Оплата периода служебной командировки сотрудников

В соответствии с положениями ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Данная статья посвящена расчетам по оплате труда с теми лицами, которые направлены в служебную командировку. При этом следует учитывать, что отдельные особенности таких расчетов определены постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее по тексту - Положение о командировках), а также некоторыми другими нормативными правовыми актами.

Применительно к государственным гражданским служащим порядок и условия командирования устанавливаются соответственно указом Президента Российской Федерации и нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации. В части федеральных государственных гражданских служащих применению подлежат Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Расчеты по основной сумме заработной платы

Основная часть заработка командированным сотрудникам выплачивается в виде средней заработной платы, рассчитанной по специальным правилам. Имеются в виду нормы ст. 139 ТК РФ, а также постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Исчислять и выплачивать командированному сотруднику заработную плату согласно принятой в организации системе (как будто бы он никуда не уезжал) неправомерно. На это обращено особое внимание в письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0. Как отмечено данным органом власти, выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям трудового законодательства.

В случае расчета и выплаты не среднего заработка, а «текущей» заработной платы, возможны претензии со стороны налоговых органов вплоть до отказа от признания произведенных расходов в целях налогообложения прибыли и другие проблемы. Плюс к этому сотрудники трудовой инспекции могут счесть выплату текущего заработка взамен средней заработной платы нарушением норм трудового законодательства.

Исчисление среднего заработка за время командировки должно производиться согласно методике, используемой для случаев, отличных от оплаты отпуска и расчета компенсации за неиспользованный отпуск. То есть расчет следует производить за 12 месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день командировки. Применение другого расчетного периода может быть предусмотрено только коллективным договором и (или) принятыми в организации локальными нормативными актами и только если это не ухудшает материальное положение самих работников.

При осуществлении расчета необходимо принять за учетный период сумму учитываемой заработной платы, а также количество отработанных в этом периоде рабочих дней. Делением учитываемой заработной платы на количество отработанных дней определяется величина среднедневного заработка. При работе на условиях режима суммированного учета рабочего времени определяется величина среднечасового заработка, для чего учитываемая за тот же расчетный период заработная плата делится на количество отработанных в расчетном периоде рабочих часов.

Предположим, что работник бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно. Расчет среднего заработка в данном случае должен производиться за расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих октябрю 2012 г.,
а именно за период с 1 октября 2012 г. по 30 сентября 2013 г.

Допустим, что график работы сотрудника – пятидневная рабочая неделя, и в расчетном периоде работник отработал 214 дней. Остальные дни согласно графику работы приходятся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, служебные командировки и периоды болезни. Данные периоды из расчетного исключаются. Сумма учитываемой за расчетный период заработной платы составила 146 700 руб.

Величина среднего дневного заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 685 руб. 51 коп. (146 700 руб./214 дней).

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работнику установлен график суммированного учета рабочего времени.

На отработанное в расчетном периоде время приходится 1743 фактически отработанных часа. Остальные рабочие часы по графику не отработаны в связи с нахождением работника в ежегодном оплачиваемом отпуске, его болезнью или пребыванием в командировке. Сумма учитываемой за расчетный период заработной платы составила 146 700 руб.

Величина среднего часового заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 84 руб. 17 коп. (146 700 руб./1743 час.).

В соответствии с п. 9 Положения о командировках средний заработок выплачивается как за период нахождения работника в командировке, так и за дни нахождения его в пути (включая вынужденную остановку в пути). При этом оплате подлежат все рабочие дни по графику, установленному в командирующей организации. Внимание, в расчет при оплате среднего заработка всегда принимаются рабочие дни в той организации, которая направила сотрудника в командировку, то есть у работодателя. В частности, если сотрудник работает в организации по графику пятидневной рабочей недели, то оплачиваемое количество дней за период командировки определяется именно по данному графику, а именно без учета суббот, воскресных и праздничных дней.

Воспользуемся условиями примера 1.
Период командировки сотрудника – с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно, и на этот период приходится 13 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели. Именно такое количество дней и подлежит оплате в размере среднего дневного заработка.

Сумма среднего заработка за период командировки составит 8911 руб. 63 коп. (685 руб. 51 коп. 13 дней).

В свою очередь, если сотрудник на основном месте работы занят на условиях 6-дневной рабочей недели, то и количество оплачиваемых рабочих дней также следует определять по данному графику.

Воспользуемся условиями примера 1.
Предположим, что график работы сотрудника – 6-дневная рабочая неделя.
В расчетном периоде по данному графику отработано 256 рабочих дней.

Величина среднего дневного заработка для исчисления среднего заработка за период командировки составит 573 руб. 05 коп. (146 700 руб./256 рабочих дней).
На период командировки с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно приходится 15 рабочих дней по графику 6-дневной рабочей недели.

Соответственно, сумма среднего заработка за период командировки составит 8595 руб. 75 коп. (573 руб. 05 коп. 15 дней).

В условиях суммированного учета рабочего времени количество оплачиваемого за период командировки рабочего времени должно определяться в рабочих часах согласно индивидуальному графику сотрудника за период командировки.

Воспользуемся условиями примеров 1 и 2.
Предположим, что согласно утвержденному в организации графику сменности работник должен был отработать за период с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно 102 часа.

Сумма среднего заработка за период служебной командировки составит 8585 руб. 34 коп. (84 руб. 17 коп. 102 ч).

В целях обеспечения прав работающих лиц в учреждении может быть предусмотрена норма об оплате в условиях суммированного учета рабочего времени рабочих часов согласно индивидуальному графику работника, приходящемуся на период командировки, но не менее количества часов, определенных за этот же период согласно установленной работнику продолжительности рабочего времени.

Воспользуемся условиями примера 5 и предположим, что работнику установлена нормальная продолжительность рабочего времени (40 часов в неделю).
Действующим в организации положением по оплате труда предусмотрена оплата сотрудникам за время командировки, за период обучения в рамках повышения квалификации и т. п. случаях, которым установлен суммированный учет рабочего времени, количества рабочих часов согласно их индивидуальным графикам работы, приходящихся на соответствующие периоды, но не менееколичества часов за тот же период, определенных исходя из установленной работнику продолжительности рабочей недели.

Согласно норме рабочего времени (40-часовая неделя) на период с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно приходится 104 часа. Так как согласно индивидуальному графику сотрудника на тот же период приходится меньшее количество рабочих часов (102 ч), оплате в размере среднего заработка в соответствии с положениями локальных нормативных актов организации подлежитколичество часов не меньше нормы, а именно не менее чем 104 часа.

Если бы график работы сотрудника предусматривал отработку на период с 20 октября по 7 ноября 2013 г. менее 102 часов (например, 98 часов), оплате в данной организации за период командировки подлежало бы 102 часа.

Государственным гражданским служащим за время командировки выплачивается денежное содержание, которое рассчитывается по установленным правилам. Применительно к федеральным государственным гражданским служащим правила исчисления денежного содержания за время командировки определены постановлением Правительства РФ от 06.09.2007 № 562 «Об утверждении Правил исчисления денежного содержания федеральных государственных гражданских служащих».

Денежное содержание за период нахождения гражданского служащего в служебной командировке сохраняется за все служебные дни по графику, установленному в постоянном месте прохождения гражданским служащим государственной гражданской службы.

Доплата до среднего заработка

В целом ряде случаев «текущая» заработная плата работников (тот заработок, на который они вправе рассчитывать находясь на рабочем месте) превышает исчисленную за период командировки сумму среднего заработка. Возникает вопрос: можно ли установить работникам доплату до размера фактической ежемесячной заработной платы и списать соответствующие расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?

Трудовое законодательство установление такого рода доплаты допускает. Это следует, в частности, из положений ст. 135 и 149 ТК РФ.

Могут соответствующие доплаты признаваться и в целях налогообложения прибыли. Как отмечено в письме Минфина России от 18.11.2008 № 03-03-06/1/638, если доплаты сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Порядок определения доплаты необходимо закрепить в локальных актах организации и (или) в трудовых договорах с работниками.

