Категория: Бланки/Образцы
Дефектура (лат. defectus — убывание, недостаток) — отсутствие в аптеке (аптечном учреждении) необходимого товара (медикамента).
Данный термин является узкоспециализированным и широко применяется только в отношении фармации. Наиболее частой причиной дефектуры является отсутствие данного товара у поставщиков, в связи с перерегистрацией, браком серий или проблемами с ввозом препарата в страну.
Также говорят о дефектуре, как об отсутствии определённого препарата, о наличии которого было заявлено в прайс-листе, городской справке и т. д.
О дефектуре говорят, как о локальной (товар отсутствует в определённой аптеке), региональной (товара нет у региональных дистрибьюторов) и глобальной (препарат отсутствует в стране или снят с производства, но имеет спрос).
Для улучшения этой статьи желательно.
В.А. АНДОСОВА. MBA City University London, генеральный директор ООО «ФармХаб». Е.В. НЕВОЛИНА. к.ф.н. исполнительный директор некоммерческого партнерства содействия развитию аптечной отрасли «Аптечная гильдия»
В статье освещена проблема недостаточного уровня автоматизации бизнес-процессов в аптеках, в т. ч. при проведении закупок лекарственных препаратов, что приводит к увеличению временных и трудовых затрат на управление аптечным ассортиментом и снижению скорости реагирования аптеки на запросы потребителя. Проанализированы вопросы ведения аптеками дефектурных журналов, качества оказываемых потребителю консультаций, предоставление справочной информации о наличии препарата в других аптеках. Также актуализирован вопрос о необходимости трехстороннего взаимодействия аптеки, врача и медицинской организации.
В последнее время часто приходится слышать, что аптека потеряла былой престиж в глазах покупателя, а сотрудник аптеки ничем не отличается от продавца обычной торговой точки. С одной стороны, рост аптек, в т. ч. за счет развития аптечных сетей, повышает шаговую доступность лекарственных препаратов и ряда других необходимых сопутствующих товаров, с другой стороны, мы все чаще сталкиваемся с безликим потоком аптечных продаж, без оглядки на реальную потребность потребителя.
Одна из веских причин, по нашему мнению, кроется в сложностях организации системы формирования потребности и проведения закупок товарного ассортимента в аптеках, а также нехватке автоматизированных сервисов, способных адекватно подстроится под данные процессы и их оптимизировать. Причем как в сетевых, так и в несетевых аптеках проблемы с системой управления товарным остатком и ассортиментом могут иметь разные причины, однако приводят к одному результату -- падению уровня профессионального обслуживания в аптеках, что девальвирует профессию фармацевтического работника.
Разберемся, почему так происходит. Для примера рассмотрим, как формируется заказ в аптеке, работающей в сети по сравнению с аналогичным процессом в небольшой единичной аптеке. В первом случае аптечный ассортимент и заказ товара в аптеку осуществляет головной офис. Централизация заказа экономит издержки, позволяет гарантировать покупателю унифицированный стабильный ассортимент, избежать отказов по наиболее востребованным лекарственным препаратам. Однако зачастую это приводит к тотальному отсутствию гибкости по отношению к изменяющимся потребностям клиентов аптеки. Например, хорошо знакомые с советских времен дефектурные журналы или «книги индивидуальных заказов» часто не используются в сетевой аптеке из-за длительного согласования офисными работниками ввода новой позиции в ассортимент. Бюрократические процедуры в аптечных сетях могут заставить покупателя ждать индивидуальный заказ как минимум несколько дней, а иногда и недель. При этом если товар отсутствует в ассортиментном плане аптечной сети, потребитель может его не дождаться.
