Примерный текст положения о секретариате предприятия

Настоящее Положение определяет порядок работы секретариата открытого акционерного общества "Мер­курий" (далее — Предприятие). Нормы и правила, со­держащиеся в настоящем Положении, являются обяза­тельными для исполнения всеми сотрудниками секре­тариата.

1.1. Основной целью деятельности секретариата является эффективное организационное и информаци­онное обеспечение управления Предприятием.

Под эффективным организационным и информаци­онным обеспечением Предприятия понимается целена­правленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному удовлетворению потребности Пред­приятия, его должностных лиц в организационных и информационных ресурсах в процессе осуществления повседневной управленческой деятельности.

1.2. Решение задач организационного и информа­ционного обеспечения Предприятия возлагается на штатное структурное подразделение — управление Пред­приятия. В свою очередь секретариат является струк­турным подразделением управления.

1.3. Непосредственное руководство секретариатом осуществляет его начальник — шеф-секретарь. Шеф - секретарь является прямым начальником для всех со­трудников секретариата. Он в свою очередь подчиня­ется заместителю генерального директора Предприя­тия по управлению — начальнику управления и являет­ся заместителем последнего.

1.4. Нормирование труда сотрудников секретариа­та, постановка задач, расчет общей численности и за­грузки осуществляется на основе действующих Единых норм времени и выработки. инв. №.

1.5. Условия труда сотрудников секретариата, орга­низация их рабочих мест определяются и регулируют­ся в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. №.

1.6. Деятельность сотрудников секретариата регла­ментируется соответствующими должностными инструк­циями. Разработка должностных инструкций осуществ­ляется вице-секретарем на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подпи­сывает шеф-секретарь, а утверждает — заместитель ге­нерального директора по управлению. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах секретариата или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.7. В своей работе секретариат руководствуется на­стоящим Положением, законодательными и нормативно - правовыми актами органов государственной власти, рас­порядительными документами вышестоящих органов уп­равления и Предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам организацион­ного и информационного обеспечения управления.

1.8. Для обеспечения повседневной деятельности секретариат имеет круглую печать с обозначением сво­его полного и сокращенного наименования и указани­ем на принадлежность к предприятию (на правах одно­го из ее структурных подразделений), а также необхо­димые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

JI. Структура и состав секретариата

2.1. Организационно-штатная структура и числен­ный состав секретариата определяется исходя из со­держания и объема возлагаемых на него задач и утвер­ждается решением генерального директора по представ - леиию заместителя по управлению. Изменения в орга­низационно-штатной структуре и численном составе секретариата производятся приказом генерального ди­ректора о введении в действие нового штатного распи­сания (организационной структуры) подразделения. ' 2.2. В целях обеспечения эффективной работы сек­ретариата в его организационно-штатную структуру включены: группа информационного обеспечения, груп­па организационного обеспечения, коммуникационная группа, технологическая группа. Организационно-штат­ная структура секретариата приведена в приложении 1 к настоящему Положению[81] .

2.3. Численный состав сотрудников секретариата распределяется по категориям (руководители, специа­листы, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на подразделение. Сведения о чи­сленном составе сотрудников секретариата приведены в приложении 2 к настоящему Положению[82] .

3.1 Целью деятельности секретариата является орга­низационное и информационное обеспечение управлен­ческой деятельности предприятия.

3.2. Для реализации цели своего предназначения секретариат решает следующие основные задачи:

1) планирование управленческой деятельности долж­ностных лиц предприятия;

2) сбор, систематизация, учет и анализ информа­ции (в т. ч. документированной);

3) информационный обмен между управлением и другими структурными подразделениями Предприятия;

4) документирование управленческой деятельности Предприятия;

5) осуществление контроля за исполнением управ­ленческих решений всеми должностными лицами и структурными подразделениями Предприятия;

6) информационный обмен с внешней средой Пред­приятия.

3.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании стратегии развития Предприятия могут уточняться и задачи, решаемые секретариатом.

4.1. Общая организация управления секретариатом возлагается на заместителя генерального директора по управлению. Непосредственное руководство работой секретариата осуществляет руководящий состав подраз­деления.

4.2. К руководящему составу секретариата относятся шеф-секретарь, вице-секретарь, начальники групп.

4.3. Управление повседневной деятельностью секре­тариата осуществляется шеф-секретарем последователь­ным методом путем отдачи устных и письменных распо­ряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от заместителя гене­рального директора по управлению к шеф-секретарю, а от него — к вице-секретарю и начальникам групп.

4.4. При необходимости руководящий состав сек­ретариата должен уметь организовать управление под­разделением в оперативном режиме, предполагающим сокращение привычных сроков выполнения задач. По­следнее достигается на основе параллельного метода управления.

V. Организация взаимодействия секретариата

5.1. Взаимодействие секретариата с другими под­разделения, службами и должностными лицами Пред­приятия предполагает согласованность выполнения оп­ределенных действий (операций, процедур и т. п.) по организационному и информационному обеспечению деятельности предприятия.

5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения управленческих мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.

5.3. Информационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка обращения с инфор­мацией, в т. ч. документированной.

5.4. Секретариат в процессе своей деятельности вза­имодействует:

1) с производственными подразделениями — по воп­росам контроля за организацией управленческой дея­тельности;

2) с юридической службой — по правовым вопро­сам, возникающим в процессе реализации мероприя­тий управленческой деятельности;

3) с подразделениями службы персонала — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым за­конодательством РФ; -. -

4) со службой производственного планирования и отчетности — по вопросам производственного планиро­вания и отчетности;

5) с финансово-экономической службой — по воп­росам финансово-экономического обеспечения управ­ленческой деятельности;

6) со службой обеспече­ния и административно-хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения и обслуживания управленчес­кой деятельности;

7) с техническим отделом вычислительного центра — по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения) управленческой деятельности.

Обеспечение деятельности секретариата техни­ческими, материальными и иными средствами осуще­ствляется в соответствии с единым порядком всесто­роннего обеспечения деятельности, установленным на Предприятии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники секретариата, обеспечению защиты служеб­ной информации от несанкционированного доступа воз­лагается на соответствующие службы Предприятия.

Секретариат в пределах своей компетенции вправе:

7.1. Запрашивать у руководителей подразделений, служб Предприятия данные, необходимые для эффек­тивного осуществления возложенных на него задач.

7.2. Требовать от должностных лиц Предприятия неукоснительного исполнения всех распоряжений ру­ководства Предприятия.

7.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопро­сам, входящим в компетенцию секретариата.

7.4. Давать руководителям структурных подразде­лений Предприятия обязательные для исполнения ука­зания по вопросам, относящимся к компетенции секре­тариата.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства Предпри­ятия предложения по вопросам работы секретариата.

7.6. Вести переписку по вопросам организационно­го и информационного обеспечения управленческой деятельности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию секретариата и ке требующим согласо­вания с руководителем Предприятия.

8.1. Секретариат несет коллективную ответствен­ность за:

А) своевременное, полное и качественное выполне­ние возложенных на него задач;

Б) соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы работы сек­ретариата.

8.2 Индивидуальная (персональная) ответственность работников секретариата устанавливается должностны­ми инструкциями.

Сотрудники секретариата обеспечивают круг­лосуточное (посменное) дежурство в офисе генераль­ного директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплекто­вание смен и распределение сотрудников секретариата осуществляется в соответствии с графиком, утверждае­мым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого сотрудникам секретариата под расписку.

9.2. Сотрудникам секретариата установлен ненор­мированный рабочий день. Время пребывания в офи­се, превышающее установленные законодательством РФ показатели, компенсируется сотрудникам в виде допол­нительных дней отдыха. По желанию сотрудников до­полнительные дни отдыха могут предоставляться им к ежегодному основному или дополнительному отпуску.

9.3. Вопросы привлечения сотрудников секретари­ата к исполнению служебных обязанностей сверхуроч­но, а также вопросы оплаты труда регулируются в со­ответствии с законодательством РФ и "Положением о материальном стимулировании сотрудников секретари­ата" (приложение № 3 к настоящему Положению)[83] .

X. Заключительные положения

10.1 Изменения, дополнения и уточнения к насто­ящему Положению подготавливаются вице-секретарем, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами Предприятия и представляются шеф-секретарем на рассмотрение заместителю генераль­ного директора по управлению. Основанием для внесе­ния соответствующих изменений в текст Положения служит письменное распоряжение заместителя генераль­ного директора по управлению.

10.2 Настоящее Положение подлежит переутверж­дению не реже чем один раз в 5 лет.

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235 77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Положение об отделе делопроизводства

1.1. Отдел делопроизводства (далее - Отдел) департамента административно-правового обеспечении (далее - Департамент) министерства Чеченской Республики по национальной политике, внешним связям, печати и информации (далее — Министерство) создан для организации делопроизводства и справочно-информационного обеспечения Министерства.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Чеченской Республики, республиканскими законами, указами и распоряжениями Главы Чеченской Республики, постановлениями и распоряжениями Прави1ельства Чеченской Республики, иными нормативными правовыми актами Чеченской Республики, Положением о Министерстве, правовыми актами Министерства, служебным распорядком Министерства, положением о Департаменте и настоящим положением.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность под руководством директора Департамента и заместителя министра Чеченской Республики по национальной политике, печати и информации, курирующего данное подразделение.

2.1. Отдел осуществляет следующие полномочия:

- обеспечение своевременной обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, ее доставки по назначению;

- проверка содержания текстов документов на предмет наличия орфографических. пунктуационных, стилистических ошибок;

- прием и отправка электронной почты;

- работа в системе «Мотив», Евфрат-документообороте и в системе Евфрат 1-системе электронного документооборота и делопроизводства; сканирование и контроль за исполнением;

- протоколирование совещаний министра и контроль за исполнением протокольных поручений министра;

- проверка делопроизводства структурных подразделений;

- прием и отправка писем по почтовой связи, факсу;

- ведение журналов по приему граждан и письменных ооращении граждан и контроль за исполнением;

- оформление и рассылка нормативных и распорядительных документов;

- осуществление "методического руководства по делопроизводству в структурный подразделениях;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- обеспечение печатания и размножения служебных документов;

- составление номенклатуры дел, сводной номенклатуры дел Министерства;

- учет использования служебного времени, ведение табеля;

- представление отчетов о деятельности отдела;

- обеспечение сохранности прохождения служебной документации.

3.1. Отдел делопроизводства имеет право:

- контролировать и требовать соблюдения инструкции по делопроизводству, правильности оформления исходящих документов;

- запращивать в структурных подразделениях Министерства информацию, необходимую для выполнения возложенных на Отдел задач;

- осуществлять проверки делопроизводства в структурных подразделениях;

- подписывать и визировать документы, связянные с деятельностью Отдела;

- представительствовать в установленном порядке от имени Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- организовывать ежегодный отбор документов на хранение, подлежащие передаче в государственный архив, при этом, организуя экспертизу их научной и практической ценности, а также рассматривать акты о выделении для уничтожения дел, не подлежащих длительному хранению;

- давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

- вносить руководству Министерства предложения об изменении структуры и штатной численности Отдела, о назначении и освобождении служащих, присвоении им классных чинов, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности;

- определять содержание и объем прав и обязаностей служащих Отдела, организовать работу по повышению их квалификации, подписывать служебные документы, издавать распоряжения в пределах компетенции Отдела.

4.1. ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение Отделом функции, предусмотренных настоящим положением, несет начальник Отдела.
4.2. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:
- организацию леятельности Отдела по выполнению задач и функций, возложенных на Отдел;;
- организацию в Отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;;
- соблюдение служащими Отдела служебной дисциплины;;
- распределение обязанностей между служащими Отдела, их деятельность;;
- достоверность отчетных данных и других предоставляемых сведений;;
- соблюдение сроков отчетности и исполнения документов.
4.3. Ответственность служащих Отдела устанавливается их должностными регламентами.
4.4. Все служащие Отдела несут персональную ответственность за распространение конфиденциальной информвции.

Главная

Министерство

Деятельность

Пресс-Центр

Документы

Обращения граждан

Контакты

Организации

Информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, размещаемая в сети Интернет

Примерный текст положения о секретариате предприятия

Настоящее Положение определяет порядок работы секретариата открытого акционерного общества "Меркурий" (далее — Предприятие). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками секретариата.

/. Общие положения 1.1.

Основной целью деятельности секретариата является эффективное организационное и информационное обеспечение управления Предприятием.

Под эффективным организационным и информационным обеспечением Предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному удовлетворению потребности Предприятия, его должностных лиц в организационных и информационных ресурсах в процессе осуществления повседневной управленческой деятельности. 1.2.

Решение задач организационного и информационного обеспечения Предприятия возлагается на штатное структурное подразделение — управление Предприятия. В свою очередь секретариат является структурным подразделением управления. 1.3.

Непосредственное руководство секретариатом осуществляет его начальник — шеф-секретарь. Шеф- секретарь является прямым начальником для всех сотрудников секретариата. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора Предприятия по управлению — начальнику управления и является заместителем последнего. 1.4.

Нормирование труда сотрудников секретариата, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих Единых норм времени и выработки. инв. №. 1.5.

Условия труда сотрудников секретариата, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. №. 1.6.

Деятельность сотрудников секретариата регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется вице-секретарем на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подписывает шеф-секретарь, а утверждает — заместитель генерального директора по управлению. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах секретариата или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет. 1.7.

В своей работе секретариат руководствуется настоящим Положением, законодательными и нормативноправовыми актами органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и Предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам организационного и информационного обеспечения управления. 1.8.

Для обеспечения повседневной деятельности секретариат имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением. II.

Структура и состав секретариата 2.1.

Организационно-штатная структура и численный состав секретариата определяется исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждается решением генерального директора по представлению заместителя по управлению. Изменения в организационно-штатной структуре и численном составе секретариата производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) подразделения.

' 2.2. В целях обеспечения эффективной работы секретариата в его организационно-штатную структуру включены: группа информационного обеспечения, груп-

па организационного обеспечения, коммуникационная группа, технологическая группа. Организационно-штатная структура секретариата приведена в приложении 1 к настоящему Положению102. 2.3.

Численный состав сотрудников секретариата распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на подразделение. Сведения о численном составе сотрудников секретариата приведены в приложении 2 к настоящему Положению103. III.

Предназначение секретариата 3.1

Целью деятельности секретариата является организационное и информационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. 3.2.

Для реализации цели своего предназначения секретариат решает следующие основные задачи: 1)

планирование управленческой деятельности должностных лиц предприятия; 2)

сбор, систематизация, учет и анализ информации (в т. ч. документированной); 3)

информационный обмен между управлением и другими структурными подразделениями Предприятия; 4)

документирование управленческой деятельности Предприятия; 5)

осуществление контроля за исполнением управленческих решений всеми должностными лицами и структурными подразделениями Предприятия; 6)

информационный обмен с внешней средой Предприятия. 3.3.

В зависимости от изменений в направленности и содержании стратегии развития Предприятия могут уточняться и задачи, решаемые секретариатом.

IV. Организация управления секретариатом 4.1.

Общая организация управления секретариатом возлагается на заместителя генерального директора по управлению. Непосредственное руководство работой секретариата осуществляет руководящий состав подразделения. 4.2.

К руководящему составу секретариата относятся шеф-секретарь, вице-секретарь, начальники групп. 4.3.