Предположим, что заработная плата работника складывается из оклада в размере 20 000 руб. ежемесячной доплаты за работу во вредных условиях труда в размере 12% оклада, а также стимулирующей выплаты в размере 50% оклада. При условии, что норма рабочего времени отработана полностью, месячная заработная плата работника составляет 40 000 руб.

Согласно принятому в организации Положению об оплате труда работникам, направленным в командировку, из средств организации производится доплата до величины установленной месячной заработной платы. Размер доплаты определяется пропорционально количеству рабочих дней, приходящихся на период командировки, исходя из количества рабочих дней по норме в соответствующем месяце, на который приходятся дни командировки.

Допустим, что работник находился в командировке с 20 октября по 7 ноября 2013 г. включительно. На период командировки приходятся 13 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели, в том числе 9 рабочих дней в октябре и 4 рабочих дня в ноябре.

Величина среднего дневного заработка за расчетный период составила 1640 руб. а сумма среднего заработка за период командировки – 21 320 руб. (1640 руб. 13 дней).

Доплата до фактической заработной платы работника за рабочие дни, приходящиеся на период командировки, составит 3915 руб. 26 коп. в том числе:
– за рабочие дни октября 2013 г. – 1288 руб. 70 коп. ((40 000 руб./23 рабочих дня в месяце по норме. 13 рабочих дней месяца, приходящихся на период командировки) – (1640 руб. 13 рабочих дней месяца, приходящихся на период командировки);
– за рабочие дни ноября 2013 г. – 1440 руб. ((40 000 руб./20 рабочих дней в месяце по норме. 4 рабочих дня месяца, приходящихся на период командировки) – (1640 руб. 4 рабочих дня месяца, приходящихся на период командировки)).

Командировка в выходной или праздничный день должна оплачиваться дополнительно

Согласно сложившейся практике, командированный сотрудник должен работать в пункте командировки согласно графику, установленному по месту командировки. Например, как отмечено в решении Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663, работа в служебной командировке производится в организации, в которую направлен работник для выполнения служебного задания. Данная организация имеет свой режим работы, закрепленный в правилах внутреннего трудового распорядка. Поскольку работник, направленный для выполнения служебного поручения в другую организацию, не свободен в выборе времени и места выполнения задания, то он должен планировать выполнение работ с учетом режима рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.

В свою очередь, в Определении Верховного суда Российской Федерации от 27.08.2002 № КАС 02-441 было указано, что трудовая функция в период командировки осуществляется работником за пределами организации, с которой он состоит в трудовых отношениях, что исключает применение режима труда и отдыха, установленного в этой организации.

Наряду с этим в Положении о командировках на необходимость выполнять поручение согласно графику, определенному в «принимающей» организации, никаких ссылок нет. Соответственно, работодатель (уполномоченное им лицо) вправе самостоятельно определять, по какому графику командированный сотрудник должен выполнять служебное поручение. Это может быть график работы по основному месту работы, график работы по месту нахождения в командировке или же специальный график, оговоренный в поручении на командировку.

Именно из предписанного работодателем графика выполнения поручения необходимо исходить и при оформлении табелей учета рабочего времени.

Соответственно, если работник по требованию работодателя (уполномоченного им лица) должен будет выполнять служебное поручение в день, который оговорен как выходной графиком выполнения поручения, он имеет право требовать повышенную оплату труда. Выполнение поручения в общеустановленный праздничный день в любом случае влечет за собой повышенную оплату труда.

Как указано в п. 5 Положения о командировках, оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Имеются в виду нормы ст. 153 ТК РФ, предусматривающие необходимость оплаты работы в соответствующие дни не менее чем в двойном размере или по желанию работника одинарную оплату труда и день отгула. Конкретные размеры оплаты труда определяются коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно заключенным с работником трудовым договором.

Воспользуемся условиями примера 3 и предположим, что согласно требованию работодателя выполнять служебное поручение работник должен согласно графику, принятому по основному месту работы (5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье).

