Образец регламента взаимодействия бухгалтерии и отдела продаж

HR менеджмент · Бухгалтерия 2014-04-17 12:55, Категория - Примеры и образцы документов Технический отдел. 6 и продаж (далее по тексту Департамент) Компании ЗАО «АО». 1.2. Разрабатывать, согласовывать и внедрять регламенты взаимодействия Управления с другими подразделениями. smart план

Поэтому и нужны различные правила, регламенты, описания, инструкции. формы заказа сотрудником отдела закупок, продолжается заключением планированием продаж или производства, уведомлением о поставке от разгрузкой и приемкой товаров, проверкой счета-фактуры в бухгалтерии, автоматизация и управление что это

Описать все возможные взаимодействия и результат взаимодействий внутри Создать регламенты взаимодействий внутри отделов и между отделами. язык, а также чек-листы (бланк, на котором перечислены все действия, которые отделов, например для сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и план менеджера по продажам на год

Лист согласования договора, образец которого можно найти на данной статье, представляет собой юридический отдел; финансовый отдел; бухгалтерия; отдел маркетинга; отдел продаж/закупок/коммерческий отдел. Участие Система и регламент согласования договоров и документов в организации

У меня например, был регламент взаимодействия структурных договора в юр. отдел, согласовывал все это хозяйство, далее в бухгалтерию, как менеждер какого-нибудь отдела продаж, а может быть и юрист,

Описать все возможные взаимодействия и результат взаимодействий внутри Создать регламенты взаимодействий внутри отделов и между отделами. язык, а также чек-листы (бланк, на котором перечислены все действия, которые отделов, например для сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и

В) Отдел МТС передает согласованные показатели бюджета и Программы в. основе - пожалуй, тема отдельной статьи или отдельного регламента. четкое взаимодействие служб компании - финансистов, бухгалтерии, отдела МТС, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); школа начинающего руководителя план

Описать все возможные взаимодействия и результат взаимодействий внутри Создать регламенты взаимодействий внутри отделов и между отделами. язык, а также чек-листы (бланк, на котором перечислены все действия, которые отделов, например для сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и crm для агентства продажи готового бизнеса yandex

Регламент отдела продаж образец - Центр помощи

истинное положение определяет структуру, направления деятельности, функции, права и ответственность отдела продаж общества с ограниченной. еще лучше поощрять служащих, чем ставить огромную заработную плату, поэтому что ее урезать нельзя, а вот лишить премии можно и это мотивирует.

Даже если отдел состоит из управляющего и 1-го-2-ух менеджеров по продажам, то все равно это необходимо вначале прописывать. Ответы на вопросы вы получите, проанализировав собственных клиентов. реальный эталон подготовлен для организации работы отдела продаж (дальше отдел) зао нафка (дальше общества).

Выполнив задание, исполнитель сформировывает отчет о выполнении, который направляется создателю задачки в виде электрического сообщения. верно составленный регламент для отдела продаж должна иметь любая коммерческая организация, направленная на оживленное развитие. Схема бизнес-процесса еще удобнее для восприятия, чем текст того же регламента.

Регламент работы отдела продаж как фактор роста объёма реализованной продукции. Активные реализации - управление продажами и регламент работы отдела продаж - список правил, неотклонимых для выполнения всеми.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач. тут вы узнаете о регламенте ведения работы, которая будет приносить плоды и позволит компании выйти на новый уровень.

Допустим, средняя продажа у вас составляет 6000 рублей, что больше, чем 1700. Ответственность профессионалов отдела продаж устанавливается их должностными инструкциями. но большая организация без регламента отлично работать не может.

Последовательность и способы действий работника планового отдела при. очевидно, далековато не всегда целенаправлено настолько тщательно и скрупулёзно подходить к его разработке. Если желаете провести аудит без помощи других, сможете это сделать данный раздел написан конкретно для этого. эталон положение об отделе продаж ооо газарян и партнёры.

Оружие боевой команды: технологии и стандарты продаж

Константин БАКШТ, собственник и генеральный директор россий-ского межрегионального холдинга «Капитал-Консалтинг». www.fif.ru

В предыдущей публикации (см. в № 20-2010 или на сайте БИЗ-ИНФО.RU в рубрике «Статьи/Успешные продажи») были перечислены документы, необходимые на этапе поиска и привлечения клиентов. Сегодня речь пойдет о внутренних документах компании.

