Нормативно-правовая база работы архива: Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Таблица 13 Государственный архив Архив учреждения 1. Положение об архиве (Устав архива) 2.

Положение о структурном подразделении архива 3.

Структура и штатное расписание архива 4.

Смета расходов архива на год 5.

Должностные инструкции сотрудников 1. Положение об архиве учреждения; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве 2.

Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ЦОУ) или инструкция по делопроизводству организации 3.

Если в архиве учреждения есть подразделения — положение о структурном подразделении, например положение об электронном архиве учреждения 4.

Должностные инструкции сотрудников архива

Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный), профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждается соответствующим органом управления архивным делом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, Положение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения. 8.3.

Образец документа

<*> Далее - архив.

Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.

Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами.

Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов.

На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда.

Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива.

Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности.

В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.

В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций и их реализации.

Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов.

Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования.

Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение.

Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов.

Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов.

Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета.

Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ.

Участвует в подготовке нормативных документов и научно - методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями.

Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности.

представлять архив по поручению директора архива, согласованному начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом;

получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей;

в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива;

в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно - исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища; нормативно - методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно - справочного аппарата и справочно - информационный фонд архива, средства реализации информационно - поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.

Должностные инструкции сотрудников государственных архивов

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются: *

для государственного архива: •

положение об архиве; •

положение о структурном подразделении архива; •

структура и штатное расписание архива; •

смета расходов архива на год; •

должностные инструкции сотрудников; *

для ведомственного архива: •

положение об архиве; •

инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации; •

должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся: *

для государственного архива: •

план работы архива на год; •

план научно-исследовательской работа архива на год; •

план научно-издательской работы архива на год; •

план работы структурного подразделения архива на год; •

индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника; •

отчет о выполнении работы архива за год; •

отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал; •

отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал; •

отчет о выполнении плана работы сотрудника; •

табель учета рабочего времени работников архива; *

для ведомственного архива: •

план работы архива на год; •

планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой; •

планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой; •

перспективные планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив; •

отчет о выполнении годового плана; •

дневник учета груда работника архива; •

табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными.

В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложений. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.

Начисляем зарплату работникам государственных архивов

Начисляем зарплату работникам государственных архивов

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов*(1). Таким образом создаются государственные архивы. Обработка, учет, хранение архивных материалов, работа с ними - это ответственный труд, в котором задействовано большое количество людей.

Рассмотрим, каким образом и на основании каких документов организована оплата труда работников архивов.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.10.1992 N 785 “О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки“ применение Единой тарифной сетки (ЕТС) обязательно для всех учреждений, находящихся на бюджетном финансировании. ЕТС предусматривает 18 разрядов оплаты труда и соответствующие им тарифные коэффициенты. Для 1-го разряда устанавливается коэффициент 1, для последнего, 18-го, - 4,5. Чем выше разряд, тем больше размер оклада.

В настоящее время согласно Федеральному закону от 04.02.1999 N 22-ФЗ “Об оплате труда работников федеральных государственных учреждений“ (далее - Закон N 22-ФЗ) тарифная ставка (оклад) первого разряда ЕТС по оплате труда работников федеральных государственных учреждений определяется Правительством РФ. Так, с 1 мая 2006 года размер тарифной ставки (оклада) первого разряда ЕТС по оплате труда работников федеральных государственных учреждений составлял 1 100 руб.*(2) Но уже с 01.10.2006 Постановлением Правительства РФ N 590*(3) размер тарифной ставки первого разряда увеличен до 1 221 руб.

Следовательно, для установления разрядов оплаты труда работникам государственных архивов можно руководствоваться Приложением N 3 к данному постановлению. В приложении указаны разряды оплаты труда ЕТС по основным должностям служащих отраслей бюджетной сферы.

В частности, для работников архивов установлены следующие разряды:

В соответствии с Законом N 22-ФЗ по решению Правительства РФ для оплаты труда работников федеральных государственных учреждений может применяться иная система оплаты труда, отличная от ЕТС. Поэтому Постановлением Правительства РФ от 15.05.2007 N 287 “Об оплате труда работников федеральных государственных архивов“ (далее - Постановление N 287) предусмотрено, что оплата труда работников федеральных государственных архивов состоит из месячного должностного оклада и ежемесячных и дополнительных выплат. Должностные оклады определены Приложением к Постановлению N 287.

