Категория: Инструкции
Должностная инструкция главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяет его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. У каждого секретаря, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требования руководителя к секретарю складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ в то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новыми должностными инструкциями, поэтому к её составлению необходимо отнестись ответственно.
Приступая к составлению должностной инструкции нужно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (новые квалификационные характеристики рекомендован для применения на предприятии в учреждениях и организациях различных отраслей экономики, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм).
Из квалификационных характеристик данного справочника можно использовать разделы должности обязанности и должен знать.
Если организация не большая и секретарь один ведет все организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией.
В ней должностные обязанности сводятся к следующему:
1. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению
2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильного оформления.
3. Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передачи в соответствующие структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4. Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует её внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению необходимыми конструктивными справочными материалами, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство, организацией делопроизводства в организации, подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и тиражирование служебных документов.
9. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
10. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, пребывающих в командировку на предприятие.
1. Постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства.
2. Стандарты, унифицированные системы документации.
3. Структуру предприятия.
4. Схемы документооборота.
5. Порядок составления номенклатуры дел, описи для постоянного и временного хранения, сроки и порядок сдачи дел в архив, организационную технику и другие технические средства управленческого труда.
6. Правила внутреннего трудового распорядка.
7. Правила и нормы охраны труда.
В квалификационном справочнике представляется характеристика секретаря руководителя.
1. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2. Организует проведение телефонных разговоров руководителя, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передаёт и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
3. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
4. Организует приём посетителей.
5. Формирует дела в соответствующие с утверждённой номенклатурой, обеспечивая их сохранность, и в установленные сроки сдаёт в архив.
1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства.
2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделения.
3. Архивное дело.
4. Основы этики и психологии
5. Правила делового общения.
6. Правила внутреннего трудового распорядка.
Квалификационная характеристика секретаря-стенографистки, приведённая в квалификационном справочнике похожа на квалификационную характеристику секретаря руководителя с добавлением лишь требования стенографирования. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию секретаря-машинистки и стенографистки, можно воспользоваться одной из квалификационных характеристик.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
1. Общие положения.
3. Должностные обязанности.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
7. Оценка работы.
Общие положения – содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию, к практическому опыту, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время отсутствия.
Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере и имеющие определённый стаж работы. Подчиняются обычно секретари руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение: руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.
Последний пункт этого раздела содержит указания основные законодательно-нормативные, нормативно-методические, организационные, распорядительных договоров, которыми секретарь руководствуется в своей работе. Начинать этот пункт надо с Конституции РФ, ТК, Федеральных законов. Далее необходимо указать постановления правительства, ГОСТы, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации.
Функции. Здесь указываются основные направления деятельности, а в разделе должностные обязанности уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяются в один, и этот раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше в разделе будет указано не только что, о и как выполняет те или иные операции секретарь, тем ценнее будет должностная инструкция.
Права – этот раздел очень важен для секретаря, потому что в нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопроса, относящегося к его компетенции. Здесь записывается право: предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнению минуя руководителя; организация приёма и определение приоритетности приёма посетителя; право доступа к информации и т.д.
Ответственность – этот раздел может быть описан обобщённо типа: «Работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неисполнения прав, предусмотренных должностной инструкцией». Можно данный раздел прописывать детально, например: «За неправильное оформление документов, за опоздание и т.д.».
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Например, за нарушение трудовой дисциплины применяют дисциплинарные взыскания, в случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, работник возмещает стоимость.
Взаимоотношения (связи по должности) – этот раздел обычно содержит обобщённую запись о том, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми работниками или структурными подразделениями по сбору, обработке, передачи информации и документов.
Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано с какими сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, когда и какие документы от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для предоставления руководству. Этот раздел целесообразно предоставить в табличной форме, в которой наглядно указывается от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы и в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел оценка работы. Основные критерии – своевременное выполнение работы и её качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами – организация работы, места, распорядок рабочего дня и т.д. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра, он может быть записан следующим образом: «До замены новой». Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения структуры организации, изменения штатного расписания и перераспределения обязанностей.
На должностной инструкции обязательно должна стоять виза ознакомления: «С инструкцией ознакомлен», подпись, расшифровка подписи.
Должностная инструкция обязательно утверждается руководителями и выдаётся работнику.
I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»).
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (не предъявляются требования к стажу работы)
или же со средним профессиональным образованием, в этом случае стаж работы по данной специальности должен составлять не менее __________ лет.
1.3. Секретаря руководителя назначается и освобождается от должности по приказу
руководителя предприятия по представлению
1.4. Секретарь обязан знать:
- распоряжения, постановления, а также приказы и другую нормативную и
руководящую документацию вышестоящих органов, непосредственно касающихся
- руководящий состав и структуру предприятия и всех подразделений предприятия;
- инструкции, положения и другую нормативную документацию по делопроизводству и его ведению;
- методики обработки и оформления документов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
- основы эстетики и этики;
- правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
- правила эксплуатации информационно вычислительной техники;
- правила делового общения;
- основы законодательства о труде и административного права;
- нормы и правила техники безопасности и охраны труда,
противопожарной защиты и производственной санитарии;
- правила трудового распорядка на предприятии;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
1.5. Секретарь находится в подчинении руководителя
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) обязанности его исполняются лицом, назначенным в надлежащем порядке, которое временно приобретает все права, а также несет ответственность за должное исполнение доверенных ему обязанностей.
II. Должностные обязанности
2.1. Выполняет работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения руководителю
и направляет ее конкретным исполнителям или в структурные подразделения в соответствии с принятым решением для подготовки ответов или для использования в процессе работы.
2.3. Осуществляет делопроизводство, а также выполняет разного рода работу с
использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает личные заявления и документы для руководителя на его подпись.
2.5. Осуществляет подготовку материалов и документов, необходимых для деятельности
2.6. Держит под контролем своевременное рассмотрение и предоставление
документов (конкретными исполнителями и структурными подразделениями),
которые отдаются на подпись руководителю.
2.7. Обеспечивает качественное редактирование всей передаваемой руководителю на подпись документации.
2.8. Занимается организацией необходимых телефонных переговоров руководителя,
записью в его отсутствие полученной информацией, а также доводить до сведения руководителя ее содержание, принимать и передавать информацию по телефаксу, телексу, и т.п. а также телефонограммы.
2.9.Своевременно доводит до сведения руководителя информацию, которая получена по каналам связи.
2.10. По поручению руководителя должен составлять запросы, письма, запросы, и прочие документы, а также занимается подготовкой ответов авторам писем.
2.11. Занимается подготовкой совещаний и заседаний, которые проводит руководитель организации.
2.12. Собирает необходимые материалы для заседаний, оповещает их участников о месте и времени проведения, о вопросах повестки дня и производит регистрацию участников. Занимается ведением и оформлением протоколов совещаний и заседаний.
2.13. Контролирует исполнение работниками предприятия распоряжений и приказов, за соблюдением сроков исполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль.
2.14. Осуществляет ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.15. Организовывает рабочее место руководителя и обеспечивает его необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает все необходимые условия для эффективной работы руководителя.
2.16. По распоряжению руководителя печатает служебные материалы,
необходимые ему для работы, или вносит текущую информацию в банк данных.
2.17. Осуществляет организацию приема посетителей, содействует оперативности
рассмотрения предложений и обращений работников.
2.18. Выполняет все остальные служебные поручения руководителя.
2.19. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и сдает их в архив в установленные сроки.
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по
усовершенствованию работы, которая связана с его обязанностями, предусмотренными
3.3. В рамках своей компетенции сообщать своему
руководителю обо всех существующих недостатках, которые могут быть выявлены в процессе исполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Вносить свои предложения устранению этих недостатков.
3.5. По поручению руководства предприятия или лично запрашивать в структурных подразделениях и у специалистов нужную для выполнения своих должностных обязанностей информацию и документы.
3.6. Требовать оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей от руководства предприятия.
Секретарь несет ответственность:
4.1. За недолжное исполнение или вовсе неисполнение своих должностных
обязательств, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством России.
4.2. За нанесение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За совершенные в процессе осуществления своей
деятельности правовые нарушения - в пределах, определенных уголовным,
гражданским и административным законодательством Российской Федерации.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
Профстандарт секретаря руководителя с 2016 годавходит в число документов, которые необходимо применять в установленных трудовым законодательством случаях. Разберемся, что собой представляет этот профессиональный стандарт и что он включает.
Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя?Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет. Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий). Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.
К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них. Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.
Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:
Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:
А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.
Общие сведения, включенные в профстандартПервый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:
Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.
Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:
Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.
Характеристика отдельных функцийКаждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:
Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:
При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.
Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:
Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное). А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.
Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:
Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):
Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря с 2016 года становятся обязательными, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.
«____» ____________ 20__ г.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее-Компания).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее:
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Компании или ее подразделений.
2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
2.7. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Компании порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
2.8. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
2.9. Принимает документы на подпись руководителю.
2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.11. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.12. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ,-и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения-в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем-регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия-периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6.1. Секретарю руководителя 2-го разряда для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.
Другие должностные инструкции из этой рубрики (нажмите. чтобы открыть)