Составляются по компании и по коммерческому отделу (отделу продаж). Рекомендуется планирование сразу на три периода – на месяц, квартал и год. Планы составляются в трех вариантах: MIN-НОРМА-MAX. Первые планы продаж делаются в момент запуска отдела продаж.
Цель работы системы продаж – стабильное выполнение плана продаж. И увеличение продаж в соответствии с утвержденным годовым планом. Нет планов – нет системы продаж!

Во «внутреннем» прайс-листе описывается, какие скидки ваши бойцы могут давать клиентам. В каких случаях. И какие дополнительные условия могут предлагать. Также указываются условия поставки и другие специальные условия продажи. Называется «внутренним» потому, что ни при каких обстоятельствах не должен попадать на глаза клиенту. Делается одновременно с обычными прайс-листами. Если ваши бойцы не могут давать скидок и специальных условий нет – «внутренний» прайс-лист не нужен.

Самый важный документ для управления вашими бойцами. В большинстве компаний менеджеры по продажам находятся на особом положении. Свободный график работы и нахождение вне офиса большую часть дня – неотъемлемая часть их профессии.
Поэтому они не обращают внимания на должностные инструкции. Они могут подчиняться вашему личному воздействию. Но только когда вы рядом. А значит, редко. Единственное, чему они подчиняются, – это Приказ по оплате труда. Ему они подчиняются каждый день, каждый час, с утра и до вечера. При этом им не важны ваши соображения, которые вы намеревались отразить в Приказе, когда его писали. Им важно, что написано в Приказе на самом деле, т.е. как считается зарплата. Часто бывает, что в Приказе записано прямо противоположное тому, чего хотели руководители, которые его разработали.
Вот самый простой способ проверить, есть ли в вашей компании система продаж:
• Есть ли у вас Приказ по оплате труда, в котором выплаты вашим бойцам завязаны на результаты их продаж?
• Установлен ли личный план продаж для каждого бойца? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения бойцом личного плана продаж?
• Установлен ли план продаж по отделу/компании? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения плана продаж по отделу/компании?
Если вы ответили «нет» на какой-то из этих вопросов, вы не влияете на объем продаж ваших бойцов. И не можете гарантировать, что необходимый уровень продаж будет достигнут. А значит, системы продаж у вас нет.
Приказ по оплате труда разрабатывается при запуске отдела продаж. После чего постоянно корректируется. Например, при изменении планов продаж. Или ваши бойцы находят очередную дыру в Приказе. И ее нужно закрыть. Нельзя разработать и навсегда утвердить совершенный Приказ по оплате труда. Приказ по оплате труда – живой, развивающийся организм. Как и ваша система продаж.

Делается в полном и сокращенном виде. Короткий текст используется для объявления о вакансии. В полном варианте дается развернутое описание вакансии:
• Анонс вашей компании.
• Что за работа предлагается, в чем ее специфика.
• Кто ваши клиенты и как нужно будет вести с ними переговоры.
• Какие товары и услуги предлагает ваша компания и зачем они нужны клиенту.
• Какие вы предъявляете пожелания и требования к тем, кто хочет устроиться к вам на работу.
• Что привлекательного в этой работе для ваших сотрудников.
• Что эта работа может дать самому сотруднику.
• Что нужно сделать, чтобы попасть на работу в вашу компанию.
Полный вариант вакансии вы будете отдавать для изучения тем, кто придет к вам на конкурс. Оба варианта в первый раз делаются за месяц до запуска отдела продаж.

В процессе развития отдела формируются стандарты и правила работы сотрудников. В определенный момент появляется необходимость зафиксировать их на бумаге. Обычно это происходит на продвинутых стадиях развития отдела продаж.

Для получения подробной информации кликните на баннер. Посетив тренинг Константина Бакшта.

• Вы научитесь мотивировать менеджеров активно продавать!
• Вы перестанете набирать новых менеджеров, которые будут разбегаться, так ничего и не продав!
• Конкуренты перестанут уводить Ваших клиентов!
• Вы наконец-то сможете позволить себе съездить в долгожданный отпуск!

