Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2016

Трудовая книжка является тем важным документом, который в полной мере отражает стаж работника на протяжении всей его трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ). Пока работник выполняет возложенные на него функциональные обязанности в рамках того или иного предприятия, она хранится в отделе кадров нанимателя.

Но что делать, если в силу определенных обстоятельств трудовая была утеряна или утрачена? В этом случае кадровая служба работодателя осуществляет процесс оформления дубликата трудовой книжки.

Полученный таким способом документ обладает той же юридической силой, что и оригинал. Именно поэтому его составление опирается на целый спектр обязательных норм. И хотя образец восстановления трудовой книжки можно скачать в сети имеет смысл детально разобрать практические правила его составления.

Трудовая книжка как официальный документ должна в обязательном порядке содержать такую информацию, как:

• Личные сведения о сотруднике (его Ф.И.О. дата рождения, данные СНИЛС и др.);
• Занимаемая должность и отдел, предприятие на котором осуществляет свою деятельность работник;
• Сведения о приеме на работу, увольнении, переводах и награждениях (для последних к трудовой книжке выделен специальный раздел);
• Основания для прекращения трудовых отношений с отсылкой к соответствующей статье Трудового кодекса.

Аналогичную информацию должен содержать и дубликат трудовой книжки, согласно ТК РФ. Более того, существует детальный перечень правил представления этого документа, который определяют такие нормативные документы, как:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ №225 (2003);
3. Постановление Минтруда РФ №69 (2003).

В перечисленных выше законодательных актах описаны возможные основания для составления документа, а также обозначена необходимость оформления приказа на выдачу дубликата трудовой книжки, образец которого находится в свободном доступе.

Трудовое законодательство достаточно подробно раскрывает порядок выдачи дубликата трудовой книжки дубликата, с тем, чтобы этот документ не был использован в неправомерных действиях.

Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется далеко не по первому требованию работника, а лишь при наличии определенных оснований, в числе которых:

• Утеря документа его владельцем;
• Непригодное для использования состояние документа;
• Утрата трудовой книжки нанимателем.

Каждая из приведенных выше причин оформления дубликата трудовой книжки предусматривает особый порядок составления этого документа.

Дубликат трудовой книжки при утере запрашивается работником на его последнем месте выполнения трудовых обязанностей. При этом он пишет заявление на имя руководителя организации-нанимателя и оставляет его в кадровом отделе.

Может ли работодатель отказать в выдаче документа при утере трудовой книжки? Вне зависимости от того, какой период времени прошел с момента увольнения работника отказ со стороны его нанимателя в выдаче дубликата считается неправомерным.

Если трудовая книжка была порвана, намокла, обгорела или испачкалась, то дальнейшее использование не представляется возможным. При таком раскладе вполне законным представляется обращение сотрудника к его последнему нанимателю с просьбой о представлении дубликата.

В этом случае он представляет в кадровый отдел испорченный экземпляр, на титульном листе которого ставится пометка «Выдан новый экземпляр».

1. Утрата документа работодателем

Форс-мажорные обстоятельства могут затронуть не только работника, но и работодателя. Если вследствие катастроф или беспорядков наниматель утратил трудовые книжки своих сотрудников, то оформление их дубликатов происходит так:

• Создается специальная комиссия;
• Направляются запросы в места прежней трудовой деятельности работника и ПФР для восстановления сведений о местах работы сотрудника;
• Если получить сведения не удалось (компании закрылись или находятся в других регионах), то приглашается 2-3 свидетеля, способные подтвердить карьеру работника.

Утрата трудовой книжки – рядовое явление, ровно также, как и право на ее восстановление. Вне зависимости от причин потери документа, должности работника, его трудового стажа дубликат должен быть оформлен по запросу лица.

Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере или достижении непригодного состояния? Таким правом наделен только работодатель сотрудника, поскольку оформлением этих документов занимается отдел кадров.

Если оказалось, что ТК утрачена по вине работодателя, то он обязан оказать содействие работнику в сборе бумаг для восстановления его трудового стажа.

Сам процесс оформления дубликата бесплатный. Однако кадровая служба имеет право взять с работника плату в размере стоимости бланка (порядка 200 рублей). Можно, конечно, приобрести бланк заблаговременно, однако есть вероятность покупки несоответствующего стандартам трудового законодательства документа.

Весь порядок оформления дубликата трудовой книжки можно представить в виде такой последовательности этапов:

1. Работник представляет в кадровый отдел работодателя заявление об оформлении бумаги;
2. В случае необходимости собираются сведения о трудовом стаже сотрудника;
3. Составляется и подписывается руководителем организации приказ о представлении дубликата;
4. Бланк документа заполняется должным образом, а сведения о его выдаче заносятся в книгу учета движения трудовых книжек;
5. Дубликат передается работнику, а тот расписывается об этом в журнале учета ТК.

Какие документы должен представить работник, который желает получить дубликат трудовой книжки?

• При утере документа – только заявление на имя руководителя организации;
• В случае непригодности документа для дальнейшего использования – заявление и испорченный экземпляр;
• При массовой утере работодателем – заявление и сведения о трудовом стаже с прежних мест работы.

