Категория: Бланки/Образцы
приказ о проведении внутреннего аудита
ПРИКАЗ. «_03» _февраля 2011 г. Санкт – Петербург №_17/1_. О проведении плановых внутренних аудитов. системы менеджмента качества в 2010/2011 учебном году.
Образцы по теме: Приказ. Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России"). делопроизводитель Муромова Я.В. 3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).
07 Декабря 2014
Сегодня в новостях:
По окончании каждого отчетного периода налогоплательщики определяют сумму авансового платежа по налогу на прибыль (п. 2 ст. 286 НК РФ). При этом возможны следующие варианты уплаты авансов по этому налогу:
— по итогам I квартала, I полугодия и 9 месяцев без уплаты ежемесячных авансовых платежей;
— по итогам I квартала, I полугодия и 9 месяцев с перечислением ежемесячных авансовых платежей;
— по итогам каждого месяца исходя из фактически полученной прибыли (п. 2 ст. 285 НК РФ).
Большинство компаний вправе самостоятельно выбрать способ уплаты авансовых органиплатежей. Однако для некоторых организаций порядок уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль закреплен на законодательном уровне. Какие компании в 2015 году вправе уплачивать только квартальные авансовые платежи по налогу на прибыль
В пункте 3 статьи 286 НК РФ указан круг налогоплательщиков, которые уплачивают только квартальные авансовые платежи по налогу на прибыль по итогам истекшего отчетного периода, то есть по окончании I квартала, I полугодия и 9 месяцев. К ним, в частности, относятся:
— организации, у которых доходы от реализации за предыдущие четыре квартала не превысили в среднем 10 млн. руб. за каждый квартал;
— бюджетные учреждения;
— автономные учреждения;
— иностранные организации, осуществляющие деятельность в РФ через постоянное представительство
— некоммерческие организации, не имеющие дохода от реализации товаров, работ, услуг;
— участники простых или инвестиционных товариществ — в отношении доходов, которые они получают от участия в простых или инвестиционных товариществах;
Мы в сети. Приказ о проведении внутреннего аудита. Приказ №1 от 14.01.2015 г. "О проведении внутреннего аудита" (с приложениями).
— инвесторы соглашений о разделе продукции — в части доходов, полученных от реализации указанных соглашений;
— выгодоприобретатели по договорам доверительного управления.
Для указанных компаний отчетными периодами признаются I квартал, I полугодие и 9 месяцев календарного года (абз. 1 п. 2 ст. 285 НК РФ). Ежемесячные авансовые платежи внутри квартала такие организации не платят. Какие организации в 2015 году обязаны уплачивать ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль
Компании, которые не указаны в пункте 3 статьи 286 НК РФ, помимо квартальных авансовых платежей, уплачивают еще и ежемесячные авансовые платежи (абз. 2 п. 2 ст. 286 НК РФ). При расчете квартальных авансов они засчитывают суммы ежемесячных платежей, перечисленных в течение отчетного периода, в счет уплаты авансовых платежей по итогам отчетного периода (абз. 5 п. 1 ст. 287 НК РФ).
Важно помнить, что если доход компании от реализации за четыре предыдущих квартала превысил 10 млн. руб. ей также необходимо перейти на уплату ежемесячных авансовых платежей.
При определении предыдущих четырех кварталов необходимо учитывать последовательно идущие четыре квартала, предшествующие периоду подачи соответствующей налоговой декларации
Если же по истечении квартала, в котором компания уплачивала ежемесячные авансовые платежи, ее доходы от реализации окажутся меньше установленного лимита, на следующий квартал она освобождается от уплаты ежемесячных авансовых платежей. Причем такое освобождение организация получает автоматически — НК РФ не обязывает компанию уведомлять инспекторов об отсутствии необходимости уплачивать ежемесячные авансы.
ПРИКАЗ (ПРОЕКТ). Генерального директора (Наименование предприятия). « О проведении внутреннего аудита на (Наименование предприятия) согласно Международной системы качества ИСО 9001. 2008 ».
