Категория: Инструкции
1. ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
СОКРАЩЕНИЯ ЧИСЛЕННОСТИ И ШТАТА РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Увольнение по п. 2 ст. 81 ТК РФ по праву считается одним из самых сложных и трудоемких. Чтобы законно и грамотно произвести увольнение «по сокращению», необходимо безукоризненно пройти все шаги этой процедуры в течение нескольких месяцев.
Рассмотрим ее сначала применительно к организациям, работающим без профсоюза (их большинство).
1. Не менее, чем за 2 месяца до предполагаемого начала увольнений «по сокращению», а в случае, если предполагаемое увольнение будет иметь массовый характер, не менее чем за 3 месяца, работодатель издаетПриказ о сокращении численности или штатана предприятии. В приказе обязательно указывается причина проводимого сокращения.
Обязательно готовится и утверждается новоештатное расписание (унифицированная форма Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.). См. образец заполнения штатного расписания. Помните, что увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности из штатного расписания, а ни в коем случае не в связи с планированием такого исключения в будущем. См. пошаговая процедура утверждения нового штатного расписания.
Помните, что увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности или после сокращения численности по его должности из штатного расписания, а ни в коем случае не в связи с планированием такого исключения в будущем.
2. Приказ регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов (распоряжений)
3. Письменное уведомление органов службы занятости о предстоящем высвобождении работников
Согласно ч.2 ст.25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с работниками работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий и указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.
4. Соблюдение права на преимущественное оставление на работе. Есть работники, которых уволить нельзя по закону, и работники, имеющие преимущественное право на оставление на работе. Согласно ст. 261 ТК РФ, в связи с сокращением численности и штата не могут быть уволены беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка инвалида – до 18 лет), а также другие лица, воспитывающие указанных детей без матери. Согласно ст. 179 ТК при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Более высокая производительность и квалификации должны подтверждаться документально (данными о выполнении норм выработки, о качестве выполняемой работы, отсутствии брака и т.д. или документами об образовании, об итогах аттестации). Есть работники, которых уволить нельзя по закону, и работники, имеющие преимущественное право на оставление на работе. Согласно ст. 261 ТК РФ, в связи с сокращением численности и штата не могут быть уволены беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка инвалида – до 18 лет), а также другие лица, воспитывающие указанных детей без матери. Согласно ст. 179 ТК при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Более высокая производительность и квалификации должны подтверждаться документально (данными о выполнении норм выработки, о качестве выполняемой работы, отсутствии брака и т.д. или документами об образовании, об итогах аттестации). Ст. 179 ТК РФ также устанавливает перечень категорий работников, которым должно быть отдано предпочтение в оставлении на работе при равной производительности труда и квалификации. Соблюдение права на преимущественное оставление на работе должно быть подтверждено документально. На практике для этого обычно составляется Сличительная таблица.
5. Письменное предупреждение о предстоящем увольнении. .
На этом шаге необходимо выбрать один из вариантов для каждого работника:
- предупредить работников, которых предполагается уволить, о предстоящем увольнении персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения;
- с письменного согласия таких работников расторгнуть с ними трудовой договор, не дожидаясь окончания срока предупреждения, с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
В случае, если работник отказывается ознакомиться с письменным уведомлением о сокращении его должности, то такое уведомление можно направить ему по домашнему адресу письмом с уведомлением и описью вложения, и составить акт об отказе ознакомиться с уведомлением о сокращении должности работника, который заверяется подписями составителя и двух работников, присутствовавших при отказе.
Одновременно с предупреждением работника об увольнении в связи с сокращением численности и штата работодатель должен принять меры к трудоустройству сокращаемых работников.
6. Предлагается письменно каждому подпадающему под сокращение работнику перевод на другую работу на данном предприятии (см. образец предложения вакансий ).
Варианты 5-го шага могут быть следующие:
- Если работник согласится, то необходимо произвести процедуру перевода в соответствии с законом.
- Если работник откажется от предоставляемой работы, то необходимо оформить письменный отказ (можно, чтобы работник сделал его на письменном Предложении вакансий — экземпляре работодателя).
- Если работодатель не может предложить работнику перевод в связи с отсутствием вакансий рекомендуется составить об этом документ (например, уведомление ) и довести его до сведения работника под подпись.
- Если работнику предложены вакансии, но он отказывается письменно ознакомиться с таким предложением, то составляется акт об отказе ознакомиться с письменным предложением вакансий. который заверяется подписями составителя и двух работников, присутствовавших при отказе.
Накануне дня увольнения работнику следует предложить новые появившиеся вакансии (см. образец предложения вакансий ).
7. Издатьприказ о прекращении трудового договора . По форме Т-8 или Т-8а, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.
8. Приказ регистрируется вЖурнале регистрации приказов (распоряжений).
9. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работника знакомят под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. При отказе работника ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора рекомендуется составить акт об отказе ознакомиться с приказом, который заверяется подписями составителя и двух работников (закон этого не требует, но в суде он пригодится в качестве дополнительного доказательства правоты работодателя).
10. Работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск, заработная плата и остальные причитающиеся выплаты.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.
Согласно ст. 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
Согласно ст. 180 ТК РФ работодатель с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двухмесячного срока предупреждения выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
11. Оформляется запись о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке. Данные записи работник заверяет своей подписью.
12. Изготавливается копия трудовой книжки увольняемого работника для архива предприятия. Выдается работнику трудовая книжка в день увольнения. Оформляется об этом запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомления регистрируются в Журнале регистрации уведомлений .
В случае отказа работника получить трудовую книжку следует составить акт об отказе работника получить трудовую книжку. Акт подписывается составителем и двумя работниками, присутствовавшими при отказе. Он может пригодиться как доказательство невиновности работодателя, если по увольнению возникнет спор, и дело попадет в суд.
Если в организации присутствует профсоюз, то сокращение должно производиться с обязательным его уведомлением и участием.
Т.е. в приведенной пошаговой процедуре появятся дополнительные шаги.
Дополнительный шаг – уведомление выборного органа первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата
Согласно ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников (всех, а не только членов профсоюза) организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров с работниками в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях.
Дополнительный шаг – учет мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при увольнении работников, являющихся членами профсоюза.
Увольнение работников, являющихся членами профсоюза, производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со статьей 373 ТК РФ.Обратите внимание, статья устанавливает также сроки увольнения - работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В указанный период не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника, пребывания его в отпуске и другие периоды отсутствия работника, когда за ним сохраняется место работы (должность).
Коллективным договором может быть установлен иной порядок обязательного участия выборного органа первичной профсоюзной организации в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работодателя.
Статья 374 ТК РФ определяет дополнительные особенности увольнения работников, входящих в состав выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций и не освобожденных от основной работы
Согласно ст. 374 ТК РФ увольнение по инициативе работодателя в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 ТКФ руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций, выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций структурных подразделений организаций (не ниже цеховых и приравненных к ним), не освобожденных от основной работы, допускается помимо общего порядка увольнения только с предварительного согласия соответствующего вышестоящего выборного профсоюзного органа.
При отсутствии вышестоящего выборного профсоюзного органа увольнение указанных работников производится с соблюдением порядка, установленного статьей 373 ТК РФ.
2. ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ
Предварительный этап - Составление и утверждение графика отпусков на работников.
1. Письменно уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала (на практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издания приказа об отпуске и ознакомление с ним работника под роспись).
Уведомления следует регистрировать в специальном журнале. Если Вы его еще не ведете, рекомендуем завести.
2. Издать приказ о предоставлении отпуска.
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 утверждены унифицированные формы приказов: Т-6 (приказ о предоставлении отпуска работнику), Т-6а (приказ о предоставлении отпуска работникам). Эти формы и должны использоваться при издании приказа.
3. Зарегистрировать приказ в соответствующем Журнале регистрации приказов (распоряжений).
4. Ознакомить работника с приказом под роспись.
5. Произвести расчет и выплату отпускных.
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 утверждена унифицированная форма записки-расчета по отпуску Т-60. Следует использовать ее.
Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.
6. Сведения о предоставлении отпуска заносятся в личную карточку. Рекомендуется это делать после возвращения работника из отпуска, так как в процессе использования отпуск может быть продлен или прекращен досрочно.
7. Время нахождения в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
3. ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
ПРИЕМА НА ОСНОВНУЮ РАБОТУ
Шаги, предшествующие оформлению приёма работника на работу.
Собственно оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинское обследование или др.
Медицинское обследование работника в предусмотренных законом случаях.
Согласно ст. 69 Трудового кодекса РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:
1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет,
2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Сообщение работодателю обязательных сведений.
Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника.
Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приёме работника на работу.
Шаги по оформлению работника на работу.
1. Получение от работника заявления о приеме на работу .
Данный шаг не является обязательным для большинства организаций, потому что Трудовой кодекс не предусматривает подачи работником такого заявления.
Подача заявления обязательна при поступлении на государственную и муниципальную службу (Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 26, Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 16).
Если заявление о приёме на работу работником всё же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации заявлений работников.
2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами.
Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с должностной инструкцией. правилами внутреннего трудового распорядка. иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности .
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.
В трудовой договор должны быть включены определенные сведения и обязательные условия (ч.1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ), могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.
4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке.
5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.
Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен».
Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику.
6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму — № ::%7CТ1%20Приказ%20о%20приеме%20работника%20на%20работу.doc">Т-1 (о приеме работника) или № ::%7CТ1а%20Приказ%20о%20приеме%20работников%20на%20работу.doc">Т-1а (о приеме работников), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.
Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.
7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке.
8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись.
Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
9. Внесениезаписи о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
10. Внесение сведений вКнигу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.
11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Личная карточка имеет унифицированную форму - № Т-2. утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы тем же постановлением утверждена форма № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». На научного и научно-педагогического работника ведется форма № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
12.Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.
Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры.
Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, Положение о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела регистрируются в Журнале учёта личных дел.
13. Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником. если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим.
Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4. ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:
краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом
В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.
Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение законности и порядка в с запущенном кадровом хозяйстве.
Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли ею воспользоваться.
Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.
Итак, с чего начнём?
Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами
Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.
Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет.
В этом списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.
Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.
Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать.
И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.
Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы.
А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании .
Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, со скольки до скольки часов они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.
Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки Правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др. скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.
Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.
Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.
Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но учредительные документы.
Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения) Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
Узнаем пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.
Определяем лиц, ответственных за документы
Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.
В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с доверением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании такого приказа на Вас.
До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, согласовательных процедурах, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.
Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.
А. Проверяем штатное расписание.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.
Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.
Проверяем имеющиеся в компании Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):
Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Наверняка некоторые локальные нормативные акты Вам придется составить с нуля.
Все составленные документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает. Знакомим работников под подпись.
Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники
А. Проверяем, как оформлен директор.
Дальше проверяем, как оформлены работники.
Б. До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.
В. Проверим трудовые договоры с работниками.
Основные правила, которые учтём при проверке:
- трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;
- условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;
- условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.
В-1. Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения
В-2. Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.
Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.
Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение, которое нужно исправить.
Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 5000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 10000 рублей. Получится, что у работника оклад 10000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?
Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.
В-3. Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.
В-4. В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором.
Г. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.
Д. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.
Ж. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками. Нужно проверить:
? ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
? заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
? правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
? заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения
А. Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:
? совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,
? дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора)
? вместо совмещения оформлено совместительство,
Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.
Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов. состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.
Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:
? отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,
? отсутствуют приказы о переводах,
? работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,
? в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.
В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.
Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.
Г. Проверить, правильно ли оформлены отстранения.
Проверяем, правильно ли оформлены «прошлые» и «текущие» увольнения
Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»
А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.
Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:
- документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),
- режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,
- документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.
Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.
Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).
Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы, правильно ли он заполнен.
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.
Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табели. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».
В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.
Г. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение.
Д. Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он. Если обнаружите, что перечень отсутствует, или он неполный, то внесите в данные документы изменения в установленном законом порядке.
Е. Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд.
Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись.
Ж. Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядоквведения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому, проверьте, установлен ли этот порядок. Если нет, то внесите соответствующие изменения в Правила. Ознакомьте с изменениями работников.
5. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:
краткое примерное пошаговое руководство
по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме
1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять. Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
4. Оформляем директора.
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.
5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. составлению и т.д.
6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме.
7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др.
8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
9. Оформляем на работу работников.
6. увольнениЕ за прогул:
В табеле учета рабочего времени отметить отсутствие работника кодом НН
В день увольнения выдать работнику трудовую книжку, причитающиеся заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск. Запись об увольнении работник заверяет своей подписью в трудовой книжке и личной карточке.
При наличии письменного согласия работника выслать ему трудовую книжку по почте
УВОЛЬНЕНИЯ ЗА НЕОДНОКРАТНОЕ НЕИСПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ
По первому проступку работника -
1. Проверить, имеется ли документ, согласно которому работник обязан исполнять ту трудовую обязанность, которую он нарушил (не исполнил).
2. По факту первого нарушения составляется докладная записка лицом, обнаружившим нарушение. В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
3. Установить отсутствие уважительных причин дисциплинарного проступка работника. убедиться, что работник наверняка не сможет его оправдать в дальнейшем своими болезнями, болезнями родственников, погодными условиями, авариями и т.п.
По первому нарушению у работника берут письменное объяснение (объяснительную записку ), чтобы выяснить обстоятельства и причины проступка. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания или учитываться при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт об отказе дать объяснения. Желательно, чтобы акт заверили три работника, присутствовавшие при отказе.
4. Выяснить, не истекли ли сроки для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
(Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Ст. 193 ТК РФ).
5. Издатьприказ о применении к работнику меры взысканияв форме замечания или выговора.
Замечание и выговор согласно ст. 192 ТК РФ являются мерами взыскания. Не являются мерами взыскания и не засчитываются при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ лишение премии, понижение категории, разряда. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если увольняют бухгалтера.
6. Зарегистрировать приказ в Журнале регистрации приказов (распоряжений).
7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт об отказе ознакомиться с приказом.
По второму проступку работника -
В течение 1 года с момента наложения дисциплинарного взыскания на работника за первый дисциплинарный проступок следует второе нарушение (неисполнение) какой-то трудовой обязанности.
8. Проверить, имеется ли документ, согласно которому работник обязан исполнять ту трудовую обязанность, которую он нарушил (не исполнил). Работника можно привлечь к ответственности за совершение нарушения (неисполнения) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции. Правил внутреннего трудового распорядка. трудового договора и т.д. Нарушение юридически незакрепленной обязанности не в счет.
9. По факту второго нарушения составляется докладная записка. обнаружившим нарушение. В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
10. Установить отсутствие уважительных причин второго дисциплинарного проступка работника, убедиться, что работник наверняка не сможет его оправдать в дальнейшем своими болезнями, болезнями родственников, погодными условиями, авариями и т.п.
По второму нарушению у работника берут письменное объяснение (объяснительную записку ), чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания или учитываться при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения ).
11. Выяснить, не истекли ли сроки для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. т.к. рассматриваемый вид увольнения является дисциплинарным взысканием, поэтому должны соблюдаться положения ст. 193 ТК РФ.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Ст. 193 ТК РФ.
12. Издать приказ об увольнении (о применении за второе нарушение меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения). Используется унифицированная форма Т-8 (или Т-8а), утвержденная постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004г.
13. Зарегистрировать приказ в Журнале регистрации приказов (распоряжений).
14. Ознакомить работника под подпись с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора.
В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Об этом сказано в ст. 84.1 ТК РФ.
При отказе работника ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора рекомендуется также акт (акт об отказе ознакомиться с приказом ), который заверяется подписями составителя и двух работников. Этот документ может пригодиться в суде в качестве дополнительного доказательства правоты работодателя.
15. Произвести с работником полный расчет. выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, заработную плату и остальные причитающиеся выплаты.
16. Оформить запись о прекращении трудового договора втрудовой книжкеиличной карточке. Работник заверяет своей подписью записи в трудовой книжке и запись в личной карточке об увольнении.
17. Изготовить копию трудовой книжки увольняемого работника для архива предприятия.
18. Выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Оформить об этом записьв Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомления регистрируются в Журнале регистрации уведомлений .
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Если работник отказывается получить трудовую книжку, рекомендуется составить акт об отказе работника получить трудовую книжку. Он может пригодиться как доказательство невиновности работодателя, если по увольнению возникнет спор, и дело попадет в суд.
