Языковые формулы заключительной части текста

Надеемся получить ответ в ближайшее время.

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Ожидаем Вашего согласия.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

С уважением. (подпись).

Приемы унификации языка служебных документов. Унификация — это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического за­крепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, сни­жения трудоемкости их обработки, более эффективного исполь­зования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных заключается в форми-ровании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового обще­ния.

Итак, процесс составления официально-деловых бумаг пред­полагает соединение в определенной логической последователь­ности стандартных языковых моделей.

Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов. Большинство документов, создаваемых в организациях и по­ступающих извне, содержат информацию о фактическом поло­жении дел в данной и других организациях, служащую основа­нием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, свод­ки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно - распорядительным документам они не являются обязательными к исполнению. Информа­ция, содержащаяся в них, может побуждать к действию или мо­жет быть лишь принята к сведению.

Справка. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера (например, «О состоянии научно-исследовательской работы в вузе») и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в органи­зацию или учреждение.

Наиболее многочисленную группу составляют справки вто­рого вида — они наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о зани­маемой должности, о месте учебы и т.д. Такие справки выда­ются ежедневно.

Реквизиты справки: (1) наименование жанра документа;

2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она вы­дается;

3) текст, содержащий требуемую информацию;

(4) на­именование адреса (организации, для которой предназначается справка);

(5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно

содержится в угловом штампе организации или трафа­ретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обо­значение даты. Юридическая сила документа чаще всего под­тверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

содержание информации: Дана в том, что. ;

обозначение адресата: Дана для представления в…

Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуа­ции, о факте, имевшем место, о выполненной работе, а также содержащий выводы и пред­ложения составителя. Докладная записка го­товится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной запис­ки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: (1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

(2) наименование жанра документа;

(3) текст (информация; пред­ложение и его аргументация);

(4) список документальных прило­жений (если они требуются);

(5) наименование организации (или в штампе).

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки — Прошу. Широко ис­пользуются клишированные конструкции: В связи с. В соответ­ствии с. Возникла необходимость (чего). Согласовать вопрос.

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки делятся на 2 группы. К первой относятся документы, сопровождающие основ­ной документ и поясняющие содержание его отдельных положе­ний. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работ­ников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивиро­ванным. Схема текста объяснительной записки в принципе не от­личается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Образец докладной записки

Министерство образования РФ

Новосибирское областное управление

Октябрьский отдел народного

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школь­ников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г. мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в кор­пусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. РАЙОНО Подпись Н.И. Пирогова

Образец объяснительной записки

Декану экономического факультета

(Ф. И. О.) студентки II курса группы.

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2002 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Это документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же орга­низации (служебное заявление), частное ли­цо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих ин­тересов. Реквизиты личного заявления: (/) адресат;

(2) именова­ние заявителя: фамилия, имя, отчество – внутреннее заявление, (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию – внешнее заявление);

(3) наименование жанра документа;

(4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

(5) список документаль­ных приложений (если они есть);

(6) подпись заявителя ставится справа;

(7) дата – слева, строчкой ниже.

Нередко вызывает затруднения 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного па­дежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится во­прос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркива­ется принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформ­ления именования адресанта — без предлога.

Оформление 3-его реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точ­ку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — За­явление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как сло­во заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобраз­ной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформлять­ся либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо разверну­то (27 октября 2002 г.).

Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное.

Официальный документ будет выпол­нять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Постоянные элементы содер­жания документа — его реквизиты. Сумма реквизитов и их содер­жательно-композиционная схема составляют форму документа.

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… Прошу дать ответ… Прошу оказать содействие…Прошу принять меры…и т.д.

Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:

факт напоминания — письмо-напоминание;

выражение гарантии — письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма.

Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации,

но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: 1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату;

2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица;

3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа;

4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения;

5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Языковые формулы сопроводительного письма

В соответствии с нашей договоренностью направляем Вам на

рецензирование рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и

Отзыв просим прислать до (дата).

Приложение: на 160 л. в 1 экз.

общего языкознания Подпись (инициалы, фамилия)

В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам. (заявку, проект, план, протоколы испытаний. )

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки.

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовойпосылкой…

К числу рекламных деловых бумаг относит­ся резюме. Это скорее самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу.

Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изло­жение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении тер­мин «резюме» использовался в официально-деловом письме, ко­гда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу.

В последнее время термин «резюме» стал употребляться в зна­чении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональ­ную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Типовые резюме включают:

персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

основной текст, включающий в себя перечень мест работы и/или учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой долж­ности (наименование учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, обще­ственная деятельность, профессиональная переподготовка);

прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, ученые степени (раздел не является обя­зательным);

интересы, склонности, имеющие отношение к предпола­гаемой профессиональной деятельности соискателя (содер­жание — на усмотрение соискателя; раздел не является обя­зательным);

иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

дата написания резюме;

Хотя резюме сходно с анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому нет жестких правил его составления.

Главная задача – как можно более выигрышно, но объективно представить себя и свою трудовую биографию.

Правила оформления документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов за­висит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) «Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации». В этом стандарте определено 27 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором рек­визитов; их состав зависит от назначения документа.

Документы оформляются на бланках трех видов: 1) бланке служебного письма,

2) бланке для конкретного вида документа и

3) общем бланке для всех других документов.

По расположению реквизитов, предваряющих текст письма, бланки делятся на угловые и продольные. В угловых бланках рек­визиты располагаются в верхней части листа, обычно — в пра­вой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и факсов, по­скольку правый верхний угол используется для указания адреса получателя.