Однако, чтобы избежать вопросов налоговиков
о причине неуплаты ежемесячных авансовых платежей, ФНС России рекомендует налогоплательщикам все же сообщить в инспекцию об изменении порядка уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль (письмо от 13.04.10 № 3-2-09/46). Ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли
Любая организация может перейти на уплату ежемесячных авансовых платежей исходя из фактически полученной прибыли (абз. 7 п. 2 ст. 286 НК РФ). Такой переход возможен только с начала налогового периода, то есть с начала календарного года. При этом необходимо предварительно уведомить налоговые органы. Сделать это нужно не позднее 31 декабря года, предшествующего году перехода на такую систему уплаты авансовых платежей (абз. 8 п. 2 ст. 286 НК РФ).
Значит, если организация в 2015 году решила уплачивать ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, она должна не позднее 31 декабря 2014 года уведомить о своем решении инспекцию. В течение 2015 года такая компания не вправе менять систему уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль (абз. 8 п. 2 ст. 286 НК РФ) Какие организации в 2015 году освобождены от уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль
Некоторые организации вообще не исчисляют и не уплачивают авансовых платежей по налогу на прибыль. Правда, таких компаний немного. Это театры, музеи, библиотеки, концертные организации, являющиеся бюджетными учреждениями (абз. 2 п. 3 ст. 286 НК РФ). Сроки уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль в 2015 году
Квартальные авансовые платежи по налогу на прибыль за 2015 год необходимо уплатить в бюджет в следующие сроки (абз. 2 п. 1 ст. 287 НК РФ):
— за I квартал 2015 года — не позднее 28 апреля 2015 года;
— за I полугодие — не позднее 28 июля 2015 года;
— за 9 месяцев — не позднее 28 октября 2015 года.
Ежемесячные авансовые платежи в 2015 году организации уплачивают не позднее 28-го числа каждого месяца (абз. 3 п. 1 ст. 287 НК РФ). Например, аванс за январь 2015 года необходимо перечислить в бюджет не позднее 28 января 2015 года.
Налогоплательщики, исчисляющие ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, уплачивают авансы не позднее 28-го числа каждого месяца, следующего за отчетным периодом (абз. 4 п. 1 ст. 287 НК РФ). Отчетными периодами для них являются месяц, два месяца, три месяца и так далее до окончания календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ). Таким образом, авансовые платежи по итогам января 2015 года они обязаны перечислить в бюджет не позднее 2 марта 2015 года (с учетом переноса срока платежа с выходного дня 28 февраля на ближайший следующий за ним рабочий день). Последствия несвоевременной уплаты авансовых платежей
По общему правилу в случае уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль с нарушением установленного срока на сумму несвоевременно уплаченных авансовых платежей начисляются пени (п. 3 ст. 58 НК РФ). При этом до окончания отчетного периода пени на суммы ежемесячных авансовых платежей не могут быть начислены.
В то же время неуплата или несвоевременное перечисление авансовых платежей по налогу на прибыль не влечет наложения на организацию штрафа по статье 122 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 58 НК РФ).
О проведении внутреннего финансового контроля (аудита). ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу государственной жилищной инспекции Тамбовской области от 30 декабря 2010г. № 41 ПОРЯДОК проведения внутреннего финансового контроля (аудита) в
5. Утвердить план проведения внутренних аудитов на 2011-2012 гг. (Приложение N 3). 6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на Статс-секретаря - заместителя руководителя Цариковского А.Ю.25 августа 2011
О проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества ГОУ ВПО «ШГПУ». 6. Контроль за исполнением приказа возлагается на представителя высшего руководства по качеству В.В. Гадалову.20 октября 2010
Пользователь Малина задал вопрос в категории Бухгалтерия, Аудит, Налоги и получил на него 1 ответ. ••• Помогите с образцом приказа о проведении аудиторской проверки ГУП.
Приказ о проведении проверки и классификации информационных систем персональных данных необходим в целях исполнения Федерального закона N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года "О персональных данных".
Еще вариант проведения аудита разрешается тогда, как скоро передаются дела от 1-го должностного личика к иному. Приказ о проведении аудиторской проверки образец: Оценка: 82 / 100 Всего: 25 оценок.
Помогите с образцом приказа о проведении аудиторской проверки ГУП. Малина Мыслитель (6943), закрыт. Организация, порядок и принципы проведения аудита.
Советы и юридические консультации адвокатов и юристов по теме "Приказ о проведении" - помощь и ответы в режиме онлайн на любые ваши вопросы.