Планы работ ваших бойцов на следующий месяц. Бойцы самостоятельно разрабатывают план действий – как они в ближайшем месяце планируют выполнить личный план продаж. И что им необходимо для этого предпринять. Разрабатываются ежемесячно, в начале месяца. Обсуждаются и утверждаются с непосредственным руководителем продаж. Такие планы начинают использоваться на продвинутых стадиях развития отделов продаж.

Список клиентов, с которыми работает данный боец. Заполняется по установленной форме. Содержит всю контактную информацию на клиентов и описание сделанных им предложений. Также содержит информацию о том, когда и какое следующее действие необходимо предпринять с данным клиентом. Использование рабочих журналов начинается в 1-3 неделю работы отдела продаж.

Информация о том, какие наметки по сделкам имеются на ближайших три месяца. Личные прогнозы продаж ведутся каждым бойцом и сдаются руководству еженедельно.
На основе личных прогнозов продаж составляются сводные прогнозы по отделам и по компании. Интересно отслеживать прогнозы продаж в динамике – что изменилось за последнюю неделю. Также интересно сравнивать прогнозы с планами продаж. Именно благодаря прогнозам продаж вы можете гарантировать доходы компании на ближайшие несколько месяцев. Вы можете начинать делать прогнозы продаж, как только появятся первые продажи.

Необходима для сводного контроля за базой клиентов. Дублирует контакты на клиентов из рабочих журналов. Закрепляет клиентов за бойцами, ведущими с ними переговоры. Используется для того, чтобы предотвратить пересечения на клиентах. То есть ситуацию, когда один боец начинает работать с клиентом, с которым уже работает другой ваш боец. Такие ситуации приводят к потере репутации компании. И к снижению объемов продаж. Сводная база клиентов начинает использоваться в первые недели работы отделов продаж.

Реклама не может обеспечить вам продажи – только обращения клиентов. Если вы не ведете анализ эффективности рекламы в плане обращения клиентов, значит, вы тратите деньги на рекламу зря. Формы «Статистики обращений» кладутся рядом с каждым телефоном, по которым могут поступать входящие звонки клиентов. Необходимо проинструктировать сотрудников, как заполнять эти формы. И постоянно контролировать, что статистика обращений действительно заполняется. Формы должны заполняться не только бойцами отдела продаж, но и всеми другими сотрудниками компании, принимающими входящие обращения клиентов.
Еженедельно все формы заменяются на новые, незаполненные. По заполненным формам готовится сводная статистика анализа эффективности рекламы. По результатам анализа делаются доклады на еженедельных совещаниях. Анализ эффективности рекламы должен вестись с момента запуска рекламы и PR вашей компании.

Использование этой формы подробно описано в разделе «Управление боевой командой продаж». Форма используется с момента начала работы отдела продаж.

Сводный отчет по финансовым результатам работы ваших бойцов. Обычно делается в Excel. Содержит расчет вознаграждения, заработанного бойцами от сделанных ими продаж. Используется для контроля результатов работы сотрудников и начисления заработной платы.
Информация этого отчета выверяется еженедельно, перед отчетно-плановым совещанием отдела продаж. Именно по этому отчету делается доклад: кто сегодня передовики производства и сколько они уже заработали. Отчет используется с самого начала работы отдела.

• Цель системы продаж – стабильное выполнение плана. Нет планов – нет системы продаж!

• «Внутренний» прайс-лист ни при каких обстоятельствах не должен попадать на глаза клиенту.

• Единственное, чему подчиняются менеджеры по продажам, – это Приказ по оплате труда, определяющий порядок начисления зарплаты.

• Если вы не ведете анализ эффективности рекламы в плане обращения клиентов – значит, вы тратите деньги на рекламу зря.

Не пропустите новые статьи Константина Бакшта.Подписаться на бесплатную рассылку новых статей

Читайте другие статьи Константина Бакшта в журнале "На стол руководителю"

Образец Положения о департаменте продаж: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Иванов И