Единичная независимая аптека имеет в данном случае неоспоримое преимущество перед сетевой в плане мобильности исполнения индивидуального заказа. Но, к сожалению, как и в сетевых аптеках, процесс заказа и оприходования товара далеко не идеален. Трудности в первую очередь связаны с низким уровнем автоматизации системы закупок товаров, а иногда их полным отсутствием. Заведующая аптекой или сотрудник, отвечающий за товар, тратит непростительно много времени на просмотр и анализ недостающих позиций, подбор приемлемой цены и количества у поставщиков. И даже если аптека пользуется программой, позволяющей видеть сводный прайс-лист, собранный из предложений нескольких поставщиков, время отправки заявки часто не совпадает со временем обновления прайс-листов в системе. Это приводит к тому, что аптека получает отказ по заявленным ранее препаратам из-за их постоянной флуктуации в прайс-листе дистрибьютора. Ежедневная рутина, связанная с обработкой аптечного заказа, лишает руководителя аптеки возможности в полной мере заниматься ее развитием, учитывать потребности покупателя, выстраивать партнерские отношения с близлежащими медицинскими организациями.
Фактически три последних действия являются основным предназначением аптеки, ее значимости как социального института, настроенного на потребителя, умеющего слышать потребности того, кто пришел в аптеку не только за покупкой, но и за помощью, и умеющего приложить дополнительные усилия для того, чтобы эту помощь ему оказать. Взаимоотношения с медицинскими организациями играют важную роль в развитии аптеки, ведь основное ее отличие от других торговых точек в том, что в большинстве случаев потребность в конкретном лекарственном препарате формирует врач, а покупку совершает пациент, поэтому аптека удовлетворяет потребности сразу двух потребителей.
Процесс реализации товара с момента закупки до момента появления на прилавке должен быть максимально доступным, прозрачным и автоматизированным. Когда персонал обыкновенной аптеки сможет «передать» рутинные обязанности автоматизированным сервисам, тогда он станет располагать временем для консультирования покупателей, подбора товара согласно его потребностям, самообучения по новым препаратам. Отсутствие должной автоматизации бизнес-процессов ведет к нехватке времени на необходимые задачи. Они же касаются не только удовлетворения сформированного самим «приобретателем» спроса и проведения покупки «по кассе». Посетители аптеки приходят еще и за консультацией. Фармацевт не может рассказать об особенностях тех или иных лекарств, провести их сравнение с точки зрения потребительских свойств, взаимодействия с некоторыми продуктами питания и т. п. В последнее время, это уже становится очевидным, фармацевтические работники перестали давать консультации, у фармацевтов нет времени на самообразование. Часто покупатели, благодаря маркетинговой активности производителя в средствах массовой информации, узнают о выходе нового препарата задолго до того, как об этом узнает аптека и включит его в ассортимент.
Сейчас нет единой справочной базы по всем аптекам в конкретном населенном пункте, которая могла бы сообщить о наличии лекарств и их стоимости. Часто люди приходят за лекарствами, которые срочно необходимы для лечения, но в данный момент они отсутствуют в ассортименте конкретной аптеки. Фармацевт не может порекомендовать, куда покупателю обратиться за этим лекарством – в аптеку через дорогу или на другой конец города. Такие системы есть только в крупных сетевых аптеках, но они опять же работают только внутри своей сети, и если препарат отсутствует в сети, потребитель сам должен продолжить поиски необходимого лекарства. Если вспомнить, что зачастую покупатель приходит не в торговую точку, а к конкретному продавцу, то подобные системы помогли бы поднять рейтинг не только аптеки и аптечной сети, но и конкретного фармработника.
Суммируя все сложности, с которыми приходится сталкиваться руководителям аптек, можно сделать однозначный вывод: назрела необходимость доработки и внедрения комплексных программных решений, которые значительно увеличат скорость составления и передачи товарных заказов, снизят количество отказов в заявке, смогут оперативно предоставлять справочную информацию о лекарственных препаратах и их наличии в других аптеках, позволят быстро обрабатывать индивидуальные заказы покупателей. Такая оптимизация рабочего процесса поможет избежать дополнительных издержек, как финансовых, так и репутационных.
