Категория: Бланки/Образцы
Елена Сафарова, юрист
Елена Цивилева, эксперт журнала
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками - от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.
В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека - его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.
Трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:
- он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;
- он поступает на работу на условиях совместительства;
- его трудовая книжка потеряна или повреждена.
На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).
Форма трудовой книжки, правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей – рискуете заплатить деньги за фальшивку.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним – это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения «Гознак» Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с «Гознаком», и отвечающие его требованиям о возможности работы с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).
Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть, приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей «Гознака».
Чистые бланки - как зеницу ока…
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее – это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило – кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также и стоимость.
Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку; а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе» - заплатить за вкладыш. Размер платы определяют расходами на приобретение бланков.
Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225).
Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним списывают по акту.
Действующие книжки: кадровики в ответе
Трудовая книжка - это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма также утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.
Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), или ошибки в их оформлении.
За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или приостановить ее деятельность на срок до девяноста суток. Кроме того, статья 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.
Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день вынесения приказа об увольнении.
В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 постановления № 225).
Что и как напишем в трудовой
Трудовая книжка состоит из трех частей:
- сведения о работе;
- сведения о награждении.
В пределах разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» каждой записи присваивают свой порядковый номер.
Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!
У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.
Титульный лист (2 ур.)
Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Иванова Лидия Петровна», а не «Иванова Л.П.». Или «10 января 1983 года», а не «10.01.1983г.».
На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании).
Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.
Сведения о работе… (2 ур.)
Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц – двузначными числами, год - четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69). Например, дату «25 февраля 2008 года» нужно записать так: «25.02.2008».
А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» - «ТК РФ», вместо «статья» - «ст.», вместо «приказ» - «пр.», вместо «распоряжение» - «распор.», вместо «переведен» - «перев.» и т.д.
В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество «Луч»), а если по Уставу есть и сокращенное – то и его тоже (ЗАО «Луч»).
Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:
- о приеме на работу (Например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 № 4к)
- о переводе на другую постоянную работу (Например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 № 18к)
- об увольнении (Например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации)/ Приказ от 22.11.2008 № 33к)
По желанию работника в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должно быть указано полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема на работу. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.
…и поощрениях (2 ур.)
В раздел о награждении вносят все сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении «Сведений о работе».
То есть, дату пишут цифрами, другие слова не сокращают.
В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):
- награждение ценным подарком или почетной грамотой
- представление к званию лучшего в профессии
Этот список не исчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, Уставе и других внутренних документах компании.
Вносим изменения, исправляем ошибки (2 ур.)
Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».
Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе.
Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.
Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: «Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ № 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008 г.». Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.
Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя, бланк считается испорченным и его нужно уничтожить.
Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это так.
Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в письме Роструда от 23 июня 2006 г. № 948-6.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.
Как учесть бланки
Купленные бланки учитывают на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки – это документы строгой отчетности, нелишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, 1 руб. за единицу).
По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.
Первое. Это - реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст.39 НК РФ). В этом случае выдачу бланков отражают, как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).
Второе. Это - возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав этот вариант учета, фирма не сможет зачесть «входной» НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, то его придется восстановить.
В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки – за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.
На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО «Волна» остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС – 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка – 10 руб. за штуку.
В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал, и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.
ООО «Волна» выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией.
В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76
- 1695 руб. (33,90 руб. Х 50 шт.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
- 305,10 руб. (1695 руб. Х 18%) – отражен НДС со стоимости бланков;
- 500 руб. (10 руб. Х 50 шт.) – приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
- 305,10 руб. – принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.
- 10 руб. – списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 90
- 40 руб. – отражена реализация бланка;
ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 41
- 33,90 руб. – списана стоимость бланка;
ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- 6,10 руб. – начислен НДС со стоимости реализованного бланка;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- 40 руб. - удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.
27 Декабря 2016
Основное количество изменений, связанных с УСН в 2017 году, предусмотрено Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ. Начнем с хороших новостей.
Согласно ст. 5 и 14 Закона № 212‑ФЗ предприниматели обязаны уплачивать страховые взносы по двум основаниям – за себя и за наемных работников (при их наличии). Если у предпринимателя есть наемные работники, то страховые взносы с выплат, производимых в их пользу, он должен уплачивать в общем порядке. Иначе обстоит ситуация, если у предпринимателя отсутствуют наемные работники.
Выплачивая работникам премии, организация рискует столкнуться с претензиями налоговых инспекторов, которые нередко исключают эти суммы из состава расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения прибыли либо исчисления базы по единому «упрощенному» налогу. При этом контролеры ссылаются на непроизводственный характер затрат и, как следствие, несоблюдение условий признания расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ. Чем руководствоваться при решении вопроса о возможности уменьшить налоговую базу на сумму расходов по выплате премий и как обезопасить себя от налоговых доначислений? Давайте разбираться.
26 Декабря 2016
Большинство работников трудятся пять дней в неделю по восемь часов. И немудрено, что они физически не успевают сходить в поликлинику, ЖЭК, к ребенку в школу – ведь часы работы этих учреждений практически такие же. Писать отгул на целый день из‑за родительского собрания не очень хочется, чаще всего работники просто отпрашиваются с работы. В связи с этим у работодателя возникает много вопросов: как быть с оплатой времени отсутствия, как его учитывать, нужно ли оформлять и т. д. Читайте статью – и найдете ответы на названные и некоторые другие вопросы.
Сокращение работников – достаточно трудоемкая процедура: нужно соблюдать достаточно большое количество ограничений, а также правила увольнения, установленные Трудовым кодексом. В данной статье расскажем о рисках работодателя, который решил проводить данную процедуру, и покажем те «узкие места», где чаще всего совершаются ошибки.
Трудовые книжки. Оформление и учет
Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется, в случае если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.
Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа.
Имейте в виду, каких-либо сокращений слов в трудовой книжке не допускается.
Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, об изменениях в наименовании должностей, о награждении за успехи в работе, об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.
Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:
- фамилия, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;
- дата рождения (число, месяц и год);
- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:
- основное общее (окончены девять классов);
- среднее общее (окончены 11 классов);
- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).
Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, "неоконченное высшее". Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.
После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).
Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.
Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.
Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился). Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.
Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.
А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.
В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки.
Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".
Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:
- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;
- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;
- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить не законно.
Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.
В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении.
Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.
Похожие новости
