Хранение дел, их сроки и порядок формирования личных дел

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел .

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы. которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года. В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан. располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правоведение

Форма карты-заместителя дела - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 26 декабря 2016

Почему вы не любите свою работу?

СПРАВКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА, ИЗЪЯТОГО ИЗ ДЕЛА

Приложение No. 24
к Инструкции (п. 203)
по делопроизводству в Вооруженных
Силах Российской Федерации
СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ДОКУМЕНТА, ИЗЪЯТОГО ИЗ ДЕЛА No. ____________
Служебный документ вх. (исх.) No. __________ на ____________
листах __________________________ изъят __________________________
(номера листов дела) (для
__________________________________________________________________
какой цели)
Подшит в дело No. ____________________________
Выслан _______________________________________
Исполнитель __________________________
(воинское звание,
__________________________
подпись, инициал, фамилия)
Начальник делопроизводства __________________________
(воинское звание,
__________________________
подпись, инициал, фамилия)
"___" _________ 200__ г.

Центральный Банк обвинил банк «Пересвет» в нарушении норматива достаточности базового капитала. Напоминаем, что 21 октября ЦБ установил кратковременное руководство в банке «Пересвет».

Организация комплектования архива - страница 13

Наименование должности лица, Расшифровка

заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи

Формат А4 (210Х297)

^ Примечания к приложению 30

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

^ 9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

^ КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.

Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

^ Форма акта о выдаче архивных документов

во временное пользование

Формат А4 (210 ? 297)

Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи

Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности работника
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи

Руководитель
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности работника организации Подпись Расшифровка подписи

Руководитель
организации Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи

Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи

Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование
(продолжение)

Приложение 38
к п.п. 248, 257, 269, 302

Итого на 01.01. г. ________________________________________ описей

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в _____ г. ________________________________________ описей

(цифрами и прописью)

выбыло в _____ г. ________________________________________ описей

(цифрами и прописью)

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Форма реестра описей дел, документов

Формат А4 (210 ? 297)

^ ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА,

ОТНЕСЕННОГО К ОБЪКТАМ НАЦИОНАЛЬНОГО ДОСТОЯНИЯ

Регистрационный номер ________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________________

^ 1. Описание документа

Название (заголовок) документа __________________________________________

Самоназвание документа _______________________________________________

Вид документа _________________________________________________________

Автор документа _______________________________________________________

Дата (время создания) документа _________________________________________

Ориентировочная дата __________________________________________________

Язык документа ________________________________________________________

Историческая справка __________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней __________________________________

Палеографические особенности __________________________________________

Художественные особенности оформления документа _______________________

^ 2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ________________________________________________

Физическое состояние __________________________________________________

Сведения о реставрации ________________________________________________

^ 3. Место хранения документа

Место хранения документа ______________________________________________

Адрес места хранения документа _________________________________________

Архивный шифр: фонд № ____, оп. № ____, ед. хр. № ____, ед. уч. № ___, лл. ___

^ 4. Служебная информация

Кем представлен документ: ______________________________________________

Протокол ЭПК от ________________________ года № ________________________

Протокол ЦЭПК от __________________ года № ___________________

? В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания документа может заполняться на двух и более листах.

^ Форма листа учета и описания документа, отнесенного к объектам

национального достояния Республики Казахстан Формат А4 (210 ? 297)