Официальный сайт

Режим работы и контактная информация - обновленная информация о телефонных номерах судебных отделов и структурных подразделений суда.

Обращаем Ваше внимание, что надлежаще поданными в электронном виде считаются только те документы, которые направлены через on-line сервис подачи документов «Мой Арбитр ». Документы, направленные через иные электронные ресурсы суда, в том числе и через электронную почту info@tatarstan.arbitr.ru, не могут рассматриваться в качестве процессуальных документов, не имеют юридической силы, а носят информационный характер (п. 14.3 Инструкции по Делопроизводству).

В Арбитражном суде Республики Татарстан процесс публикации документов автоматизирован. Все судебные акты (за исключением дел, связанных с государственной тайной) публикуются на официальном сайте суда в течение 5 суток с момента их принятия.

Пользователям сайта предоставляется информация, как по завершенным судебным делам, так и по делам, находящимся в производстве. На сайте размещены данные о реквизитах всех судебных дел и документов, а также тексты принятых судебных актов.

Поиск судебных дел или документов можно производить по различным критериям, а именно: номер дела, наименование стороны, участвующей в деле, категория спора, текст судебного акта. Для поиска необходимого дела не обязательно знать все его реквизиты (номер дела и др.), его можно найти по известным сведениям (название ответчика, истца и т.п.). При наличии точной информации о деле (например, номер или дата рассмотрения) можно перейти сразу к просмотру карточки конкретного дела.

В Картотеку арбитражных дел kad.arbitr.ru поступают сведения обо всех делах, рассматриваемых арбитражными судами Российской Федерации.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь

отметка о заверении копии;

инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона;

отметка об исполнении документа и направлении его в наряд;

отметка о переносе данных на машинные носители;

отметка о поступлении;

19.1. Изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. N 66, 1/1414).

19.2. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется по форме 1а согласно приложению 1.

19.3. Гербовые бланки в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. N 1172 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. N 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационном журнале по форме 1б согласно приложению 1.

Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.

19.4. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается распоряжением председателя суда на одного из работников канцелярии.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.

19.5. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых материалов хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

19.6. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом порядке.

Изображение товарного знака организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита "Наименование организации".

19.7. Код организации проставляют на верхнем поле первого листа бланка документа справа по ОКПО и Общегосударственному классификатору "Система обозначений органов управления и общественных объединений" (далее - СООУ).

19.8. Код документа указывают по ОКУД.

19.9. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.

19.10. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются словесно-цифровым способом. Элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 12 июня 2000 года.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для утверждаемого документа - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

19.11. Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.

Индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа".

19.12. Реквизит "место составления или издания" обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа" в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.

19.13. Гриф ограничения доступа к документу размещается в заголовочной части документа выше реквизита "адресат".

19.14. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.

В реквизит получателя документа "адресат" входят наименование организации и почтовый адрес.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами. Например:

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указывают обобщенно. Например:

Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не указывают.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик, в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н - район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

19.15. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом: приказом, постановлением, протоколом, решением. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством Республики Беларусь.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.

19.16. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.

При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки "ответственный".

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

19.17. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?". Например: приказ "Об изменении. ". Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок формулируется исполнителем документа.

Документы формата A4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата A5 не указывать заголовок к тексту.

19.18. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или "Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".

19.19. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа - вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.

Текст документов в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.

Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.

19.20. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается после текста документа перед реквизитом "подпись".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.

На самом приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:

19.21. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: "Заместитель", "Исполняющий обязанности", и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

19.22. Согласование документа может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

19.23. Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа.

На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.

В реквизит "Виза" входят должность визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

19.24. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.

При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника.

На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.

19.25. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:

Примечание. Номера телефонов указываются без черточек.

19.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и номер, слова "В наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:

19.27. Отметка о переносе данных на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за перенос, и даты переноса.

19.28. Отметка - регистрационный штамп о поступлении проставляется на всех входящих документах, фиксируя факт и время поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное наименование учреждения - получателя документа, дату поступления документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа документа справа.

19.29. Предупредительный знак является знаком внимания для машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка осталось пять машинописных строк.

20. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения.

20.1. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по вопросам внутренней жизни суда, по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются факты, события, оценка, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами без кавычек с отдельной строки от нулевого положения табулятора, отделяя констатирующую часть от распорядительной.

К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" и формируется при помощи отглагольных существительных, например, "Об утверждении. ", или существительных, указывающих на предмет, например, "О мерах. ".

Приказ подписывается председателем суда.

20.1.1. Отдельно от приказов по основной деятельности оформляются и ведутся приказы по личному составу.

Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование, поощрение и наложение взысканий и другие.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.

В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному составу".

Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с. по. ), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.

При переводе на другую работу - новая должность, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.

При увольнении - причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации, учреждения.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться после текста каждого пункта приказа или после подписи председателя суда.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

20.1.2. Распоряжение - разновидность распорядительных документов. Распоряжение - это правовой акт, который издается единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

20.1.3. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.

Решение должно содержать реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

20.2. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы и телефонограммы.

20.2.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и другие.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, название вида документа, место составления, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата и место составления, проставленные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным. Например: "О выделении к уничтожению документов и дел".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, фамилии и инициалов председателя комиссии и каждого члена комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт подписывают председатель и все составители без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке.

Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

20.2.2. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке и других фактах, событиях, поступках).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

20.2.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

20.2.4. Справка - документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Реквизиты справки: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата A4), текст, подпись.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные сведения.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам, о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и тому подобные оформляются на трафаретных бланках с отпечатанным типовым текстом.

Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справка не может быть выдана вместо процессуальных документов.

20.2.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата A4 или A5 в зависимости от объема текста.

Реквизитами письма являются наименование организации - автора документа, почтовый адрес организации, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа.

В ответном письме указываются дата и номер инициативного письма, на который дается ответ. Ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.

20.2.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".

Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, другой подшивается в наряд.

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два интервала. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50 слов.

Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.

После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование организации, должность автора указывать не обязательно.

Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица, подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.

20.2.7. Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.

Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.

Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.

Телефонограмма подписывается руководителем организации.

21. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок.

В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат бумаги. На листах формата A4 изготовляют документы большого объема, на листе формата A5 - документы, объем которых не превышает 7 - 10 строк. Независимо от объема текста на бумаге формата A4 оформляются приказы, указания, решения, протоколы, акты.

21.1. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата A4 - 41.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

21.2. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах листа допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

21.3. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.

21.4. Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата A5 допускается печатание текста через 1 межстрочный интервал. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским способом, а также доклады и телеграммы.

21.5. Один реквизит от другого отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и так далее.

В конце реквизитов, кроме текста, точки не ставят.

21.6. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности, инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

21.7. Тексты документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.

21.8. При печатании документов используют стандартные положения табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации - автора документа, название вида документа, дата документа, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизите "Подпись", гриф согласования, заверительная отметка (слово "Верно") и дата заверения копии, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц, трафаретных текстов, переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

5 - 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения", грифов (виз) согласования (если их несколько);

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись" в заверительной надписи на копии и в грифе утверждения;

7 - после 56 печатных знаков для проставления кодов по ОКПО и ОКУД и слов "Копия" при снятии копии с документа, "Выписка", "Таблица" (печатаются без кавычек) и отметки о переносе данных на машинный носитель.

Второе, третье и седьмое положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

21.9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

21.10. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

22. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятые на личном приеме исковые заявления), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.

Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения его с кассации.

23. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся выделенным для этого работником канцелярии.

23.1. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.

Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан должны быть сохранены и приложены к этим документам.

Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "Лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

23.2. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.

Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.

23.3. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме 2 согласно приложению 2.

При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах формы 2 согласно приложению 2 по видам: исполнительные документы, корреспонденция по гражданским делам, поручения судов других районов, а также поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.

23.4. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;

расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.

23.5. Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов формы 3 согласно приложению 3 в день подписания или утверждения.

Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.

Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 13 часов.

Работник канцелярии перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы - заказными письмами.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки по форме 4 согласно приложению 4, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).