Описание

Инструкция по делопроизводству

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Разделить, поскольку есть приказы (распорядит. документ), заявления, докладные записки о нарушении трудовой дисциплины. А есть трудовые книжки, личное дело, личная карточка, журналы регистрации, т.е. учет кадров. Как их разделить. Можно ли всё это обозвать "документация по личному составу"? Не нахожу определения понятия "документация по личному составу". Это нужно для отражения работы с кадровой документацией в Инструкции по делопроизводству.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Разделить, поскольку есть приказы (распорядит. документ), заявления, докладные записки о нарушении трудовой дисциплины. А есть трудовые книжки, личное дело, личная карточка, журналы регистрации, т.е. учет кадров. Все эти документы имеют определенные сроки хранения и именно по этому признаку они и формируются в дела.

Свиток: МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 9 марта 1998 г. № 30 г.Минск ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ

57. Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально
оборудованном месте как документы строгой отчетности.
Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работниками при
увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя или
уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек
(их дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока
невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве
нанимателя в течение 50 лет, а затем они могут быть уничтожены в
установленном порядке.

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 26 марта 2004 г. № 2 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других
дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив
организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в
опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются
по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных
дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в
соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

168. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

169. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

171. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

Не нахожу определения понятия "документация по личному составу". Это нужно для отражения работы с кадровой документацией в Инструкции по делопроизводству.

Свиток: НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ЗНАЧИТЕЛЬНО ОБЛЕГЧИТ ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

Чем больше в организации сотрудников, тем больше всевозможного рода документов, дел, папок накапливается в отделе кадров. Чтобы облегчить поиск и использование большого количества этой документации, а также изначально правильно определить сроки ее хранения, вам необходимо составить всего лишь один документ - номенклатуру дел.

Номенклатура дел кадровой службы представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации, поэтому ее надо составлять, оформлять и вести как с соблюдением общих правил, так и с учетом правил составления номенклатуры дел других структурных подразделений организации. При этом ответственность за ее составление возлагается либо на руководителя службы кадров, либо на специально назначенного работника по кадрам.

Основные нормативные акты

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы. Среди них основными являются:

- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

- Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

- Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23.

Указанными документами установлена обязанность ежегодно составлять номенклатуры дел в организациях. Номенклатуру дел на предстоящий календарный год вы должны были составить в последнем квартале предшествующего года.

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений будут являться разделами сводной номенклатуры дел организации на год. Они должны быть составлены таким образом, чтобы сводная номенклатура дел организации была утверждена до 1 января года, на который составлена.

Форма номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел структурного подразделения установлена Инструкцией по делопроизводству. Номенклатура дел включает 5 граф:

2) «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»;

3) «Количество дел (томов, частей)»;

4) «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню»;

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Составляем номенклатуру дел

Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение 1).

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены заголовки дел с распорядительными документами:

8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»;

8-2 «Приказы директора завода о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.»;

8-3 «Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначении дежурных и др.».

Заголовок дела с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, необходимо поместить сначала несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (подлинники или первые экземпляры находятся в канцелярии). За ними следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - о приеме, переводе, увольнении, поощрении работников и др. (срок хранения - 75 лет), затем - о предоставлении отпусков, командировках, взысканиях, назначении дежурных (срок хранения - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки).

Обращаем внимание, что согласно приведенному в приложении 2 примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии - соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к аналогичным заголовкам дел будет добавлено слово «Копии»).

Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если в вашей организации будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами приказов по основной деятельности могут храниться и в отделе кадров. В этом случае указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать. А если дела с первыми экземплярами приказов по личному составу будут храниться, например, в канцелярии, то в номенклатуре дел отдела кадров в заголовок каждого дела будет добавлено слово «Копии».

Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно делать ссылки на место их хранения, например: «Подлинники - в канцелярии (дело 1-3)».

За распорядительными документами следуют дела с организационными документами:

8-4 «Положение об отделе кадров. Копия»;

8-5 «Должностные инструкции работникам отдела кадров. Копии»;

8-6 «Штатные расписания предприятия на 2010 год. Копии»;

8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка».

В рассматриваемом примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении (например, в канцелярии и (или) бухгалтерии).

За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов, планами и отчетами:

8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии»;

8-9 «Документы к протоколам заседаний квалификационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени и др.)»;

8-10 «План работы отдела кадров на 2010 год»;

8-11 «Отчет о работе отдела кадров за 2010 год»;

8-12 «Статистические отчеты по кадрам за 2010 год».

В отделе кадров хранятся первые экземпляры протоколов, планов и отчетов.

Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-13 по индекс 8-24). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (они включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам - «Книга учета личных дел» и «Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним». Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела c индексами 8-20, 8-21). В приведенном примере переписка формируется в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не связанными последовательностью решения вопроса. Поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «сведения», «переписка» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если вам удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела можно выделить отдельно и включить в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет 2 филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены отдельные дела под заголовками: «Переписка с филиалом № 1 об учете и распределении кадров», «Переписка с филиалом № 2 об учете и распределении кадров» и т.д.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела по учету военнообязанных (с индекса 8-25 по индекс 8-27).

В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

Сроки хранения дел

В гр.4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется срок его хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют 2 перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положение о порядке его применения (утверждены постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38; далее - Перечень-2001);

- перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82; далее - Перечень-2006).

В Перечне-2001 порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне-2006 - пунктами. Соответственно в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в гр.4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения в 3 года независимо от срока хранения подлинников (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) - 3 года.

Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.

Сводная номенклатура дел

Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в службу документационного обеспечения управления - ДОУ (делопроизводственную службу).

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В ней дела располагаются так же, как и в номенклатурах дел структурных подразделений.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми и организуется формирование (подшивка) документов в дела. Пример оформления выписки из номенклатуры дел отдела кадров приведен в приложении 3.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений (выписки из них) хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Добрый день!
Написала я, наконец, эту инструкцию. Отмучилась, как говориться.
У меня кадровая часть получилась большенькая. В Приложениях все документы надо прикладывать - и карточку ф.Т-2, и все формы приказов, и журналов (учета личных дел, учета и движения трудовых книжек, трудовых договоров).
Непонятно только, что делать с Табелем унифиц. форм документов. Может, вообще его не делать? А то,я смотрю, что у многих его нет и ничего страшного.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Добрый день!
Хочу посоветоваться. Написала данную Инструкцию. У меня получилось 53 листа (кадровое и общее делопроизводство). и 56 листов приложений. 19-по общему делопроизводству и 37 - по кадровому. Хочу посоветоваться, может не надо прилагать все формы приказов, заявлений и докл. записок (о приеме, переводе, перемещении, поощрении и т.д.), а то слишком много получается. Или это не много?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Добрый день!
Написала я, наконец, эту инструкцию. Отмучилась, как говориться.
У меня кадровая часть получилась большенькая. В Приложениях все документы надо прикладывать - и карточку ф.Т-2, и все формы приказов, и журналов (учета личных дел, учета и движения трудовых книжек, трудовых договоров).
Непонятно только, что делать с Табелем унифиц. форм документов. Может, вообще его не делать? А то,я смотрю, что у многих его нет и ничего страшного. а разве не в личном деле хранятся личный листок по учёту кадров, автобиография, заявления, копии приказов о приёме-переводе-увольнении?
У меня по номенклатуре в кадрах идут отдельно личные дела, отдельно личные карточки, отдельно журналы регистрации, отдельно трудовые, отдельно контракты и т.д.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Добрый день!
А ответить на предыдущий мой вопрос кто-нибудь может? У меня Инструкция получилось 53 листа (37-общее делопроизводство, 19 - кадровое) и 56 листов приложений. Много ли это? И все ли приложения нужно прикладывать. Не поняла, Vik, к чему Вы это?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

ДНе поняла, Vik, к чему Вы это? эээ, мне казалось я цитировала другое сообщение, где вы разделяли документацию на две части, типа устанавливающие трудовые отношения и ещё какие-то. видимо глюконула

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Повышение квалификации специалистов кадровых служб, тематические семинары. Тел. 209-59-59

Проводите ли вы экспертизу ценности документов?

На ваш взгляд, влияет ли тарифная система оплаты труда на мотивацию работника?

Как вы ориентируетесь в мире HR-показателей?

На какой срок продлеваются контракты в Вашей организации?