Создание схемы бизнес-процесса

Для большей наглядности можно также указать сроки выполнения процедур. При выборе формата представления данных важно, с одной стороны, отобразить достаточное для понимания процесса количество информации, а с другой — не «перегрузить» схему лишними деталями.

Каждая процедура бизнес-процесса изображается отдельным элементом или группой элементов.

Название процедуры — короткая и отражающая ее сущность фраза, например: «Утверждение прайс-листа», «Формирование отчета о деятельности конкурентов», «Расчет себестоимости по номенклатуре» и т. д.

Входящая информация — любая внешняя или внутренняя информация, на основании которой строится работа в ходе процедуры. Например, это может быть заказ о клиента, документ из другого департамента компании, финансовая информация от подразделений и т. д.

Исходящая информация — результат исполнения процедуры.

Входами и выходами процедур могут быть как документы, так и материальные потоки (денежные, сырьевые, готовой продукции и т. д.).

Управляющие воздействия — это нормативные акты, целевые установки и прочие внешние факторы, которые являются «законодательными» в процессе исполнения процедуры.

Ответственный — это лицо или структурное подразделение компании, которое отвечает за выполнение процедуры и ее сроки. Строгое правило: ответственный должен быть у каждой процедуры, и только один.

Иногда в процедуре принимают участие несколько персон. В этом случае их участие также целесообразно отмечать на схеме, а ответственного указывать непосредственно в регламенте бизнес-процесса.

Особое внимание необходимо уделять местам стыковки бизнес-процессов. Это касается в первую очередь оформления финансовых документов (стыковки основных и вспомогательных бизнес-процессов) и разработки последовательных бизнес-процессов, когда выходы одного бизнес-процесса являются входами для другого.

Элементы схемы могут соединяться друг с другом, образуя как последовательные, так и параллельные цепочки. В популярном сегодня стандарте IDEF0 принято располагать процедуры последовательно, по диагонали (из верхнего левого края листа в нижний правый), задавая очередность и выполнение соединительными стрелками.

Пример схемы бизнес-процесса в стандарте IDEF0 приведен на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Пример схемы бизнес-процесса

Бумажный экземпляр схемы бизнес-процесса рекомендуется передать на подпись руководителю компании, предварительно собрав подписи согласования с участников рабочей группы.

После того как схема бизнес-процесса сформирована, можно приступать к ее описанию, т. е. созданию собственно регламента. Его целесообразно разделить на три большие части:

В общих положениях указывается область действия регламента компании, сроки его вступления в силу и сроки действия, приводятся принятые условные обозначения, указываются участники бизнес-процесса.

В описании процедуры последовательно рассматриваются все шаги бизнес-процесса. При описании используется единый для всех процедур шаблон. Как показала практика, наиболее полным является следующий список параметров:

Название процедуры должно быть кратким, однозначно понимаемым и совпадать с названием процедуры в схеме процесса. Процедуры удобно нумеровать в соответствии со схемой бизнес-процесса.

Ответственный (указывать должность лица, ответственного за выполнение процедуры, фамилию и инициалы).

Поля «Участники», «Утверждает» — этоnпараметр необязателен, но может использоваться для описания некоторых процедур (собрания, совещания и т. д.), в которых особенно важен состав участников. Если утверждение документа не выделено в отдельную процедуру, целесообразно указать не только ответственного за подготовку документа, но и утверждающего, вводящего в действие.

Сроки исполнения процедуры могут быть указаны как в виде календарной даты, так и в виде срока от начала или до окончания процесса в целом.

Входы процедуры – перечисление входящих документов и потоков (информации, материалов).

Результаты выполнения процедуры – список исходящих после выполнения процедуры документов и потоков (информации, материалов).

Порядок исполнения процедуры и требования к ней — подробное описание конкретных шагов по выполнению процедуры. По каждому шагу процедуры должны быть указаны исполнители, используемые формы документов, определены сроки выполнения шага. Если документ проходит несколько инстанций, необходимо указать порядок передачи документа с указанием лиц, которые эту процедуры непосредственно осуществляют, и сроков. Также актуальны сроки при провидении согласований и утверждений.

