Категория: Бланки/Образцы
Документы, образующиеся в процессе деятельности любой организации, имеют разное предназначение и разные сроки хранения. Рано или поздно возникает вопрос об уничтожении документов. Предприятия могут уничтожать дела как собственными силами, так и с привлечением специализированных организаций.
Предприятия могут уничтожать дела, как собственными силами, так и с привлечением специализированных организаций. Но и в том, и в другом случае самому процессу уничтожения предшествует стандартная процедура выделения документации к уничтожению — важный и ответственный этап, от грамотного оформления которого зависит успешное развитие бизнеса в целом.
Этапы уничтожения документовПроцедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов:
Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия .
Деятельность экспертных комиссийДля организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертная комиссия является совещательным органом, председателем которого обычно назначается один из руководителей организации. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений (не менее трех человек).
В комиссию могут входить, например, начальник отдела кадров, начальник канцелярии, заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности и т.п. Специалисты определяют значение и ценность информации, содержащейся в документах. В экспертную комиссию можно пригласить архивариуса — он поможет избежать типичных ошибок и разрешит возникающие вопросы по хранению и уничтожению документов.
Перед тем как комиссия приступит к осуществлению своих полномочий, руководитель организации издает Приказ о созыве постоянно действующей экспертной комиссии. Заседания экспертных комиссий протоколируются.
В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Экспертные комиссии рассматривают описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе дел по личному составу, номенклатуры дел, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. Главной задачей экспертной комиссии является организация и проведение экспертизы ценности с целью отобрать документы на хранение, а также выделить дела к уничтожению.
Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то экспертная комиссия проводит отбор и подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Экспертная комиссия вправе не принять к рассмотрению и вернуть для доработки некачественно и небрежно обработанные документы (п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» ).
Экспертиза ценностиЭкспертиза ценности — это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.
Главная задача экспертизы ценности — установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их на постоянное хранение и какие документы не представляют ценность и могут быть уничтожены. На документы, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению составляются описи.
Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).
Сроки хранения документовЭкспертная комиссия выделяет документы на хранение и на уничтожение в соответствии с установленными законом сроками хранения документов. которые определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010. Действие перечня распространяется только на документы 2010 года издания и документы, изданные позже.
Сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются ли они источниками комплектования архивных учреждений или нет. Стоит учитывать, что расчет сроков хранения документов, производится не от даты их составления, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством (п. 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000 ).
Срок хранения документов можно увеличить, но только при согласовании с экспертной комиссией. Уменьшать сроки хранения нельзя.
При выделении дел к уничтожению их просматривают полистно с целью убедиться, что срок хранения истек, а сам документ больше не понадобится. Помните, что документы, связанные с судебными разбирательствами, уничтожать нельзя. Лучше сохранить и документацию, которая может подтвердить проведение некоторых операций.
Акт о выделении дел (документов) к уничтожениюВ акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.
Это может быть «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения », утвержденный 25.08.2010 Минкультуры России (или более ранний — утвержденный Росархивом 06.10.2000 — для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.
В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.
Физическое уничтожение документовПосле того как документы отобраны, они направляются на уничтожение. Компания может сама уничтожить документы или обратиться в соответствующую организацию, которая может обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.
Способ уничтожения выбирается заранее и зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики, а также от финансовых возможностей компании: офисные шредеры, базы вторсырья, производственные шредеры, сжигание и.т.п. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца .
Узнайте больше:В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов. Как соблюсти законные требования и уничтожить документы, срок хранения которых истек, расскажем в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится в несколько этапов:
Прежде всего, нужно провести экспертизу всех документов организации (на основании приказа руководителя о создании комиссии), и разделить их на три группы:
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
- председатель комиссии - юрист А.А. Петров;
- члены комиссии - главный бухгалтер О.Е. Васильева;
секретарь Л.И. Иванова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.
