Виды служебных документов: Документы учреждений, организаций и предприятий приня7 то различать

Документы учреждений, организаций и предприятий приня7 то различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.
Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются организационно-распорядительные, финансоворасчетные, справочно-информационные.
По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Например, протокол производственного собрания и протокол разногласий по договору поставки имеют совершенно различное назначение и относятся к различным системам документации. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке. />По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. Совокупность внутренних документов обеспечивает потребности учреждения в документировании его деятельности. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленными данным учреждением.
К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреждения через взаимоотношения с другими организациями. Однако следует отметить, что этот признак классификации применим лишь при рассмотрении комплекса документов конкретного учреждения.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.
Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются. В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними как в делопроизводстве, так и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью.
Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности. Организационно-распорядительная документация
Она подразделяется на пять основных групп: Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.). Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.). Предложения, заявления и жалобы граждан.
Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов,
наиболее часто встречающихся.
Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.
Приказы, касающиеся основной деятельности. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в Целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях приказ может касаться
широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы представляют один из важнейших видов организационно-распорядительной документации. В них отражается основная исполнительно-распорядительная деятельность учреждения, предприятия. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов, постановлений или распоряжений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов и по основным вопросам внутренней жизни предприятия, учреждения, организации.
Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Эта часть может состоять из пересказа акта вышестоящего органа, во исполнение которого данный приказ издается. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указываются исполнитель — структурное подразделение или должностное лицо (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения.

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа.
Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.
Инструкции Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников.
Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Однако протокольная документация также может отражать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общественного порядка и др.).

Проведению заседаний, совещаний и собраний должна предшествовать большая подготовительная работа, которая заключается в составлении и согласовании ряда документов: повестки дня, списка участников совещаний и приглашенных [52, 209].
Во время заседания секретарь или специально назначенное лицо ведет протокол.
В формуляр протокола входят: наименование учреждения или подведомственность; название вида документа (протокол); дата заседания; гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, заседания; указание фамилий председателя и секретаря; состав присутствующих; повестка дня; текст по форме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.
Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия. Финансово-расчетная документация
Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии. Справочно-информационная документация
Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.

На служебные письма приходится до 80% общего объема документации учреждений. Они составляются по самым различным вопросам деятельности.
Логическими элементами делового письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы или заключение.
Письма, направленные вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д.
Письма, направляемые подведомственными предприятиями и учреждениями вышестоящим организациям, чаще всего содержат отчеты, запросы, ответы, пояснительные записки, предложения.
Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, заключения и т.д.
Телеграммы В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.
Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.
Формуляр этого документа содержит: наименование учреждения и его подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись.
Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой, вводной части излагаются факты и проводится их анализ, во второй — делаются выводы и предложения.

Анализ бланков служебных документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».16

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

06 - наименование организации; 12 - место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Курсовая работа: Оформление служебных документов

Название: Оформление служебных документов
Раздел: Рефераты по информатике, программированию
Тип: курсовая работа Добавлен 15:29:51 10 декабря 2010 Похожие работы
Просмотров: 10502 Комментариев: 2 Оценило: 2 человек Средний балл: 4.5 Оценка: неизвестно Скачать

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определенные. Деловой язык – это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы («коим образам», «прошу не отказать», «при этом направляем», «дана настоящая» и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п. которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем… языка, – говорит известный филолог А.Н. Ефимов, – принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное». [2]

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический – стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

«Стиль законодательно-распорядительных документов, – отмечал академик Л.В. Щерба, – «язык законов» – требует, прежде всего, точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза». [5]

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов («Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписью и приложением печати удостоверяется»). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не «я прошу») а «институт просит», «Министерство не возражает»). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

На сегодняшний день тема моего исследования актуальна, т. к. стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8–10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. «приветствие в адрес», «упреки в адрес» ', «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т.д.).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: «начать борьбу за…», «увязать вопрос», «заострить внимание», «нацелить внимание», «поставить во главу угла», «в центре внимания», «мы имеем на сегодняшний день», «трудно переоценить значение» и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика – обязательно резкая, поддержка – всегда горячая и т.п.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3.Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4.Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',

5.Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Телефонограмма(ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

· Определитесь с целью письма.

· Укажите характер вашего письма.

· Краткость – залог получения ответа.

· Какого именно действия вы добиваетесь?

· Старайтесь выразить суть письма в тексте.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38–90.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Классификация официальной переписки

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Как составить справку?

