Правила заверения копий документов

4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще».

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Согласно пункту 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены. Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02. Как следует из п.

Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее. В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу. Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п.

1 ст. 93 НК РФ). Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). А вот о правилах заверения копий до­кументов в Налоговом кодексе ничего не говорится. Общий порядок Копией документа является экземпляр до­кумента, полностью воспроизводящий информацию подлинника докумен­та (подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Сис­тема стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа. В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия. Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита.

Обычно потребность именно нотариального подтверждения прописывается в нормативных документах. Если последнее не обозначено, глава организации заверяет бумаги самостоятельно. Однако некоторые фирмы во всех случаях прибегают к помощи нотариуса, чтобы повысить свой авторитет и уровень доверия клиентов. Такой шаг оправдан, но требует значительных финансовых средств. Если в населенном пункте нотариус отсутствует, можно обращаться к начальнику администрации либо уполномоченному лицу. Руководитель организации имеет право заверять только те документы, которые созданы в данной организации, либо те, оригиналы которых хранятся здесь.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», с изменениями от 08.12.2003, внесенными Федеральным законом № 169-ФЗ. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение 11 «Правила оформления реквизитов документов Предприятия, организации, формирующие комплект документов, прилагаемых к заявке на сертификацию или к заявлению на регистрацию декларации, заверяют копии документов следующим образом: на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает: Слово «Верно» Должность лица, заверяющего копию Подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Печать Верно Начальник канцелярии 01.02.2013 Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то заверяются обе стороны копии. Если документ содержит более 1-го листа, то можно либо заверить каждую страницу, либо оформить отметку о заверении копии следующим образом: Прошить многостраничный документ металлическими скобами с помощью сшивателя или нитками через пробитые дыроколом отверстия, выводя концы скрепок или концы ниток через последний лист документа (назад).

Зарипов, руководитель аналитической службы юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры» Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто.

В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР. Действующий Указ СССР — это закон! Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Правила оформления (порядок заверения) копий документов Заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Верность копий документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий. В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса. Для чего может потребоваться такое действие Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно.

а также прибегая к помощи нотариусов. Когда нужно заверять документы? Перед тем, как говорить об особенностях заверения копий документов, не помешает перечислить основные ситуации, когда у предприятия может возникнуть такая необходимость. Так, обязательно заверению сегодня, согласно с законом, подвергаются документы, предназначенные для: представления налоговикам; выдачи работникам, участникам; представления во внебюджетные фонды; участия предприятия в аукционе, конкурсе и т.д. Как заверить документ у нотариуса? В том случае, если в нормативных документах четко указано, что требуется нотариальное заверение копии документа, то другого выхода у вас нет, придется обращаться именно к нотариусу, ведь в противном случае у вас просто не примут копию бумаги.

Нотариальное заверение может потребоваться в различных случаях.

Термины и определения», под копией следует понимать документ, целиком и полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, а также все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы. Кроме того, копией документа считается ксерокопия, выполненная как на черно–белом, так и на цветном принтере, необходимое количество раз, точно воспроизводящая подлинный документ. Помимо определения копии существует и понятие «заверенная копия», под которой понимается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров. Иным работником юридического лица.

Заверение копий документов

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
19.01.2009 N 4

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И
ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
64. Реквизит "Отметка о заверении копии".
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:
Верно
Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Scorpion grass писал(а):

УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
19.01.2009 N 4

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И
ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
64. Реквизит "Отметка о заверении копии".
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:
Верно
Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.). В принципе мы знакомы с этой инструкцией, мне бы хотелось бы узнать, где-нибудь оговорены лица, которые могут заверять копии документов.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Каков порядок заверения копий документов?

Каков порядок заверения копий документов, в т.ч. электронных?

Как видим, просто копия отличается от заверенной тем, что последняя обладает юридической силой. Порядок заверения копий документов описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» :

ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Запись «Верно» или «Копия верна» может быть сделана от руки. Не запрещается заказать специальные штампы.

Можно иметь и штамп с готовыми строчками для внесения нужной информации о лице, заверяющем копию.

________________ ______________ ________________

«___» ____________ 201__ г.

Стоит отметить, что ни один нормативный акт не регламентирует порядок проставления печати организации с отметкой о заверении копии документа. Однако на практике чаще всего печать организации проставляется рядом с отметкой о заверении копии. Чтобы не возникало недоразумений, можно официально взять это за правило, отразив в локальных нормативных актах организации.

При подготовке копии многостраничного документа можно заверить каждый лист отдельно, а можно пронумеровать страницы документа, прошить их и проставить заверительную надпись на обратной стороне последнего листа, например:

КОПИЯ на 137 листах ВЕРНА

Заверение копии электронного документа

Итак, процедура заверения копии документа на бумажном носителе прозрачна: документ копируется и заверяется в описанном порядке. Но как быть, если подлинник документа находится в памяти компьютера, и для получения копии нам требуется ее распечатать? Так может случиться, например, когда речь идет о регистрационных данных входящего документа, содержащихся в системе электронного документооборота.

Определимся, что такое электронный документ. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации », электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Нельзя путать электронный документ с отсканированной копией документа на бумажном носителе.

Порядок заверения копии электронного документа описан в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях (утв. приказом ФТС России от 21.06. 2011 № 1288). Сразу оговоримся: коммерческие организации не обязаны следовать этой инструкции. Однако целесообразно взять на вооружение описанный порядок заверения копий электронных документов:

при заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу (п. 3.3).

Из этого следует, что заверительная надпись будет выглядеть так:

КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНА.

Копия воспроизведена с использованием программного обеспечения «Document».

по делопроизводству Петрова С.М. Петрова 26.06.2012

Заверение копий документов нотариусом

Нотариус может заверить любую копию, но нужно ли каждый раз отправляться к нему? Нотариальное заверение копий документов должно быть прямо предусмотрено законом, в противном случае ни один официальный орган не может потребовать от вас предоставления нотариально заверенных копий документов. Это прописано в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х:

предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (п. 2).

Также в установленных законом случаях заверить копии документов может суд или иной государственный орган.

Регламентирование порядка заверения копий

Для того чтобы ввести в организации единый порядок изготовления и заверения копий документов и сэкономить время на устранении ошибок, рекомендуем внести дополнения в вашу Инструкцию по делопроизводству и регламентировать этот процесс.

Порядок заверения копий документов

Заверение копий документов осуществляется отделом документационного обеспечения управления.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику в нижнем левом углу документа проставляется надпись (штамп) «Верно» или «Копия верна», указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), дата заверения, ставится оттиск печати «Для документов». При заверении копий электронных документов заверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, при помощи которого осуществлен доступ к электронному документу.

При заверении многостраничных копий допускается прошивание документа нитками с проставлением заверительной надписи (штампа) «Верно» или «Копия верна» на оборотной стороне последнего листа документа, с указанием количества страниц, должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов), даты заверения, с простановкой оттиска печати «Для документов».

Если по роду своей деятельности вам приходится выдавать гражданам-заявителям большое количество заверенных копий, рекомендуется подготовить на основе приведенного примера локальный нормативный акт - Инструкцию о порядке подготовки и заверения копий документов. Это поможет вам избежать конфликтов и недоразумений с заявителями: при любом столкновении интересов достаточно будет лишь сослаться на Инструкцию.

Как правильно заверить копии документов, предоставляемых в налоговые органы - ФНС России

1. Главная
2. Как правильно заверить копии документов, предоставляемых в налоговые органы

3 апреля, 2014 - 09:24

Налоговые органы
в соответствии со ст. ст. 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации вправе
требовать от налогоплательщика и его контрагентов документы, служащие
основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов,
а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность
этих операций.

По общему
правилу, документы на бумажном носителе представляются в налоговые органы в
виде заверенных проверяемым лицом копий (пункт 2 статья 93 НК РФ).

Заверенной
копией документа является копия документа, на которую в соответствии с
установленным порядком проставляют заверительную надпись, содержащую необходимые
реквизиты, которые придают документу юридическую силу.

При заверении
соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляют
заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия
документа заверяется печатью организации. (См. п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39
Государственного стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением
Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 и Постановление Государственного
комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и
введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р
6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»).

При этом исходя из положений ст. 93
НК РФ заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих
документов.Правомерны существующие в деловой практике способы
заверения многостраничных документов - как заверение каждого отдельного листа
копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в
целом.

Данная позиция подтверждена письмами ФНС России от
13.09.2012 N АС-4-2/15309,от 02.10.2012 N
АС-4-2/16459, Минфина России от 24.10.2011 N
03-02-07/1-374 и арбитражной практикой.