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
Иванов И. И.
« 200 г.
Положение о департаменте продаж
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Департамент продаж является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое входит в службу заместителя генерального директора по коммерческим вопросам.
Решение о создании и ликвидации департамента продаж принимается приказом генерального директора.
Департамент продаж подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по коммерческим вопросам.
Департамент продаж возглавляет директор, назначаемый на должность генеральным директором.
В своей деятельности департамент продаж руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, в том числе в сфере предпринимательской деятельности и договорного права, оптовой и розничной торговли, рекламы, форм и правил расчетов с покупателями, настоящим Положением, приказами генерального директора, распоряжениями заместителя генерального директора по коммерческим вопросам и иными локальными нормативными актами.
Департамент продаж осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями, иными физическими и юридическими лицами.
Директору департамента продаж непосредственно подчиняются начальник отдела по работе с ключевыми клиентами, начальник отдела дистрибуции, начальник отдела приема и обработки заказов.
Настоящее Положение может быть изменено или дополнено приказом генерального директора.
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.
Целями департамента продаж являются:
организация работы системы продаж, направленная на обеспечение планируемых объемов продаж;
максимальный охват рынка сбыта продукции;
продвижение товара по всем каналам сбыта.
Основными задачами департамента продаж являются:
выполнение плановых показателей по продажам;
расширение региональных продаж продукции клиентам, работающим с розничным сегментом рынка;
расширение зон территориальной дистрибуции;
участие в определении ассортиментной политики;
текущее отслеживание дебиторской задолженности и составление актов сверки платежей;
согласование маркетинговых программ, договоров услуг и маркетинга с клиентами, а также согласование их с юридическими, организационными, финансовыми и маркетинговыми службами;
продвижение и позиционирование основных видов продукции и брендов по всем каналам сбыта;
разработка и освоение новых каналов сбыта;
обеспечение продаж всем необходимым комплектом документов;
разработка и расширение субдистрибьюторских программ;
сбор, обработка, обобщение информации о рынке (цены, продукция, конкуренция);
разработка и выполнение регламента работы с клиентами;
обеспечение наличия необходимых документов по отгрузке продукции в бухгалтерии и в торговых точках;
обеспечение бесперебойности приема заказов;
прием и обработка заказов, согласование графиков доставок продукции клиентам;
согласование и осуществление поставок продукции под заказ;
выписка документов и обслуживание клиентов, получающих продукцию самовывозом.
2.3. Для эффективного достижения целей и решения своих задач департамент продаж осуществляет следующие функции:
проведение переговоров и заключение договоров с клиентами на поставку продукции и услуг, рекламную продукцию, материальные ценности;
участие в планировании продаж и реализации продукции;
сбор, прием и обработка заказов;
получение и контроль возврата денежных средств за реализованную продукцию;
составление и подписание актов сверки взаиморасчетов;
разработка и реализация мер по снижению затрат, связанных с технологическим обеспечением продаж, формирование системы экономического стимулирования сбыта;
своевременное оповещение клиентов об изменении отпускных цен на продукцию;
составление и согласование графиков поставок продукции клиентам;
оформление и подбор необходимой документации;
контроль выполнения заказов;
представление всех видов продукции покупателям;
обеспечение клиентов необходимыми рекламными материалами;
выполнение планов продаж;
формирование и проведение различных мотивационных программ;
анализ предложений, в том числе включающих ретро-бонусы, в установленном порядке (в пределах установленных норм), в соответствии с технологией их учета департаментом маркетинга и финансово-экономической группой;
согласование с департаментом маркетинга работы мерчендайзеров, контроль их работы в торговых точках, экономический анализ их деятельности;
составление, ведение и предоставление необходимых видов отчетов;
рассмотрение претензий покупателей на оказываемые услуги;
оформление возвратов продукции от клиентов;
согласование с покупателем условий работы и поставки продукции;
сбор и обработка необходимых документов от клиентов;
предоставление клиенту необходимого пакета услуг и цен согласно ценовым соглашениям с производителями продукции;
разработка и внедрение комплекса мер, направленных на уменьшение возвратов продукции от клиентов;
организация различных промоакций по продвижению продукции во всех сегментах рынка, с одобрения их проведения департаментом маркетинга, обеспечение должного уровня, контроль и оформление этих акций с последующим анализом экономического эффекта от каждого осуществленного мероприятия;
ведение переговоров и продвижение продукции через каналы субдистрибуции, оптовые компании, рынки, региональные сети и фирмы, бартерные схемы;
обучение персонала, обеспечение кадрового резерва;
своевременное составление финансовых документов, планов, отчетов, информационно-аналитических материалов о выполнении планов по сбыту продукции, финансово-хозяйственной деятельности и региональной торговле;
изучение перспективного и текущего спроса на продукцию и требований к ее каче-ству;
подготовка материалов для юридической службы для подачи исковых заявлений в арбитражный суд;
предъявление через юридическую службу претензий, штрафных санкций, судебных исков к покупателям за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов;
рассмотрение претензий клиентов на поставленную продукцию и доведение этой информации до руководителя отдела закупок;
составление отчетов о количестве поступивших и удовлетворенных претензий с указанием, на какую сумму, по каким причинам и чьей вине поступили претензии.
3. СТРУКТУРА И СОСТАВ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.
Структуру и штатную численность департамента продаж утверждает и изменяет генеральный директор по представлению заместителя генерального директора по коммер-ческим вопросам, с учетом предложений директора департамента продаж, объема и слож-ности решаемых задач.
В структуру департамента продаж входят следующие подразделения:
отдел дистрибуции;
отдел по работе с ключевыми клиентами;
отдел приема и обработки заказов.
В состав департамента продаж могут входить отделы, группы и службы, специализирующиеся по направлениям деятельности.
Отделы дистрибуции, по работе с ключевыми клиентами, приема и обработки заказов возглавляют их руководители, которые подчиняются непосредственно директору депар-тамента продаж.
Должностные обязанности и квалифицированные требования к работникам Департамента продаж определяются их должностными инструкциями.
Порядок замещения директора департамента продаж в его отсутствие, а также лицо, временно исполняющее его обязанности, определяется директором департамента продаж по согласованию с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам и назначается приказом генерального директора.
Штатная численность департамента продаж.
Отдел дистрибуции.
Руководитель отдела дистрибуции - 1 чел.
Руководитель группы торговых представителей - 6 чел.
Торговый представитель - 37 чел.
Отдел по работе с ключевыми клиентами.
Руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами - 1 чел.
Руководитель группы по работе с ключевыми клиентами - 4 чел.
Менеджер по работе с ключевыми клиентами - 9 чел.
Отдел приема и обработки заказов.
Руководитель отдела по приему и обработки заказов - 1 чел.
Старший менеджер - 3 чел.
Менеджер - 6 чел.
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.
Департамент продаж имеет право:
давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
требовать и получать от других структурных подразделений компании необходимые документы, материалы и информацию по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
представительствовать от имени компании по вопросам, относящимся к компетенции департамента продаж;
давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;
давать руководителям и работникам структурных подразделений рекомендации по совершенствованию производственно-сбытовой деятельности, продвижению продукции на рынке, разработке и реализации коммерческих проектов и повышению их эффективности;
давать поручения и разъяснения руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
определять приоритетные направления развития каналов сбыта продукции и совершенствования технологии продаж;
принимать работников, иных физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж, и вести с ними деловую переписку;
требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;
указания департамента продаж в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями департамента.
Департамент продаж обязан:
соблюдать при осуществлении своей деятельности требования действующего законодательства РФ и локальных актов;
руководствоваться в своей деятельности утвержденным планом продаж;
рационально использовать предоставленные и имеющиеся ресурсы и полномочия;
формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты и связи, связанные с реализацией и продвижением продукции;
предоставлять сведения и материалы, необходимые для стратегического планирования деятельности компании и ее рыночной ориентации, а также установленную отчетность о своей деятельности и достигнутых результатах;
информировать руководство компании о наступлении или угрозе наступления обсто-ятельств, влекущих негативные последствия;
участвовать в разработке мер по совершенствованию существующих бизнес-процессов;
обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо сторонами.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.
5.1. Департамента продаж (в лице своих работников и в пределах их компетенции) согласно настоящему Положению несет ответственность за:
надлежащее и своевременное выполнение департаментом продаж своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;
соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере организации торговли, а также локальными актами, регламентирующими деятельность департамента продаж;
заключение договоров продажи продукции, маркетинговых договоров, договоров других услуг с клиентами;
организацию своевременного и качественного приема заказов;
контроль выполнения условий договоров клиентами;
превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;
необоснованное невыполнение плана продаж;
нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;
несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;
необеспечение контроля организации внутрифирменных процессов в соответствии с данным Положением, с Положениями о структурных подразделениях, входящих в департамент продаж, должностными инструкциями руководителей данных подразделений, регламентами проведения работ;
необеспечение контроля движения информации, документов и материальных ценно-стей;
отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;
несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в депар-тамент продаж;
несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию департамента продаж;
составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности департамента продаж;
разглашение сведений о принятых планах, заключаемых сделках, утрате, порче документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.
6.

ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ (СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ).
Распоряжения директора департамента продаж могут быть доведены до работников департамента продаж, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойствен-ность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полно-мочиям) линейного руководителя и содержать информацию о сроках их исполнения.
Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.
Для качественного и оперативного выполнения своих задач департамент продаж может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения раз- ногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения - на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.
Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения, а также взаимодействие по всем возникающим разногласиям допускаются только в письменной форме.
При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники департамента продаж должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).
При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам департамента продаж сотрудников других структурных подразделений представители департамента продаж обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в форме, аналогичной форме обращения, либо в письменной форме.
При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.
Основные взаимосвязи департамента продаж и других отделов могут быть представлены следующим образом.
Отдел закупок:
передает департаменту продаж графики и информацию об объемах поставок продукции от поставщиков; изменения прайс-листов поставщиков; информацию о штрих-кодах на продукцию; письма поставщиков о периоде остановки производств или временного прекращения производства продукции; информацию о сверхнормативных поставках или недопоставках продукции и их причинах;
получает от департамента продаж заявки на необходимый объем продукции, в том числе «под заказ клиента»; заявку на получение от поставщика необходимых сопроводительно-разрешительных документов (сертификаты, качественные удостоверения, гигиенические сертификаты и т. д.); претензии от покупателей по качеству товара, упаковки и вну- тритарной комплектности.
Департамент маркетинга:
передает сведения об изменениях ценовой политики предприятия; сведения о проведении различных промомероприятий, мотивационных, бонусных и других маркетинговых программах; информацию по ассортименту предлагаемой продукции и маркетинговых услуг; сведения о предстоящем вводе и выводе продукции, а также расширении ассортиментной линейки товаров и услуг, предоставляемых фирмой; обобщенную информацию о спросе на продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры, и о факторах, определяющих его; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о крупных покупателях продукции (предполагаемых и дей-ствительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках; информацию о наличии товарных остатков и товародвижении продукции, присутствующей в товарных матрицах сетей и ключевых клиентов;
получает сведения о поступивших рекламациях на продукцию и маркетинговые услуги; сведения о заключенных договорах поставки; планы реализации продукции на месяц, квартал, год; отчеты о выполнении планов реализации продукции; заявки на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; отзывы покупателей на поставляемую продукцию; сведения о деятельности конкурентов на рынке продукции и маркетинговых услуг.
Финансово-экономическая группа:
передает формы учета и контроля взаиморасчетов и различных бонусных выплат клиентам; на согласование и корректировку планы, исходя из конъюнктуры рынка, подписанных либо расторгнутых договоров с клиентами; информационные письма по просроченным долгам; схемы оптимизации бизнес-процессов, касающихся деятельности департамента продаж; годовые, квартальные, месячные планы продаж, обоснование цен на услуги и товары, предоставляемые и отгружаемые покупателям;
получает информацию об условиях работы с контрагентами, всех изменениях и поправках; до начала планируемого периода предложения по корректировке планов исходя из наличия заказов, ситуации на рынке сбыта товаров и услуг, находящихся в сфере интересов компании.
Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:
передает при необходимости новые или исправленные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, накладные, возвратные накладные, различные платежные ведомости); информацию о возможности изменения статуса накладных; ведомости по результатам сверок взаиморасчетов; расчетные ведомости на заработную плату; сведения об оплатах и поступлениях денежных средств, аккредитивах, изменениях в банковских реквизитах компании и клиентов, переводе денежных средств покупателям по договорам маркетинга и услуг; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;
получает методики расчета заработанной платы, мотивационных программ, поощрений и взысканий; акты на возврат продукции, накладные, счета-фактуры, требующие отметки у покупателей; сведения об изменении банковских реквизитов клиентов, переводе денежных средств за клиента другим юридическим лицом с предоставлением необходимого пакета документов.
Контрольно-кассовая служба:
передает при необходимости новые или исправленные кассовые чеки; сведения об оплатах и поступлениях наличных денежных средств; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;
получает наличные денежные средства от клиентов; неправильно оформленные чеки.
Департамент по организации и обслуживания клиентов:
передает информацию о доставке заказа конечному потребителю; о маршрутах развоза продукции; информацию о невыполнении заказов покупателей для оперативной замены продукции; сведения о продукции с истекающими сроками годности; информацию о нарушении графика доставки продукции; сведения об отсутствии необходимых сопроводительных документов, которые необходимо получить от поставщиков;
получает информацию о графиках и формах доставки продукции клиентам; временные нормативы и минимальные партии доставки продукции; необходимый пакет отгрузочной и сопроводительной документации; месячные планы продаж по товарным группам и производителям.
Юридическая служба:
передает согласованные проекты договоров, приложений, протоколов разногласий, претензий; информацию о выставлении исковых требований к покупателям и решении вопросов по выставленным исковым требованиям со стороны фирмы; информацию о необ- ходимости участия в заседаниях судов различных инстанций; необходимую информацию о подготовке, проверке и согласовании различных юридических документов, формах гра-жданско-правовой ответственности; необходимые юридические пакеты документов; сведения о регистрации заключенных договоров; тексты и разъяснения различных приказов, распоряжений и других нормативных актов, регламентирующих работу фирмы;
получает необходимые проекты договоров, пакеты документов и обоснованные условия работы с клиентом для заключения новых и перезаключения старых договоров; заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов; сведения о ликвидации юридических лиц, являющихся клиентами компании, закрытии торговых точек, конфликтных ситуациях с клиентами, которые не удается решить в рабочем порядке и по которым требуется принять юридически обоснованное решение; копии деловой переписки, необходимой для решения вопросов заключения договоров, предъявления претензий и судебных исков, а также отмены уже принятых решений; на подготовку, проверку и согласование протоколы разногласий (согласований), учредительные документы клиентов, все возможные сведения о клиентах, которые могут оказать всестороннюю помощь в проверке юридической чистоты сделки.
Логистическая служба передает необходимую служебную корреспонденцию; отчетность и аналитические записки, необходимые для выполнения задач департаментом продаж.
Служба управления персоналом:
передает необходимые документы, регламентирующие работу компании, ее структур, порядок и форму оплаты труда, распорядок трудового дня, положения об оплате и мотивации персонала, обучении и образовании, справки с места работы, сведения о состоянии рынка труда;
получает заявки на подбор необходимых сотрудников на существующие вакансии; необходимые сведения и документы по сотрудникам департамента продаж; график отпусков всех сотрудников департамента продаж в установленное время; заявки на перечень мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников департамента по отдельным направлениям; заявления, справки, больничные листы и другие документы, регламентирующие работу и изменение распорядка трудового дня в компании; предложения по изменению организационно-управленческой структуры предприятия для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях пред-приятия; табели учета рабочего времени сотрудников подразделений департамента продаж; информацию о количественной и качественной потребности предприятия в персонале.
Группа ИТ-обеспечения:
передает инструкции и консультации о порядке работы с программным обеспечением, Интернетом, электронной почтой; исправленные пакеты документов; необходимое программное обеспечение и оборудование, в том числе средства телефонизации и оргтехнику для обеспечения бесперебойной работы департамента продаж; расходные материалы к оргтехнике, установленной в Департаменте продаж; информацию об ожидаемых перерывах в работе информационных систем и программного обеспечения; а также производит установку на каждом рабочем месте необходимого пакета прикладных программ, антивирусной защиты, обеспечивает доступ в локальную сеть фирмы и программу 1 С; настройку программ и приложений, необходимых для выполнения своих задач каждым сотрудником Департамента продаж на своем рабочем месте;
получает на исправление необходимые пакеты документов; информацию о сбоях в программе 1С, выходе из строя оборудования, прикладных программ и приложений к программам, отказе телефонных линий, электронной почты и Интернета.
6.8.11. Департамент материально-технического и документационно-разрешительного обеспечения и безопасности:
передает оперативную информацию о текущем графике и нарушении графика доставок продукции клиентам; оперативную информацию о маршруте доставки продукции; информацию о невыполнении заказов покупателей для оперативной замены продукции; данные об обеспеченности компании необходимыми материалами по текущим потребностям, планировании и предстоящих изменениях в обеспечении компании материально-техническими ресурсами;
получает требования для водителей с необходимой информацией по каждому клиенту, указанием даты и сроков доставки продукции; необходимый пакет сопроводительной документации и схему проезда к торговым точкам или местам разгрузки; графики доставки продукции.