Как заполнить авансовый отчет (скачать бланк АО-1)

14 марта 2013, просмотров: 5028, Раздел: Бизнес-статьи

Заполнение авансового отчета — это форма отчета за израсходованные суммы, выданные подотчетному лицу авансом.

Авансовые суммы могут выдаваться только на основании приказа руководителя организации о подотчетных лицах, содержащего список этих лиц, с указанием сроков, целей, на которые выдаются средства, и размера денежных средств. Для командированных сотрудников основанием для выдачи денежных средств могут являться приказ о направлении командировку или утвержденное руководителем командировочное удостоверение.

Бланк авансового отчета — это двухсторонняя унифицированная форма №АО-1. Заполнить авансовый отчет должны подотчетное лицо и сотрудник бухгалтерии в одном экземпляре.

Как заполнить авансовый отчет подотчетному лицу.

Заполнение авансового отчета начинается с указания на лицевой стороне бланка авансового отчета следующих реквизитов:

• наименование организации;
• дата составления документа;
• фамилия и инициалы лица, составляющего отчет;
• должность;
• табельный номер;
• назначение авансовых средств (представительские или хозяйственные расходы).

Подтверждающие расходы документы с указанием сумм перечисляются на оборотной стороне бланка в графах 1-6:

• графа 1 — указывается порядковый номер документа, подтверждающего расходы;
• графа 2 — дата составления этого документа;
• графа 3 — номер подтверждающего расходы документа;
• графа 4 — вид расходов;
• графа 5 — сумма расхода, если он осуществлялся в рублях;
• графа 6 — сумма расхода, если он осуществлялся в иностранной валюте.

Как заполнить авансовый отчет сотруднику бухгалтерии.

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет сдается в бухгалтерию. Приняв бланк отчета, работник бухгалтерии расписывается в получении документа на проверку с указанием номера, даты, суммы расходов, количества приложенных документов. Затем указывается дата представления отчета, и расписка передается подотчетному лицу. Теперь заполнить авансовый отчет должен бухгалтер.

Проверив правильность заполнения документов о расходовании средств, бухгалтер заполняет графы 7-8, где указываются суммы расходов, принятых к учету, а также графу 9, в которой указывается номер соответствующих бухгалтерских счетов.

Затем бухгалтер должен заполнить авансовый отчет на лицевой стороне унифицированной формы №АО-1, указывая следующую информацию:

• остаток (или перерасход) предыдущего аванса;
• сумму полученного аванса;
• сумму израсходованных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерские записи операций учета расходов.

При составлении авансового отчета данные для таблицы бухгалтерских записей формируются на базе данных графы 9 оборотной стороны бланка отчета.

После проверки авансовый отчет направляется руководителю организации для утверждения.

После утверждения руководителем бухгалтерия списывает подотчетные средства и производит окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс не был использован полностью, остаток возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. В случае перерасхода подотчетному лицу выплачивается соответствующая сумма по расходному кассовому ордеру.

За консультацией по поводу того, как заполнить авансовый отчет. любой сотрудник может обратиться в бухгалтерию своей организации.

Авансовый отчет

Организации могут выдавать денежные средства под отчет своим сотрудникам, например, на хозяйственные или командировочные расходы. Такие сотрудники обязаны предъявить в бухгалтерию авансовые отчеты об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного сотрудника по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ. утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1. утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны бланка и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем или уполномоченным на это лицом и принимаются к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Операции с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дт 71 - Кт 50 (51) - выданы денежные средства под отчет;

После того, как сотрудник приобрел материальные ценности для организации, он оформляет авансовый отчет. На основании отчета бухгалтер делает следующие проводки:

Дт 08 - Кт 71 - приобретены основные средства;

Дт 10 - Кт 71 - приобретены материалы;

Дт 40 - Кт 71 - приобретены товары .

Если у подотчетного лица остались денежные средства, он их возвращает в кассу организации или на расчетный счет:

Дт 50 (51) - Кт 71 - возвращены неизрасходованные денежные средства .

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Отчет об использовании средств (авансовый отчет), выданных на командировку или под отчет образца 2011г

1. Требования относительно предоставления средств на командировку установлены подпунктом 140.1.7 пункта 140.1 статьи 140 раздела III Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.

2. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, который предоставил средства под отчет.

При наличии излишка израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, до или во время представления указанного отчета.

Действие абзацев первого и второго данного пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.

При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с использованием платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Откомандированному лицу — плательщику налога, который использовал платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок представления Отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин, работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

3. Если плательщик налога не возвращает сумму излишне потраченных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого облагаемого налогом дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет облагаемых налогом доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

4. В случае, когда плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшем такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты облагаемого налогом дохода во время проведения окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога является невозможным в результате смерти или признания плательщика налога судом безвестно отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается во время начисления дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к оплате.

5. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

В сумму превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в пределах предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе III Кодекса, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.

Физическое лицо, которое получило такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства; «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).

Форму (бланк) Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и порядок его заполнения на русском языке в редакции Приказа ГНАУ №996 от 23.12.2010г. можно скачать по этой ссылке .
( прим.ред. Приказ от 23.12.2010 № 996 набирает силу со дня опубликования. Примечательно, что раздел III Налогового кодекса (в общем случае) действует с 01.04.2011г.)

Какие документы нужны для авансового отчета

Авансовый отчет составляется в том случае, когда сотруднику выдаются деньги под отчет. Таких случаев огромное множество: покупка канцтоваров, оплата ГСМ, командировочные. Из этой статьи вы узнаете, какие документы необходимо прикладывать к авансовому отчету в каждом отдельном случае.

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке или при выдаче денег под отчет.

Если сотрудник расплатился наличными, то к авансовому отчету принимаются следующие документы:

• Кассовый чек;
• Квитанция к ПКО или бланк строгой отчетности.

При расчетах по банковской карте авансовый отчет составляется на основании:

• Оригиналов слипов;
• Квитанций электронных банкоматов и терминалов.

О том, как адаптировать унифицированный бланк авансового отчета под особенности расчетов корпоративной картой читайте в статье «Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты» .

Если сотрудник покупает мелочовку в магазине, например, канцтовары, кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки.

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

В качестве подтверждения расходов можно принять квитанцию к ПКО без кассового чека. Налоговики часто требуют наличие чека ККТ, однако в законе такая норма не прописана (постановление ФАС МО от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05 ).

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

• квитанцию к приходному ордеру;
• накладную;
• счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.

За наличный расчет. Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы, на основании которых составится авансовый отчет, будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

По талонам или корпоративным картам. Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива. В данной ситуации работник отчитывается не за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам. Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.

Для списания расходов на ГСМ необходимы также путевые листы.

Вы можете признать при расчете налога на прибыль представительские расходы (под. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Налоговый кодекс относит к представительским расходам:

• на проведение официального приема;
• транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.

Иные расходы на прием делегации не уменьшат облагаемую базу по налогу на прибыль.

Для документального подтверждения произведенных расходов понадобятся:

• приказ о проведении мероприятия и смета затрат;
• чеки ККТ, товарные чеки, счета поставщиков, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п.
• отчет о проведении деловой встречи в произвольном виде.

В качестве приложения к авансовому отчету по командировке потребуются следующие документы:

• проездные билеты (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• счета за проживание;
• ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и другие документы, связанные с командировкой (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 ).

О расчете командировочных в 2016 году можно прочитать в статье: «Суточные при командировках в 2016 году»

Порядок перевода законом не установлен, поэтому его может сделать любой сотрудник компании или специализированное агентство (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 ).

О выполнении поручения, трате и остатке подотчетных сумм работник должен отчитаться. Если он не представит отчет в установленные сроки, работодатель вправе удержать из его зарплаты выданный аванс (ч. 2 ст. 137 ТК РФ ).

О том, на сколько дней можно выдать деньги под отчет, когда на подотчетные суммы начисляют НДФЛ и взносы и в каком случае нужно уменьшить базу по НДФЛ и взносам читайте в статье «Работник не сдал авансовый отчет вовремя: начислять ли НДФЛ и взносы» .

Образцы заполнения всех документов, оформляемых при выдаче подотчетных средств, приведены в разделе «Формы » на сайте журнала «Зарплата».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое