Описание

Как правильно оформить доверенность

Чтобы передать полномочия главного бухгалтера его заместителю, достаточно оформить приказ о временном замещении, при этом, поскольку такое замещение входит в должностные обязанности сотрудника, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору и оформлять доплату не нужно.

При этом доверенность на право подписывать первичные документы заместитель бухгалтера должен получить от директора, а не от главного бухгалтера, поскольку именно директор, как лицо, действующее от имени организации, вправе делегировать часть своих полномочий сотрудникам. Главный бухгалтер сам действует на основании доверенности от руководителя, и сам передать заместителю свое право представлять организацию перед третьими лицами не может.

Доверенность заместителю главбуха на право действовать от имени организации оформляется в общем порядке в письменном виде, путем составления единого документа (п. 1 ст. 185 ГК РФ ), который затем передается представителю (см. образец доверенности). В доверенности обязательно должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ). Можно (но не обязательно) указывать срок ее действия, без такого срока доверенность будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения (пункт 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ).

Доверенность от имени юридического лица может быть удостоверена подписью его руководителя. Поскольку доверенность требуется для подписания кредитного договора, нотариально удостоверять доверенность не нужно.

Из рекомендации Николая Миллера, нотариуса г. Москвы, Романа Масаладжиу

кандидата юридических наук, ведущего эксперта ЮСС «Система Юрист», Дмитрия Чваненко, начальника юридического отдела компании «Русский проект»

Как правильно выдать доверенность представителю

Организации и физические лица зачастую выступают в гражданском обороте через представителей. Как правило, полномочия одного лица выступать в гражданском обороте в качестве представителя другого лица оформляются в виде доверенности.

Доверенность представляет собой письменный документ, в котором содержатся полномочия представителя действовать от имени представляемого перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ ) *. От того, смог ли представляемый соблюсти все правила выдачи доверенностей, зависит как действительность сделок и иных юридических действий, совершенных представителем от имени представляемого, так и определенность во взаимоотношениях между представителем и представляемым.

Внимание! С 1 сентября 2013 года правила работы с доверенностями изменились.

Федеральным законом от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» были изменены правила работы с доверенностями. Эти изменения нужно учитывать при выдаче доверенностей от имени организации или физического лица.

В каком виде можно оформить доверенность

Доверенность всегда оформляется в письменном виде путем составления единого документа. Это следует из содержащегося в Гражданском кодексе РФ определения, в котором сказано, что доверенность «представляет собой письменный документ» (п. 1 ст. 185 ГК РФ ). Данное правило действует без каких-либо исключений, в связи с чем не допускается оформление полномочий представителя в устном виде или путем обмена письмами.

Как правило, доверенность оформляется в виде отдельного письменного документа, который затем передается представителю (см. образец доверенности ). Это удобно с практической точки зрения. Дело в том, что в таком документе не содержится никакой конфиденциальной информации, а сам документ представитель всегда может предъявить третьим лицам. *

Однако данный способ оформления доверенности не единственный. Доверенность также может быть оформлена любым из дополнительных способов, суть которых заключается в том, что текст доверенности включается:

• в договор между представителем и представляемым;
• в договор между представляемым и третьим лицом;
• в решение собрания .

Эти способы оформления доверенности применяются только тогда, когда это не противоречит закону либо существу отношений представителя и представляемого.

Такие правила установлены в пункте 4 статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Какие реквизиты должны быть указаны в доверенности

В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Обязательно ли в доверенности указывать срок ее действия

Нет, не обязательно.

Дело в том, что наличие или отсутствие в доверенности срока, на который она выдана, никак не влияет на действительность такой доверенности. При условии что в доверенности указана дата ее выдачи (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Если срок действия в доверенности не указан, то она будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения.

Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

На какой срок можно выдать доверенность

Максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Поэтому доверенность можно выдать на любой срок, на который хочет лицо, выдающее доверенность. Для этого нужно лишь указать такой срок в самой доверенности.

Кем может быть удостоверена доверенность

Ответ на вопрос, кем может быть удостоверена доверенность, зависит от того, кто выдает эту доверенность.

Доверенность от имени юридического лица может быть удостоверена:

• нотариально ;
• подписью руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это законом или учредительными документами.

При решении вопроса, как удостоверить доверенность – самостоятельно в организации или нотариально, нужно иметь в виду следующее.

Есть только несколько случаев, когда доверенность со стороны организации должна быть заверена нотариально:

• доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
• доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав и сделок (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
• доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
• доверенность, выдаваемая в порядке передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ );
• безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ ).

В таких случаях доверенность, выданная без участия нотариуса, не подойдет.

В остальных случаях доверенность может быть удостоверена как нотариально, так и организацией самостоятельно. При этом по своей юридической силе доверенность, удостоверенная нотариально, и доверенность, удостоверенная руководителем организации (иным уполномоченным сотрудником организации), не различаются. Само по себе нотариальное удостоверение доверенности является более затратным способом. Дело в том, что нотариальное удостоверение доверенности требует как финансовых затрат, так и личного присутствия лица, которое будет подписывать доверенность от имени организации. С другой стороны, традиционно доверенности, удостоверенной нотариально, придается большее значение, и оспаривать действительность такой доверенности несколько сложнее ввиду особых формализованных правил ее выдачи нотариусом.

Такие же правила действуют в отношении доверенностей, выдаваемых гражданами, с тем лишь исключением, что доверенность от имени гражданина другому лицу (за исключением безотзывных доверенностей) вместо нотариуса может быть удостоверена лицами, указанными в пункте 2 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ. Такие доверенности приравниваются к доверенностям, удостоверенным нотариально. *

Нужно ли удостоверять у нотариуса доверенность на право заключить договор на передачу в аренду недвижимого имущества на срок 1 год или более

Доверенность на распоряжение правами, которые зарегистрированы в государственных реестрах, включая ЕГРП, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных в законе. Такие правила установлены впункте 1 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Поскольку договор аренды недвижимого имущества, заключаемый на срок 1 год или более, подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ ) с внесением в ЕГРП соответствующей записи об обременении недвижимого имущества, то и доверенность на право заключения такого договора должна быть удостоверена нотариально.

Что нужно знать о передоверии

Особые правила применяются в тех случаях, когда доверенность выдается в порядке передоверия. Эти правила состоят в следующем.

1. Представитель сможет передоверить свои полномочия другому лицу лишь в одном из двух строго определенных случаев, а именно:

• когда право на передоверие предусмотрено в самой доверенности;
• когда возникли непредвиденные обстоятельства, при которых передоверие необходимо для охраны интересов выдавшего доверенность лица, а в доверенности нет прямого запрета на передоверие своих полномочий третьему лицу.

Такие правила предусмотрены в пункте 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ.

Последующее передоверие (передача полномочий лицом, получившим эти полномочия в результате передоверия, другому лицу) не допускается, если только иное не предусмотрено в самой доверенности или не установлено в законе (п. 7 ст. 187 ГК РФ ).

Как определить полномочия представителя

Оформить полномочия представителя можно следующими способами.

1. Выдать представителю общую доверенность. в которой будет прописан крайне широкий и неопределенный круг полномочий представителя.

Например, можно указать в доверенности, что представитель имеет право представлять интересы представляемого лица во всех государственных органах и иных организациях с правом подписи, подачи и получения необходимых документов.

Преимущество такого способа оформления полномочий представителя в том, что доверителю не нужно будет каждый раз выдавать представителю доверенность на совершение тех или иных юридических действий: для этого представителю будет достаточно одной общей доверенности. Например, представитель по ней сможет представлять интересы доверителя как в налоговых органах, так и при заключении гражданско-правовых сделок и последующей регистрации прав в регистрирующих органах. Как правило, общую (генеральную) доверенность выдают заместителям руководителя организации, руководителям различных подразделений и т. п.

Недостаток такого способа оформления полномочий в том, что доверитель не может быть уверен в том, какие именно действия для защиты его интересов предпримет представитель. Кроме того, всегда может быть вероятность злоупотребления предоставленными полномочиями со стороны представителя. Поэтому при выдаче доверенности с общими полномочиями нужно проявлять особую осторожность. *

2. Выдать представителю доверенность с ограниченными полномочиями.

При этом полномочия представителя можно ограничить следующими способами:

• ограничить возможность представителя совершать те или иные действия лишь в определенной организации (например, в определенной инспекции налогового органа ) либо в нескольких организациях;
• исключить возможность представителя совершать те или иные действия (например, указать в тексте доверенности, что представитель не имеет права совершать сделки от имени представляемого);
• ограничить возможность представителя по заключению сделок определенной суммой (например, указать, что представитель имеет право заключать сделки не более чем на 1 млн руб.);
• указать в доверенности возможность совершения представителем лишь строго определенных действий от имени доверителя (например, указать в доверенности, что представитель имеет право лишь получить выписку из ЕГРЮЛ в отношении представляемого).*

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 7, июль 2015

Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Лето в самом разгаре. Наверняка вы уже мечтаете об отпуске или даже запланировали его. Но работа бухгалтерии перерывов не терпит. А без главбуха директор и подчиненные просто как без рук. А ведь так хочется полноценно отдохнуть, не отрываясь на звонки из офиса. Главный бухгалтерАО «Эллада» Инна Сафонова поделилась рекомендациями, как подготовиться к отпуску, чтобы ваше двухнедельное отсутствие прошло для компании безболезненно.

Если вы собираетесь в отпуск, то первое, с чего стоит начать подготовку, – решите, кому вы передадите дела. Если у вас есть заместитель, то он и будет исполнять функции главного бухгалтера во время вашего отсутствия. На заместителя отдельный приказ составлять не надо и оплачивать дополнительный труд тоже.

Допустим, у вас заместителя нет. Тогда исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, им может стать сотрудник бухгалтерии или руководитель компании.

Поручить сотруднику дополнительную работу можно только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ ). Поэтому компания должна отправить работнику предложение о совмещении, на котором он сделает отметку о своем согласии. Форма документа – произвольная.

После этого оформите допсоглашение к трудовому договору, а на основании его выпустите приказ о совмещении. В документе укажите круг обязанностей совместителя, размер доплаты и срок, в течение которого сотрудник будет исполнять функции главбуха.

Передайте право подписи

На время вашего отсутствия право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи.

Если вам принадлежит право подписи платежек, то банк документ без вашей визы не примет. Чтобы компания могла без препятствий проводить платежи, пока вы отсутствуете, оформите временную карточку с образцами подписей.

Составьте памятку для коллег

Итак, о передаче полномочий вы позаботились. Теперь можно составить памятку для коллег или подчиненных. Она позволит сохранить спокойствие вам в отпуске, а коллегам – на рабочем месте. Конечно, содержание этой памятки для каждой компании будет индивидуальным. Но есть и ряд общих пунктов. Например, если отчитываетесь по электронке, попросите сотрудников раз в один-два дня проверять программу спецоператора. Ведь если инспекторы отправят по ТКС требование, а компания в течение шести дней не подтвердит его получение, налоговики заблокируют счет. Расчеты с подотчетными – ваша функция? Если да, то рекомендую составить список коллег, которые не отчитались в срок по полученным средствам. Ведь если заместитель выдаст деньги должнику, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не возникло проблем с инспекторами и контрагентами, напишите заместителю, кто и в какие сроки ждет платежей от компании, и передайте контакты кураторов в ИФНС и фондах.

Если инспекторы запросят документы, срок можно продлить

Лидия Золотарева, главный бухгалтер АО «ЛортэкАРТ»:

— Пока вы находитесь в отпуске, инспекторы могут прислать требование с просьбой представить документы. На подготовку бумаг у компании есть только пять или десять рабочих дней. Можно попросить инспекторов перенести срок. Для этого руководитель должен составить ходатайство. В нем нужно написать, что компания просит продлить срок, так как главный бухгалтер в отпуске. А чтобы у инспекторов не возникло в этом сомнений, к просьбе можно приложить копию приказа на отпуск. В ходатайстве должны быть конкретные даты, в которые вы представите документы. Без этого инспекторы в продлении срока могут отказать.

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

Ольга Остапенко, заместитель главного бухгалтераООО «Золотое сечение»:

— Если вы совмещаете обязанности главного бухгалтера и кассира, то перед тем, как уйти в отпуск, не забудьте передать другому сотруднику и эти функции. Порядок действий такой. Сначала руководитель подпишет приказ о совмещении должностей. Затем с замещающим вас кассиром компания заключит договор о полной материальной ответственности. Без этого при недостаче ущерб с виновника взыскать не получится. А в тот день, когда передадите дела новому кассиру, обязательно проведите инвентаризацию налички. Ревизию нужно будет провести и в тот день, когда вы вернетесь к своим функциям.

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 13-14, июль 2015

Каникулы главбуха: что важно сделать ДО, чтобы не запутаться в учете и налогах ПОСЛЕ

Марина Сунцова, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»?

Кому передать печати организации

Как проинструктировать бухгалтеров в отсутствие главбуха

Что делать, если пришли налоговики с проверкой

Н есложные действия, предпринятые главным бухгалтером до отпуска, помогут избежать проблем с документооборотом, бухгалтерским учетом и налогообложением после отдыха (см. схему ниже).

СХЕМА. ДЕЙСТВИЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ПЕРЕД ОТПУСКОМ

Передача обязанностей главбуха другому лицу обеспечит работу компании в штатном режиме

Для бесперебойной работы организации полномочия главбуха целесообразно передать другому лицу. Если дела принимает заместитель главбуха, проблем возникнуть не должно. В этом случае его обязанности закреплены в должностной инструкции и трудовом договоре. Сложности возникают, когда для временного исполнения обязанностей главного бухгалтера привлекается простой бухгалтер.

Нужно составить допсоглашение к трудовому договору о переводе сотрудника временно на должность главбуха. И издать приказ о временном совмещении должностей. В любом случае сотрудника под роспись нужно ознакомить с его новыми должностными обязанностями, сроком выполнения работы и размером вознаграждения (ст. 60.2 и 151 ТК РФ).

Если главный бухгалтер является уполномоченным представителем организации, то сотрудника, временно исполняющего его обязанности, также целесообразно уполномочить представлять интересы компании. Для этого руководитель на фирменном бланке организации оформляет доверенность (ст. 185 ГК РФ и ст. 29 НК РФ). В доверенности указывают:

—дату составления доверенности (п. 1 ст. 186 ГК РФ );
—данные уполномоченного представителя — ФИО и паспортные данные временного главбуха;
—перечень полномочий;
—срок, на который выдается доверенность. При его отсутствии доверенность будет действительна год с даты ее оформления (п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Кроме того, главбух может сам передоверить свои полномочия. Если он уполномочен на то доверенностью от руководителя (ст. 187 ГК РФ ).

Временного главбуха наделяют правом подписывать документы

Должность сотрудника, ответственного за совершение сделки и оформившего ее, наряду с его подписью, является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ). Перечень лиц, подписывающих «первичку», устанавливает руководитель организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»). Поэтому на время отпуска главбуха в список лиц, которые вправе подписывать первичные документы, целесообразно включить сотрудника, временно исполняющего обязанности главбуха. Можно сделать это отдельным приказом или выдать соответствующую доверенность.

Счета-фактуры за главного бухгалтера также подписывает его уполномоченное лицо. Отсутствие такой подписи может помешать контрагенту принять к вычету НДС (письмо Минфина России от 29.11.04 № 03-04-11/212 и постановление ФАС Поволжского округа от 19.05.11 № А65-20359/2010 ).

И. о. главбуха нужно под роспись ознакомить с временными обязанностями

Если компания использует электронный документооборот (ст. 5 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ), получать квалифицированные электронные подписи временных главбухов не обязательно. Носитель ЭЦП главбух перед отпуском может передать своему заму или временно исполняющему обязанности. Такую передачу необходимо оформить актом, в котором указать, чья подпись передается и на какой срок.

Памятка сотрудникам поможет избежать проблем с контрагентами и контролерами

Помимо официальной должностной инструкции с перечнем обязанностей, исполняющему обязанности главбуха лучше составить памятку: что и в какой срок ему необходимо сделать во время отпуска главбуха. Особенно если на период такого отпуска приходится оформление важной сделки с контрагентом или представление отчетности в налоговую и фонды.

Кроме того, важно напомнить всем сотрудникам компании основные даты и сроки. К примеру, срок представления документов по требованию налоговиков, момент составления авансового отчета, даты осуществления обязательных платежей (арендная плата, «коммуналка», услуги связи). В этом случае главбух не будет переживать, что в его отсутствие налоговики заблокируют компании счет и офис останется без освещения.

Главбуху безопаснее оставить заму «рыбы» договоров и образцы бланков для переписки с инспекцией

Помимо реестра платежей, главбух может оставить своему заму «рыбы» хозяйственных договоров и образцы бланков документов для переписки с налоговой. В частности, образец формы ходатайства о продлении срока представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ ). Ведь в отсутствие главного бухгалтера может быть проблематично подготовить копии всех запрошенных бумаг.

Нелишним будет передать и. о. главбуха и контакты (имена, телефоны, адреса, e-mail) текущих партнеров компании, банковских специалистов и даже налоговых инспекторов.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.