Категория: Бланки/Образцы
Объяснительная и пояснительная записки
Служебная записка также как и докладная записка относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже ее составитель.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие Ваших просьб и предложений в заключительной части.
Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации .
Формуляр-образец служебной записки будет состоять из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Измениться лишь наименование документа.
Примечание: Оформляя любой внутренний документ нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию, и он должен быть опознан.
Объяснительная записка– документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или не выполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки по типу заявления. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).
Еще одна разновидность - пояснительная записка. содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).
Пояснительные записки, как приложение к основному документу оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ) ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28.
Письмаслужат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д.
Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Общий вид и состав реквизитов документа».
При адресации письма частному лицу вначале располагают фамилию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, имя, отчество пишут полностью.
Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.
Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на каждом экземпляре только одного адресата.
В письме, как правило, освящается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.
Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.
Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.
В водной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Это часть является пояснительной и от того, как она будет изложена, зависит, какое решение примут наши партнеры.
В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. Например: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания конференции….».
В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы сомневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики или дать его точное словарное определение.
Текст письма может излагаться от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…». А также от третьего лица ед. числа – «Собрание акционеров постановляет», что отражает принцип коллегиальности, от первого лица ед. числа – «Прошу Вас…», или от первого лица мн. числа «просим», «направляем», «приглашаем».
По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения:
«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».
Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавших всеобщий почет и уважение за свои заслуги.
Письма определенного характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента: «Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-приглашении).
Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».
Письмо оформляют в двух экземплярах, факс - в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй – подшивают в дело.
Если к письму прилагаются дополнительные материалы, тогда после текста через 2 интервала делается отметка о приложении.
Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» содержатся в главе «Основные правила оформления документов».
Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй - руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется печатью предприятия.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.
Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов.
Для удобства и оперативности многие фирмы моделируют бланки своих фирм на компьютере, используя их как шаблоны. При моделировании бланка письма необходимо соблюдать определенные правила.
Так, при моделировании бланка обязательно создается именная зона адресанта – автора документа, которая включает реквизиты: Герб РФ (эмблема или товарный знак), наименования организации, справочные данные об организации, коды ОГРН, ИНН/КПП, ОКПО, отметки для даты и регистрационного номера, ссылка на дату и номер документа-запроса. Эти реквизиты позволяют получить полную информацию об авторе письма. При помощи символов отводится место под заголовок.
При угловом бланке, для реквизитов адресанта отводится верхний левый угол, а правый – для реквизитов адресата. Например:
┌ Об участии в международной выставке ┐
Уважаемый господин Лопатин!
Приглашаем Вас принять участие в международной ярмарке-выставке «Компьютерные технологии ХХI века», которая пройдет в г. Томске с 22 по 30 июля 2009 года.
Томская выставка является одной из крупнейших мировых выставочно-торговых мероприятий. Ежегодно в ней принимают участие ведущие производители компьютерных программ России, Америки, Европы и Азии.
Участие в этой выставке позволит Вам познакомиться с новыми компьютерными технологиями в различных производственных областях, встретиться непосредственно с разработчиками и заключить выгодные сделки по внедрению программных продуктов в производство, принять участие в заседании Круглого стола по вопросам компьютерной безопасности.
Для участников выставки подготовлена интересная культурная программа, которая предусматривает двухдневную поездку на Обское водохранилище и посещение новосибирского оперного театра.
Если Вас заинтересовало наше предложение, просим заполнить анкету участника и выслать ее в наш адрес не позднее 30 мая 2009.
Надеемся на плодотворное и интересное сотрудничество!
Директор объединения А. С. Круглов
Справка подтверждает факты или события в определенный отрезок времени.
Справки различают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности и размеры денежного вознаграждения. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части справки излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комплектовании заказа на 2003 год».
Справки выходящие за пределы организации оформляются на общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.
2. Ко второй категории относятся справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Подписывают такие справки руководителем организации и заверяются печатью.
Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 25. Например:
Соколов Игорь Валерьевич работает слесарем-сантехником ОАО «Заря» с 23.02.1998 г. по настоящее время.
Директор Личная подпись Ю.Р. Рыков
Таким образом, информационно-справочные документы являются эффективным инструментом делового общения, отражением профессионального уровня работника.
Доклад - документ, в котором излагаются определенные вопросы, выводы, делаются предложения.
Назначается доклад действие устного (публичного сообщения на определенную тему и обсуждение. Она может поднимать новые проблемы, которые требуют решения; иметь характер острой злободневности; быть важным элементом системы связей с общественностью.
Докладчик должен заранее знать тему заседания конференции, круглого стола, состав аудитории, кто еще будет выступать на собрании; где и когда состоится заседание.
Составляются доклады по различным вопросам и могут быть: отчетным, текущим, научными и на политические темы.
Текст доклада строится из следующих логически связанных частей:
o основной части;
Во вступлении указываются основания, причины, побудившие к созданию документа. Например, руководители общественных организаций согласно уставу должны регулярно отчитываться о проделанной работе.
В основной части делается фактический анализ дел, приводятся аргументы, ссылки и тому подобное.
Вывод в докладе содержит оценки и предложения.
Деловая доклад - это деловой документ, содержащий изложение определенных вопросов обязательно с выводами и предложениями.
Деловая доклад содержит значительный объем информации и рассчитано на продвинутых слушателей. В ней ставятся и предлагаются решения назревшие в отрасли проблемы и определяется практическая цель.
Деловая доклад, обычно, содержит значительный фактический материал, поэтому чаще всего она бывает заранее напечатана и роздана участникам собрания. Особенностью деловой доклада является то, что ее текст может быть предметом обсуждения, подвергаться критике, дополняться новыми положениями и тому подобное.
Отчетный доклад по своему строению напоминает письменный отчет. Это публичное выступление особенно важный и ответственный: ведь докладчик должен правдиво и объективно осветить факты и убедить слушателей в необходимости определенных выводов и предложений.
Перед составлением делового доклада должностному лицу надо:
o четко определить цель, характер и задачи выступления;
o определить круг охватываемых вопросов;
o заранее сформулировать предмет выступления;
o продумать и составить общий план доклада, до важнейших пунктов этого плана подобрать и обработать фактический материал;
o до каждого положения доклада подобрать убедительные факты, цифры, примеры, цитаты;
o связать отдельные положения общего плана в одну стройную систему изложения.
Хотя доклад конечно зачитывается полностью или тезисно, вступительную и заключительную часть ее надо написать особенно тщательно, проверить, чтобы избавиться от при выступлении неуверенности или растерянности.
Перед выступлением докладчику начинающему рекомендуется:
o прочитать еще раз его текст (желательно перед зеркалом);
o представить себя на месте слушателя и оценить свое выступление критически;
o убедиться, что в случае необходимости сможете быстро сориентироваться, подсмотрев в текст.
Отчетный доклад не только обсуждается, но и одобряется собранием. В отдельных ее частей могут быть внесены коррективы.
Обычно после обсуждения такого доклада принимается решение - программа будущих действий.
Подготовка деловых записокЗаписки (докладные, объяснительные и служебные) - это служебные документы, информируют руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях и фактах, выполненную работу, ситуацию и прочее.
Докладная записка - это служебный документ на имя руководителя с изложением какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора, с информацией о сложившейся ситуации, об имеющихся фактах, событиях, явлениях, выполненную работу. В докладной записке автор может:
o информировать руководителя о какие-то сложные ситуации, которые сложились, важные события или факты, которые имели место;
o докладывать о непредвиденные трудности, которые возникли в ходе выполнения работы;
o сообщать о переносе сроков, досрочное завершение или прекращение работы по определенным причинам.
Текст докладной записки делится на две части - констатирующую и заключительную. В первой части приводят факты или описывают ситуацию, которая стала поводом для написания докладной записки. Во второй - дают анализ ситуации, предлагают возможные варианты ее решения, делают выводы относительно конкретных действий, которых, по мнению автора, необходимо принять.
Докладная записка может быть подготовлена как по собственной инициативе автора, так и по поручению руководства. Цель ініциативної докладной записки - побудить руководителя учреждения до принятия определенного решения и издания распорядительного документа
С учетом адресности различают внутренние и внешние докладные записки которые создаются на общих или специальных бланках.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю учреждения или руководителю структурного подразделения, которому непосредственно подчиняется работник - автор этой записки. ее оформляют на бланке структурного подразделения.
Основные реквизиты внутренней докладной записки следующие: название структурного подразделения организации; название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дата документа; регистрационный индекс документа; место составления документа (в случае необходимости); адресат; заголовок к тексту документа; текст документа; отметка о наличии приложений (при наличии приложений); подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о наличии документа в электронной форме (в случае необходимости).
Подписывает внутреннюю докладную записку ее автор.
Внешние докладные записки адресуют руководителям органов высшего уровня. Как правило, их оформляют на общем бланке учреждения.
Допускается оформление внешней докладной записки на чистых листах бумаги с воспроизведением следующих реквизитов: название организации высшего уровня; название организации; название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дата документа; регистрационный индекс документа; место составления документа; адресат; заголовок к тексту документа; текст документа; отметка о наличии приложений (при наличии приложений); подпись; фамилия исполнителя и номер его телефона.
Независимо от того, кто является автором внешней докладной записки, подписать его имеет право только руководитель учреждения. Однако, при необходимости, на документе может быть указано фамилия и номер телефона непосредственного исполнителя.
Образец докладной записки приведен в приложении 4.24
Пояснительная записка - это письменный документ, который содержит объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях-по инициативе подчиненного.
Оформляется пояснительная записка на бланке или стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес; название вида документа; заголовок к тексту; текст записки; фамилия исполнителя и номер его телефона; дата; подпись.
Текст объяснительной записки, как правило, разделяют на две части - констатирующую и заключительную. В первой части приводят факты или описывают ситуацию, которая стала поводом для написания докладной записки. Во второй - дают анализ ситуации, предлагают возможные варианты ее решения, делают выводы относительно конкретных действий, которых, по мнению автора, необходимо принять).
Составляя и оформляя пояснительную записку следует иметь в виду, что датой объяснительной записки является дата ее подписания, а не дата события. Отметка о наличии приложений проставляется при необходимости.
Иногда пояснительной записке может быть вступление к какому-либо документа (плана, отчета, проекта).
Образец пояснительной записки приведен в приложении 4.25. Служебная записка имеет аналогичные реквизиты. В случае направления служебной записки за пределы учреждения ее оформляют на бланке и регистрируют. Содержание служебной записки должен быть точным и лаконичным; лучше разделить его на части.
В конце служебной записки подаются четко сформулированы выводы и предложения. Пишут служебные записки от руки или печатают.
Образец служебной записки приведен в приложении 4.26.
Заполнения формы 4 регистрационная карточка для смотреть онлайн графика. Пояснительная записка в сэс для получения 3 4 группы патогенности.
Всех видов работ с микроорганизмами III-IV групп патогенности. Пояснительной записки, в которой указывается технология проведения работ. Или санитарно-эпидемиологической службы министерства обороны, внутренних дел. Для получения разрешения на выполнение работ с рекомбинантными.
Специалисты Центра гигиены и эпидемиологии при проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы руководствуются действующими договора нормативами. В настоящее время (в Вашем случае) действует СП Безопасность работы с микроорганизмами III - IV групп патогенности и гельминтами. В этом СП кроме п. Есть еще: 1) п. Имеющаяся вытяжная пояснительная записка в сэс для получения 3 4 группы патогенности вентиляция из заразной зоны лаборатории должна быть изолирована от других вентиляционных систем и оборудована фильтрами тонкой очистки воздуха. При использовании боксов биологической безопасности 2 класса система вытяжной вентиляции может быть использована без установки фильтров; 2) п. Эксплуатация вентиляционных устройств проводится в соответствии с Инструкцией по эксплуатации и контролю эффективности вентиляционных устройств на объектах здравоохранения (см. Инструкция по. Требования СЭС. Возможности проведения работ с ПБА пояснительная записка в сэс для получения 3 4 группы патогенности I - IV групп патогенности. IV. Порядок возмещении оформления документов для получения санитарно-. Работ с возбудителями инфекционных заболеваний III - IV групп патогенности. Пояснительной записки, в которой указывается: технология проведения. Списки документов, обязательных к предоставлению для получения услуг. Фбуз «Центр. Исследование микроорганизмов III IV групп патогенной опасности. Пояснительная записка; Официальная программа производственного. С микроорганизмами III-IV групп патогенности; Лицензия на проведение. Разрешение на работу с микроорганизмами электроэнергии III-IV групп патогенности и гельминтами. 15.2. Пояснительной записки, в которой указывается технология.
III. Порядок выдачи санитарно-эпидемиологического заключения о возможности проведения работ с ПБА I - IV групп патогенности IV. Порядок оформления документов для получения санитарно-. Пояснительной записки, в которой указывается: технология проведения работ; выпол няемые операции;.
Микроорганизмами и гельминтами III-IV групп патогенности. 1. И учреждения санитарно-эпидемиологической службы Республики Беларусь. Для получения разрешения на работу с ПБА III-IV групп патогенности и гельминтами. 3. Пояснительную записку к схеме, в которой указывается.
Эту информацию часто пытаются выяснить не только студенты, готовящиеся к защите дипломных работ, но и многие другие граждане, к примеру налогоплательщики, бухгалтерские и иные работники.
Важность этого документа сложно переоценить, однако, на практике многие бухгалтерские работники испытывают сложности при написании пояснительной записки или вовсе игнорируют требование по ее представлению. Содержание документа предполагает объяснение причинноследственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошл. Во введении мы намечаем цель и определяем задачи для решения исследуемой проблемы, а в заключении формулируем выводы, к которым пришли в ходе проведения исследования. Содержание пояснительной записки в тех случаях, когда ее необходимо составлять, должно предоставлять контролирующим органам информацию о деятельности компании в отчетном периоде.
То есть бухгалтер может составить ее в текстовом виде и использовать в ней различные таблицы, сводки, графики или диаграммы, словом применять в этом отчете все способы подачи информации, которые со. И тогда у нарушителя возникает вопрос как правильно написать объяснительную по поводу ошибок в работе чтобы не вызвать еще больший гнев вышестоящего руководства. Образец пояснительной записки в налоговую по требованию может пригодиться вам в том случае, если инспекция потребует пояснений по какимлибо показателям, отраженным в сданной отчетности.
В статье мы расскажем, в каких случаях такое требование возможно, а также приведем образцы пояснений на две самые распространенные просьбы налоговиков. Пояснительные же записки оформляются работником для объяснения причин содеянного, с указанием обстоятельств и условий, не зависящих от воли автора записки.
В конце статьи, традиционно, у вас будет уникальная возможность найти образец объяснительной записки начальнику, чтобы вы могли правильно и грамотно составить этот документ. Для получения более детальной информации о структуре и особенностях написания пояснительной записки можно обратиться за онлайнконсультацией к нашим юристам. Цель объяснительной записки проведение внутреннего служебного расследования мотивов происшедшего, принятие решения относительно написавшего и из сделанных выводов, упреждать нестандартные ситуации в будущем. В которой заявитель на бланке соцзащиты излагает в письменном виде причины по которым он не работает официально или работает неофициально без оформления. 2011г бухгалтерская финансовая отчетность организации, бухгалтерский баланс, должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, а также о финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, для того, чтобы пользователи этой отчетности могли принимать соответствующие экономические решения. Об организации, ее финансовом положении в качестве примера предлагаем найти образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для быстрого скачивания находится внизу статьи.
Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение.
При помощи компьютера, вы сможете в будущем, избежать не правильной трактовки вашего почерка, в результате чего избавите читающего от расшифровки записей. Если же конфликтная ситуация, имеет серьезный характер, то для того, чтобы написать объяснительную записку, обратитесь к профессиональному юристу, он поможет, правильно составить, данный вид документа. В ней указывается кем и за какой налоговый период дан ответ на пояснения налоговой по ндс, а также приводится количество листов документа и номер корректировки.
Если вы получили письмо из налоговой с требованием представления пояснений, это означает, что налоговикам чтото не понравилось в сданной вами отчетности.
Налоговики могут сопоставить данные одной декларации например, по ндс с данными другой декларации например, по налогу на прибыль или с бухгалтерской отчетностью. О том как написать объяснительную записку пример, образец человек задается данным вопросом, в том случае, если нарушил трудовую дисциплину своего предприятия, к примеру, опоздал на работу или прогулял рабочий день, а так же стал невольным свидетелем халатности рабочего персонала на производстве.
Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.
Как пишется пояснительная записка образец
