Трудовой договор с водителем

Общество с ограниченной ответственностью _________________________________________________________________________________________________,

именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице Директора ___________________________________________________________________, действующего на

основании Устава, с одной стороны, и гр-на(ки) Российской Федерации _____________________________________________________________ именуемого(ой) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.1. Работник принимается к Работодателю в организацию: _________________________________________________________________________________ для

выполнения работы по должности водителя с окладом ____________ (______________________) рублей в месяц.

1.2. Работнику устанавливается испытательный срок - ______ месяца (но не более 3 месяцев). При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с Работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого Работника не выдержавшим испытание. Если срок испытания истек, а Работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за три дня.

1.3. Работник обязан приступить к работе с "____"______________ 200___ г.

1.4. Работник гарантирует наличие водительских прав категории "______", позволяющих управлять __________________________________________________ автомобилями.

1.5. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.6. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы.

2.1. Работник подчиняется непосредственно ______________________________________________________________ .

2.2. Работник обязан:

2.2.1. Выполнять следующие должностные обязанности:

- обеспечивать своевременную подачу автомобиля к указанному месту для перевозки сотрудников Работодателя и других лиц;

- соблюдать Правила дорожного движения;

- обеспечивать своевременную заправку автомобиля топливом, охлаждающей жидкостью, замену смазочных материалов;

- бережно относиться к автомобилю Работодателя;

- проверять техническое состояние автомобиля перед выездом на линию;

- осуществлять сдачу автомобиля и постановку на отведенное место по возвращении;

- устранять возникшие во время работы на линии мелкие неисправности, не требующие разборки механизмов;

2.2.2. Соблюдать установленные Работодателем Правила внутреннего трудового распорядка, производственную и финансовую дисциплину, добросовестно относиться к исполнению своих должностных обязанностей, указанных в подп. 2.2.1 настоящего трудового договора.

2.2.3. Беречь имущество Работодателя, соблюдать конфиденциальность, не разглашать информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной Работодателя.

2.2.4. Не давать интервью, не проводить встречи и переговоры, касающиеся деятельности Работодателя, без разрешения его руководства.

2.2.5. Соблюдать требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

2.2.6. Способствовать созданию на работе благоприятного делового и морального климата.

2.3. Работодатель обязуется:

2.3.1. Предоставить Работнику работу в соответствии с условиями настоящего трудового договора. Работодатель вправе требовать от Работника выполнения обязанностей (работ), не обусловленных настоящим трудовым договором, только в случаях, предусмотренных законодательством о труде РФ.

2.3.2. Обеспечить безопасные условия работы в соответствии с требованиями Правил техники безопасности и законодательства о труде РФ.

2.3.3. Оплачивать труд Работника в размере, установленном в п. 1.1 настоящего трудового договора.

2.3.4. Выплачивать премии, вознаграждения в порядке и на условиях, установленных Работодателем, оказывать материальную помощь с учетом оценки личного трудового участия Работника в работе Работодателя в порядке, установленном Положением об оплате труда и иными локальными актами Работодателя.

2.3.5. Осуществлять социальное страхование Работника от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

2.3.6. Оплачивать, в случае производственной необходимости, в целях повышения квалификации Работника его обучение.

2.3.7. Ознакомить Работника с требованиями охраны труда и Правилами внутреннего трудового распорядка.

2.4. Работник имеет следующие права:

- право на предоставление ему работы, указанной в п. 1.1 настоящего трудового договора;

- право на своевременную и в полном размере выплату заработной платы;

- право на отдых в соответствии с условиями настоящего трудового договора и требованиями законодательства;

- иные права, предоставленные работникам Трудовым кодексом РФ.

2.5. Работодатель имеет право:

- поощрять Работника в порядке и размерах, предусмотренных настоящим трудовым договором, коллективным договором, а также законодательством РФ;

- привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случаях, предусмотренных законодательством РФ;

- осуществлять иные права, предоставленные ему Трудовым кодексом РФ.

3.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

Работа у Работодателя не производится в следующие праздничные дни:

- 1 и 2 января - Новый год;

- 7 января - Рождество Христово;

- 23 февраля - День защитника Отечества;

- 8 марта - Международный женский день;

- 1 и 2 мая - Праздник Весны и Труда;

- 9 мая - День Победы;

- 12 июня - День России;

- 7 ноября - годовщина Октябрьской революции, День согласия и примирения;

- 12 декабря - День Конституции Российской Федерации.

3.2. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осуществляется в нормальных условиях.

3.3. Работнику ежегодно предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск за первый год работы предоставляется по истечении шести месяцев непрерывной работы у Работодателя. В случаях, предусмотренных трудовым законодательством, по просьбе Работника отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы у Работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у Работодателя.

3.4. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику по его заявлению может быть предоставлен кратковременный отпуск без сохранения заработной платы.

3.5. При выполнении работ различной квалификации, совмещении профессий, работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни и др. Работнику производятся соответствующие доплаты:

3.5.1. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается в двойном размере, за исключением случаев, предусмотренных законом РФ (ст. 153 Трудового кодекса РФ).

3.5.2. При выполнении дополнительной работы по другой профессии (должности) или при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере ________________________ рублей.

3.5.3. Сверхурочная работа оплачивается в размере __________________________ рублей, при этом за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. По желанию Работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

3.6. Время простоя по вине Работодателя, если Работник в письменной форме предупредил Работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы Работника. Время простоя по причинам, не зависящим от Работодателя и Работника, если Работник в письменной форме предупредил Работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки (оклада). Время простоя по вине Работника не оплачивается.

3.7. Условия и размеры поощрительных выплат Работодателем Работнику устанавливаются в ______________________________________________________.

4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка Работодателя, а также причинения Работодателю материального ущерба он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству РФ.

4.2. Работодатель несет материальную и иную ответственность, согласно действующему законодательству, в случаях:

а) незаконного лишения Работника возможности трудиться;

б) причинения Работнику ущерба в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением им своих трудовых обязанностей;

в) причинения ущерба имуществу Работника;

г) задержки заработной платы;

д) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В случаях, предусмотренных в законе, Работодатель обязан компенсировать Работнику моральный вред, причиненный неправомерными действиями Работодателя.

4.3. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю, так и за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

5.1. Основанием для прекращения настоящего трудового договора является:

1) соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ);

2) расторжение трудового договора по инициативе Работника (ст. 80 ТК РФ);

3) расторжение трудового договора по инициативе Работодателя (ст. 81 ТК РФ);

4) перевод Работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

5) отказ Работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества Работодателя, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75 ТК РФ);

6) отказ Работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст. 73 ТК РФ);

7) отказ Работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (часть вторая ст. 72 ТК РФ);

8)отказ Работника от перевода в связи с перемещением Работодателя в другую местность (часть первая ст. 72 ТК РФ);

9) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);

10) нарушение установленных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ);

11) иные основания, предусмотренные законодательством РФ.

5.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.

6.1. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ) или сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ) Работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за Работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения Работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

6.2. При расторжении трудового договора по причине:

- несоответствия Работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы (подпункт "а" пункта 3 статьи 81 ТК РФ);

- призыва Работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);

- восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ст. 83 ТК РФ);

- отказа Работника от перевода в связи с перемещением Работодателя в другую местность (п. 9 ст. 77 ТК РФ) Работнику выплачивается выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка.

7.1. Работодатель гарантирует обеспечение страхования Работника в системе обязательного социального страхования, страховым обеспечением по отдельным видам которого является:

1) оплата медицинскому учреждению расходов, связанных с предоставлением застрахованному лицу необходимой медицинской помощи;

2) пенсия по старости;

3) пенсия по инвалидности;

4) пенсия по случаю потери кормильца;

5) пособие по временной нетрудоспособности;

6) пособие в связи с трудовым увечьем и профессиональным заболеванием;

7) пособие по беременности и родам;

8) ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

9) пособие по безработице;

10) единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

11) единовременное пособие при рождении ребенка;

12) пособие на санаторно-курортное лечение;

13) социальное пособие на погребение;

14) оплата путевок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей.

8.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

8.2. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.

8.3. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

8.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим трудовым договором, стороны руководствуются законодательством РФ, регулирующим трудовые отношения.

8.5. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, а другой у Работника.

ИНН ___________________, ОКПО ________________,ОКОНХ _________________,

Р/с ______________________________ в ___________________________________,

БИК _________________, К/с _____________________________,

паспорт серии ____________, № __________________,

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Экземпляр трудового договора получил (а)

Как оформить прием сотрудника на работу водителя с личным грузовым автомобилем

Новая организация будет заниматься транспортным экспедированием. Как правильно и лучше оформить на работу водителя с личным грузовым автомобилем.

Есть несколько вариантов:

1. Заключите трудовой договор с водителем, и предусмотрите в нем компенсацию за использование автомобиля в служебных целях.
2. Заключите трудовой договор с водителем и договор аренды его автомобиля (договор аренды транспортного средства без экипажа)
3. Заключите договор аренды транспортного средства с экипажем, в таком случае трудового договора у вас с сотрудником не будет
4. Если услуги перевозки разовые, то заключите гражданско-правовой договор

Подробнее об оформлении читайте в приведенном материале.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Материал взят из коммерческой версии

1.Рекомендация:Как оформить прием сотрудника на работу

Документы для приема на работу

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входят:*

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
• документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 );
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
• справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ ).

Об этом сказано в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ ).

С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр трудового договора. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.*

В коммерческих организациях

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения по зарплате, должности, режиму рабочего времени и т. д. Сведения о полагающихся сотруднику поощрительных выплатах (надбавках, доплатах) в трудовом договоре указывать необязательно. Достаточно сделать в трудовом договоре отсылку к коллективному договору или иному локальному нормативному акту организации, в котором прописаны основания и условия их выплаты. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ (например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера проводить меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация:Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию. но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.*

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации* (ст. 632 ГК РФ ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ )

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ ).

Главбух советует: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.*

В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ ).

Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см. например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73. от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420 ).

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным.* Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).*

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ ).

Главбух советует. при аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО).*

Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны три ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ ).

Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ ).

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б. утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 ) или в произвольной форме .

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация:Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства. но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.*

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.*

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или вдополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.*

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41). Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007 ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 .

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.*

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю* (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 ).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 ). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 ). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.

Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
• обосновывающие расчет суммы компенсации;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое