Business Studio - Субъекты: Начальник клиентского отдела

Начальник клиентского отдела выполняет в рамках процессов в соответствии с их регламентами следующие функции:

Начальник клиентского отдела:

В рамках временных рабочих групп исполняет работы, порученные ему руководителем временной рабочей группы.

Соблюдает сам и контролирует соблюдение подчиненными организационно-распорядительных, нормативно-методических, технологических, планово-бюджетных и прочих внутренних документов.

При возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей.

При обнаружении неисправностей оборудования, техники, зданий, незамедлительно информирует руководителя соответствующего обеспечивающего подразделения.

В общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики.

Кроме вышеперечисленных обязанностей, выполняет распоряжения и поручения своих прямых руководителей, а также иные обязанности, предусмотренные внутренними регламентами предприятия.

Начальник клиентского отдела имеет право:

- Представительствовать от имени возглавляемого подразделения и вести переписку в пределах своей компетенции.

- Требовать и получать в предписанные сроки от структурных подразделений компании указанные в регламентах товарно-материальные ценности и документы, необходимые для исполнения своих работ (исполнения работ возглавляемого подразделения).

- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

- Готовить предложения по организации работы, по кадрам и по структуре возглавляемого подразделения.

Начальник клиентского отдела несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством, и в соответствии с внутренними нормативными документами за:

- Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

- Несоблюдение трудовой и исполнительной дисциплины сотрудниками, находящимися в его подчинении.

- Причинение или способствование действием (бездействием) причинению другими сотрудниками материального или морального ущерба компании.

- Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

- Ненадлежащее и несвоевременное исполнение разовых служебных поручений руководства, если они не противоречат действующему законодательству.

Должностная инструкция Начальника визового отдела ТА - Турагентствам - Каталог статей - Горящие туры Иваново