Передача документов на хранение в архив организации
Этап 2. Составление актовПосле того как документы, подлежащие уничтожению, были определены, ответственное лицо структурного подразделение должно составить акт. Специалист отдел производства (секретариата) затем сводит все поступившие акты в один акт.
Акт должен быть составлен по установленной форме:
В табличной части акта необходимо указывать соответствующие структурные подразделения, из которых поступают документы на уничтожение.
Обязательные графы – 1, 2, 3, 6, 7, а графы 4 и 5 заполняются в случае, когда уничтожаются документы, хранившиеся в архиве (свыше 10 лет, документы по личному составу).
Если для уничтожения переданы документы с одинаковыми заголовками (например, графики отпусков за несколько лет), в акте их можно объединить, указав количество дел в графе 6.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел
Этап 3. Согласование актовЧлены комиссии, которые проводили экспертизу документов (и перечисленные в приказе руководителя) должны согласовать подготовленные акты. Затем акты передаются руководителю организации на утверждение.
Внимание!Только после утверждения актов руководителем организации, документы можно передавать на уничтожение.
Этап 4. Уничтожение документов.Документы возможно уничтожать любым способом. Но как правило организации передают их в компании, специализирующиеся на переработке вторсырья.
Факт уничтожения документов также фиксируется комиссией с помощью акта об уничтожении документов.
Оба акта и накладная, полученная из перерабатывающей компании должны храниться вместе.
Экспертиза ценности документов
23 Декабря 2016
С 1 января 2017 года вступают в силу поправки к статье 266 Налогового кодекса РФ, в которой регулируется порядок формирования резервов по сомнительным долгам. Изменения в налоговую статью вносит новый Федеральный закон от 30 ноября 2016 года № 405-ФЗ. Что это за изменения разберем сегодня.
22 Декабря 2016
Принципы исчисления и уплаты каждого из налогов и сборов, взимаемых в РФ, подробно рассмотрены в части второй Налогового кодекса. Однако для организаций не менее важной является и часть первая НК РФ. С 1 января 2017 года в часть первую НК РФ будут внесены существенные изменения. И большинство из них важно изучить уже сейчас.
Имея в резерве банковские счета, которые долго не используются ("спящие" банковские счета), компания может столкнуться с проблемами в случае начала их использования. Если списания по банковскому счету носят нерегулярный характер, уплата налогов со счета не осуществляется, движений по счету не было, а затем операций сразу стало много, банк вправе заблокировать "Клиент-банк" компании.
Госдумой РФ в третьем чтении 9 декабря 2016 года принят бюджет Пенсионного фонда России на период с 2017 по 2019 годы. Согласно принятому документу в новом году предусмотрен рост пенсионных выплат согласно законодательным актам о пенсионном обеспечении. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ПФР.
21 Декабря 2016
Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@ были утверждены форма расчета по страховым взносам, порядок ее заполнения (далее – Порядок), а также формат представления расчета по страховым взносам в электронном виде. Данный приказ начнет действовать 1 января 2017 года, а расчет по страховым взносам, форма которого утверждена этим приказом, впервые будет представлен за первый расчетный (отчетный) период 2017 года. В статье рассмотрим особенности заполнения новой отчетной формы.
("Главная книга", 2010, N 18)
Документы - это основа бухгалтерской работы. Но неизбежно наступает момент, когда их количество достигает критической отметки. Вы вдруг понимаете, что никаких шкафов уже не хватает, чтобы разместить всю накопившуюся документацию. Значит, пришло время избавиться от ненужных, устаревших бумаг.
Мы расскажем, как грамотно организовать и документально оформить процедуру утилизации бумаг с истекшим сроком хранения.
Принципы уничтожения документов
Их несколько.
- - нужно быть уверенным, что документ, переданный на уничтожение, больше не требуется, работа с ним завершена и что он не потребуется в будущем в качестве доказательства;
- - уничтожение должно быть разрешено руководителем организации;
- - нельзя уничтожать документы, связанные с предстоящими или уже идущими судебными разбирательствами и расследованиями;
- - уничтожать документы нужно таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.
И помимо самих документов, разрешенных к уничтожению, надо уничтожать все их копии.
Этап 1. Определяем документы, у которых истек срок хранения, и среди них выбираем те, которые могут еще пригодиться
Целесообразно, чтобы отбор устаревших документов на уничтожение проводил не один человек, а экспертная комиссия, созданная приказом руководителя, как минимум из трех человек, в число которых должен быть включен и работник бухгалтерии.
Приведем образец приказа о создании такой комиссии.
Общество с ограниченной ответственностью "Вареник"
г. Москва 15 июля 2010 г.
Для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
- - председатель: заместитель генерального директора М.В. Свирин;
- - члены комиссии: помощник бухгалтера А.Р. Попова, секретарь В.Д. Чернова.
Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить М.В. Свирина.
Библиографический список и примечания:
1. Пункт 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования", утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.
2. Пункты 2.2.3, 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила); п. 3.1 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Указания).
3. Пункт 2.3.3 Основных правил; п. 2.5 Указаний.
4. Пункт 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ.
5. Подпункт 3 п. 2 ст. 253, пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ.
6. Пункт 3 ст. 268 НК РФ.
7. Пункт 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276; Постановление ФАС ДВО от 06.04.2009 N Ф03-832/2009.
8. Пункт 2 ст. 266, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.
9. Статья 196 ГК РФ.
10. Статья 203 ГК РФ.
11. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83.
12. Пункт 2.4.1 Основных правил.
13. Приложение 4 к Основным правилам.
14. Пункт 3.7 Указаний.
15. Пункт 2.4.7 Основных правил.
16. Пункт 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н.
17. Пункт 1 ст. 146 НК РФ.
18. Пункт 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ.
19. Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
20. Пункт 7 ст. 78, п. 1 ст. 54 НК РФ; Письма Минфина России от 05.05.2010 N N 03-02-07/1-216, 03-07-06/86, 03-07-06/85, 03-07-06/84.
21. Пункт 1 ст. 252, ст. ст. 313, 171, 172 НК РФ.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "DOMOVODSTVO.RU | Теория и практика управления многоквартирным домом " при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)
Отбор документов к уничтожению - неотъемлемый процесс при нормальном функционировании любой компании, необходимый для завершения комплекса работ по экспертизе ценности документов. Из года в год наряду с документами постоянного и долговременного хранения в организациях скапливается определённый объём документов, актуальность которых уже исчерпана и срок хранения истёк. Именно они нуждаются в уничтожении.
С помощью отбора документов к уничтожению можно решить целый ряд задач:Отбор документов к уничтожению является одним из этапов проведения экспертизы ценности документов и вступает в свои права только в том случае, если срок хранения последних закончился. Многие организации ошибочно предполагают, что отбор может осуществляться только на основании заголовков дел, и поручают его исполнение своим штатным сотрудникам. Но сложность состоит в том, что в одном деле могут соседствовать как действующие, так и с истекшим сроком действия документы. Поэтому работу с таким на первый взгляд простым вопросом, как отбор документов к уничтожению, рекомендуется отдать в руки профессионалов, дабы они осуществили полистный просмотр дел с целью выделения из их состава документов, подлежащих дальнейшему хранению.
Эксперты Петербургской Архивной Компании легко ориентируются в подобных вопросах. Опыт работы более чем 20 лет в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга позволяет с уверенностью заявить, что специалисты грамотно и квалифицированно выполнят для Вас отбор к уничтожению документов, срок хранения которых истек.
По результатам работы Вы получите акт с документами в определенной последовательности с указанием статьи и сроков хранения по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций.
Если у Вас возникнут вопросы, наши специалисты с удовольствием Вас проконсультируют - Вы можете воспользоваться формой обратной связи или позвонить по телефону (812) 941-82-40.
Отправить запрос
Разработка и комплексное продвижение сайта.