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

Реквизиты справки следующие:

· место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),

· название и координаты организации, выдавшей справку,

· штамп организации, выдавшей справку,

· наименование вида документа,

Пояснительная записка – одна из составляющих бухгалтерской отчетности В пояснительной записке должна быть приведена информация о данных, требование о раскрытии которых определено в п27 ПБУ 4/99, а также других Положениях по бухгалтерскому учету (об изменениях учетной политики организации, о материально – производственных запасах, основных средствах, о доходах и расходах организации, о событиях после отчетной даты и условных фактах хозяйственной жизни, об информации по аффинированным лицам, об информации по операционным и географическим сегментам и пр.) и не нашедших отражения в формах бухгалтерской отчетности Информацию о соответствующих данных рекомендуется включать в пояснительную записку в виде отдельных разделов В пояснительной записке подлежат раскрытию данные статей, по которым в бухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках отражаются прочие активы, прочие кредиторы, дебиторы, иные обязательства, отдельные виды прибылей и убытков в случае их существенности. В пояснительной записке следует привести краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, оставшейся в распоряжении организации, те соответствующую информацию, полезную для получения более полной и объективной картины о финансовом положении организации, финансовых результатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в ее финансовом положении При изложении основных показателей деятельности может быть приведена характеристика основных средств (доля активной части основных средств, коэффициенты износа, обновления, выбытия и пр), нематериальных активов, финансовых вложений, научно – технического уровня продукции и пр При этом информация может быть дополнена необходимыми аналитическими таблицами, расшифровками Рекомендуется определять тенденции основных показателей деятельности, а также качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины В случае необходимости в пояснительной записке следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей (рентабельность, доля собственных оборотных средств и пр) При оценке финансового состояния на краткосрочную перспективу могут приводиться показатели оценки удовлетворительности структуры баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами и способности восстановления (утраты) платежеспособности) При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации, убытки, просроченные дебиторскую и кредиторскую задолженности, не погашенные в срок кредиты и займы, полноту перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченные (подлежащие уплате) штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом Также следует обратить внимание на оценку положения организации на рынке ценных бумаг и причины имевших место негативных явлений При оценке финансового положения на долгосрочную перспективу приводится характеристика структуры источников средств, степень зависимости организации от внешних инвесторов и кредиторов и пр Дается характеристика динамики инвестиций за предыдущие годы и на перспективу с определением эффективности этих инвестиций Кроме того, может быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и др; степень выполнения плановых показателей, обеспечения заданных темпов их роста (снижения); уровень эффективности использования ресурсов организации Целесообразно включение в пояснительную записку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателей работы организации за ряд лет, описаний будущих капиталовложений, осуществляемых экономических мероприятий, природоохранных мероприятий и другой информации, интересующей возможных пользователей бухгалтерской отчетности Акционерные общества в пояснительной записке приводят фамилии и должности членов совета директоров (наблюдательного совета), членов исполнительного органа, общую сумму выплаченного им вознаграждения При этом описываются все виды выплаченного вознаграждения (оплата труда, премии, комиссионные) и иные имущественные предоставления (льготы и привилегии).

Пояснительная записка – такая же самостоятельная часть бухгалтерской отчетности, как и остальные ее формы. Содержание пояснительной записки составляют в первую очередь обаятельные сведения, раскрытие которых предусмотрено Положением по ведению бухгалтерского учета, Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ). Кроме того, в нее может быть включена № формация, уточняющая, дополняющая сведения, представлений в других формах бухгалтерской отчетности. Так, в пояснительной записке должны быть приведены:

· показатели, которые не нашли отражения в формах годовой и бухгалтерской отчетности (например, сведения об объемах продажи продукции, работ, услуг по видам деятельности и географически рынкам сбыта);

· расшифровки прочих активов и пассивов, кредиторов идем торов, иных обязательств, отдельных видов прибылей и убытков в случае их существенности в общей сумме итогов форм № и №2 (напомним, что существенной является сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных составляете менее 5%);

· основные показатели деятельности организации и факторы, повлиявшие в отчетном году на хозяйственные и финансовые результаты работы организации, а также решения по итогам рассмотрев годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли, оставшейся в распоряжении организации;

· данные о доходах, расходах и обязательствах, выявленных после даты составления годовой отчетности до ее представления и существенно влияющих на оценку имущественного и финансового положения организации;

· показатели состояния основных средств (доля их активной части, коэффициенты износа, обновления, выбытия и т.п.), финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности, нематериальных активов;

· порядок расчета аналитических финансовых показателей: рентабельности продукции, ликвидности, платежеспособности организации и т.п.;

· оценка деловой активности организации;

· элементы учетной политики, отличные от предыдущего года.

