Категория: Бланки/Образцы
Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”. Определение термина “выписка из документа” приводится лишь в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран*. “выписка из документа – рукописная или машинописная копия части (частей) письменного документа”. Из приведенных определений следует, что выписка из документа – это копия части (частей) документа и что к оформлению выписок из документов, в принципе, стоит применять те же правила, что и к оформлению копий документов**. Однако это не всегда так.
Оформление выписки из документаВ практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.
Выписка из документа – это способ извлечь из документа только ту информацию, которая важна для конкретного работника и к которой работнику разрешен доступ.
Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит “Отметка о заверении копии документа”. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов” (далее – Стандарт). Стандарт устанавливает следующее:
“При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.
Поскольку выписка из документа – разновидность копии документа, этот реквизит (отметка о заверении копии документа) мы можем использовать и при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения. Кроме части (частей) текста документа, которые переносятся в выписку, в выписке полностью воспроизводится заголовочная часть документа, но вместо наименования вида документа указывается: выписка из приказа, выписка из протокола, выписка из постановления и др. Под текстом выписки указывают должность (должности) лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.
Если оформляется выписка из протокола заседания, в выписку переносятся сведения о председателе (председательствующем), секретаре, лицах, присутствовавших на заседании, в повестке дня указывается только тот вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.
Для заверения выписки используется отметка о заверении копии, хотя в практике работы с документами нормативными актами организации может быть предусмотрено правило подписания выписки из документа (протокола, решения) тем должностным лицом, которым подписан документ.
Пример оформления выписки из протокола
Правовой анализ: ответственность за неверный диагноз
скачать / посмотреть >>
Ведомственными нормативными актами может быть установлен иной порядок оформления выписки из документа, и таких примеров немало.
В начале статьи приводилось определение понятия “архивная выписка”, иначе говоря, выписки из архивного документа. Порядок оформления этого документа установлен нормативными актами, регулирующими сферу архивного дела. В частности, “Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила). Они устанавливают (п. 5.9.2), что в архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Архивные выписки подписываются руководителем архива или уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (в муниципальных архивах, не являющихся юридическим лицом, – печатью органа местного самоуправления).
Из приведенного текста Правил следует, что в архивной выписке указывается полностью “название архивного документа, его номер и дата” (например: Выписка из приказа ООО “Авента” от 15.04.1991 № 56), архивные выписки подписываются руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (органа местного самоуправления).
Форма выписки из документа, утвержденная нормативным актомФорма выписки из документа может быть утверждена нормативным актом. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 № 280 “Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации” утверждена форма выписки из протокола заседания:
В данном случае выписка, так же как и сам протокол, подписывается председателем и секретарем, но печатью данная выписка не заверяется.
В настоящее время многими органами государственной власти формируются и ведутся автоматизированные базы данных, в т. ч. имеющие статус государственных баз данных, например:
Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Реестр федерального имущества, Реестр паевых инвестиционных фондов и многие другие.
Нормативными правовыми актами предусмотрена выдача заинтересованным юридическим и физическим лицам информации из данных реестров в виде выписок. Нормативными актами, как правило, предусматривается и форма выписки из реестра. Поскольку автоматизированные базы данных формируются на основании официальных документов, то и информация из этих баз данных выдается в виде выписок. Единых правил оформления данных выписок нет, поэтому в каждом конкретном случае нужно руководствоваться теми нормативными актами, которыми регламентирован порядок использования баз данных (реестров, регистров, кадастров). Например, постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 “О Едином государственном реестре юридических лиц” установлена форма выписки из реестра:
Похожая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 для выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. И в том и другом случае выписки подписываются должностным лицом и заверяются печатью.
Еще один пример: приказом Минюста России от 25.03.2009 № 84 “Об утверждении форм документов, необходимых для создания и осуществления деятельности на территории Российской Федерации филиалов и представительств международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций” установлена форма выписки из реестра и правила ее оформления, например (приводится в сокращении):
В приказе, в частности, отмечается, что выписка заполняется на официальном бланке Министерства юстиции РФ на русском языке. В качестве даты выдачи выписки указывается дата ее подписания. Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом министерства, при этом указывается полное наименование должности лица, его фамилия, инициалы. Выписка заверяется печатью.
Приведенные примеры показывают, что при оформлении выписок из документов применяются различные правила. В одних случаях выписки заверяются, как копии документов, в других они подписываются должностными лицами, в одних случаях выписки заверяются печатью, в других – нет. Из этого следует, что при оформлении выписки из документа нужно основываться на нормативных актах, и только в случаях, не регулируемых законодательством, можно пользоваться теми правилами оформления выписок, которые приняты для заверения копий документов.
* Словарь современной архивной терминологии социалистических стран: Главархив СССР, ВНИИДАД. – М. 1982.