В заявлении работник указывает причину утраты документа, прошение о представлении дубликата, а также дату и роспись. Единой формы заявки не существует: ее можно составлять от руки или набирать на компьютере.

Что же касается приказа, который составляется работодателем, то этот документ номер, включает в себя краткое обоснование причин выдачи дубликата (в виде тезисов), дат и подпись руководителя организации.

Какие документы могут подтвердить трудовой стаж работника? К их числу относятся хранящиеся в архивах компаний личные дела, приказы, договора, справки и др.

После того как причины и порядок выдачи дубликата трудовой книжки определен, остается разобраться в том, как именно оформлять этот важный документ.

• Во-первых, используется чистый бланк трудовой книжки;
• Во-вторых, по внешнему виду и внутреннему содержанию он ничем не должен отличаться от утраченного экземпляра трудовой книжки, кроме пометки на титульном листе: «Дубликат», которая ставится в правом верхнем углу;
• В-третьих, все даты в документе прописываются арабскими цифрами;
• В-четвертых, никакие исправления и помарки не допускаются;
• В-пятых, сведения могут вписываться в документ синей или черной пастой.

На титульном листе дубликата аккуратно прописываются Ф.И.О. дата рождения, образование и профессия сотрудника. Инспектор кадровой службы, который оформляет документ, ставит под этим массивом информации свою удостоверяющую подпись.

Что касается основной части документа, то сведения о трудовом стаже вносятся в том же порядке, что и в трудовой – от начала трудовой деятельности к последнему месту работы сотрудника.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки, хранимый в отделе кадров организации, избавит ее от ошибок и неточностей в оформлении документа.

В течение какого срока работнику придется ожидать оформления дубликата ТК? С момента подачи работником заявления в отдел кадров должно пройти не более 15 дней, как документ уже должен быть на руках у работника. При этом принимаются во внимание только рабочие дни.

Процесс оформления дубликата трудовой книжки хотя и непростая, но вполне определенная процедура. Однако возникают и внештатные ситуации.

Например, сотруднику выдали дубликат документа, а через некоторое время он нашел оригинал. Какой документ имеет юридическую силу в данном случае? Безусловно, дубликат, поскольку именно он последним был зафиксирован в книге учета ТК.

Существуют и иные нюансы оформления дубликата, которые положено знать кадровому специалисту:

1. При увольнении сотрудников следует снимать копии с их документов о трудовом стаже – в дальнейшем дубликат трудовой книжки по копии трудовой книжки будет выдать намного проще, чем собирать сведения о стаже сотрудника со всех прежних мест его деятельности;
2. В основном разделе документа каждая из записей о трудоустройстве или увольнении работника не заверяется, однако в конце каждой из страниц дубликата ставится роспись составляющего его лица и печать организации;
3. Работник вовсе не обязан представлять работодателю сведения с прежних мест своей работы в случае, если имела места утеря трудовой книжки. Если при таких условиях наниматель откажется выдавать дубликат, то такие действия можно считать неправомерными.

И, наконец, выдача дубликатов ТК фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, поскольку они являются равнозначными им по юридической силе документами.

Дубликат трудовой книжки является восстановленной копией утраченного документа. Он сопровождает работника в его дальнейшей деятельности, сопряженной с переходами на другую работу и награждениями. Более того, его представляют в ПФР на общих основаниях при оформлении работнику пенсионных выплат.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

26 Дек, 2016 г. - 11:04

22 Дек, 2016 г. - 10:47

26 Дек, 2016 г. - 11:10

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Окт, 2016 г. - 18:38

Дубликат трудовой книжки

"Недавно устроилась на новую работу инспектором по кадрам. До меня дела здесь велись не совсем правильно, да еще была авария водопровода - в общем, некоторые трудовые книжки утеряны, некоторые сильно пострадали. Надо выписывать дубликаты, но я не очень понимаю, как правильно это сделать. Восстанавливать необходимо только утерянные книжки? Или пострадавшие тоже?" Оформление дубликата трудовой книжки - дело непростое. В этой статье мы расскажем основные правила выдачи этого документа в тех случаях, когда трудовая книжка утеряна или пришла в негодность по вине работодателя.

Трудовая книжка – это основной документ, свидетельствующий о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч.1 ст. 66 Трудового кодекса РФ ; далее – ТК РФ) .

Дубликат трудовой книжки, как показывает практика, оформить порой сложнее, чем оригинал, поскольку нормативные акты предусматривают правила оформления и выдачи дубликата, но недостаточно подробные.

В настоящее время в России действуют трудовые книжки образца 1938, 1973 и 2004 годов.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила). утв. постановлением Правительства РФ № 225. определены случаи, когда может быть выдан дубликат книжки. Так, дубликат трудовой книжки необходимо оформить в случаях, если:

• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) (п. 33 Правил ) ;
• т
• рудовая книжка утрачена работодателем (п. 34 Правил ) .

Согласно Правилам лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает его не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил ). А вот для других случаев оформления дубликата сроки не установлены. Полагаем, что в ситуации, когда трудовая книжка утрачена или испорчена работодателем, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат в кратчайшие сроки.

Ответ на этот вопрос содержится в п. 32 Правил :

1. Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
2. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

На основании каких документов и сведений оформляется дубликат?

Ситуация 1. Если дублируется трудовая книжка, пришедшая в негодность, например ветхая, сведения из нее переписываются в дубликат, то есть она сама является источником информации для дубликата за исключением тех записей, которые невозможно прочесть. Для восстановления нечитаемых записей собираются архивные справки.

Ситуация 2. При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие исключительные обстоятельства) трудовой стаж таких работников устанавливается комиссией, специально создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ (п. 34 Правил ) .

Дубликаты трудовых оформляются на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав комиссии также включают представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками органов, а также других заинтересованных организаций.

С 1 января 2004 г. действует форма трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225 ). Трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления № 225 ) .
В российской компании не могут вестись трудовые книжки по форме, утвержденной законодательством другого государства. Если при трудоустройстве работником предъявлена трудовая книжка действующего образца, но оформленная в одной из стран бывшего СССР, в нее следует внести записи в установленном порядке. В других ситуациях иностранному работнику выдается новая трудовая книжка российского образца (ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ ). Исключение сделано только для трудовых книжек жителей Республики Крым и Севастополя, которые можно продолжать вести на русском языке (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 14.10.2014 № 299-ФЗ «Об особенностях применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права, в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя» ).

Главной проблемой в этом случае становится определение стажа работы каждого сотрудника. Факты трудовой деятельности могут подтверждаться:

• справкой, профсоюзным билетом, учетной карточкой члена профсоюза и другими документами;
• в судебном порядке, в том числе на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Также комиссия имеет право запрашивать документы у предыдущих работодателей.

По результатам работы комиссии составляется акт, который содержит сведения:

• о периодах работы каждого сотрудника;
• о профессии (должности) работника;
• о продолжительности работы.

Заполняются такие дубликаты согласно п. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция ). утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В графе 4 указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого в дубликате произведены соответствующие записи. Установленные периоды трудовой деятельности включаются в общий и специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, а также для установления ежемесячных надбавок к должностному окладу за выслугу лет как время работы, подтвержденное документами (Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50 ) .

Таким образом, объем вносимых сведений и способы их подтверждения зависят от оснований выдачи дубликата. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1–6 Инструкции.

Общие правила заполнения дубликата для обоих рассматриваемых случаев следующие:

Общие данные о стаже сотрудника указываются суммарно, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Правило 1. На титульном листе в верхнем правом углу необходимо проставить (от руки или штампом) запись «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции ) .

Титульный лист дубликата трудовой книжки

Правило 2. Титульный лист дубликата оформляется аналогично титульному листу оригинала. Данные о работнике указываются на дату оформления дубликата (то есть не прежние данные (фамилия, уровень образования), которые вносились в оригинал) (п. 7.1 Инструкции ) .

Правило 3. В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» делается запись об общем (подтвержденном документами) стаже работы у предыдущих работодателей (п. 7.2 Инструкции ). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.

Все записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справки, выписки, копии приказов, распоряжений).

Если книжка была утрачена работодателем, то после указанной выше записи в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу указывается наименование работодателя. В графе 4 напротив каждой записи о трудоустройстве, переводе и увольнении вписываются реквизиты документа, подтверждающего эту информацию (п. 7.2 Инструкции ). В остальном записи о приеме, переводах и увольнении делаются так же, как и при обычном заполнении трудовой книжки.

Дубликат утраченной трудовой книжки

При этом следует помнить, что в соответствии с п. 32 Правил в дубликате трудовой книжки указываются только те сведения, которые отражены в представленных документах.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы в других организациях, возвращаются работнику после снятия копий (которые потом надлежащим образом заверяются). Если подтверждающий документ не содержит сведений, которые в силу закона должны быть указаны в трудовой книжке (например, пункт, часть, статья, на основании которых произошло увольнение), вносятся только те данные, которые есть в документе.

Работодатель не вправе требовать возмещения стоимости бланка трудовой книжки, если она утрачена или испорчена по его вине (пп. 47 и 48 Правил ). Данная норма распространяется на случай выдачи работнику дубликата.

В последнюю очередь на основании кадровых документов делаются записи о работе и награждении у нынешнего работодателя (п. 32 Правил ) .

Если дубликат выдан взамен испорченной работодателем трудовой книжки, на ее титульном листе делается запись «Взамен выдан дубликат» (п. 1.2 Инструкции ). сама книжка вручается работнику. Все читаемые записи в дубликат переносятся из испорченной трудовой книжки.

Дубликат испорченной трудовой книжки

В соответствии с п. 45 Правил на работодателя возлагается обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для целей учета трудовых, их бланков и вкладышей у работодателей ведутся, во-первых, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и, во-вторых, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждены Минтрудом России (п. 40 Правил ). Факт выдачи дубликата должен быть отражен в обеих книгах.