Установление лимита кассы предприятия с 1 июня 2014 года, приказ и расчет лимита остатка кассы

Новые правила установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятий, в том числе ПИК, введенные с 1 июня 2014, позволяют пересчитать лимит по выгодной формуле, а небольшие салоны красоты могут не устанавливать и соблюдать лимит остатка наличности.

Издаем новый приказ о лимите остатка кассы

Как быть салону красоты, если он не переутвердит лимит кассы предприятия по новому порядку? Останется ли действителен старый приказ? В Указании Банка России № 3210-У нет ответа на этот вопрос, но, судя по всему, – останется. Но в старом приказе лимита остатка в кассе есть дата его утверждения и, вероятнее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций, так что есть вероятность, что инспекторы сочтут старый приказ недействующим, лимит нулевым, а выручку в кассе — сверхлимитной. Все это будет грозить штрафом владельцу ПИК – до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

ВАЖНО!
Новые правила, касающиеся установления остатка наличных денег в кассе компаний, введены согласно с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Поэтому во избежание претензий переутвердите прежний лимит кассы новым приказом директора предприятия с 1 июня 2014. Для салона этот документ станет самым безопасным решением и оградит от обвинений в работе без лимита. А после вам не составит труда выбрать для расчета другую формулу и установить новый размер лимита. А если ваш салон относится к малым предприятиям – вообще его отменить.

КСТАТИ!
Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то в сервисе по управлению салоном красоты «Арника» это реализовано максимально просто и удобно.

Расчета лимита остатка кассы в 2014 году изменений не претерпел. Однако сейчас владелец салона может выбирать – считать лимит исходя из наличной выручки или исходя из наличных расходов (п. 2 Указания № 3210-У). По сути, ПИК, имеющий наличные поступления, имеет возможность выбрать для расчета лимита остатка кассы формулу, привязанную к сумме наличных трат, и остановиться на более выгодном варианте. А ведь раньше воспользоваться ею могли лишь компании, у которых вообще не было наличной выручки. Хотя если у салона отсутствуют наличные поступления, новый порядок для него неактуален, поскольку здесь нет возможности воспользоваться формулой, привязанной к доходам.

Лимит кассы устанавливается в рублях без копеек, однако по каким правилам округлять итоговую сумму, если она получилась в рублях и копейках, новое Указание не сообщает. Так что придется ориентироваться на разъяснения ФНС России касательно старого кассового порядка. Там сообщается, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116@). Иными словами, сумму меньше 50 копеек мы не учитываем (отбрасываем), а сумму в 50 копеек и больше округляем до рубля.

ВАЖНО!
Формулы для расчета лимита остатка кассы установлены в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Период, на который необходимо установить новый лимит кассы, не обязательно должен составлять год. Можно даже не указывать срок, в течение которого этот лимит действует. Зато тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита наличных денег в кассе и периодически его переутверждать.

После того, как вы решили пересчитать лимит по более выгодной формуле, не забудьте приложить к новому приказу приложение с расшифровкой расчета: при проверке не нужно будет вспоминать, откуда взялась итоговая сумма лимита, и доказывать налоговикам, что его рассчитали без ошибок.

Для расчета лимита салон красоты выбрал период с 27 января по 14 апреля 2014 года (55 рабочих дней). Право самостоятельно выбрать период для расчета лимита дает Указание № 3210-У. За этот период наличная выручка у салона составила 287 500 руб. Затраты, оплаченные подотчетниками, и прочие расходы, также наличные (кроме зарплаты), равны 550 700 руб. ПИК сдает выручку в банк каждые три дня.

Размер лимита исходя из наличной выручки равен 15 682 руб. (287 500 руб. 55 дн. x 3 дн.). Сумма лимита в таком случае будет 30 038 руб. (550 700 руб. 55 дн. x 3 дн.). Этот салон решил, что ему выгоднее установить лимит на основании наличных расходов.

Если ПИК работает в рамках малого предприятия (бизнеса), то согласно п. 2 Указания № 3210-У он может с 1 июня работать и с лимитом, и и без лимита, на свое усмотрение. В связи с этим есть два варианта действий.