Виды бизнес процессов предприятия: пример описания

Большинство предпринимателей, имеющих различные виды и масштабы бизнеса, знакомы с таким понятием, как бизнес-процесс. Значимость этого словосочетания со временем понимает каждый владелец фирмы либо организации. Но лучше, если собственник предприятия или сервиса познакомится с этим понятием в начале формирования собственного бизнеса либо даже в период зарождения его идеи.

Итак, бизнес-процесс – это совокупность мер, действий и операций, постоянно повторяющихся, которые приводят к запланированному результату. Для реализации бизнес-идеи нужно задействовать определенные ресурсы: денежные, информативные, кадровые и прочее. Так, бизнес-процесс образовывает продукт, имеющий некую ценность для клиентов, работников и руководителя частной организации.
Начало бизнес-процесса заключается в удовлетворении потребностей клиента. Фирмы, ориентированные на такие принципы ведения бизнеса, стремятся ликвидировать все преграды и заминки, появляющиеся на рубеже двух разных производственных линий при осуществлении единого бизнес-процесса.

Бизнес-процесс образовывает продукт, имеющий некую ценность для клиентов, работников и руководителя частной организации. Начало его заключается в удовлетворении потребностей клиента.

Реинжиниринг бизнес процессов – это основательное просматривание и абсолютное перепланирование бизнес-процессов, благодаря чему можно достичь оптимальной результативности определенного вида деятельности. Причем перепроектирование подтверждается оформлением необходимой документации. При реинжиниринге применяются специальные предоставления и переработки проблематичных данных, которые понятны не только создателям информативных систем, но и менеджерам.
Цель реинжиниринга в осуществлении двух главных стадий:

• Установление оптимизированного типа бизнес-процесса.
• Поиска оптимального метода действующего бизнес-процесса в новый идеальный.

1. Проектирование стратегических планов.
2. Установление основных прав, необходимых для ввода стратегии.
3. Тщательное анализирование действующих бизнес-процессов.
4. Установление процедур, нуждающихся в реформировании.
5. Поиск центральных коэффициентов производительности бизнеса.
6. Контролирование и систематическое развитие инновационных процессов, базирующихся на основных параметрах рентабельности.

Различают такие виды процессов бизнеса:

• Процессы, которые обеспечивают производство товара, после их сбыта владелец бизнеса получает доход.
• Проектирование и контролирование, позволяющие продуктивно планировать и управлять получаемой прибылью после реализации продукции.
• Ресурсы, которые доставляются в область сбыта.
• Дополнительные реорганизационные процессы, необходимые, когда нужно получить определенный результат посредством преобразования уже имеющихся технологий.

Выделяют 2 главных направления разделения бизнес-процессов. Якобсон предложил дифференцировать процессы на внутренние и внешние. а Шеер Август-Вильгерм – на главные и дополнительные. К ведущим относят процессы, добавляющие качество, к вспомогательным – образование инфраструктуры компании.

С помощью реинжиниринга можно достичь оптимальной результативности определенного вида деятельности

Это действенный инструмент поиска способов улучшения функционирования организации, благодаря которому производится прогнозирование и минимизирование рисков, появляющихся на разных стадиях изменений. Такой способ дает возможность оценить каждый процесс в отдельности и все мероприятия вместе.
Под нотацией формирования описания бизнес-процесса подразумевают комплекс методов, с помощью которых объекты и их взаимосвязь показаны в качестве модели.
В каждой методике есть 3 главных составляющих элемента:

1. Теория
2. Описание действий, которые нужны, чтобы получить планируемый результат
3. Советы по применению (отдельному и совместному)

Задача методики – предоставление заказчику последовательных действий, позволяющих достичь идеального результата. Эффективность методологии определяется способностью получения запланированного результата.
Имеется масса нотаций, благодаря которым моделируется бизнес-процесс, к примеру:

• IDEF0 – логическое распределение работ;
• EPC – событийная схема работ;
• BPMN — функциональный порядок работ.