К должностным окладам установлены следующие ежемесячные и дополнительные выплаты (п. 3 Постановления N 287):

- ежемесячная надбавка за сложность, напряженность и высокие достижения в труде в размере от 50 до 100% должностного оклада;

- ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет:

- премии по результатам работы (размер премий не ограничивается);

- ежемесячная процентная надбавка к окладу - за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, в размере и порядке, определяемых в соответствии с законодательством РФ;

- ежемесячное денежное поощрение - в размере одного должностного оклада;

- единовременная выплата при предоставлении ежегодно оплачиваемого отпуска (1 раз в год) - в размере двух должностных окладов;

- материальная помощь, выплачиваемая за счет средств фонда оплаты труда.

При начислении указанных выплат и доплат, служащих материальным стимулированием работников, следует руководствоваться Приказом Федерального архивного агентства N 26*(4). Данным документом установлены порядок и условия премирования работников, выплаты материальной помощи, надбавок, определен размер, в пределах которого можно производить выплаты надбавок.

Пунктом 8 Постановления N 287 также предусмотрено, что при формировании фонда оплаты труда работников федеральных государственных архивов учитываются следующие коэффициенты:

- за работу в пустынных, безводных местностях;

- за работу в высокогорных районах.

Кроме них берутся во внимание процентные надбавки к заработной плате за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока. И коэффициенты, и процентные надбавки устанавливаются соответствующими нормативными правовыми актами РФ.

Должностной оклад главного специалиста федерального государственного архива составляет 2 100 руб. кроме того, ему установлены: ежемесячная надбавка за сложность и напряженность - 60% от оклада, ежемесячная надбавка за выслугу лет - 15% от оклада и ежемесячное денежное поощрение за своевременное и качественное выполнение заданий в размере одного должностного оклада.

Расчет заработной платы главного специалиста производится следующим образом:

2 100 руб. + (2 100 руб. х 60%) + (2 100 руб. х 15%) + 2 100 руб. = 5 775 руб.

Оплата труда работников, не являющихся госслужащими

Следует обратить внимание на то, что в федеральных государственных архивах могут работать сотрудники, должности которых не относятся к должностям федеральной государственной гражданской службы. Оплата труда этой категории работников регламентируется Постановлением Правительства РФ от 24.03.2007 N 176 “Об оплате труда работников федеральных государственных органов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы“ (далее - Постановление N 176). Так же как и у госслужащих, оплата их труда состоит из должностного оклада, ежемесячных и иных дополнительных выплат. Размеры и периодичность данных выплат аналогичны указанным в п. 3 Постановления N 287 для госслужащих.

В Приложении N 2 к Постановлению N 176 приведены размеры окладов работников федеральных государственных органов, которые не являются госслужащими. Размеры окладов указаны по подразделениям федеральной государственной службы.

Сотрудники по организации и ведению архивного дела в учреждениях

Согласно п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Следовательно, бюджетные организации могут включать в свой штат должности, связанные с ведением архивных дел учреждения: архивариус и заведующий архивом. Их должностные инструкции приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих*(5). Целью данного справочника является обеспечение правильного подбора, расстановки и использования кадров. Он рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Приведем должностные обязанности архивариуса и заведующего архивом. В обязанности архивариуса входит:

- работа по ведению архивного дела в учреждении;

- организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;

- прием и регистрация поступивших на хранение документов, законченных делопроизводством;

- проверка правильности формирования и оформления дел при передаче их в архив;

- подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

- выдача архивных копий в соответствии с поступающими запросами;

- составление необходимых справок на основании сведений, имеющихся в документах архива.

Архивариус должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;

- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

- Единую государственную систему делопроизводства.

Квалификация: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу.

В должностные обязанности заведующего архивом входит:

- руководство работой по организации и ведению архивного дела в учреждении;

- обеспечение приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов;

- инструктаж работников учреждения о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

- контроль своевременности поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

- контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для сохранности документов;

- составление установленной отчетности.

Заведующий архивом должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы архивов;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

Требования к квалификации: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет.

зам. главного редактора журнала “Учреждения физической
культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение“

“Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 10, октябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“ (далее - Закон об архивном деле).

*(2) Постановление Правительства РФ от 29.04.2006 N 256 “О размере ставки (оклада) первого разряда и о межразрядных коэффициентах Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений“.

*(3) Постановление Правительства РФ от 30.09.2006 N 590 “О повышении с 1 октября 2006 г. размера тарифной ставки (оклада) первого разряда единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений“.

*(4) Приказ Федерального архивного агентства от 28.05.2007 N 26 об утверждении положений “О материальном стимулировании работников федеральных государственных архивов“, “Об условиях выплаты ежемесячной надбавки за сложность, напряженность и высокие достижения в труде работникам федеральных государственных архивов“, “О премировании по результатам работы директоров учреждений непосредственного подчинения Росархиву“.

*(5) Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих“.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!