1. Салон отказывается от лимита с 1 июня. В соответствии с этим нужно издать приказ об отмене старого лимита, а в приказе указать, что в салоне отныне не действует лимит остатка наличных в кассе. Также стоит отметить, с какой даты прежний лимит не действителен. Если такового приказа не сделать, в налоговой наверняка придут к решению, что лимит еще действует. И, соответственно, салону грозит штраф за его превышение на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

2. Салон и после 1 июня станет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее сначала издать приказ о переутверждении старого лимита. Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет в дальнейшем когда захочет.

ФАКТ!
ИП также получили право хранить деньги в любой сумме. Они могут не соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее (письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603).

Теперь порядок расчета лимита кассы зависит от статуса обособленного подразделения салона, то есть от того, сдает ли это подразделение деньги на счет самостоятельно или полученную выручку оно передает в головной салон, а тот уже везет их в банк. Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет.

Если подразделение сдает наличные на банковский счет, ему нужно установить отдельный лимит по остатку кассы.

До данного Указания правила были похожие, однако к обособленным подразделениям относились лишь филиалы и представительства (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Соответственно, возникал вопрос — есть ли необходимость в лимите для подразделений, если у них нет статуса филиала (представительства)? Теперь новые правила четко поясняют, что к обособленным относятся любые подразделения компании, где оборудовано хотя бы одно рабочее место.

ВАЖНО!
Согласно предыдущим правилам, если для отдельного подразделения был открыт банковский счет, ему нужно было обязательно устанавливать отдельный лимит. Однако не уточнялось, о каком счете идет речь: с которого подразделение может расходовать деньги или который открыт, чтобы вносить на него наличную выручку подразделения? Теперь правила сформулированы четко – нужно обязательно устанавливать лимит, если подразделение само зачисляет деньги на банковский счет. А вот может оно оплачивать свои расходы с этого счета или нет, уже не важно.

В новых правилах нет информации о том, нужно ли при расчете лимита наличных денег в кассе подразделения использовать ту же формулу, что и для салона в целом. Таким образом, можно выбрать наиболее выгодный способ расчета лимита.

ВАЖНО!
Устанавливать лимиты по одинаковой формуле необязательно. Скажем, для головного салона можно использовать выручку, а для подразделения — расходы. Впрочем, как к порядку расчета отнесутся в налоговой, пока неясно. Так что если салону не нужны лишнее внимание при проверке, оптимальнее всего использовать единую формулу для расчета лимита кассы головного и дополнительного офисов.

Когда дополнительный салон сдает выручку в головной офис, а не на счет, то в ПИКе обязательно нужен единый лимит остатка наличности. Сюда должны быть включены максимальные суммы наличных, которые можно хранить в кассах каждого из подразделений Пика. Кстати, ранее порядок был аналогичным (п. 1.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Отличие состоит в том, что согласно новым правилам салон должен передать обособленному подразделению приказ, где будет установлен лимит кассы именно для этого подразделения.

• определяем общую сумму лимита наличных денег по салону. При этом в расчет наличной выручки или расходов включаем суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями.
• распределяем сумму лимита между головным салоном и его подразделениями. Правила нам не сообщают, как это сделать, так что можно разделить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую сало использует для расчета общего лимита наличных денег. Подойдет и другой вариант — ПИК распределяет лимит кассы между обособленными подразделениями на свое усмотрение.

У ПИКа есть два обособленных подразделения — салоны-парикмахерские и маникюрные студии, которые сдают выручку в кассу головного салона. Бухгалтер рассчитал лимит кассы исходя из наличной выручки салона за I квартал с учетом обособленных подразделений. Данный показатель составил 535 000 руб. Было решено установить лимит для кассы центрального салона в размере 275 000 руб. для маникюрной студии — 90 000 руб. для салона-парикмахерской – 170 000 руб.

Теперь безопаснее отслеживать остатки наличных денег в кассе каждого подразделения, а не только по ПИК.