Заканчивая цикл материалов о проведении проверок в ресторанах, мы расскажем, на что Этот вопрос тем более своевременен, что вступил в действие приказ от 30 марта 2010 г. N 249 «Об утверждении инструкции о порядке проведения сотрудниками
Главная»Документы»Результаты проверок»Приказ о проведении плановой выездной проверки МО МО. 3. Назначить уполномоченными на проведение проверки следующих лиц
Приказ о создании комиссии для служебного расследования. Наименование организации. С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи.
Главная » Деятельность » Электроэнергетика » Проверки хода реализации инвестиционных проектов » Приказы о проведении проверок. Приказы о проведении проверок.
методы проведения внутреннего контроля (внутреннего аудита) - комплексная проверка, тематическая проверка II. Назначение проверки, порядок оформления. приказа о проведении проверки.
Суть моего вопроса заключается в следующем: мне нужно образец приказа о проведении служебного расследования(интернет, консультант молчат на эту тему), в котором указать участников. 6 августа 2008
Приказ о проведении проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Раздел: Образцы документов. Тип документа: Приказ.
Указанные выше сведения (информация) в распоряжении о проведении проверки являются обязательными. Иные сведения относятся к категории факультативных. 3.4. Типовая форма распоряжения утверждена приказом Минэкономразвития России от 13
Приказ о проведении кадрового аудита. Образец приказа и шаблон для заполнения
Рассмотрим порядок проведения внутреннего аудита на примере отдела внутреннего аудита. Форма этого документа определяется в приказе о проведении аудиторской проверки.
Приказ (распоряжение, решение) о проведении проверки в обязательном порядке доводится под подпись до всех членов комиссии, а также работника, в отношении которого она проводится.
Приказы руководителя организации о проведении обучения по охране труда рабочего персонала. О проведении проверки знаний требований охраны труда работников рабочих профессий.
Приказ о проведении проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Программа аудита собственного капитала и расчетов с учредителями организации (образец заполнения).
с Порядком осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита главным распорядителем (распорядителем) средств областного бюджета, главным Решение о проведении проверки оформляется приказом.
Выход: приказ о проведении внутренних аудитов. Приказ утверждает программу аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.
Приказ о проведении инвентаризации бланк образец расположен по ссылке. Приказ – необходимый документ для осуществления инвентаризации. Проверка помогает выявить недостачи на предприятии
Привожу пример оформления документов в нашем учреждении: Приказ директора о проведении служебного расследования Акт о проведении служебного
Нет, все любят максимально отдохнуть. Ознакомить членов комиссии с. утвержденной. Начальник специализированного отдела оперативного дежурства А. Про порядок проведения служебных проверок в организациях почтовой связи, в органах, подразделениях и организациях системы Министерства по чрезвычайным ситуациям, прокуратуры, органах предварительного расследования и иных органов мы не будем обсуждать. Тематическими являются проверки, направленные на установление правильности расчета и уплаты налоговых, таможенных платежей, платежей обязательного социального страхования, природопользовательных, природоохранительных и иных установленных законом обязательных платежей, проверка правильности взаимоотношений с государственным бюджетом, проверка деятельности, осуществляемой на основе лицензии на осуществление отдельных видов деятельности, проверка состояния соблюдения установленных экономических нормативов, ведения реестра регистрации ценных бумаг и осуществляемых по нему операций, проверка валютных операций, проверка состояния соблюдения санитарно-гигиенических, противопожарных правил и иные подобные проверки. Однако, руководитель предприятия может ЛНПА оформить порядок проведения таких проверок, при условии, что не будет выходить за рамки закона. Председатель комиссии должность, фамилия, имя, отчество инвентаризации подлежат. Членам комиссии запрещается разглашать сведения личного характера, выявленные или ставшие известными в ходе проведения проверки. Федотов подпись Вариант служебной записки Приложение N 2 к Методическим рекомендациям.
N 222 О проведении служебной проверки в отношении Иванова И. В случае, когда инициатором служебной проверки в отношении гражданского служащего является подразделение противодействия коррупции или гражданский служащий, обратившийся с заявлением о проведении служебной проверки, либо служебная проверка назначена по представлению органов прокуратуры, в комиссию по проведению служебной проверки включается специалист профильного структурного подразделения центрального аппарата или аппарата управления территориального органа Службы, к компетенции которого относятся выявленные нарушения. План мероприятий по обеспечению защиты персональных данных. Резолютивная часть: вывод о виновности невиновности гражданского служащего, в отношении которого проведена служебная проверка, либо информация, подтверждающая опровергающая сведения, содержавшиеся в письменном заявлении гражданского служащего; предложения о применении к гражданскому служащему дисциплинарного взыскания или о неприменении к нему дисциплинарного взыскания; предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших совершению проступка; рекомендации предупредительно-профилактического характера. Дать правовую оценку результатам служебной проверки. На нашей практике запрашивались и документы, подтверждающие проведение идентификации клиентов, фиксирования информации о них, и даже соблюдается ли организацией порядок хранения информации, установленной в правилах внутреннего контроля. Буду рад Вашим комментариям и другим вариантам. Подскажите пожалуйта, каким документом регламентируется проведение внутренних проверок, и где можно найти типовой план? Прохождение соответствующим должностным лицом организации целевого инструктажа и повышения уровня знаний должно подтверждаться документом, выдаваемым организацией, которая имеет право проводить такое обучение.
Тематическими являются проверки, направленные на установление правильности расчета и уплаты налоговых, таможенных платежей, платежей обязательного социального страхования, природопользовательных, природоохранительных и иных установленных законом обязательных платежей, проверка правильности взаимоотношений с государственным бюджетом, проверка деятельности, осуществляемой на основе лицензии на осуществление отдельных видов деятельности, проверка состояния соблюдения установленных экономических нормативов, ведения реестра регистрации ценных бумаг и осуществляемых по нему операций, проверка валютных операций, проверка состояния соблюдения санитарно-гигиенических, противопожарных правил и иные подобные проверки. В случае отказа сотрудника ов. в отношении которого проводилась проверка, от ознакомления с заключением либо от подписи об ознакомлении с заключением председатель комиссии составляет акт приложение N 3 и приобщает его к материалам проверки. Порядок применения дисциплинарного взыскания и ознакомления гражданского служащего с актом о применении дисциплинарного взыскания 6. Требование о предоставлении документов можно посмотреть ниже статьи в разделе «Документы» Источник. Запрос субъекта ПДн на ознакомление. Оформление результатов служебной проверки 5. Ответственность лиц, осуществляющих проверку, и обжалование их действий 1. Федотов подпись Вариант служебной записки Приложение N 2 к Методическим рекомендациям. Отзыв согласия на обработку ПДн.
Затребовать и приобщить к материалам служебной проверки заверенные копии должностного регламента и приказа о назначении Иванова И. Оформление результатов проверки 21. Осуществляющие проверку государственные органы осуществляют проверки только по законам Республики Армения и в пределах полномочий, предоставленных им на основании этих законов. Сфера действия и предмет регулирования Закона 1. Заверенные копии заключения по результатам служебной проверки и приказа о применении к гражданскому служащему дисциплинарного взыскания прошу направить в ОПК для приобщения к материалам служебной проверки. Для начала необходимо спланировать, как мы будем проводить все мероприятия касательно обеспечения защиты персональных данных. Модель угроз безопасности персональных данных Здесь, думаю, дополнительные комментарии излишни. В случае отказа сотрудника ов. в отношении которого проводилась проверка, от ознакомления с заключением либо от подписи об ознакомлении с заключением председатель комиссии составляет акт приложение N 3 и приобщает его к материалам проверки.
Консультант Сообщения: 98 Зарегистрирован: 17 янв 2012, 14:37 Правила внутреннего распорядка и различные инструктажи по пожарной безопасности легче всего найти в каком нибудь соседнем аптечном пункте А если серьезно я посмотрю смогу ли я Вам в этом помочь! Вы также можете добавить комментарий.Инструкция об организации и проведении служебных проверок в учреждениях и органах УИС — Российская газета Приказ Федеральной службы исполнения наказаний ФСИН России от 12 апреля 2012 г. Дмитриев подпись Вариант заключения по результатам служебной проверки Приложение N 8 к Методическим рекомендациям. Порядок регистрации внутренних документов устанавливает сама организация, лучше зафиксировать его в инструкции по делопроизводству. Форма списка внутренних аудиторов. Проверка одним и тем же государственным органом в одном и том же хозяйствующем субъекте осуществляется не более чем один раз в год.
В деятельности организаций образуется некое количество официальных документов. У одних – большое, у других – не очень. Но в любом случае документообороту стоит уделять внимание. Делопроизводство является значимой частью деятельности. Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.