Оптимизация бизнеса — это частичное совершенствование существующих бизнес-процессов за счет ликвидации их явных недостатков

Это небольшие реформы, задача которых кроется в оптимизации действующих процессов. Она необходима, когда общие принципы бизнес-процессов функционируют, не создавая существенных трудностей в работе организации.
Предназначение оптимизации может заключаться в:

• улучшении качества предоставляемого сервиса;
• уменьшении издержки;
• соответствии потребительским условиям;
• внедрении контроля эффективности;
• автоматизации работы организации и прочее.

Управление – это системный подход, основная цель которого заключается в оптимизации функционирования компании.

Благодаря такому подходу фирма может установить свои процессы, скоординировать их реализацию и улучшить качество процессов выполнения и результата в целом. Функция управления бизнес-процессами – осуществление процессов согласно поставленным целям.
При управлении бизнес-процессами принято применять такие подходы:

• Доступная, общая типизация процессов, в которую входит набор стандартных мероприятий и возможность их регулировки под новые требования.
• Систематическое усовершенствование процессов (каждодневная оценка, измерение процессов, их анализ).
• Использование программного обеспечения и информационных технологий.

Не все бизнесмены понимают какие эффективные инструменты необходимо использовать для развития дела. Поэтому стоит сделать описание бизнес-процессов предприятия, пример – интернет-магазин (отдел сбыта). Этому ресурсу необходима поставка товаров, работник, принимающий продукцию и контролирующий ее качество, журналист (для написания обзоров, описания к товару), специалист, который будет отправлять посылки и менеджер (для взаимодействия с клиентами и контроля получения оплаты). Ниже приведено подробное описание каждого этапа функционирования онлайн-магазина.

Пример бизнес-процесса интернет-магазина (отдел сбыта)
График работы: 10:00 – 19: 00 каждый день
Обязанности менеджера онлайн-магазина:

• прием звонков;
• консультирование заказчика на всех этапах приобретения товара;
• отслеживание товара;
• контролирование процесса доставки товара к клиенту;
• проведение холодных звонков;
• реализация плана продаж;
• документирование сделки.

1. Обработка заказа от клиента.
2. Проверка наличия заказанного изделия или вещи на складе.
3. Звонок заказчику с целью подтверждения покупки.
4. Конкретизация информации, которая была написана заказчиком. Если недостает данных, менеджер должен уточнить сведения.
5. Подтверждение оформления покупки.
6. Заказ передается в отдел комплектации.
7. Контролирование отправления заказа.
8. Прослеживание доставки.
9. Оповещение заказчика в том, что товар находится в ближайшем почтовом отделении.
10. Если в течение 5 дней заказ не забирается клиентом из почты, в обязанность менеджеров входит каждодневное отправление смс-оповещений и звонки клиенту через каждые 3 дня.
11. При выкупе товара заказчиком нужно подтвердить поступление финансов в бухгалтерском отделе организации.
12. Если посылка не дошла до покупателя в течение 2 месяцев, тогда менеджер пишет заявление на поиск посылки, а затем передает документ начальнику отдела продаж.

Для успешной организации бизнеса каждый владелец должен знать и понимать, что такое ведение процессов бизнеса организации. Ведь такая инструкция дает возможность оптимизировать деятельность компании и быстро ввести в должность новых работников организации.

Схема бизнес-процесса

Бизнес-процесс представляет собой набор действий или задач, которые выполняют определенную организационную цель. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, используя БП Симулятор, организации по всему миру увеличивают производительность процессов и сокращают операционные расходы. Прежде чем погружаться с головой в вашу реализацию потока работ, жизненно важно гарантировать, чтобы схемы бизнес-процессов являлись простыми, логичными и последовательными настолько, как это возможно.

