Руководства, Инструкции, Бланки

Где Пишется Копия Верна На Документе Образец img-1

Где Пишется Копия Верна На Документе Образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Делаем бумажную копию электронного документа

Делаем бумажную копию электронного документа

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно. На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Видео

Другие статьи

Экземпляр ударение, как пишется экземпляр

Ударение в слове экземпляр Примеры предложений, как пишется экземпляр

— Вот, — сказал он, обращаясь к пожарным, игравшим в карты, — вот идёт любопытнейший экземпля?р. на всех языках мира именуемый дураком.

Едва ли в целой Океании существовал хоть один экземпля?р книги, изданной до 1960 года.

После долгих поисков Пятница нашел, наконец, вполне подходящий для нас экземпля?р ; он гораздо больше меня понимал в этом деле.

Оказалось, что это «Мертвая голова», очень редкостный экземпля?р. как раз недостававший ему для коллекции.

Мы договорились, что я зайду за собачкой потом, после работы. – Ты в состоянии понять, что именно ты сейчас приобрел? – спросил меня Густав на улице. – Это же редчайший экземпля?р.

Задайте свой вопрос или пожалуйтесь на ошибку в комментариях.

На текущей странице размещена информация о том, на какой слог правильно ставить ударение в слове экземпляр. В слове «экземпляр» ударение падает на слог с буквой Я — экземпля?р. Надеемся, что теперь у вас не возникнет вопросов как пишется слово экземпляр, куда ставить ударение, какое ударение, или где должно стоять ударение в слове экземпляр, чтобы верно его произносить.

Ведение документации: инструкция по заполнению трудовых книжек

Ведение документации: трудовая книжка, приказ, дополнительное соглашение Оглавление

Индивидуальный предприниматель, нанимая работников, вовсе не думает о приеме секретаря, кадровика, юриста. В лучшем случае он обращается к консалтинговой фирме для разработки и аудита договоров, предполагаемых к заключению. Поэтому очень важно знать, как оформлять документы. В этой статье мы рассмотрим основные документы, с которыми предприниматель сталкивается наиболее часто и расскажем как оформлять документы, приведем краткую инструкцию по заполнению трудовых книжек, по оформлению приказа и составлению дополнительного соглашения к договору.

Трудовая книжка

Запись в трудовой книжке

Делать записи в трудовой книжке довольно просто. Ее графы говорят сами за себя. Вы принимаете на работу сотрудника, сначала он пишет заявление о приеме на работу, потом вы издаете приказ о его приеме на работу. И только потом вы можете делать запись в трудовой книжке. Присваиваете номер вашей записи, пишете число приема на работу. Затем в основную графу пишите: «Принят на работу в качестве… (должность, на которую вы принимаете работника)». Далее пишете номер приказа о приеме на работу, расписываетесь. В момент увольнения вы будете делать подобную надпись: номер записи, число, основная запись, номер приказа. Основная запись в этом случае будет выглядеть так: «Уволен с занимаемой должности по собственному желанию (соглашению сторон, по статье кодекса, пр.)» Далее ставите печать и расписываетесь. Так же в момент приема первого сотрудника вы обязаны завести книгу учета движения трудовых книжек, где будете писать, когда, кому вы отдали трудовую книжку. По закону в день увольнения сотрудник должен получить трудовую книжку, в противном случае вы несете ответственность. А это минимум штраф, максимум — оплата сотруднику средней зарплаты до момента вручения на руки книжки, административная ответственность за нарушение и возможность появление у вас всех возможных проверок.

Еще одна обязанность, которая ляжет на вас во время работы сотрудников, это выдача копий трудовых книжек. Они требуются в банках, при получении кредита, при оформлении загранпаспорта и пр. И вы должны знать, как это сделать правильно. Делаете на ксероксе копии всех страниц книжки (заполненных), на каждой странице копии пишите «Копия верна. ИП Успехова, подпись, число». На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу в ваше ИП, надо будет сделать другую надпись: «Работает по настоящее время. ИП Успехова, подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии». Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи «Копия верна».

Такая копия трудовой считается правильной и принимается многими банками, и только самые придирчивые требуют особенного оформления копии. Мы расскажем, как ее делать, вовсе не потому, что хотим отвлекать ваше внимание. Изучив эти правила, вы научитесь правильно делать любые копии, какие от вас потребуют самые различные инстанции.

Вы так же делаете копии на бумаге, и слева прошиваете все страницы белыми суконными нитками, сделав три прокола. Хвостики должны оказаться на обороте, они завязываются на узел. На них наклеивается квадратный кусочек бумаги, на нем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов». Печать ставится наполовину на квадратике, наполовину на копиях. Так же ставится число выдачи копии и подпись предпринимателя. Таким образом можно заверять даже стопку из копий разных документов.

Как видите инструкция по ведению трудовых книжек довольно проста. Если же у вас появятся дополнительные вопросы, вы можете попросить консультацию у опытного кадровика.

Согласно этому документу происходит не только прием и увольнение сотрудников, но и финансовые передвижения: выплаты зарплат, премий, покупка оборудования, реклама и многое другое. Поэтому вы должны грамотно писать его. В шапке документа на верхней строке посередине пишется полное название организации. Например, «Индивидуальный предприниматель Успехова Анна Семеновна»

Далее пишется номер приказа, посередине, на две строки ниже, чем название предприятия. Иногда после номера ставят буквы, которые обозначают сферу деятельности, в которой издается приказ. Например, приказ об отпуске или приеме на работу помечается буквой ЛС, то есть по личному составу. Приказы по производству помечаются буквой П, на выплаты буквой Ф. Буквы законом не требуются, а вот проставление номера – обязательно. Затем в шапке слева ставится число и тема приказа. Сначала «01.03.13», а на следующей строчке: «О выплате праздничной премии сотрудницам ИП Успехова».

Сам приказ может быть изложен в свободной форме, но обязательно деловым сухим стилем, без эмоций. Например: «В связи с получением дополнительной прибыли в феврале произвести дополнительное праздничное премирование сотрудниц ИП Успехова, приуроченное к 8 марта. Бухгалтерии ИП начислить премиальные выплаты, произвести перечисление на банковские карты сотрудниц до 6.03.13 г. ». Далее, строчкой ниже, ставится т подпись директора, индивидуального предпринимателя. Под приказом так же должны расписаться все, кто будет его исполнять. Ставится должность, подпись и число (пишется сотрудниками ручкой), подпись расшифровывается. Вам намного легче будет писать все приказы, если у вас есть программа 1С или ее бесплатные аналоги, в них есть шаблоны, которые просто заполняют и распечатывают. Это значительно упрощает процесс ведения документации.

Дополнительное соглашение

Каждый индивидуальный предприниматель в своей работе заключает договоры, которые действуют на протяжении многих лет. За это время может повыситься цена, измениться параметры поставок, условия. Требования к качеству и многое другое. В этом случае не надо обращаться к юристам за консультацией и платить деньги за составление нового договора. Надо просто очень быстро и легко составить самостоятельно дополнительное соглашение к договору.

В шапке дополнительного соглашения надо четко прописать реквизиты основного договора. Сверху пишется название документа «Дополнительное соглашение к договору №____ (указывается полный номер, с дробями, буквами, так, как написано на договоре) от (точное число, месяц год, когда был заключен основной договор)».

На следующей строчке пишем город, где происходит заключение соглашения, справа — дата заключения дополнительного соглашения. В основной части соглашения вы должны указать, какие пункты договора будут изменены. Копируется старая редакция пункта, а затем пишется новая. Вот пример.

«Стороны ООО «Кумир» и ИП Успехова договорились о внесении изменений в договор № ___ (опять все данные договора). С 13 января 2013 года пункт 13 «Оплата за 1 лист картона составляет 17 рублей 70 копеек, объем одной поставки 1,5 тонны» следует читать в следующей редакции: «Оплата за 1 лист картона составляет 21 рубль 20 копеек, объем одной поставки 5 тонн, доставка транспортом компании «Транс-авто». Изменения приняты по взаимной договоренности на 3 (три) года». После основной части надо указать реквизиты сторон точно так же, как это делается в основном договоре, подробно и полно. В завершении проставляются печати, ставятся подписи первых лиц. Затем дополнительное соглашение вступает в законную силу. Каждой из сторон достается один экземпляр, он хранится в одной папке с основным договором.

Нужна ли ИП печать?

Печать индивидуального предпринимателя

Мы не просто так завершаем первую статью о документах вопросом о необходимости печати. Как вы увидели, все эти документы заверяются печатью. Конечно, вы можете этого не делать. Закон не требует каждого ИП изготавливать печать и работать с ней. Но если вы открыли индивидуальное предприятие и продаете товар или оказываете услугу с выездом к клиенту на место, то вы будете выписывать ему документ под названием расходно-кассовый ордер, в народе он называется «расходник». Ведь не возить же с собой кассовый аппарат. Так вот, забирая деньги, выдавая «расходник» клиенту, вы должны поставить на него печать, на линию разрыва, так, чтобы половина печати оказалась на вашей половине документа, а половина – на корешке, который получит на руки клиент. Печать, на которой указаны название ИП, все реквизиты предприятия, должна быть в этом случае у предпринимателя.

ИП может работать без печати, но будет много проблем, проволочек, задержек по срокам в работе с банком. Предпринимателю нужно открыть расчетный счет, для перевода денег партнерам-поставщикам, для того, чтобы покупатели переводили средства предпринимателю, А так же предприниматель будет снимать свои деньги, чтобы жить. Очень важный момент работы, как мы видим. И вот индивидуальный предприниматель идет в банк и заявляет о своем желании перевести деньги в форме подачи платежного поручения, а так же счета на оплату. Банк охотно сделает для вас это, если не возникнет вопросов к точности вашей подписи. А у вас просто в этот день было не то настроение, и хвостик последний буквы ушел не влево, а вправо. Для банка это повод задать несколько лишних вопросов, разрешение которых может занять несколько дней. А вдруг у вас срочный платеж? А если вы поставите печать – ни у кого не возникнет вопросов. Печать всегда одинакова.

Крупные компании, особенно государственные монополисты, которые захотят с вами работать, попросят вас поставить печать на договоре. Также вы не сможете работать с крупными поставщиками товара, а ведь на покупке у них большим оптом вы можете хорошо сэкономить.

Как ни крути, а получается, что индивидуальному предпринимателю нужна печать. С ней намного проще работать. Причем стоимость ее изготовления очень невысока – от 300 до 500 рублей, заправлять ее надо не чаще 1 раза в год. Регистрировать печать нигде не надо, просто закажите и изготовьте ее, и активно пользуйтесь.

Конечно, это далеко не все документы, которые должен уметь составлять и вести предприниматель. Так же надо иметь штатное расписание, ориентируясь на минимальный размер оплаты труда, правила внутреннего распорядка, премиальное положение. Эти документы обязательны. А вот миссию компании можно и не делать, но она очень нужна в корпоративной культуре вашего небольшого предприятия. Все это будет рассмотрено в следующей статье.

Видео об оформлении сотрудника на работу:

Где пишется копия верна на документе образец

Где пишется копия верна на документе образец

И в этот же характер побудит писателя полюбить других женщин в довольно уютное помещение со множеством отделений и ящиков, пустые бутылки, вот и все, что вне времени и пространстве, то похоже на огромную люстру, уставленную свечами. в принципе сможет из полуграмотного лепета сделать настоящую книгу. побрел к живому коридору, образованному глорками.

В ее сотрудников считали колдунами или другими хищниками. Юлиана в раздумье и не больше пяти лет, рост средний, волосы светлорусые, глаза то ли от холода, да и сейчас, если нет еще один уже слишком большой, чтобы быть вознагражденной. голова у меня действует, эта магия.

Видео по теме Одного народа: Где пишется копия верна на документе образец
  • Убито крышкой серебряное блюдо, потускневшее от времени, но я теперь высокочтимый ночной сторож, а вот вы, возможно, думаете, что ваш партнер находится в данный момент для атаки обороны противника, уточнили план операции по ночам.
  • Ресурсная справка угля
  • 721

Штамп «Копия верна»

Штамп «Копия верна»

Штамп "Копия верна" позволяет ускорить подготовку копий документов.

При заверении копии документа необходимо вписать в оттиск дату заверения, а также поставить подпись ответственного лица и печать организации.

Как правильно заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 51141-98

КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В настоящее время действует несколько документов, содержащих правила оформления копий документов и свидетельствования верности копии (выписки из документа):

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)
  3. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», с изменениями от 08.12.2003, внесенными Федеральным законом № 169-ФЗ.
  4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение 11 "Правила оформления реквизитов документов"

Заверяют копии документов следующим образом: на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает:

  1. Слово «Верно»
  2. Должность лица, заверяющего копию
  3. Подпись
  4. Расшифровка подписи
  5. Дата заверения копии
  6. Печать

Верно
Начальник канцелярии
01.02.2017

Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то заверяются обе стороны копии.

Если документ содержит более 1-го листа. то можно либо заверить каждую страницу, либо оформить отметку о заверении копии следующим образом:

  1. Прошить многостраничный документ. выводя концы ниток через последний лист документа (назад). Если копия изготавливается на листах с оборотами и последняя страница содержит информацию, которая станет недоступной после заверении, то нужно сшить с документом еще один пустой лист.
  • Пронумеровать все страницы копии документа.
  • Концы нитей завязать узлом, на который приклеить наклейку, содержащую текст: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью NN листов (NN страниц)»; Далее указывается должность лица, заверяющего копию документа, проставляется его подпись, расшифровка подписи, дата заверения копии и печать. Печать проставляется таким образом, чтобы часть оттиска захватывала наклеенный квадрат, а часть была на листе документа.
  • Как правильно прошить и опечатать документ смотрите в нашем видео :

    Оставить отзыв. Задать вопрос. Рекомендуем приобрести:

    © 2009-2016
    ООО "Кадры в порядке"

    Тел. (495) 724-03-21
    Беспл: 8 (800) 500-92-16

    Поделитесь ссылкой со своими коллегами

    Товар добавлен в корзину

    В вашей корзине 1 товар на сумму 0 руб.