Контроль наличия лекарств в аптеке
Наличие лекарств в аптеках является неотъемлемой составляющей успеха любой фармацевтической компании, без которой работа сети медицинских представителей не может приносить желаемого результата. Поэтому контроль дефектуры в аптеках – одна из первоочередных задач, в решении которой заинтересованы как владельцы аптек, так и представители фармацевтических компаний, которые проводят промоцию лекарств (с помощью медицинских представителей, прямой рекламы, организации конференций и т.д.) и следят за наличием лекарств в аптеке.
Стоит все же напомнить, что такое дефектура.
Дефектура – это отсутствие в аптеке определенных лекарств, которые имеют спрос у потребителя. Различают три вида дефектуры: локальная дефектура (отсутствие лекарств в одной аптеке), городская дефектура (отсутствие лекарств у регионального дистрибьютора) и глобальная дефектура (лекарство снято с производства или отсутствует в стране).
Контроль дефектуры. или иными словами, контроль наличия лекарств в аптеке - это достаточно трудоемкий процесс, который сложно безошибочно выполнять вручную.
Система DigSee Curating Pharma «Мобильный медицинский представитель» позволяет не только автоматизировать контроль наличия лекарств в аптеке (контроль дефектуры ), но и решить ряд других задач, таких как безошибочная передача данных о наличии лекарств (дефектуре ) в центральный офис и формирование различных сводных отчетов.
Продукт DigSee Curating Mobile «Мобильный медицинский представитель» позволяет не только контролировать наличие лекарств в аптеке. но и грамотно составлять дефектурный лист, что помогает избежать избыточных запасов лекарств, когда наличие лекарств в аптеке достигается путем замораживания значительных оборотных средств.
Руководитель фармацевтической компании, в которой используется система Curating Mobile «Мобильный медицинский представитель», может со своего рабочего места просматривать информацию о наличии лекарств не только в определенной аптеке, но и создавать группы аптек по региональному или какому-либо другому критерию с возможностью формирования сводных данных о дефектуре. Таким образом, появляется возможность обеспечивать наличие лекарств в аптеках как путем контроля работы собственных медицинских представителей. так и путем контроля дистрибьюторов. Т.е. создав группу аптек по каждому медицинскому представителю или дистрибьютору появляется возможность оценивать эффективность их работы и контролировать наличие лекарств в аптеке.
8 (800) 555 02 95 звонок анонимный бесплатный
Дефектура и как с ней бороться
С первого взгляда кажется, что выражение дефектура имеет таинственное значение, но истинный смысл медицинского диалекта зачастую остается неведом многим. Чтобы понять, как бороться с какой-то проблемой, в первую очередь необходимо определиться с ее толкованием плюс абсолютно точно выяснить, что именно плохого или хорошего в ней.
Понятие дефектуры
С большой вероятностью многие отнесут понятие дефектура к медицинским терминам или медицинскому роду деятельности и будут правы. На более бытовом уровне дефектура означает количество тех или иных товарных позиций, в данном случае медицинских препаратов, которые отсутствуют в самой аптеке или на аптечном складе. Как видно из толкования, с дефектурой практически каждый человек в жизни сталкивался, причем не один раз.
Но тогда следует задать следующий вопрос, кто же виноват в отсутствии медикаментов, особенно, если их степень важности для населения очень велика. Стало быть, продавцы аптек некачественно выполняют свою работу и чтобы как-то начать ощутимо бороться с дефектурой, необходимо попросту увольнять аптекарей за подобные “профессиональные промахи”. Частица правды здесь, конечно, есть, но чаще всего в частичном или полном отсутствии конкретных медицинских препаратов виноваты поставщики, так как именно они виновники того, что документы на какие-либо препараты были оформлены неправильно, была проведена некачественная перерегистрация товара или не получилось решить проблемы с завозом препаратов в страну на таможне.
Изначально нужно оговорить и то, что дефектура дефектуре рознь, так как эта узкоспециализированная проблема имеет три разновидности, в зависимости от ее масштаба. Итак, дефектура бывает региональной, глобальной и локальной. Чаще всего население сталкивается с последним видом из-за специфики перерегистрации медикаментов и их завоза на определенную небольшую территорию.
Варианты борьбы с дефектурой
Бороться с дефектурой можно и нужно, но для начала определим ее типы, благодаря которым данную проблему можно будет разделить на конкретные отдельные явления, из-за которых она, собственно, и появляется. Вышеупомянутый аптечный сленг делится на дефектуру производителя, дефектуру поставщика (затронутая немного выше) и дефектура аптеки.
Начнем с первой. В большинстве случаев дефектура производителя происходит из-за того, что клиент хочет купить настолько редкий препарат, что подобные медикаменты доставляются в аптеку не более двух или трех раз в год по пару десятков единиц. Здесь нет никакого преступления, просто держать редко используемые препараты для аптеки невыгодно, поэтому клиенту приходиться покупать их под заказ. Бороться с подобной дефектурой практически нереально, а, в принципе, и бессмысленно.
Дефектура поставщика представляет куда более высокую опасность, так как из нее следует, что конкретных медикаментов в аптеке нет именно из-за халатности тех людей, которые поставляют препараты. Бороться с подобным проявлением “дефицита медикаментов” можно только методом жалоб и заявлений в соответствующие инстанции. Хотя заметим и то, что в крупных компаниях дефектура поставщика практически на сегодняшний день иcкорена.
Дефектура аптек сейчас является самым распространенным вариантом, так как зачастую именно аптеки или аптечные склады не успевают оплачивать поставки медицинских препаратов. ведут не правильный отчет и документацию о наличие препаратов или создают дефицит на определенную группу товаров, дабы поднять на них стоимость и заполучить выгоду. Но это больше касается реальных аптек. На сегодня сеть интернет имеет высокую популярность и наличие интернет аптеки никого уже не смущает. И вопрос дефектуры аптеки для интернет аптек является практически не актуальным.
Интернет аптека, как альтернатива борьбы с дефектурой.
Интернет аптека, как альтернатива борьбы с дефектурой
Многие знают, что интернет аптека не имеет громадного полноценного склада, поэтому владельцам подобных аптек не надо платить за аренду большие деньги, следовательно, цены на медикаменты аптек в интернете значительно ниже, чем в реальных. Но это не самое главное достоинство интернет аптеки.
Благодаря тому, что в интернет аптеке заказ делается заранее, то он автоматически имеет статус индивидуального и из-за этого аптекам, работающим в сети интернет легче сформировать списки самых популярных товаров. Имея такие списки, интернет аптека может контролировать свои закупки медицинских препаратов, тем самым более точно формулируя заказы поставщикам. Таким образом, дефектура аптеки в сети интернет теряет силу и можно быть уверенным в том, что практически любая интернет аптека, которая беспокоится не только о наживе, но и о своей репутации вместе с имиджем, предоставит медицинский препарат на любой запрос клиента. Выходит, что интернет аптеки могут в совершенстве контролировать свой аптечный склад, но при этом хранить на нем даже те препараты, которые считаются очень редкими, так как цена за аренду не повлияет на их стоимость.
В заключение добавим, что для борьбы с дефектурой следует выполнять всего несколько требований. Для начала необходимо ее классифицировать, затем автоматизировать учет, анализировать дефектуру, делать выводы о закупках и, по возможности, покупать медикаменты в интернет аптеках .
1) прием индивидуальных рецептов от больных и требований на получение лекарств от лечебно-профилактических учреждений;
2) изготовление лекарств по индивидуальным рецептам и требованиям лечебно-профилактических учреждений;
3) контроль качества изготовленных лекарств;
4) отпуск изготовленных по рецептам и требованиям лекарств, а также готовых лекарственных форм населению и лечебно-профилактическим учреждениям.
В некоторых аптеках в рецептурно-производственном отделе выполняются также лабораторно-фасовочные работы.
Указанные функциональные участки работы сохраняются также и в аптеках, в которых не предусмотрены самостоятельные рецептурно-производственные отделы.
Организация труда провизора-технолога. Одним из самых ответственных участков в работе аптек является прием рецептов от амбулаторных больных и требований от лечебно-профилактических учреждений. Для выполнения этой работы в аптеках оборудуются специальные рабочие места, за которыми работают провизоры-технологи.
В аптеках I—III категорий прием рецептов осуществляют специально выделенные для этого провизоры-технологи. В аптеках IV и V категорий прием рецептов осуществляют работники, одновременно занимающиеся отпуском лекарств.
Для помещений, в которых осуществляются прием рецептов и отпуск готовых лекарств, разработана соответствующая мебель, обеспечивающая максимум удобств в работе. Нашла распространение кабинетная форма обслуживания посетителей с рецептами, когда провизор-технолог принимает больного с рецептом в отдельном специально оборудованном кабинете.
Рабочее место провизора-технолога по приему рецептов оборудуется секционным столом, шкафом с двумя поворотными секциями со встроенными вертушками для приготовленных лекарств, вертушкой для готовых лекарственных средств, шкафом для хранения лекарств, содержащих медикаменты списка А, холодильником.
В своей работе провизоры-технологи по приему рецептов должны использовать различные средства механизации и оргтехники, позволяющие быстро и оперативно обрабатывать поступающую рецептуру и с малой утомляемостью выполнять другие производственные операции. Для этого предлагаются малые вычислительные машинки, приспособление для нанесения клея на этикетки, набор штампов, нумератор, полуавтоматы для подачи конвалют, микрофонная связь и другие приспособления.
На рабочем месте необходимо иметь. действующий прейскурант цен; последнее издание фармакопеи; таблицы высших разовых и суточных доз; таблицы проверки доз в жидких лекарственных формах; таблицы растворимости препаратов; справочную литературу по несовместимости лекарственных препаратов, отдельные приказы Министерства здравоохранения и инструктивные материалы; справочную литературу по лекарственным средствам с указанием их синонимов и способов употребления; журнал для регистрации неправильно выписанных рецептов, справочный лист с указанием, в каких ближайших аптеках имеется тот или иной медикамент, в котором отказано в данной аптеке (при наличии в аптеке справочного бюро такой лист не ведется); список фамилий врачей с номерами их телефонов и адресами лечебных учреждений, листок учета отказов, дефектурный листок и другую документацию.
Для регистрации поступивших рецептов ведут рецептурный журнал или квитанционную книжку, ведомости по учету рецептов за смену.
В соответствии с действующим положением на провизора-технолога по приему рецептов возлагаются следующие обязанности :
1) осуществлять прием рецептов и требований, проверять правильность их оформления, совместимость ингредиентов и соответствие прописанных доз возрасту больного;
2) осуществлять контроль за правильностью прописанных врачами рецептов и незамедлительно доводить до сведения своего непосредственного руководителя о всех случаях нарушения врачами правил прописывания рецептов;
3) вести регистрацию лекарств, отсутствующих и отказываемых населению и лечебно-профилактическим учреждениям, ежедневно информировать об этом руководителей отдела или аптеки;
4) отпускать по рецептам готовые лекарственные средства, если в аптеке не выделен отдел для отпуска таких средств.
Провизор-технолог имеет право давать врачам необходимую информацию о лекарственных препаратах как отечественного, так и зарубежного производства, о способах их применения, свойствах и правилах хранения, по поручению заведующего аптекой может проверять правильность хранения, учета и отпуска лекарств в отделениях лечебно-профилактических учреждений.
В связи с тем, что провизор-технолог является первым лицом, к которому в аптеке попадает рецепт, он должен хорошо знать правила выписывания рецептов и требования к их оформлению.