В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

· В пояснительной записке организация объявляет вменения в своей учетной политике на следующий отчетный год, раскрывает те из них, которые существенно влияют на оценку принятие решений пользователей бухгалтерской отчетности в отчетном году;

· данные о причитающихся налоговых платежах в бюджет, исчисленных по двум методам (для организаций, применяющих при налогообложении метод определения выручки от продажи продукции по мере ее оплаты): на основе представленных налоговых расчетов и на основе сведений о продаже и финансовых результатах, отраженных (бухгалтерском учете исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Данные о налоговых платежах должны быть приведены в разрезе существенных видов налогов залог на прибыль, НДС, налог на пользователей автомобильных дорог и др.) с отражением сумм отклонений. При этом информация приводится только по тем налогам, облагаемый оборот по которым меняется с использованием показателя выручки от продажи продукции (работ, услуг);

· сведения о наличии, местонахождении, наименовании дочерних зависимых) обществ и видах их деятельности;

· основные проводимые организацией мероприятия в области охраны окружающей среды, влияние этих мероприятий на уровень капиталовложений организации и прибыли в отчетном году, а также их финансовые последствия для будущих периодов.

В пояснительной записке отражаются те условные факты, которые являются существенными и имеют место на дату подписания годового отчета.

Пояснительная записка должна выполнять следующие основные задачи:

· раскрыть существенную информацию, содержащуюся в статьях бухгалтерской отчетности;

· обеспечить информационную разгрузку форм бухгалтерской отчетности

В пояснительной записке подлежат раскрытию существенные способы ведения бухгалтерского учета. Пояснительную записку можно разделить на три основные части:

· общие сведения об организации;

· расшифровка важнейших статей форм бухгалтерской отчетности;

· аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.

При изменении учетной политики в новом году в пояснительной записке должна содержаться оценка в денежном выражении последствий изменения учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации. Организация должна представлять информацию с учетом требования представления числовых показателей минимум за два года.

Каждая организация самостоятельно определяет объем информации, приводимой в пояснительной записке, и форму подачи материала – в виде текста, таблиц, схем, диаграмм, и т.п. а действующие нормативные акты излагают лишь общие требования к ее содержанию. Кроме того, организация вправе самостоятельно определять периодичность представления пояснительной записки в составе бухгалтерской отчетности.

Пояснительную записку могут не составлять:

· субъекты малого предпринимательства, применяющие в соответствии с законодательством Российской Федерации упрощение систему налогообложения, учета и отчетности и не обязанные (обязанные) проводить независимую аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации;

· общественные организации (объединения), не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг).

Процесс составления пояснительной записки можно условно разделить на три основных этапа:

1) анализ требований к содержанию записки, установленный действующими нормативными актами;

2) выбор необходимых разделов (информационных блоков) записки; сбор, обработка и редактирование информации для включения в соответствующие разделы; выбор формы подачи информации, подготовка графического материала;

3) составление и подписание окончательного варианта записки; утверждение ее в составе годовой отчетности высшим органом управления организацией.

Кроме пояснительной записки и вспомогательных форм отчетности в состав пояснений также должны быть включены расшифровки и комментарии по отдельным формам бухгалтерской отчетности. В настоящее время организациям предоставлено право самостоятельно выбирать способ формирования пояснений: они могут включаться как непосредственно в формы отчетности, так и в виде отдельных расшифровок и пояснений.

Варианты раскрытия информации в бухгалтерской отчетности:

· Информация, включаемая в формы отчетности, представляется в детализированном виде. При этом организация должна раскрывать детализированную информацию по существенным статьям отчетности в пояснительной записке;

· организация использует формы отчетности, разработанные самостоятельно на основе предложенных отчетных таблиц. Допускается раскрытие близких по экономическому содержанию статей в объединенном виде, например статей краткосрочной дебиторской задолженности (строки 231–235 баланса) в рамках группы статей «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» (строка 230). При этом пояснения оформляются в следующем виде: составляются комментарии к отдельным статьям отчетности. Таблицы, входящие в приложение к бухгалтерскому балансу, могут быть представлены в виде отдельных отчетных форм (расшифровок статей бухгалтерского баланса). Комментарии по отдельным статьям основных форм (бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках), а также по вспомогательным формам отчетности включаются в отдельно формируемый раздел пояснений «Расшифровка показателей бухгалтерской отчетности».

Все коммерческие организации (за исключением кредитных) обязаны представлять в пояснительной записке информацию для обеспечения сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы. Акционерные общества (кроме кредитных организаций) заполняют в пояснительной записке подраздел «Доход на акцию». Пояснительная записка входит и в состав годового консолидированного (сводного) бухгалтерского отчета. Акционерные общества (кроме кредитных организаций) в случае наличия дочерних (зависимых) обществ при составлении сводной бухгалтерской отчетности обязаны в пояснительной записке предоставлять информацию об аффилированных лицах.

Организации (кроме кредитных), имеющие дочерние (зависимые) общества, обязаны представлять в пояснительной записке данные о важнейших отчетных показателях по видам деятельности и географическим рынкам сбыта. Под прекращением деятельности следует понимать реорганизацию предприятия, в результате которой появляется одна или несколько новых организаций; прекращение какого-либо вида деятельности или полное прекращение деятельности организации (например в случае ее продажи).

Если руководителем утверждена специальная программа прекращения деятельности организации, то в бухгалтерском учете отражаются операции по созданию специального резерва на потери от прекращения деятельности, списанию расходов, связанных с прекращением деятельности, за счет средств резерва и другие операции, связанные с прекращением деятельности (например, операции по имущества).

Информация о прекращаемой деятельности обязательно расшифровывается в пояснительной записке.

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д. как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность – соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа «Не откажете в любезности…»; «Будьте так добры…» и т.д.

В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное «этикетное клише».

Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жесткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и четкости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом «церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: «Направляем к вам доработанный проект устава… Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утвержден. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов «Просим рассмотреть» добавить фразу «и в случае положительного решения…» либо исключить слово «рассмотреть», оставить просто: «Просим утвердить».

«Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10–15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочных интервала.

Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95, или 20.05.95, или 20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно – цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами.

ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В основе.
Уровень подписания служебныхписем. докладных записок. информационно-аналитических справок .
Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебнымизаписками для внутренней деловойпереписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не.

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: курсовая работа Просмотров: 10481 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 1 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Скачать

СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ Л.А. РУМЫНИНА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для.
В служебныхписьмах. справках. планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после текста служебногописьма от левого поля (нулевое.
служебноеписьмо. телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловуюпереписку ;

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: учебное пособие Просмотров: 55642 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 2 человек Средний балл: 4.5 Оценка: неизвестно Скачать

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения 1.1 Инструкция по делопроизводству в Министерстве.
. координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки. докладные и служебныезаписки. договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная ) переписка и др.
Исполнители служебныхписем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата.

Раздел: Рефераты по государству и праву
Тип: учебное пособие Просмотров: 922 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Скачать

Содержание ЛИТЕРАТУРНЫЙ ЯЗЫК-ОСНОВА КУЛЬТУРЫ РЕЧИ. 1 Речевая деятельность, ее значение для человека. 4 Положение русского языка в современном мире. 7.
Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебнаязаписка. сопроводительное письмо.
В книге известного американского специалиста в области деловогописьма Рона Теппера "250 писем и записок в помощь менеджеру" формулируется основной принцип составленияделовых.

Раздел: Топики по английскому языку
Тип: учебное пособие Просмотров: 18838 Комментариев: 1 Похожие работы
Оценило: 2 человек Средний балл: 4 Оценка: неизвестно Скачать

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА на тему: Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов Студента. Специальность "Документационное.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка. служебнаязаписка. объяснительная записка. предложение, представление, заявление, все разновидности.
Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебноеписьмо. телеграмма, телекс, телефонограмма. факсограмма (факс), электронное сообщение и др.

Раздел: Рефераты по менеджменту
Тип: дипломная работа Просмотров: 24878 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 5 человек Средний балл: 4.2 Оценка: неизвестно Скачать

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Факультет Автоматики и Электромеханики Кафедра "Информатика" Специальность 350800.
- справочно-информационные документы - письма. факсы, телеграммы, телефонограммы. докладные записки. справки. акты;
Служебнаязаписка - форма внутренней переписки .

Раздел: Рефераты по менеджменту
Тип: курсовая работа Просмотров: 8465 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Скачать

Анализ бухгалтерской отчетности ООО "Бозал"

Содержание Введение. 3 1 Аналитические возможности бухгалтерской (финансовой) отчетности. 7 1.1 Назначение, цели и задачи анализа бухгалтерской.
В российской бухгалтерской отчетности пояснения к ней представляются в двух видах документов: формализованных таблицах и пояснительнойзаписке .
14. Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год (письмо Департамента.

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: дипломная работа Просмотров: 13982 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 3 человек Средний балл: 4.7 Оценка: неизвестно Скачать

1. Выбор вида деловогописьма. Чем определяется выбор типа деловогописьма. Нужный Вам тип деловогописьма. прежде всего, определяется целью Вашего.
Следующая таблица представляет собой сводный перечень общеизвестных типов деловыхписем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов .
Если в письме содержится особо важная информация или специальная переписка. например "Секретно"/ "Конфиденциально", то всегда упоминайте об этом на конверте или ярлыке (адресные.

Раздел: Рефераты по экономике
Тип: дипломная работа Просмотров: 14727 Комментариев: 3 Похожие работы
Оценило: 3 человек Средний балл: 4.7 Оценка: неизвестно Скачать

Бухгалтерская финансовая отчетность

Введение В результате своей деятельности любое предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает те или иные решения. Практически.
Пояснительнаязаписка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и.
В настоящее время в связи с расширением международных деловых связей российских организаций и увеличением числа иностранных пользователей бухгалтерской отчетности возникает.

Раздел: Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту
Тип: курсовая работа Просмотров: 40200 Комментариев: 2 Похожие работы
Оценило: 1 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Скачать