** Согласно ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Советы Эксперта - Юрисконсульта
Для цитирования части протокола в делопроизводстве используется такая форма документа, которая позволяет представить заверенное решение по определенному вопросу. При этом избегая необходимости предъявлять полную версию протокола, поскольку, по сути, он является внутренним документом. Выписка из протокола дает возможность сохранить конфиденциальность по остальным рассматриваемым в ходе заседания вопросам. Унифицированной формы такого документа не существует. И все же его следует оформлять в соответствии с требованиями нормативных актов делопроизводства. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов .
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .
Шаг - 1
Начните оформление выписки с названия документы "Выписка из протокола заседания. ". Далее копируйте вводную часть протокола, содержащую полные реквизиты, указанные в оригинале. Здесь должна быть указана дата и место проведения заседания, количество присутствующих и т.д. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .
Шаг - 2
Из общей повестки дня основного документа процитируйте в выписке конкретный пункт, касающийся обсуждаемого вопроса. В данном случае обязательно укажите его порядковый номер согласно расположению в протоколе заседания. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .
Шаг - 3
Оформите основную часть выписки из протокола копированием фрагмента текста, в котором рассматривается нужная тема. Здесь используйте абзацы из раздела "Слушали", обсуждение вопроса и "Постановили". Укажите должности, фамилии и инициалы лиц, подписавших протокол. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .
Шаг - 4
Заверьте составленный документ. Для этого секретарю или другому, уполномоченному для таких действий, должностному лицу (отдел кадров и др.) нужно собственноручно написать "Верно", расписаться, расшифровать подпись (фамилия, инициалы), указать занимаемую должность и поставить дату. Для предоставления выписки в сторонние организации документ заверяется печатью предприятия и подписью руководителя.
Рекомендуем обратить внимание на следующие советы юрисконсульта
Обратите внимание на то, что выписка должна содержать точную копию фрагмента текста протокола по интересующему вас вопросу, без дополнений и разъяснений. Только в таком случае документ может быть заверен подписью "Верно" и иметь юридическую силу.
Дополнительная информация и полезные советы юриста-консультанта
За выпиской из протокола на предприятии нужно обращаться к секретарю, поскольку именно он оформляет и заверяет такие документы. В отсутствии такового можно просить предоставить выписку другие службы, ответственные за оформление, учет и хранение деловой документации на предприятии. В первую очередь это отдел кадров .
Надеемся ответ на вопрос - Как оформлять выписку из протокола - содержал полезные для Вас юридические сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.
Другие материалы по теме: Как оформлять выписку из протокола - выписка из протокола, оформить выписку из протокола, составить выписку из протокола
сформировывать у учащихся потребность в обучении и саморазвитии, развитие творческого потенциала, развитие нравственной культуры учащихся. 
Лоп, обусловила сроки написания отчётной документации на основании оперативного контроля. Оформление протокола и выписки из протокола - делопроизводство - каталог файлов - образовательный салон в помощь преподавателям доу материалы в помощь старшему воспитателю, методисту. Не успевают глинская екатерина по арифметике кокачева ксюша по арифметике шевелёва надежда по арифметике, русскому языку и литературе шумилов иван по арифметике, русскому языку и британскому языку.
Текст протокола включает вводную и основную части. Как оформить выписку из протокола для выборочного извещения. Она поможет вам верно и стремительно сделать протокол. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом либо группой работников. Они оформляются в протоколе с указанием фамлибои и текста вопроса, а также ответа на него. Заседания педагогического совета совещания начальников структурных.
Протокол заседания или собрания его содержание и образецУтверждение списка предметов, определенных выпускниками 11 класса для прохождения гос (итоговой) аттестации в 2012-2013 уч. В данный момент вы смотрите - эталон протокола педсовета. городское экономное дошкольное образовательное учреждение детский сад 3. 
Присутствовало 15 человек (администрация, кл.
Цель улучшение свойства предоставляемых услуг воспитательно-образовательного направления в одод гбоу. Iх и хi (хii) классов общеобразовательных учреждений русской федерации, утв. В случае если совещание продлилось малость дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Протокол 1 заседания педагогического совета мбу сош 89 от 30. Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола либо выписки из протокола, которые. Выписки из протоколов заседаний педагогического совета. 
Как писать протокол педсовета в детском саду. Выписка из протокола совета мбдоу 5 от г. Распространение наилучших проф опыта педагогических работников городка сокола. Лицам, получившим справку, только через год предоставляется право пройти муниципальную (итоговую) аттестацию в форме экстерната.
Если в ходе выступления или после него докладчику задавались вопросы, они фиксируются в части «ВЫСТУПИЛИ:». При этом следует указать фамилию и инициалы участника совещания, задавшего вопрос, изложить содержание вопроса и ответа на него.
12. Как принято оформлять часть «ПОСТАНОВИЛИ:»?Пункты постановляющей части имеют двойную нумерацию, например 1.1. Первая цифра указывает номер пункта повестки дня (соответствует номеру части «СЛУШАЛИ:» данного раздела), вторая цифра — это порядковый номер решения по данному вопросу.
В постановляющей части протокола могут быть сформулированы решения, не требующие дальнейших действий, например:
1.1. Одобрить работу отдела… за 2004 год.
Если принятое решение требует выполнения каких-либо действий, в постановляющей части указывают исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок исполнения, например:
1.2. Начальнику отдела подготовки кадров Кирьянову О.Л. до 25 августа 2005 года подготовить план обучения сотрудников… отдела по вопросам…
При необходимости приводятся результаты голосования, например:
ЗА — 122 человека;
ПРОТИВ — 3 человека;
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 человек.
Отметка о наличии приложений оформляется в том случае, если к протоколу имеются приложения. В отметке о наличии приложений могут быть указаны:
· список присутствующих членов данного коллегиального органа;
· список приглашенных лиц;
· тексты докладов и выступлений;
· тексты документов, утвержденных на данном заседании;
· другие документы, созданные в процессе подготовки и проведения совещания.
Указывают количество листов каждого приложения. Все приложения подшиваются к протоколу в одном экземпляре, поэтому количество экземпляров в отметке о наличии приложений можно не указывать.
14. Когда можно считать, что протокол окончательно оформлен?Протокол считается окончательно оформленным после того, как он будет напечатан, подписан, к нему будут приложены все относящиеся к совещанию документа и материалы (списки присутствующих и приглашенных, тексты докладов и сообщений, проект решения, аналитические справки и др.).
15. Кто подписывает протокол?Протокол подписывают председатель и секретарь, указанные во вводной части. Если для ведения собрания был избран президиум, то помимо председателя и секретаря протокол подписывают все члены президиума. Протоколы заседаний совета директоров подписывают все члены этого коллегиального органа.
16. Какой срок дается на оформление протокола совещания?Как правило, на оформление протокола выделяется от 3 до 5 рабочих дней.
17. Какие виды протоколов Вы знаете? Чем они отличаются?В делопроизводственной практике используют три вида протоколов: полные, краткие и сокращенные.
Вполном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы и принятые по ним решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ:» в кратком протоколе отсутствует. Однако по решению председателя особые мнения и особо важные выступления могут быть записаны полностью. Краткий протокол, как правило, оформляется в том случае, если тексты всех докладов и выступлений прилагаются к протоколу.
Сокращенная форма протокола используется в том случае, если в повестке дня заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня:» не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел «СЛУШАЛИ:», например:
О расширении рынка сбыта
18. Каким образом решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей?Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В организациях, действующих на основе единоначалия, решения проводятся в жизнь приказами. В некоторых случаях ограничиваются выпиской из протокола.
19. Какие правила следует соблюдать при оформлении выписки из протокола? Чем отличается выписка из протокола, которая выдается для представления в другую организацию, от выписки, которая не будет представляться в другую организацию?Выписка из протокола — это абсолютно точное воспроизведение части документа с обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и заголовка к тексту протокола.
Далее с указанием номера вопроса по повестке дня приводится содержание соответствующего раздела. Обязательны части «СЛУШАЛИ:» и «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:»). Часть «ВЫСТУПИЛИ:» приводится в случае необходимости.
В реквизите «Подпись» указываются должности и расшифровки подписей работников,
подписавших протокол, при этом их подписи не оформляются, а выписка из протокола обязательно заверяется уполномоченным лицом.
20. Оформляется ли на протоколе «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»? Если да, то в каком составе? Приведите пример.На протоколе оформляется «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» в неполном составе. Пишут слова «В дело», указывают номер дела, в которое подшивается протокол, отметка подписывается и датируется, например:
У нас также ищут:
Приложение 11 пример оформления выписки из протоколаЧто не существует унифицированной формы выписки из протокола. Повестка денька содержит перечисление вопросов, которые дискуссируются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамлибои выступающих (докладчиков). Вопросы к докладчику либо выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красноватой строчки. Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания либо управляющим структурного подразделения.
Нумерация протоколов ведется в границах календарного года либо срока возможностей коллегиального органа. Она должна содержать наименование организации, количество присутствующих, место и дату проведения мероприятия. Выписка из протокола представляет собой.Пример дизайна выписки из протокола приложения. Протокол оформляется на общих бланках либо спецбланках.Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех других документах). Если выписка дается для представления в другую компанию, то она заверяется печатью. Печатается заголовок с строчный буковкы и отделяется 23 межстрочными интервалами от реквизита место составления документа.
Делопроизводство и документооборот пример оформления выписки изКогда выписка из протокола является недопустимым подтверждением протокол.Начните оформление выписки с наименования документы выписка из протокола заседания.В таком случае оформляется выписка из протокола. Эта часть протокола формулируется с внедрением модели, принятой для распорядительных документов что сделать, исполнитель (ответственный), срок. Пример дизайна выписки из протокола зао. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строчки через один межстрочный интервал. Пример дизайна выписки из протокола. Для начала учтите, что не существует унифицированной формы выписки из протокола, потому при её ориентируйтесь на общие правила дизайна деловых бумаг.