Модель или блок-схема бизнес-процесса является дорожной картой для реализации - в ней описываются ожидаемые результаты и приведены конкретные шаги, как это достигается.

Построение схем бизнес-процесса:

• Делает возможным посмотреть на картину в целом и принять во внимание все типы потенциальных сценариев.
• Помогает исследовать и понять процесс настолько тщательно, что вы можете видеть, как он может быть изменен или улучшен путем автоматизации.
• Производит визуальную помощь каждому, кто согласует свои объемы работ на одной странице.
• Помогает уменьшить непреднамеренные ошибки и предотвратить ненужные изменения в начале пути.

Есть три простых шага моделирования бизнес-процесса:

1. Создайте исходную схему, основанную на предварительных исследованиях.
2. Соберите дополнительные требования.
3. Включите эти требования в схему.

При необходимости повторите шаги 2 и 3, пока все не останутся довольными конечным результатом.

Первоначальная схема предоставляет общий обзор того, как заинтересованные стороны представляют себе бизнес-процесс. Это общая блок-схема, которую вы будете актуализировать и детализировать на протяжении всего процесса построения схемы. Перед разработкой этой схемы, присядьте с заинтересованными сторонами, чтобы нарисовать начальные, высокоуровневые шаги бизнес-процесса.

Сбор требований состоит в получении информации о бизнес-процессе от людей, вовлеченных в каждом шаге, например, конечных пользователей, заинтересованных сторон, административных помощников и начальников отделов.

Во время фазы сбора требований, вы можете обнаружить, что сотрудники больше не будут следовать установленным процедурам или что текущий офисный поток работ чрезвычайно сложен. Вы также можете узнать, когда задачи фактически завершены, в отличие от того, как они должны быть завершены.

Ответьте на следующие вопросы во время сбора требований:

• Что является целью бизнес-процесса?
• Что является началом процесса?
• Что является окончанием процесса?
• Какие действия выполняются на каждом шаге и кто вовлечен в каждый вид деятельности?
• Есть ли альтернативные маршруты в этом процессе?

Убедитесь, что вы используете специальную терминологию при опросе пользователей, попросите их объяснить неоднозначные фразы.

• "Файл" может означать один документ или пакет отдельных документов.
• "Отправка документа" может означать отправку его по электронной, сохранение его в сетевой папке или передачу бумажной копии.

Другие примеры непонятных и неправильно понятых терминов включают:

• Доставка / хранение
• Возможность / невозможность доступа
• Проверка
• Получение
• Уведомление
• Обработка

Построение схемы бизнес-процессов является прекрасной возможностью для улучшений в вашей организации. Спросите себя:

• Есть какие-либо шаги в процессе, которые кажутся излишним?
• Есть определенная часть процесса, которая может быть изменена, чтобы быть более эффективным?

Не бойтесь вносить изменения в текущий процесс и включить их в вашей схеме. Даже если вас потом найдут, то не расстреляют.

После того, как вы собрали требования, включите их на свою схему для конкретизации каждого шага. Не оставляйте допущений, даже на мелочах, таких как формат поля даты - модель бесполезна, если она не является подробной, правильной и полной. Покажите эту схему заинтересованным сторонам и конечным пользователям, чтобы убедиться, что они довольны доработанной процесса. Пересмотрите схему бизнес-процесса, пока не станете довольны финальной версией, но убедитесь, что вы держите цель процесса в виду все время. Помните, что эта описание процесса должно быть завершено, когда его модель показывает процесс, который достигает этой цели и не обязательно, когда желание каждого пользователя или отдела выполнено.

Имитационное моделирование в сервисе БП Симулятор предоставляет прекрасную возможность совершенствовать и оптимизировать существующие процессы, чтобы сделать их как надо, как гладко и эффективно, насколько это возможно. Если у вас уже есть подробная блок-схема, будет намного легче импортировать бизнес-процессы в БП Симулятор, потому что вы убедитесь, что они являются эффективными и простыми, подходящими для всех, кто с ними связан.

Схема бизнеса предприятия образец

На начальном этапе осуществляется предварительное изучение бизнес-процесса с целью дальнейшего анализа и построения функциональных, динамических и других моделей. В ходе обследования выявляются функциональные деятельности подразделений предприятия, участвующих в данном бизнес-процессе, и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия. Исходной информацией при проведении обследования являются: процедуры системы качества, положения о структурных подразделениях, архитектура корпоративной ИС, должностные инструкции, результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена).

Определение процесса. Процесс — закупки. Владелец — заместитель коммерческого директора. Цель процесса — обеспечение потребности производства материалами и комплектующими. Краткое описание процесса — организация обеспечения ТМЦ, хранение и передача их в производство, выбор и оценки поставщиков.

ОТК — отдел технического контроля

ОГК — отдел главного конструктора

ОГТ — отдел главного технолога

ОВК — отдел внешней комплектации

ОМТС — отдел материально-технического снабжения

ПДО — производственно-диспетчерский отдел

ТУ — технические условия

ЦЗЛ — центральная заводская лаборатория

СК — система качества

НД — нормативная документация

ТД — техническая документация

ОССП — отдел стандартизации и сертификации продукции

ЛВК — лаборатория входного контроля

ОГМетр — отдел главного метролога

ОАСУП — отдел автоматизированного управления производством

ТМЦ — товарно-материальные ценности Договор — основной документ, регламентирующий взаимо-

отношения сторон (поставщика и покупателя), их права и обязанности.

Спецификация — документ (дополнение к договору), включающий в себя тип, модель, класс, сортность и другую точную информацию, в том числе и указания НД и ТД по поставляемой продукции, ее количество и сроки поставки. Перечень субпроцессов представлен в табл. 5.1. Схема процесса приведена на рис. 5.1. Этапы выполнения процесса закупок представлены на схеме алгоритма, приведенного на рис. 5.2.

Субпроцесс « Обобщение и уточнение характеристик закупаемых ТМЦ» включает в себя [1]: 1)

подготовку документации на закупку ТМЦ: •

при разработке документации на изделие ОГК руководствуется нормативной и технической документацией и значениями Перечень субпроцессов №

п/п Субпроцесс Содержание Владелец Участники 1 Обобщение и уточнение характеристик закупаемых ТМЦ Уточнение перечня закупаемых ТМЦ. Оформление карт разрешения по замене Начальник ОВК, ОМТС АСУП 2 Оценка и выбор поставщиков Подбор альтернативных поставщиков.

Сбор данных о поставщике.

Оценка поставщиков. Сравнительный анализ поставщиков.

Выбор поставщика Заместитель коммерческого директора Ведущие инженеры ОВК, ОМТС 3 Заключение

договоров Составление заявки поставщику. Оформление договора поставщиком. Регистрация договора потребителем.

Анализ и рассмотрение договора заинтересованными подразделениями. Анализ и оформление замечаний к договору Экономисты ОВК, ОМТС Все заинтересованные подразделения 4 Формирование заявки поставщикам на поставку ТМЦ Уточнение потребности с учетом остатков. Формирование заявок Начальник ОВК, ОМТС Ведущие инженеры, экономисты ОВК, ОМТС 5 Организация поступления и хранение ТМЦ Планирование поставки Обеспечение доставки ТМЦ.

Складирование и хранение ТМЦ.

Получение подтверждения ТМЦ входным контролем.

Работа с несоответствующей продукцией Начальник ОВК, ОМТС Ведущие инженеры ОВК, ОМТС транспортный цех, ОТК, кладовщики, грузчики №

п/п Субпроцесс Содержание Владелец Участники Оформление документов.

Возврат брака поставщику 6 Обеспечение

производства Отпуск ТМЦ согласно лимитным картам Начальник ОВК, ОМТС Старший кладовщик, ведущие инженеры ОВК, ОМТСВНУТРЕННЕЕ ВНЕШНЕЕ УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПСК-ОВК МС И СО-9001Потребители

Цеха основного производства