Описание

Гарантийное письмо

Деловые письма, содержащие обязательства осуществить оплату, оказать услуги или выполнить иные действия, наверняка встречаются в вашей практике. Как их правильно составить и оформить? Кем в организации подписываются такие письма?

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство осуществить оплату, оказать услуги или выполнить иные действия.
В финансовой деятельности гарантийное письмо – форма письменного поручительства, выдаваемого гарантом кредитору для обеспечения своевременной уплаты должником причитающейся суммы. В коммерческой деятельности гарантийные письма называют еще кредитными письмами.

Гарантийные письма составляются как физическими, так и юридическими лицами (организациями). Адресатом гарантийного письма также может быть как физическое лицо, так и организация. Предметом гарантии может быть оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы, возврат кредита и др.
Существует два варианта гарантийных писем:1) письмо, содержащее просьбу (выполнить работу, предоставить кредит и др.) и обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др.). Например:Просим выполнить услуги по финансовому консультированию. Оплату гарантируем…
Просим в срок до … изготовить типографским способом
1200 пригласительных билетов. Оплату гарантируем.2) письмо, содержащее только обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др.). Например:Гарантируем возврат кредита до…
В случае… гарантируем возмещение ущерба.
Гарантируем оплату расходов за техническое обслуживание автомобиля…
Юридически значимой фразой в письме является фраза о гарантии:оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем, возврат кредита гарантируем, гарантируем возмещение ущерба… и др.
Еще одним обязательным элементом гарантийного письма являются банковские реквизиты, которые указываются в заключительной части текста, например:Гарантируем оплату авиабилета № 2986102512100 на рейс ЮТ-436 Москва – Тюмень на 23.04.2008 по счету № 334-876540 от 10.04.2008 не позднее 30.04.2008.
Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 46703519 в АКБ “ОНЭКСИМ”, корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ ЦБ РФ, МФО 44583001, код 83. ИНН 7710159493.
Нормативными актами не установлено каких-либо особых правил оформления гарантийных писем, здесь используются те же правила, что и при оформлении любого делового письма. Гарантийные письма оформляются на бланках писем. Поскольку гарантийные письма являются, по сути, финансовыми обязательствами, они подписываются двумя лицами: руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц заверяются печатью организации.
На практике нередко при оформлении гарантийных писем над текстом помещается название разновидности письма – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО, что не соответствует формуляру делового письма и общим требованиям к оформлению писем. При оформлении писем не указываются вид и разновидность документа. Признаком гарантийного письма, имеющим юридическое значение, является фраза о гарантии, помещаемая в тексте письма.
При частом использовании гарантийных писем в организации целесообразно иметь унифицированные формы писем с трафаретным текстом. Использование унифицированных форм облегчает составление письма.

Примеры гарантийных писем (ссылка на документ Word)