря на подпись директору, после чего возвращаются исполнителю с обязательной регистрацией в журнале перемещения документов времени выдачи для отправки заказчику (почтой или лично).

17. Бухгалтерия отслеживает поступление полной оплаты и информирует об этом юридический отдел для снятия договора с контроля.

18. Виновные в несоблюдении регламента прохождения документов могут быть подвергнуты наказанию в виде лишения премии до 60 % от начисленной по итогам работы за отчётный период.

Ludmila 02 Ноя 2010

Татьяна Ш. ,откуда Вы такой бред выкопали?

1.3. Руководитель выступающего с инициативой установления договорных отношений структурного подразделения Общества (далее – Подразделение-Исполнитель) в пределах своей компетенции несет ответственность за целесообразность заключения договора, а также качество, своевременность и полноту его выполнения.


Ответственность за целесообразность - сильно!
Уж не говоря о том, что возложение "ответственности за целесообразность" только на руководителя структурного подразделения - это бред.

при необходимости – совместно с Юристом Общества, либо предполагаемым Контрагентом


Ну правда, какая разница - свой юрист или контрагент.

Подготовка проекта договора. включает в себя составление текста проекта договора и приложений к нему в письменной форме

Да уж, если бы это не написали, никто бы не догадался!

Подписи сторон должны стоять на каждом листе договора. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.

Сначала речь о подписях сторон, т.е. об уже заключённом договоре. Птоом речь о проекте договора.
Почему не допускается оформление проекта договора на обеих сторонах листа, не поняла.

2.4. Проект договора должен состоять как минимум из следующих частей: преамбула, предмет договора, порядок расчетов (при наличии расчетов), права и обязанности сторон, ответственность сторон, обстоятельства непреодолимой силы, заключительные (прочие) условия договора, адреса (юридический и фактический) и реквизиты сторон.

Особенно порадовало про обстоятельства непреодолимой силы.

2.5. Проекты договоров составляются в количестве экземпляров, как правило, соответствующем количеству сторон договора. Экземпляр Договора, принадлежащий Обществу, должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее – Визовый экземпляр).

А не как правило? Можно и в меньшем?

Дальше читать этот бредовый опус не стала - свалилась под стол от смеха.

Bastinda 02 Ноя 2010