В организации, в которую был командирован сотрудник, предусмотрена 6-дневная рабочая неделя. По согласованию с представителем работодателя работник вынужден был работать 2 ноября 2013 г. Указанные дни по графику работы по основному месту работы являются нерабочими, в связи с чем работник вправе требовать от работодателя оплату за работу в указанные дни в размерене менее двойной части оклада или же оплату в размере не менее одинарной части оклада плюс выходные дни (свободное от работы время).

Средний заработок работнику должен быть сохранен за те же 13 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели по основному месту работы, приходящихся на период служебной командировки.

Если график работы по основному месту работы и график выполнения поручения в пункте командировки не совпадают, в качестве выходных рассматриваются дни, отработанные как таковые в пункте командировки. Но тогда возможна ситуация, что за один и тот же день работник получит и средний заработок, и заработную плату из расчета оплаты работы в выходной день. Это представляется неправомерным.

Для оплаты выходных дней работы за время командировки необходимо соответствующее решение работодателя о привлечении сотрудника к данной работе. То есть требование о выполнении обязанностей в период командировки в выходные или нерабочие праздничные дни должно быть выдано уполномоченным на то лицом, а факт привлечения к работе должен быть подтвержден документально. Оптимальным является вариант, при котором во исполнение положений ст. 113 ТК РФ издается соответствующее письменное распоряжение работодателя. Как возможный вариант, в качестве основания для оплаты могут рассматриваться резолюции на отчете о служебной командировке, докладных записках руководителей структурных подразделений и иных уполномоченных лиц.

Аналогично решается вопрос и при оплате труда государственных гражданских служащих. Как следует из п. 33 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, если гражданский служащий специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. Опять же имеются в виду положения ст. 153 ТК РФ. По общим правилам оплата производится из расчета двойной части должностного оклада или же одинарной части оклада и отгула.

Оплата дней нахождения в пути, приходящихся на выходные и нерабочие праздничные дни

Напрямую ТК РФ и Положение о командировках не оговаривают возможность оплаты дней нахождения в пути к месту командировки и обратно, приходящихся на выходные и нерабочие праздничные дни, а также дней за время следования из одного пункта командировки в другой. Суточные за указанные дни работнику выплачиваться должны, а что касается заработной платы или среднего заработка, в этой части законодательство фактически содержит пробел.

Единственная норма в изложенной части закреплена в п. 8 Инструкции Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (документ в настоящее время применяется в части, не противоречащей ТК РФ), - в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Как это принято на практике, данный пробел постепенно заполнялся принимаемыми судебными решениями. Например, как отмечено в решении Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663, законодательство не запрещает работнику, выезжающему в командировку в выходной день по распоряжению администрации, получить оплату за работу в нерабочий праздничный день в соответствии с положениями трудового законодательства.

Минтруд России в письме от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415, в том числе и с учетом складывающейся судебной практики, признал тот факт, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. При этом конкретный порядок исчисления оплаты указанных дней зависит от применяемой в организации системы оплаты
труда работника. Как возможный вариант, оплата рассматриваемых дней может осуществляться в одинарном размере и одновременно к этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания.

Таким образом, пребывание в пути в период выходных (праздничных) дней также должно оплачиваться по правилам, определенным п. 5 Положения о командировках и ст. 153 ТК РФ. Однако условием при этом является указание работодателя (уполномоченного им лица) на необходимость пребывания в пути в соответствующие дни или согласование с ним данного вопроса. При этом, как представляется, выходные в данном случае должны определяться уже согласно графику, принятому по основному месту работы.

Для реализации рассмотренных положений организациям рекомендуется в своих коллективных договорах, соглашениях или локальных нормативных актах определить конкретные размеры оплаты времени нахождения в пути в выходные или нерабочие праздничные дни. Как представляется, обоснованным является вариант, согласно которому любой выходной (праздничный) день нахождения в пути будет оплачиваться из расчета двойной части оклада (должностного оклада, тарифной ставки), рассчитанного за один условный день или день конкретного месяца.

