Делопроизводство образец протокола

Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирую­щий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов".* Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, опре­деляющие его как "документ с записью всего происходящего на засе­дании, собрании".

* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество запи­си выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являет­ся ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляет­ся по форме общего бланка .

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указа­ние вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседа­ния, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверж­дению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллеги­ального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учеб­ного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинает­ся заголовок с прописной буквы.

^ Например. "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собра­ния трудового коллектива".

После оформления заголовочной части (это можно сделать до нача­ла заседания) приступают к составлению текста. ^ Текст протокола распадается на две части:

первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председатель­ствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

^ Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; пос­ле тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформ­ляется слово "секретарь".

^ Председатель - Харченко В. И.

Секретарь - Веселкова С.Л.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опус­кается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действу­ющего коллегиального органа присутствующие постоянные члены ука­зываются в алфавитном порядке без должностей. После них записы­ваются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих бо­лее 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за­пись в самом протоколе.

^ Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требу­ет определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например . в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На уче­те в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляют­ся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каж­дый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об". Например:

1 О перспективах развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)

2 Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,) или

1 Перспективы развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)

2 Итоги социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний колле­гий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоко­лу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылоч­ная запись: "Повестка заседания прилагается".

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, пос­ле них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими по­рядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указыва­ются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматривае­мым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообще­ния) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записы­ваются вопросы и ответы в порядке поступления. Например :

^ Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получи­ли слова, они передают председательствующему на заседании пись­менные выступления, предложения, замечания, которые прикладыва­ются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - за­пись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

Петров А.П. - краткая запись выступления

Иконников И.И. - краткая запись выступления

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, по­священное внедрению компьютерной техники в работу в течение пер­вого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютери­зации управленческих процессов к 1 октября 1998 г..

Председатель подпись В.П.Каштанов

Секретарь подпись К.Р.Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту от­дельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится осо­бое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие .

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по та­кому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или ког­да тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отра­зить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по сте­нограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к прото­колу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после пер­вой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол под­писывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учрежде­ниях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь при­казами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, про­екты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Делопроизводство, умк

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, стенограммы. звукозаписи и др. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя.

Существует два типа протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании; краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол может оформляться на:

общем бланке предприятия;

специальном бланке протокола;

листах формата А4.

Датой протокола является дата проведения заседания .Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

собрания трудового коллектива

Председатель - Давыдов Н.Р.

Секретарь – Кравцова И.М.

(должности, фамилии, инициалы)

Задание 12. Справка

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Составляются в двух экземплярах, один направляется адресату. другой – подшивается в дело ( Образец 10).

Задание 13. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (Образец 11).

Задание 14. Служебная записка

Служебная записка – адресуется начальнику структурного подразделения, может содержать текст более краткого содержания.

Задание 15. Предложение

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Задание 16. Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, происшествия, составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

Пояснительные записки являются разновидностью объяснительных, но поясняют, дополняют. сопровождают ряд других деловых документов ( отчеты, справки и т.д.).

Задание 17. Представление

Представление – документ, содержащий предложение работника (или группы работников),должностного лица о назначении, перемещении или поощрении какого-либо работника ( группы работников) предприятия.

Акт – составленный комиссией с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы (части оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком). Ряд актов требует утверждения, при проставлении которого часть «Выводы» приобретает силу приказа и становится обязательной к исполнению соответствующими должностными лицами (Образцы 12, 13).

Отдел снабжения Директору ПКФ «АЛЬФА»

О закупке мебели

В связи с планом модернизации офисной мебели и оборудования в …………. году были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид комплекта Кол-во (шт.) Стоимость (руб.) Место установки

Справка составлена на основании ……………………………………….

Основание: приказ директора фирмы № 35 от 00.00.0000г.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: ст.инженер Хазин А.А.

Члены комиссии: 1. секретарь Сидорова О.И.

2. инженер Семин А.П.

Присутствовали: 1.представитель фирмы «Внедрение» Сергеев М.П.

2.начальник отдала кадров Иванов М.В.

В период с 20 октября по 22 октября 0000 года комиссия провела проверку работы ПКФ «Импульс» по внедрению единых правил оформления документов и считает, что намеченные мероприятия выполнены полностью.

Акт составлен в 2-х экземплярах.

1 экз. – фирме «Внедрение»

Председатель комиссии А.А.Хазин

Члены комиссии О.И.Сидорова

отбора образцов (проб)

Комиссия в составе:

1. ______________________________________(Ф.И.О. должность)

«_____»________ 20___г. произвела отбор образцов (проб) продукции, поступившей от ___________________________________

по счету-фактуре № __________ от «_____»____________20_____г.

Продукция поступила на склад получателя __________________

«____»____________20__г. в количестве ___________ мест, весом ______________ кг.

Образцы (пробы) отбирались из мест: ___________________________________________(№. дата)____________________________________________________

Образцы (пробы) отобраны следующим образом ________________________________________________________

Образцы (пробы) снабжены этикетками с указанием ________________________________________________________

______(что указано на этикетках )________________________________________________

Образцы (пробы) отпечатаны (опломбированы)__________________________________________

______(чьей печатью или пломбой, оттиски на пломбах )_________________________________________________

Другие данные об образцах ________________________________________________________

Образцы (пробы) отобраны в количестве _________________ шт.

Один образец передан на хранение получателю_______________________________________________

________(представитель предприятия-получателя, Ф.И.О.,должность )

Второй образец направлен с актом изготовителю (отправителю)

Дополнительные образцы ________________________________________________________

_______(отбирались или нет )_____________________________________________________

Образцы сданы на анализ (испытание)_______________________________________________

______________(кому, когда, куда. если известно )________________

Составлен в 2 экз.:

1 экз. - ________________________

2 экз. - ________________________

Подписи членов комиссии:

Список рекомендуемых вопросов к зачету по дисциплине

«Делопроизводство и корреспонденция»

Понятие, сущность и значение делопроизводства в коммерческой деятельности предприятия

Нормативно-методическая база делопроизводства – понятие, структура, составляющие.

Документирование и системы документирования.

Юридическая сила документа – понятие, значение, особенности обеспечения.

Документы – понятие, функции, классификации.

Деловые документы – понятие, классификации, назначение.

Документы, их функции; системы документации.

Системы документации – понятие, сущность, назначение. Унифицированные системы документации.

Состав действующих в России унифицированных систем документации.

Документооборот – понятие, сущность, место в системе делопроизводства.

Документооборот – понятие, структура, регулирование.

Документопоток – понятие, структура, назначение.

Типовая схема движения документа на предприятии.

Служба ДОУ на коммерческом предприятии – понятие, особенности организации, основные функции.

Стилистические оформления деловых документов.

Основные требования к деловым документам.

Трафареты и бланки - понятие, назначение, классификации.

Понятие реквизитов, их назначение, классификации.

Состав реквизитов делового документа согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Утверждение документов – понятие, сущность. Документы подлежащие и не подлежащие утверждению.

Регистрация деловых документов – понятие, сущность, порядок оформления. Документы подлежащие и не подлежащие регистрации.

Деловые документы личного характера (личные заявления, автобиография, резюме). Понятие, порядок составления и оформления.

Деловые документы личного характера (доверенность, расписка, характеристика, рекомендация, характеристика-рекомендация). Понятие, порядок составления и оформления.

Деловые письма – понятие, сущность, виды, реквизиты.

Телеграммы и телефонограммы – понятие, сущность, виды, реквизиты.

Информационно-справочная документация – понятие, основные виды документов и правила их оформления.

Приказы – понятие, сущность, виды, реквизиты. Правила составления и оформления.

Протоколы – понятие, сущность, виды, реквизиты. Правила составления и оформления.

Справки – понятие, сущность, виды, реквизиты. Правила составления и оформления.

30.Докладные, служебные, объяснительные и пояснительные записки – понятие, сущность, виды, реквизиты. Правила составления и оформления.

Автобиография - документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке.

Акт – документ, составляемый коллегиально комиссией для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и отводится место для переменной информации.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами или система документационного обеспечения деятельности любого предприятия.

Доверенность личного характера - документ, свидетельствующий о предоставлении одним лицом (доверителем) права другому лицу (доверенному) на совершение определенных действий и/или получение товарно-материальных ценностей, документов и др.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документирование - процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения. до завершения исполнения или отправки.

Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц.

Нормативно-методическая база делопроизводства - совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности. а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.

Объем документооборота - количество документов всех документопотоков за определенный период времени

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, прочих заседаниях коллегиальных органов.

Расписка - письменное подтверждение получения денежных и/или товарно-материальных ценностей.

Резюме - документ, излагающий события и факты жизни с помощью тематических блоков информации.

Реквизиты - информационные элементы документа.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Система документирования - совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Телеграмма – срочное сообщение, переданное по телеграфу или телетайпу, содержит не более 300 знаков.

Телефонограмма - документ срочного уведомления, переданный по телефону. Состоит из несложного текста в 20-30 (до 50) слов.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для определенного вида документа.

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

Унифицированная система документации – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Список рекомендуемой литературы

АндрееваВ .И. Делопроизводство. М. Бизнес-школа Интел синтез, 1997

Андреянова В .В. Как правильно подготовить и оформить приказ. М. ИНФРА,1997

Басанов М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, Феникс, 2001

Бондырева Т .Н. Секретарское дело. М.:1995

ВасильевД .В. Делопроизводство на компьютере. М. Изд-во «ПРИОР», 1999

Веселов П.В. Аксиомы делового письма. М. Информационно-внедренческий центр Маркетинг, 1993

ВеселовП.В. Современное деловое письмо в промышленности. М. Издательство стандартов, 1996

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. Издательство стандартов, 1997.

ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. М. Издательство стандартов, 1988.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Издательство стандартов, 1983

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ДавыдоваЭ .Н. РыбаковА .Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Минск: Тетра системс, 2000

Деловое досье фирмы. М. ИВЦ Маркетинг; 1995

Закон Российской Федерациии « Об информации информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.- Сборник законов Российской Федерации. 1995.,№ 8.

Кирсанова М .В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. М-Новосибирск; ИНФРА-М-Сибирское соглашение, 2001

КирсановаМ .В. АксеноваЮ .М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие 2.е изд. М. ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997

КомышевА .П. Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие. М. Дело и Сервис, 2000

Крысин А.В. Безопасность предпринимательской деятельности. М. Финансы и статистика, 1996.

КузнецоваТ .В. Делопроизводство (ДОУ). М. ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2000

Кузнецова Т .В.Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М.:1999

Организация работы с документами: Учебник / Кудряев В.А. и др. М. ИНФРА-М, 2001

ПечниковаТ.В .Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М. 1999

Рахманин Л .В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.:1998

Справочник по деловой переписке. М. Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР,1999

Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. М.:ВНИИДАД,1995

Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. М. Сол. Систем; Финансы и статистика, 1997

28.Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с англ. М. Аудит. ЮНИТИ, 1997

29.Халяпин Д.Б. Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. М. 1994

30.Экономическая безопасность предприятия: защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под. ред. В.М.Чаплыгина. М. Аналитик-Пресс 1991.