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Начальник визового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Ивтурист» (далее – Общество) относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом Генерального директора Общества.
2. На должность Начальника визового отдела (далее по тексту – Начальник отдела) назначается лицо, имеющее высшее образование, а также стаж работы в туристской отрасли не менее 3-х лет.
3. Деятельность Начальника отдела направлена на решение вопросов, связанных с паспортно-визовым обеспечением деятельности Общества и его Клиентов.
4. В период временного отсутствия Начальника отдела его обязанности решением Генерального директора общества возлагаются на Менеджера данного отдела.
5. В целях исполнения должностных обязанностей Начальник отдела допущен к обработке персональных данных Работников и Клиентов Общества.
6. Начальник отдела непосредственно подчиняется Генеральному директору Общества.
7. Положения настоящей Должностной инструкции являются обязательными для исполнения Начальником отдела. Начальник отдела несет персональную ответственность за надлежащее исполнение требований настоящей Должностной инструкции в установленном законодательством порядке.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Начальник отдела должен знать:
- Устав Общества.
- Федеральный закон № 132-ФЗ от 24.11.1996 года «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
- Федеральный закон Российской Федерации № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав потребителей».
- Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2007 года № 452.
- Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
- Федеральный закон «О порядке выезда из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию» от 15.08.1996 г. № 114-ФЗ
- Постановление Правительства РФ «О реализации отдельных норм Федерального закона «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» от 01.10.1998 г. № 1142
- Инструкции МВД России о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ для выезда из РФ и въезда в РФ
- Консульские конвенции, заключенные Российской Федерацией с иностранными государствами.
- Требования консульских служб иностранных посольств и иных представительств в Российской Федерации по порядку оформления въездных виз.
- Введенные в действие Локальные внутренние акты Общества, в том числе, регламентирующие правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, обработку и защиту персональных данных, сохранение коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
- Нормы гражданского, трудового, административного, уголовного и налогового права в части, регламентирующей деятельность Общества.
- Методы управленческой деятельности.
- Методы обработки информации с использованием персонального компьютера и иных технических офисных средств копирования, коммуникации и связи.
- Настоящую Должностную инструкцию.
2. Начальник отдела должен уметь:
- Квалифицированно разбираться в вопросах связанных с паспортно-визовым обеспечением деятельности Общества и его Клиентов и уметь применять на практике нормы гражданского законодательства, регламентирующего эту деятельность;
- Осуществлять руководство и контроль деятельности своих подчиненных.
- Правильно вести учет и оформление документации Общества с использованием персонального компьютера и используемых в Обществе программ и информационных технологий.
- Составлять и оформлять в соответствии с принятой деловой этикой письма, запросы, ответы и иные письменные документы в адрес юридических и физических лиц, а также в официальные учреждения и ведомства.
- Уверено использовать в работе информацию, размещенную на сайте Общества.
3. Начальник отдела должен обладать:
- навыками соблюдения служебной этики во взаимоотношениях с подчиненными, коллегами и руководителями Общества;
- опытом руководства смешанными коллективами и навыками обучения подчиненных;
- навыками пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;
- приемами и навыками ведения переговоров и позитивного делового общения;
- личными позитивными качествами: быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и лояльным.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Начальник отдела обязан:
1. Руководить деятельностью подчиненных, контролировать результаты их работы, состояние трудовой дисциплины.
2. Обеспечивать своевременное и качественное предоставление визовых услуг Работникам и Клиентам Общества.
3. Организовывать подготовку проектов нормативных документов, указаний, а также смет, договоров, отчетов и других документов, связанных с деятельностью по оказанию визовых услуг.
4. Организовывать подготовку различных документов, необходимых для оформления въездной российской визовой поддержки для иностранных партнеров Общества.
5. Организовывать взаимодействие с консульскими службами посольств иностранных государств и визовых центров в целях получения выездных виз для Работников и Клиентов Общества.
6. Организовывать приемку-сдачу и ответственное хранение общегражданских заграничных паспортов и иных документов Клиентов и Работников Общества.
7. Организовывать процесс аккредитации в консульских службах иностранных государств, а также при необходимости в ПВУ МВД РФ и КД МИД РФ.
8. Организовывать и участвовать в изучении конъюнктуры рынка услуг по основной деятельности визового отдела с целью подготовки предложений по оптимальному выбору поставщиков указанных услуг.
9. Организовывать в проведение переговоров с поставщиками услуг паспортно-визового характера и организовывать разработку проектов договоров с ними.
10. Разрабатывать проекты инструкций, методических и других документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
11. Проводить проверки качества выполняемых работ подчиненными сотрудниками и своевременности исполнения указаний руководителей Общества.
12. Выполнять требования нормативных документов по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации, защите и соблюдению конфиденциальности персональных данных Работников и Клиентов Общества.
13. Контролировать в подчинённом подразделении выполнение требований по обеспечению режима обработки персональных данных, в том числе по защите персональных данных при их обработке и информационных системах персональных данных Общества.
14. Участвовать в выявлении причин, снижающих качество выполняемых работ, их устранении и предупреждении.
15. Выполнять поручения Генерального директора, директоров Общества и их заместителей в рамках компетенции, определенной настоящей Должностной инструкцией.
16. Соблюдать положения трудового договора и Правил внутреннего трудового распорядка, трудовую и производственную дисциплину.
17. Организовывать своевременное и качественное оформление установленных в Обществе форм учета и отчетности.
18. Самостоятельно и по указанию руководства Общества готовить проекты писем, ответов, отчетов, справок и иных документов. Самостоятельно вести переписку в рамках исполнения обязанностей, определенных настоящей Должностной инструкцией.
19. Осуществлять мероприятия по обучению, повышению квалификации и переподготовке сотрудников отдела.
20. Доводить до сведения сотрудников отдела принятые в Обществе локальные акты и иные организационно-распорядительных документы, осуществлять контроль их соблюдения.
21. Обеспечивать здоровые и безопасные условия труда для подчиненных, контролировать соблюдение ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда.
22. Повышать собственную квалификацию.
23. Поддерживать хорошие отношения с коллегами и руководством для создания рабочей дружелюбной атмосферы и эффективной работы в Обществе. При необходимости во всем помогать коллегам в работе.
24. Соблюдать правила пожарной безопасности, требования техники безопасности и санитарно-гигиенических норм и иных локальных нормативных актов, которыми регламентируется деятельность Общества.
25. Соблюдать запрет на внос в помещения Общества взрывчатых, отравляющих и пожароопасных веществ, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями.
26. Соблюдать запрет на курение. Курить только в местах, специально оборудованных и отведенных для курения.
27. Не находиться в помещениях Общества в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