Рекомендуем также прочитать нашу статью о том, как представлять декларацию по форме 4 НДФЛ

Торговый Лоцман

С 1 июня действуют новые правила установления лимита остатка наличных денег в кассе компаний, ее обособленных подразделений и у предпринимателей (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Все изменения выгодные. Во-первых, у компаний появилась возможность пересчитать лимит по выгодной формуле. Во-вторых, малые компании и предприниматели больше не обязаны устанавливать и соблюдать лимит остатка наличности.

Безопаснее издать новый приказ о лимите

Новый порядок действует с 1 июня 2014 года. Безопаснее издать новый приказ о лимите Если компания не установит лимит, он считается нулевым, а любая сумма наличных в кассе — сверхлимитной. Максимальный штраф за это — 50 000 руб.

Чтобы избежать претензий, в первую очередь переутвердите старый лимит новым приказом директора с 1 июня .К приказу приложите подробный расчет лимита. Так будет проще потом доказать проверяющим, что в нем нет ошибок.

Этот документ обезопасит вашу компанию от обвинений в том, что вы работаете без лимита. А потом в любой момент можете спокойно выбрать для расчета другую формулу и установить новый размер лимита. Или вообще его отменить, если ваша компания относится к малым.

Как пересчитать лимит по кассе

У всех компаний, кроме малых, осталась обязанность соблюдать лимит. Не изменились и формулы для его расчета. Но зато теперь у предприятий есть выбор — считать лимит исходя из наличной выручки или исходя из наличных расходов (п. 2 Указания № 3210-У). Другими словами, компания, у которой есть наличные поступления, может взять для расчета формулу, привязанную к сумме наличных трат. Притом что раньше воспользоваться ею могли только компании, у которых вообще не было наличной выручки.

Можно посчитать предельную сумму наличных по двум формулам, выбрать более выгодный вариант и утвердить новый повышенный лимит. Так, если наличная выручка в компании незначительна, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов.

В то же время для компаний, у которых нет наличных поступлений, новый порядок ничего не меняет. Ведь эти организации в любом случае не смогут воспользоваться формулой, привязанной к доходам.

Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек. В этой части правила не поменялись. Но по каким правилам округлять итоговую сумму, если она получилась в рублях и копейках, новое Указание умалчивает. Поэтому остается ориентироваться на разъяснения ФНС России по старому кассовому порядку. Из них следует, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116@). То есть сумму меньше 50 копеек нужно отбросить, а сумму в 50 копеек и больше округлить до рубля.

Новый лимит кассы компания вправе утвердить на любой период, не обязательно на год. Либо можно не указывать срок, в течение которого действует лимит. Тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита наличных денег в кассе и периодически его переутверждать.

Если вы решили пересчитать лимит по более выгодной формуле, приложите к новому приказу приложение с расшифровкой расчета. Тогда на проверке не понадобится вспоминать, откуда взялась итоговая сумма лимита, и доказывать налоговикам, что его рассчитали без ошибок.

Пример 1: Как посчитать лимит кассы

Для расчета лимита компания выбрала период с 27 января по 14 апреля 2014 года (55 рабочих дней). Право самостоятельно выбрать период для расчета лимита дает Указание № 3210-У. За этот период наличная выручка — 287 500 руб. Затраты, оплаченные подотчетниками, и другие наличные расходы (кроме зарплаты) составляют 550 700 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня.

Размер лимита исходя из наличной выручки равен 15 682 руб. (287 500 руб. 55 дн. x 3 дн.). Сумма лимита исходя из наличных расходов составила 30 038 руб. (550 700 руб. 55 дн. x 3 дн.). В данном случае компании выгоднее установить лимит на основании наличных расходов.

Кто и когда вправе отказаться от лимита

Представители малого бизнеса с 1 июня вправе работать как с лимитом, так и без лимита, на свое усмотрение (п. 2 Указания № 3210-У ). В связи с этим есть два варианта действий.

Первый — компания хочет отказаться от лимита с 1 июня. В таком случае издайте приказ об отмене старого лимита. Из нового приказа должно прямо следовать, что в компании больше не будет действовать лимит остатка наличных в кассе.

В приказе об отмене лимита надо привести точную дату, с которой он перестает действовать. Это исключит споры с проверяющими о том, что в кассе есть сверхлимитные суммы.

Если приказ не составить, налоговики на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ ).

Второй вариант — компания и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее поступить так, как мы уже рассказали в первом разделе этой статьи. И сначала издать приказ о переутверждении старого лимита (см. выше). Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет потом в любой момент.

Право хранить деньги в кассе в любой сумме получили и индивидуальные предприниматели. С 1 июня они тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее (письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 ).

Как теперь устанавливать лимиты обособленным подразделениям

Порядок расчета лимита теперь зависит от статуса обособленного подразделения компании. А конкретно от того, сдает ли это подразделение деньги на счет самостоятельно или же полученную выручку оно передает в головной офис, а тот уже везет их в банк.

Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет

Для подразделения, которое сдает наличные на банковский счет, необходимо установить отдельный лимит. Раньше правила были схожие, но в качестве обособленных подразделений прямо упоминались только филиалы и представительства (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В связи с этим был дискуссионным вопрос: надо ли устанавливать лимит для подразделений, у которых нет статуса филиала (представительства)? Теперь темы для спора нет. В новых правилах четко сказано, что к обособленным относятся любые подразделения компании, в которых оборудовано как минимум одно рабочее место.

Еще одно важное уточнение. Прежние правила требовали устанавливать отдельный лимит подразделению, для которого компания открыла банковский счет. При этом не пояснялось, о каком счете идет речь. О том, с которого подразделение вправе расходовать деньги или который открыт, только чтобы вносить на него наличную выручку подразделения?

Сейчас правила сформулированы четко — лимит устанавливать обязательно, если подразделение само зачисляет деньги на банковский счет. Может оно оплачивать свои расходы с этого счета или нет, не играет роли.

В правилах не сказано, что при расчете лимита наличных денег в кассе подразделения нужно использовать ту же формулу, что и для компании в целом. Это означает, что можно выбрать наиболее выгодный способ расчета лимита.

Например, головной офис компании определяет лимит кассы исходя из наличных расходов. А обособленное подразделение использует показатели наличной выручки, так как получает оплату за товары от покупателей. Впрочем, как к такому порядку расчета отнесутся налоговики, сказать сложно.

Поэтому компании, которая стремиться максимально оградить себя от лишних вопросов проверяющих, стоит применять для расчета лимита кассы головного и дополнительного офисов единую формулу.

Подразделение сдает выручку в кассу головного офиса

Если подразделение сдает деньги в кассу компании, а не на счет, тогда в компании должен быть единый лимит остатка наличности. В него включаются максимальные суммы наличных, которые могут храниться в кассах каждого из обособленных подразделений компании.

Прежний порядок был таким же (п. 1.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Но отличие в том, что по новым правилам компания должна передать обособленному подразделению приказ, в котором установлен лимит кассы именно для этого подразделения. Значит, алгоритм действий должен быть таким.

Сначала надо определить общую сумму лимита наличных денег по компании. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями.

После этого распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. В правилах не сказано, как это делать. Поэтому можно разделить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую компания использует для расчета общего лимита наличных денег. Другой вариант — компания может распределить лимит кассы между обособленными подразделениями на свое усмотрение.

Пример 2: Как распределить лимит кассы между обособленными подразделениями

У компании есть два обособленных подразделения — магазины, которые сдают выручку в кассу головного офиса. Бухгалтер рассчитал лимит кассы исходя из наличной выручки компании за I квартал с учетом обособленных подразделений. Этот показатель составил 535 000 руб. Компания решила установить лимит для кассы головного офиса в размере 275 000 руб. для первого магазина — 90 000 руб. для второго — 170 000 руб.

Таким образом, теперь безопаснее контролировать остатки наличных денег в кассе каждого своего подразделения, а не только по компании в целом.