Категория: Бланки/Образцы
Если это первый ваш договор с клиентом, проще всего присвоить ему порядковый номер 1. Но при этом надо учитывать, что таких клиентов у вас может быть много. И если все нумеровать одинаково, недолго и запутаться.
Помогут дополнительные идентификаторы: аббревиатура на основе наименования партнера, текущего проекта, которому посвящен договор и подобное.Одна или несколько букв обычно следуют за порядковым номером договора после дефиса (-). Например, первый по счету договор с фирмой «Рога и копыта»: № 1-РК.
При постоянном сотрудничестве самая удобная форма скрепления отношений - один договор с автоматическим продлением действия каждый год, где оговариваются оказываемые услуги, порядок их предоставления, цена и прочие существенные условия взаимодействия. В этом случае все изменения в договоре или описания отдельных крупных проектов целесообразно оформлять дополнительными соглашениями, отсылающими в нужных местах к тем или иным пунктам договора. Не будет лишним учесть этот вариант при заключении договора и прописать в его тексте такую возможность.При нумерации соглашений можно использовать те же дополнительные идентификаторы, что и в договоре, но можно обойтись порядковыми номерами.
При долгосрочном сотрудничестве можно добавлять к нумерации соглашения год, в котором оно было заключено. Например, 1-2010 и далее, а по наступлении следующего года уже начинать с 1-2011, затем 1-2012 и далее.
Те же принципы можно использовать при нумерации приложений к договору при их наличии, акты, счета и другие возможные документы.
В тексте всех документов, где упоминается договор (счета, акты оказания услуг или приема-передачи работ или товара, дополнительные соглашения, приложения, исковые заявления при надобности и т.д.) должен упоминаться не только номер договора со всеми идентификаторами, но и дата его заключения. Например: «договор № 1-РК от 01.01.2011»).
Единожды выработанные принципы нумерации договоров помогут избежать путаницы на всем протяжении сотрудничества с постоянными клиентами.
Что делать, если вы разбили товар в магазине
Форс-мажорная ситуация, когда вы в магазине случайно разбили неоплаченный товар, может случиться с каждым. А.
По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:
Один из вариантов нумерации документов:
Возможна ручная нумерация документов, при этом способе сохранение необходимой последовательности лежит на пользователе.
Дублирующие (одинаковые) номераРазрешить или запретить задвоенные номера документов можно в общих Настройках базы .
Нумерация для нескольких Организаций (продавцов) в одной базеДля каждого продавца можно использовать свой индивидуальный формат автонумерации. По каждому продавцу ведется раздельная нумерация.
Минимальная длина номераЧтобы указать минимальную длину порядкового номер за день или за год, перейдите в общие Настройки базы .
Нумерация с произвольного номераЧтобы начать нумерацию документов с нужного вам номера, достаточно в первом документе изменить номер вручную. Все последующие документы будут нумероваться от него.
Формат нумерацииУстановить собственный формат нумерации можно по умолчанию в карточке организации .
По просьбе нашего читателя мы разобрались с проблемой нумерации договоров, когда к первоначальному номеру, присвоенному одной организацией, вторая добавляет свой номер через косую черту. Какие негативные последствия могут наступить в случае учета договора в разных организациях под разными номерами?Как упорядочить собственные действия и действия партнеров по нумерации договоров?
Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу решить ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.
На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях. Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту. Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».
Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.
Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ). В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.
Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.
Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.
На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.
Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7):
Налоговый орган отказал в предоставлении вычетов по НДС, так как в представленных налогоплательщиком договорах и платежных поручениях имелись расхождения между датами заключения договоров и номерами договоров. Позже данное решение налогового органа было признано судом незаконным, так как было установлено следующее:
Ну что же, в этом конкретном случае повезло компании, и только потому, что с данным налогоплательщиком не было заключено других договоров, а если бы они были заключены (и тоже без присвоения номера), то решение арбитражного суда могло быть совершенно другим и не в пользу данной компании. Этот пример особо поучителен. Он показывает важность правильного присвоения номера договору.Законодательство, как уже отмечалось, не содержит специальных требований на этот счет, но практика говорит о другом.
Автору вопроса следует обратить особое внимание на Пример 2. Представители контрагента, вернувшие Вам договор, могут быть правы при определенных обстоятельствах. И то, что они обратили внимание на неправильное проставление номера договора, говорит об определенном уровне организации договорной работы на их предприятии. А поскольку я и сама сталкивалась с такими проблемами, то знаю, насколько это важно для организации. Дам пояснения своей позиции.
Договор – это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы. Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.
Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.
Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета. Если такой документ не имеет номера, то придется написать «по договору № б/н от 12.01.2009 г.» или «по счету № б/н от 12.01.2009 г.».
После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга), и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору. Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг), в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора.
Как видите, номер договора указывается сразу в нескольких документах обеими организациями и быть разным он просто не может. Ведь если одна организация присвоит ему номер и начнет оформление своих документов, а другая организация без согласования с первой допишет через косую черту или иныи образом свою часть номера договора и в подготавливаемых для подписания документах будет использовать уже «удлиненный» номер договора, то закончится это тем, что в комплекте первичных документов, относящихся к оплате и исполнению данного договора, будут фигурировать разные номера договоров. Тогда позже придется приводить все к единообразию, т.е. вносить исправления в ранее оформленные документы, а те, что нельзя исправлять – оформлять заново. Может потребоваться направление письма в банк об уточнении (корректировке) назначения уже проведенного платежа.
Проблема с присвоением номера договора особенно актуальна в последнее время в связи с внедрением систем электронного документооборота, автоматизации договорной деятельности в рамках IRP-систем (систем управления ресурсами предприятия), CRM-систем (систем взаимоотношений с клиентами). Об этом свидетельствуют и вопросы слушателей, которые задаются на семинарах. Многие организации нашли ей решение, но обо всем по порядку.
Для начала давайте разберемся, откуда появилась такая тяга к добавлению своего номера договора через косую черту. Дело в том, что регистрация договоров помогает упорядочить работу с ними:
Каждая сторона по договору, как правило, должна после подписания присвоить ему номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Номер договора обычно состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным. И тогда он может выглядеть, к примеру, таким образом: № 123-ОПРС08-ЛС-234/1238-К-002-БСК. И здесь очень важно предупредить своего партнера о том, что вы «удлинили» номер договора, чтобы во всех подготавливаемых документах он фигурировал под одинаковым номером!
Но реализовать это не всегда представляется возможным. Так, некоторые компании, которые имеют договоры не только с тысячами, но и с миллионами контрагентов, стараются исключить возможность проставления номера контрагента на договоре, так как они просто не имеют физической возможности отследить, какой же номер присвоил контрагент. Они производят учет договора и всех последующих документов к нему по тому номеру, который зарегистрирован в их информационной системе. Это особенно актуально для государственных предприятий, которые тоже очень ревностно относятся к номеру договора.
Рассмотрим несколько вариантов решения проблемы присвоения контрагентами двустороннего номера договору:
Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном документе вашей организации.Только так можно избежать путаницы.
Поделитесь страницей в социальных сетях:
Номера трудовым договорам лучше присваивать. Как разъяснил «Главбуху» Игорь Дудоладов. начальник отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда федеральной службы по труду и занятости, с одной стороны, номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 Трудового кодекса РФ. Но с другой — некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию контрактов. Например, номер трудового договора нужно указывать в приказе о приеме на работу формы № Т-1.
Порядок нумерации законодательно не урегулирован. Поэтому компания вправе разработать его самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте, присваивается номер 16/03, где 16 — порядковый номер договора, 03 — месяц заключения контракта.
Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 11.0.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
Нет предписаний о том, как нумеруются договоры (написала и призадумалась о том, что не читала УСОРД по этому поводу), но у нас договоры и прочие наши документы (письма,(но приказы по кадрам с литерой "к"), тамож. декларации) нумеруются так, как это удобно нам (либо нашим контрагентам по договорам). Трудовые договоры нумеруем порядковым номерами (не очень мы многочисленная организация), а договоры по основной деятельности - в основе номера лежит дата документа - например, договор № 1-04/01.2008 от 04.01.2008 и, если этим же днем заключим еще один договор, то его номер будет 2-04/01.2008 от 04.01.2008.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
С этого года мы решили в своей организации ввести такую систему нумерации приказов: по каждоиу виду (теме) приказа присваивается, помимо нумерации, литерный признак, который указывает на причастность их к штатам, кадрам, финансам и т.д. Т.е. издавая приказ по штатному расписанию, присваиваем номер,например, 1-Ш, а, если в этот же день шли приказы по кадрам, то им присваивается номер 1-К и т.д. Это позволит упорядочить ведение учета документации и даст некоторые послабления в их ведении. Например, долгое время по какому нибудь вопросу нет ясности, а когда вопрос решился и текст приказа уже сформировался, время на его регистрацию упущено. Однако, предложенная мной система регистрации, позволяет восполнить возникший пробел и присвоить приказу необходимый номер с датой, обеспечивающей соблюдение правовой стороны вопроса.
Какие нибудь соображения на этот счет есть к Вас, уважаемые коллеги?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
ВСЕ БУДЕТ ХОРОШО! ПРИЧЕМ - ОЧЕНЬ СКОРО! В ТОМ ЧИСЛЕ И С НАМИ!
#4[2118] 5 января 2008, 22:30
У приказов валовая нумерация. К приказам по личному составу добавляются буквы (к-срок хранения 75 лет, л-срок хранения 3 года). Письма должны иметь сложный номер:01-10/25 (где 01-10-индекс по номенклатуре дел, 25-порядковый номер). А вот про договоры хотелось уточнить.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