IV. ПРАВА
Начальник отдела имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела по соответствующим вопросам.
3. Участвовать в подготовке проектов документов, связанных с деятельностью отдела.
4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений Общества, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства Общества оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6. Давать технические и организационные указания специалистам и сотрудникам, находящимся в подчинении и требовать их выполнения.
7. Осуществлять консультирование Клиентов контрагентов, Работников Общества, в пределах своей компетенции.
8. Рассматривать, согласовывать, подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
9. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.
Начальник отдела не имеет права:
10. Допускать публичные высказывания, суждения или оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности Общества, решений его руководителей, профессионализма коллег и т.п.
11. В общении допускать высказывания, оскорбляющие честь и достоинство, национальные или религиозные чувства собеседника или третьих лиц, а также употреблять ненормативную лексику.
12. Отвечать на любые запросы, поступающие от средств массовой информации либо контролирующих или правоохранительных органов, и должен оперативно передавать их начальнику юридического отдела или Генеральному директору Общества.
13. Без разрешения Генерального директора Общества вступать в беседу, отвечать на вопросы, предоставлять информацию и документы сотрудникам официальных ведомств, осуществляющих проверку деятельности Общества.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела несет ответственность за:
1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Совершенные в процессе своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора и других директоров Общества и их заместителей в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. Правильность, достоверность и своевременность заполнение и ведение лично и подчиненными сотрудниками документации, регламентированной требованиями и стандартами Общества.
5. Сохранность полученных для исполнения должностных обязанностей технических средств, программного обеспечения, мебели, и иного имущества, которое принадлежит Обществу или за которое Общество несет ответственность перед третьими лицами.
6. Разглашение внутренней информации, содержащей конфиденциальные сведения, коммерческую тайну, в том числе персональные данные Работников или Клиентов Общества, в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
7. Соблюдение подчиненными сотрудниками введенного в Обществе режима сохранения коммерческой тайны и конфиденциальности информации, а также защиты персональных данных Клиентов общества.
8. За подотчетные целевые суммы денежных средств, полученные для осуществления возложенных настоящей инструкцией функций и обязанностей.
9. За свои и сотрудников отдела виновные действия, которые привели к срыву сроков сдачи документов на получение виз, выдачу Клиентам ненадлежащих документов, к обоснованным отказам в выдаче визы из-за нарушения норм визового делопроизводства, в пределах размера ущерба, в виде выплаченным Клиентам по данным обстоятельствам сумм материальной компенсации.
10. Соблюдение графика работы, режима рабочего времени, техники безопасности, трудовой и производственной дисциплины лично и подчиненными сотрудниками.
11. Содержание рабочего места в чистоте и порядке лично и подчиненными сотрудниками.
12. Соблюдение требований дресс-кода Общества на рабочем месте лично и подчиненными сотрудниками.
13. Использование ресурсов сети Интернет только в целях исполнения должностных обязанностей лично и подчиненными сотрудниками
14. За результаты и эффективность деятельности визового отдела.
15. За причинение материального ущерба Обществу - в пределах, определенных действующим трудовым, административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
1. Начальник отдела получает задания, приказы и информацию, необходимую ему для исполнения должностных обязанностей, от Генерального директора, директоров Общества и их заместителей в пределах их должностной компетенции.
2. Если Начальник отдела не согласен с полученным им указанием от директоров Общества или их заместителей, то он должен получить от Генерального директора распоряжение об отмене или подтверждении ранее полученного указания.
3. Начальник отдела не должен направлять письменные документы в адреса государственных органов и ведомств без получения на документе или его копии визы начальника юридического отдела.
4. Начальник отдела контролирует любую служебную переписку подчиненных сотрудников с использованием электронной связи.
5. Начальник отдела обязан контролировать, чтобы срок направления ответов в адрес третьих лиц или организаций не превышал 30 суток, если только законодательством или иным нормативным актом не установлен иной, более короткий срок для предоставления ответа.
6. Начальник отдела контролирует, чтобы информация или документы передавалась подчиненными ему сотрудниками другим Работникам Общества только с его санкции.
Должностную инструкцию РАЗРАБОТАЛ:
Менеджер по работе с кадрами ООО «Ивтурист» _____________ О.О.Обухова
«___» ______________ 20__ года
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ООО «Ивтурист» _____________ О.В. Петрова
«___» ______________ 20__ г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН(А): ___________________ /_____________________/
(подпись)
«___» ______________ 20__ года
12 июля 2007 года
Актуализировано 12 февраля 2012 года