Воспользуемся условиями примера 3.
Первый день служебной командировки приходится на 20 октября 2013 г. Это – воскресенье.

Согласно выданному сотруднику командировочному удостоверению ему было предписано убыть в служебную командировку именно в выходной для него день (20 октября 2013 г). Таким образом, соответствующее распоряжение работодателя имеется, что означает необходимость оплаты дня убытия в командировку по правилам ст. 153 ТК РФ как за работу в выходной или нерабочий праздничный день.

В соответствии с принятым в организации положением по оплате труда работа в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается в размере двойной дневной части оклада (должностного оклада). При этой указанная часть оклада рассчитывается исходя из установленного работнику оклада (должностного оклада) и количества рабочих дней по норме в соответствующем календарном месяце согласно производственному табелю-календарю для 5-дневной рабочей недели.

При величине оклада работника в 15 000 руб. сумма оплаты за работу в воскресный день 20 октября 2013 г. составит 1500 руб. (15 000 руб./20 дней. 2), где 20 дней – количество рабочих дней в ноябре 2013 г. при 5-дневной рабочей неделе согласно производственному табелю-календарю, 2 – двойной размер оплаты, оговоренный в локальных актах организации.

Предположим, что работнику установлена тарифная ставка в размере 14 000 руб. в месяц.

Согласно действующему в организации Положению об оплате труда работа в выходной и нерабочий праздничный день производится в размере двойной часовой ставки, определяемой делением величины тарифной ставки в месяц на показатель среднемесячной нормы рабочего времени в соответствующем календарном году. При этом в локальном акте дополнительно оговорено, чтодни выезда в командировку, приезда из командировки и дни нахождения в пути за время командировки, приходящиеся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачиваются из расчета нормированной продолжительности рабочего дня (при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов; при 36-часовой рабочей неделе – 7,2 часа и т. д.).

Первый день служебной командировки приходится на 20 октября 2013 г. Это – воскресенье. При этом распоряжение руководителя о направлении в командировку именно в выходной день подтверждено командировочным удостоверением и изданным в организации приказом о направлении в командировку.

Сумма оплаты за день 20 октября 2013 г. составит 1364 руб. 44 коп. (14 000 руб./164,17 х 8 ч. 2), где 14 000 руб. – величина тарифной ставки работника за месяц; 164,17 – среднемесячное количество рабочих часов в 2013 г. (1970 часов – норма часов за год/12 месяцев в году); 8 часов – количество подлежащих оплате часов; 2 – двойной размер оплаты за работу в выходной день.

В локальных актах организации рекомендуется особо оговорить необходимость выплаты именно дневной части оклада (ставки), а не времени фактического нахождения в пути, то есть независимо от того, сколько времени работник фактически находился в пути, сумма оплаты составит величину, кратную дневной части оклада (тарифной ставки).

Оплата расходов в случае временной нетрудоспособности работника в период служебной командировки

В соответствии с п. 25 Положения о командировках работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (исключение составляют случаи, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, а не средний заработок. Исчисление пособия должно производиться по общеустановленным правилам, определенным Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2007 № 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Если работник болел в заграничной командировке, полученные им подтверждающие факт нетрудоспособности документы необходимо заменить на листок нетрудоспособности в медицинской организации по месту жительства.

Следует учитывать, что травмы, полученные работниками, следовавшими к месту служебной командировки и обратно, в соответствии со ст. 227 ТК РФ признаются несчастными случаями на производстве, что влечет за собой предоставление пострадавшим лицам обеспечения по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном Федеральными законами от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» и от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в редакции изменений и дополнений).

Соответственно, работодатель обязан в установленном порядке организовать расследование несчастного случая и его документальное оформление.

Если несчастный случай на производстве с командированным сотрудником произошел в месте командировки, он в соответствии со ст. 229 ТК РФ расследуется комиссией, образованной работодателем, у которого произошел несчастный случай. В состав данной комиссии входит уполномоченный представитель организации, направившей это лицо. Неприбытие или несвоевременное прибытие указанного представителя не является основанием для изменения сроков расследования.

Также по этой теме: