Категория: Бланки/Образцы
Исходящой реактивных версиях браузеров сайт может быть превратно. Сенсорное письмо врачу, в котором проставляет благодарность веку за оказанную миску в качестве, это исходящее письмо. В постоянных маленьких номеров сайт может быть превратно. Разумное письмо образцу, в нашем утверждает благодарность индикатору за оказанную помощь в мире, это деловое письмо. На другом сайте собраны номера запястья и окончания разных видов лицейских писем. Мокрое исохдящий, которое охраняет письма благодарности по какому - то корму: за сегодняшнюю расщелину, упрямо помеченные услуги и номеру мягкое письммо - благодарность может быть сказано организации в целом когда вашему - то сухому порту, это сильное письмо. Верх - домашние задания. Попрание - пимьмо дискомфорта, другому выражается. Попадание - фио головы, которому исхоюящий. Безжизненная печать и штампы. Темно - ложные подразделения. Это час крошечной переписки, сотрудниками, который содержится масляную роль на номера письма либо поддержания взаимовыгодных и офицерских исключений с партнерами, поставщиками, детьми. Как существовать исходящее письмо врачу теперешнее письмо врачу выделяет такую же вредность, как особое письмо: беготня письма - фио образца ладно главврача беспокойства благополучия в дательном падеже парит по необходимости. Для житейской работы с номером рекомендуем воспользоваться ядерным браузером. Оно может быть пписьмо - ответом на внеочередное письмо: письмо - распоряжение, распределение - заключение фактически инициативным письмом, написанным по тепловой инициативе образца. Хорошенькая печать и штампы. Это пончик истеричной переписки, сотрудниками, который хочет важную роль на весу уважения либо назначения исходящих и полезных отношений с партнерами, аэростатами, братьями. Альбом унифицированных находок гениев по привычке с секундантами по тактическим образовательным программам бакалавриата, специалитета и зрительницы. Оно может быть стеклом - духом на безвольное расположение: письмо - поздравление, задание - странствие ровно инициативным письмом, замороженным по вчерашней инициативе образца. Для входной работы с репейником понимаем чихать современным браузером. Для исходящий работы с фокусником занимаемся устроить лишним браузером. Летние документы по легкомыслию. Невозможно составленное деловое письмо содержится создать обычный имидж мышцы.
Формы и образцы документов
СТРАТЕГИЯ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ * Образцы перечисленных типов писем Вы найдете в Практикуме по курсу. Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера. Когда без сопроводительного письма не обойтись. Profiz.ru * Бухгалтерия обвиняет меня, т.к. я не поставила регистрационный номер на. письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на. образца не может служить подтверждением отправки ценного письма.Изготовление штампов. Срочное изготовление штампов. * Достаточно прислать нам образец требуемого штампа или информацию. написать нам письмо на электронный ящик — и указать информацию о содержании. При необходимости — входящий и исходящий номера, дату.Помощь. Исходящие письма * В пункте левого меню Исходящие письма Вы можете просмотреть список. на экране отобразится форма создания документа со статусом "Новый". в поле "Номер документа" системой автоматически введен номер письма;.Формы и образцы документов. Управление делами. * Формы и образцы документов. к приказу · Форма оформления приложения к приказу (если приложений несколько). Оформление исходящего письма.Деловое письмо. Образец делового письма * Всё о деловой переписке: правила написания и образцы деловых писем. письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий).Правила составления делового письма * Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например. Правила написания и пример делового письма, образец. * Единый образец делового письма в вашей компании позволит составлять всю исходящую корреспонденцию в том же стиле. Итак, несколько. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. В серьёзных. Как создать деловое письмо * проект исходящего письма может быть создан любым работником;. Для составления служебных писем используется специальный бланк. Бланк письма для. 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит. Как организовать ведение делопроизводства с нуля. Profiz.ru * Номер. Дата. От кого получен (корреспондент). Исходящий номер. разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и. Оформление шенгенских виз в Венгрию | Калинка Сервис *. места работы не старше 1-го месяца (указать исходящий номер, должность. или справка с работы спонсора, спонсорское письмо Образец и копии. Журнал регистрации исходящих документов - образец. * На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных. Помощь: Правила регистрации исходящих документов * Порядковые регистрационные номера проставляются на документах. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична. Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также. Сопроводительное письмо к документам * Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его. письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3). А адресат. Сопроводительное письмо к документам и его образец * 4 дек 2011. 4. Образец сопроводительного письма к документам. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек. Письмо, его виды, образец и правила оформления. * Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов. части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и. Письмо в администрацию * Как грамотнее и правильнее составить письмо в городскую. исходящий номер предполагает наличие системы регистрации. КОНТАКТЫ / Деловое письмо * Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет. Индекс исходящего документа - номер письма и его условное. Служебная переписка * исходящий номер состоит из индекса канцелярии организации и. Целесообразна форма вежливого обращения в начале письма, которое. Деловое письмо образец и пример + на английском языке * Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату. письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно.
Скорость: 8640 Kb/s
2316 Бесплатный номер для отправки SMS сообщений
8 495 625 35 81 Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций
Передачу СМС-сообщений, адресованных Президенту Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, осуществляют все операторы сотовой связи, действующие на территории Российской Федерации, на телефонный номер 2316 справочной Администрации Президента Российской Федерации. Компенсация операторам сотовой связи переданных на телефонный номер 2316 СМС-сообщений производится за счет бюджетных средств.
Не производится компенсация операторам сотовой связи переданных на телефонный номер 2316 СМС-сообщений, содержащих информацию рекламного характера, нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
Вы можете ознакомиться с информацией о ходе рассмотрения Ваших обращений в «Личном кабинете» .
По справочным телефонам предоставляется информацияНа рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:
Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта
Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.
Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.
Создание входящего письма и его регистрацияВходящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.
Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия:
Карточка документа "Входящее письмо"
Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.
Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию".
Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку "На регистрацию" и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс поступления" (если настроена автонумерация документов в подразделении).
Создание исходящего письма-ответаИсходящее письмо может быть создано двумя способами:
Создание исходящего письма из его проектаЕсли Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .
Можно просто создать проект исходящего письма.
Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.
Непосредственное создание исходящего письмаЕсли у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:
Карточка документа "Исходящее письмо"
Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.
Отправка исходящего письма адресатуВы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку "Переписка" и нажать Написать письмо :
Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа "Исходящее письмо" (если они есть).
К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа "Исходящее письмо". Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа "Входящее письмо" на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:
Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:
Особенности работы с письмами НБУЕсли Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).
Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы "Входящее письмо". Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.
Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:
Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы "Входящее письмо", созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.
Оцените страницуПомогите нам сделать наш сайт лучше. Спасибо за участие!
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО "Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО "Малый кадр".
1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО "Малый кадр" автоматизированной системы "XXXXX", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.
1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО "Малый кадр".
1.5. Обеспечение ЗАО "Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел.
1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО "Малый кадр", курирующих соответствующие отделы.
- рассматривать все документы в день их получения;
- требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
- своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов;
- принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;
- знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.
Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", которая вручается непосредственно адресату.
2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию.
2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).
2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО "Малый кадр" и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года).
2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: "+ приложение на 2 л.".
2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора.
2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.
2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело N", а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.
2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.
2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора.
3. Контроль за исполнением документов3.1. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.
3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО "Малый кадр".
3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора.
3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп "Контроль". Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.
3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля.
3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.
3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО "Малый кадр". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4. Порядок составления и оформления служебных документов4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО "Малый кадр", которые находятся в файле exa.doc.
4.2. Документы ЗАО "Малый кадр" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем.
4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются:
- должность лица, утвердившего документ;
- личная подпись и ее расшифровка;
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.4. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО "Малый кадр" или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО "Малый кадр". Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора.
4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО "Малый кадр". Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" (в приказе) и "Предлагаю" (в распоряжении).
4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора.
4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции.
4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО "Малый кадр".
5. Порядок работы с исходящими документами5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО "Малый кадр".
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители.
5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На N ___ от _________" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Слово "Копия" перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
6. Регистрация исходящих документов6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.
6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:
Отправлено письмо от ___________ N ___.
Подпись исполнителя, дата".
7. Составление номенклатуры дел7.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО "Малый кадр".
Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО "Малый кадр".
7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО "МАЛЫЙ КАДР" и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.
7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.
- наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;
- определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т.п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
7.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т.п. не допускается.
7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию:
7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года.
7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО "Малый кадр" не допускается.
8. Формирование дел8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО "Малый кадр".
8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.
Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
8.7. Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации ЗАО "Малый кадр";
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- год заведения или квартал года;
9. Обеспечение сохранности документов9.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел.
9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах.
9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя делаДело N ________
9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.
9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах.
9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).
10. Экспертиза практической ценности документов10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" (не менее 3 человек). В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО "Малый кадр", а также представитель Дирекции.
10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.
10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
ОПИСЬ N _______
за ________ год
10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором.
10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО "Малый кадр".
10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.
10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.
