Что такое гарантийное письмо на юридический адрес

Собственники помещений, предоставляемых в качестве юрадресов, оформляют довольно внушительный пакет документов, который включает и гарантийное письмо. Далеко не все понимают назначение этого документа и требования, предъявляемые к нему, поэтому попытаемся подробно рассказать о нем.

Гарантийное письмо - это распространенный в деловом обороте вид делового письма, которым заверяется намерение подписавшего его субъекта выполнить определенные действия. например произвести оплату полученного товара, совершить отгрузку выпускаемых изделий, принять вещи на ответственное хранение и так далее.

Применительно к практике покупки - продажи юридических адресов можно говорить о том, что собственник помещения, предоставляемого в качестве такового, гарантийным письмом, адресованным в регистрирующий орган, подтверждает факт нахождения по указанному адресу исполнительного органа регистрируемого юридического лица. Если вы все поняли, то отлично, если же нет, то рекомендуем дочитать эту статью до конца.

Трудно ограничить использование этих документов какой-либо сферой предпринимательства: они применяются и в страховании, и в торговле, и в логистике, но все это будет позже. А самым первым подобным документом, с которым столкнется начинающий предприниматель, будет гарантийное письмо собственника помещения, соответствующего юридическому адресу вновь создаваемого предприятия. Оно необходимо, потому что входит в пакет документов, подаваемых в регистрирующий орган.

Итак, мы определили, что гарантийное письмо от собственника – это один из важнейших документов при регистрации новой фирмы.

Зачем нужен этот документ

В закрытом перечне документов, необходимых и достаточных для регистрации нового субъекта предпринимательских отношений, отсутствует требование о предоставлении рассматриваемого документа. И все же его необходимо предоставить, и именно в той форме, в какой требует налоговая инспекция.

Запрашивая его, регистрирующий орган, которым на территории Российской Федерации является налоговая служба, хочет получить ответ на два имеющих значение вопроса:

• является ли в действительности юридическим адресом регистрируемой организации данное помещение;
• не возражает ли собственник помещения против данного факта.

Фактически требование о предоставлении гарантийного письма от собственника является избыточным, и если вы хотите начать деятельность еще не зарегистрированного предприятия с суда, то, возможно, вы его и выиграете. Но не проще ли уступить требованиям, тем более, что предоставить этот документ может любой профессиональный собственник сдаваемых в аренду помещений.

Не создавайте себе лишних трудностей, и, если находитесь в Москве, по примеру многих других регистрантов отправляетесь в 46 ИФНС, имея в комплекте документов также и этот, и думая про себя: если налоговая зачем-то требует представить дополнительные документы на адрес при регистрации юрлица, их, безусловно, необходимо предоставить, чтобы не получить отказ в постановке на учет.

Какую функцию выполняет гарантийное письмо

После государственной регистрации указанный в гарантийном письме адрес становится юридическим для фирмы. Но до регистрации еще никакой фирмы нет, а есть только документ, подтверждающий обоюдное намерение собственника и учредителя. То есть собственник помещения подписывает документ, содержащий обязательство заключить договор аренды с этой организацией после ее регистрации.

Требуя предоставить письмо, составленное по всем правилам документооборота – на бланке организации, с исходящим номером и датой, печатью и прочими необходимыми реквизитами, государственный регистратор пытается свести к минимуму ситуации, при которых юридический адрес фирмы и сама фирма, образно выражаясь, живут поврозь и ничего друг о друге не знают.

Необходимые реквизиты гарантийного письма

Форма данного документа довольно важна; грамотное делопроизводство никогда не помешает, поэтому учредителю юридического лица стоит обратить максимально возможное внимание на правильность оформления данного документа, на его соответствие установленным правилам документооборота.

1. Если собственник помещения является юридическим лицом, такое письмо должно быть:

• составлено на бланке организации или иметь соответствующую «шапку», в которой обычно указывается хотя бы минимальный набор реквизитов – наименование, адрес, телефон, расчетный счет;
• в нем должен быть указан исходящий номер и дата;
• лицо, заверившее его своей подписью, должно обладать правом подписи либо согласно уставу организации либо в силу заверенной нотариусом доверенности, копию которой, также нотариально заверенную, необходимо приложить; указание должности и расшифровки фамилии, имени и отчества обязательны;
• печать организации должна иметь четкий, хорошо читаемый оттиск;
• на обороте письма желательно указать прямой телефон исполнителя данного документа и его фамилию.

2. Если собственником помещения является физическое лицо, то необходимо указать паспортные данные этого лица, включая адрес регистрации. В конце необходимо поставить собственноручную подпись, указание телефона также не будет лишним.

Содержание гарантийного письма является примерным и может быть составлено в произвольной форме, но общий смысл должен сводиться к следующему.

Заголовок документа - «Гарантийное письмо». Должно быть указано, кому выдается документ – наименование этой организации. Желательно также включать следующую формулировку:

«настоящим письмом (название или ФИО законного собственника) гарантирует компании (название регистрируемой фирмы) предоставление юридического адреса в принадлежащем на праве собственности помещении, находящемся по адресу. »

Помимо этого в письме можно зафиксировать разрешение собственника на использование юридического адреса в официальных документах предприятия; а также обязательства сторон после истечения срока действия договора, там же можно оговорить возможность расторжения договора.

Все собственники по-разному оформляют свои документы: встречаются как обычные распечатанные на принтере стандартным стилем документы, так и применяются нестандартные дизайнерские решения: специальные бланки с использованием уникальных узоров, орнаментов, волнистых линий, наклеек с голограммами, затрудняющих подделку.

Но и некоторые недобросовестные участники рынка также вовсю эксплуатируют возможности фотошопа, но уже не для защиты, а для подделки гарантийных писем.

Получая на руки гарантийное письмо, уделяйте внимание не столько его «красивости» - всевозможным вензелям и водяным знакам, сколько тому, чтобы документ содержал необходимые реквизиты – проверьте их лишний раз.