Управление повседневной деятельностью секретариата осуществляется шеф-секретарем последовательным методом путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от заместителя генерального директора по управлению к шеф-секретарю, а от него — к вице-секретарю и начальникам групп. 4.4.

При необходимости руководящий состав секретариата должен уметь организовать управление подразделением в оперативном режиме, предполагающим сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.

V. Организация взаимодействия секретариата 5.1.

Взаимодействие секретариата с другими подразделения, службами и должностными лицами Предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по организационному и информационному обеспечению деятельности предприятия. 5.2.

Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения управленческих мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления. 5.3.

Информационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка обращения с информацией, в т. ч. документированной. 5.4.

Секретариат в процессе своей деятельности взаимодействует: 1)

с производственными подразделениями — по вопросам контроля за организацией управленческой деятельности; 2)

с юридической службой — по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий управленческой деятельности; 3)

с подразделениями службы персонала — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ; - - 4)

со службой производственного планирования и отчетности — по вопросам производственного планирования и отчетности; 5)

с финансово-экономической службой — по вопросам финансово-экономического обеспечения управленческой деятельности; 6)

со службой материально-технического обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения и обслуживания управленческой деятельности; 7)

с техническим отделом вычислительного центра — по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения) управленческой деятельности.

VI. Организация обеспечения секретариата 6.1.

Обеспечение деятельности секретариата техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на Предприятии. 6.2.

Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники секретариата, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы Предприятия. VII.

Секретариат в пределах своей компетенции вправе: 7.1.

Запрашивать у руководителей подразделений, служб Предприятия данные, необходимые для эффективного осуществления возложенных на него задач. 7.2.

Требовать от должностных лиц Предприятия неукоснительного исполнения всех распоряжений руководства Предприятия. 7.3.

Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию секретариата. 7.4.

Давать руководителям структурных подразделений Предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции секретариата. 7.5.

Вносить на рассмотрение руководства Предприятия предложения по вопросам работы секретариата. 7.6.

Вести переписку по вопросам организационного и информационного обеспечения управленческой деятельности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию секретариата и ке требующим согласования с руководителем Предприятия. VIII.

Ответственность секретариата 8.1.

Секретариат несет коллективную ответственность за:

а) своевременное, полное и качественное выполнение возложенных на него задач;

б) соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы работы секретариата. 8.2

Индивидуальная (персональная) ответственность работников секретариата устанавливается должностными инструкциями.

IX. Особые вопросы деятельности секретариата 9.1.

Сотрудники секретариата обеспечивают круглосуточное (посменное) дежурство в офисе генерального директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплектование смен и распределение сотрудников секретариата осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого сотрудникам секретариата под расписку. 9.2.

Сотрудникам секретариата установлен ненормированный рабочий день. Время пребывания в офисе, превышающее установленные законодательством РФ показатели, компенсируется сотрудникам в виде дополнительных дней отдыха. По желанию сотрудников дополнительные дни отдыха могут ' предоставляться им к ежегодному основному или дополнительному отпуску. 9.3.

Вопросы привлечения сотрудников секретариата к исполнению служебных обязанностей сверхурочно, а также вопросы оплаты труда регулируются в соответствии с законодательством РФ и "Положением о материальном стимулировании сотрудников секретариата" (приложение № 3 к настоящему Положению)104. 10.1 Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются вице-секретарем, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами Предприятия и представляются шеф-секретарем на рассмотрение заместителю генерального директора по управлению. Основанием для внесения соответствующих изменений в текст Положения служит письменное распоряжение заместителя генерального директора по управлению. 10.2

Настоящее Положение подлежит переутверж- дению не реже чем один раз в 5 лет.

Организационная структура предприятия Наименование структурного подразделения Штатная численность подразделения 1 2 Цех № 1 100 Приложение 23

Схема организационного взаимодействия подразделений предприятия Помощник (меиеджер- координатор, секретарь) Менеджер по кадрам Менеджер по развитию Менеджер

Руководитель РК-предприиі ИЯ

I Группа обеспечения