Основные терминыДля начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.
Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документопотоки организацииНапомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации :
1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).
2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).
3. Документы, создаваемые и используемые работниками внутри организации (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:
1. Первичная обработка.
2. Предварительное рассмотрение.
4. Рассмотрение руководством.
5. Передача на исполнение.
Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.
Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.
Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:
В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.
Основные задачи и этапы аудита делопроизводстваПроверка делопроизводства проводится планово или внепланово.
1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.
2. Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.
Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.
Выдержка из Инструкции по делопроизводству
6. Ежегодная проверка делопроизводства
В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.
– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;
– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;
– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).
Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.
Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.
6.2. Внеплановые проверки
Внеплановые проверки осуществляются в связи:
Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.
Задачи проверки делопроизводстваЗадачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:
Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь. Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ. Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.
А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.
Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.
Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.
Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:
Приказ о назначении комиссии по проведению проверки
Открытое акционерное общество «Ирга»
О назначении комиссии по проведению проверки
В соответствии с требованиями п. 4.3 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом от 04.03.2011 № 109, в целях своевременного выявления недостатков в области делопроизводства и оптимизации документооборота в ОАО «Ирга»
Мишина М.И. коммерческий директор.
Иванова Н.А. экономист;
Свиридова Ю.Г. инспектор отдела кадров;
Борисова Н.Е. юрист.
2. Членам комиссии провести аудит делопроизводства имеющейся по состоянию на 15.06.2015 документации Общества в срок до 01.07.2015 согласно Плану проверочных мероприятий.
3. Результаты аудита отразить в Отчете (акте) за подписью председателя комиссии.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение: План проверочных мероприятий на 2 л. в 1 экз.
Генеральный директор Макаров О.Д. Макаров
С приказом ознакомлены:
Коммерческий директор Мишина М.И. Мишина 15.06.2015
Экономист Иванова Н.А. Иванова 15.06.2015
Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 15.06.2015
Юрист Борисова Н.Е. Борисова 15.06.2015
Составление плана проверкиНа этапе подготовки проверки члены комиссии знакомятся с локальными нормативными актами. Составляется план проведения проверки. Правильно составленный план позволит:
Пример плана проведения проверки
План проведения проверки
Открытое акционерное общество «Ирга»
Макаров О.Д. Макаров
Председатель комиссии Мишина М.И. Мишина 15.06.2015
Дополнительно необходимо составить в хронологическом порядке перечень документов для проверки. Цель составления перечня – помочь собрать заранее необходимые документы проверяющим. Так они подготовятся к проверке и проведут аудит без спешки в установленные сроки. Примерный перечень документов, подлежащих проверке, приведен в примере.
Примерный перечень документов, подлежащих проверке
Открытое акционерное общество «Ирга»
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.
Макаров О.Д. Макаров
Перечень документов, подлежащих проверке
Итак, в первую очередь проверяем ЛНА, регламентирующие делопроизводство.
По закону каждая организация должна иметь внутренние организационные документы по делопроизводству. Как быть, если в организации не создана отдельная служба ДОУ (служба делопроизводства)? Тогда одним из важных нормативных документов будет Инструкция по делопроизводству. В этом документе закрепляется технология создания, использования, обработки, архивного хранения документов. Кроме того, Инструкция по делопроизводству не только регламентирует делопроизводство в целом. Она содержит правила, регламентирующие работу ответственных за делопроизводство лиц.
Что проверяет и устанавливает комиссия?Насколько оформление документов соответствует требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) документов в области делопроизводства. Поэтому еще на начальном этапе (до утверждения Инструкции по делопроизводству) стоит заранее разработать бланки документов. Эти бланки в дальнейшем будут использоваться по установленной форме. Для облегчения их подготовки можно обратиться к правилам оформления основных видов документов.
Например, в качестве эталона использовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данным ГОСТом установлены требования к оформлению реквизитов документа. Им же закреплены схемы расположения, которые должны использоваться при подготовке бланков.
Далее по результатам сверки делается соответствующий вывод. Например, о наличии/отсутствии документов по перечню. Или о его соответствии либо частичном/полном несоответствии нормативно-правовым актам в области делопроизводства.
Подведение итогов и оформление отчетаЗавершающий этап – это этап подведения итогов. Проверяющие лица должны составить отчет о текущем состоянии делопроизводства. Итоги оформляются заключительным отчетом либо актом по проведенному аудиту. В акте документально фиксируется факт проведенной проверки. В нем описываются недостатки, текущее состояние делопроизводства. Подписывается акт представителем или всеми членами аудиторской комиссии.
Пример акта о проведении проверки
Открытое акционерное общество «Ирга»
Макаров О.Д. Макаров
Настоящий акт составлен о том, что в период с 16.06.2015 по 01.07.2015 была произведена проверка состояния делопроизводства ОАО «Ирга» на основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:
Мишина М.И. коммерческий директор.
Иванова Н.А. экономист;
Свиридова Ю.Г. инспектор отдела кадров;
Борисова Н.Е. юрист.
В рамках проверки комиссия установила следующее:
1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ОАО «Ирга» имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства, но необходимы некоторые коррективы.
2. При проверке должностной инструкции секретаря, ответственного за делопроизводство, выявлены следующие недостатки: документ в наличии, но нет подписи об ознакомлении секретаря.
3. При проверке приказов по основной деятельности за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: форма приказов не соответствует утвержденной форме.
4. При проверке штатного расписания выявлены следующие недостатки: в штатном расписании установлена «вилка» окладов.
5. При проверке журналов регистрации входящей документации за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: регистрационная форма находится в ненадлежащем виде (очень много исправлений и корректуры).
6. При проверке Правил внутреннего трудового распорядка выявлены следующие недостатки: не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день.
7. При проверке номенклатуры дел за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: номенклатура дел за 2014 г. утеряна.
По результатам проверки организация и ведение делопроизводства в ОАО «Ирга» признаны удовлетворительными.
8. В связи с вышеизложенным предлагаем:
а) поручить начальнику отдела кадров Маркову Л.Н.:
– до 20.07.2015 привести Инструкцию по делопроизводству ОАО «Ирга» от 11.04.2011 № 1 в соответствие требованиям Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;
– до 23.07.2015 восстановить номенклатуру дел организации за 2014 год.
б) внести изменения о «вилке» окладов в штатное расписание и ввести должность «делопроизводитель» – 1 шт. ед.;
в) организовать разработку и представить на утверждение проект должностной инструкции по должности «делопроизводитель»;
г) разработать и утвердить Положение об оплате труда и премировании работников ОАО «Ирга»;
д) оформить журнал учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица;
Мишина М.И. коммерческий директор.
Экономист Иванова Н.А. Иванова 28.06.2015
Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 28.06.2015
Юрист Борисова Н.Е. Борисова 28.06.2015
Начальник отдела кадров Марков Л.Н. Марков 28.06.2015
Обратите внимание! Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» датой акта является дата события.
При проведении аудита одна из целей – отражение объективной оценки дел на настоящий момент. Комиссия в отчете дает рекомендации по оптимизации процесса делопроизводства. Это рекомендации по исправлению ошибок и оценка рисков работодателя. Также указываются возможные санкции при проведении инспекционной проверки.
Пример отчета о проведении проверки
Открытое акционерное общество «Ирга»
Отчет о проведениипроверки делопроизводства
На основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:
Мишина М.И. коммерческий директор.
Иванова Н.А. экономист;
Свиридова Ю.Г. инспектор отдела кадров;
Борисова Н.Е. юрист.
В рамках проверки комиссия установила следующее:
Инспектор отдела кадров Свиридова Ю.Г. Свиридова 28.06.2015
Юрист Борисова Н.Е. Борисова 28.06.2015
Начальник отдела кадров Марков Л.Н. Марков 28.06.2015
Устранение замечанийДанный этап – конечная цель аудиторской проверки.
Как поступить в случае выявления несоответствий? Нужно создать общий план по устранению нарушений с указанием сроков и ответственных лиц. Разработку детальных планов можно поручить представителям подразделений, в которых проводился аудит.
В список работ по устранению замечаний могут входить:
Указанный алгоритм аудита делопроизводства поможет решить множество проблем. В том числе и проблемы нарушения действующего трудового законодательства. Тем самым уменьшатся финансовые затраты и риски для работодателя.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (одобрен Советом Федерации 26.12.2001) (КоАП) предусматривает ответственность руководителя организации и должностных лиц. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
А чем грозит предприятию неисполнение обязанности по хранению документов? Нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:
И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
