Описание

Переплет и брошюровка документов

Для готового к прошивке дела необходимо составить описание имеющихся в нем документов. Описание укладывается в начале дела и нумеруется отдельно. В описании должны перечисляться все находятся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать. что нумеруются именно письма. а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов. письма каждого тома нумеруется отдельно.

Конечно. прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше уточнять у контролирующих органов. как правильно сшивать кассовые документы. Например. при сдаче документов на проверку в налоговую. инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ. а прошивки и заверения всего прошитого дела может не подойти. Как правило. в налоговую чаще сдают сшитую книгу чета доходов и расходов.

Как правильно сшить документы государственные контролирующие структуры не рассказывают. поэтому предпринимателям приходится изучать этот вопрос самостоятельно. Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучения Методических рекомендаций по делопроизводству. утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Большинство предпринимателей или бухгалтеров сшивают документы самостоятельно, например, с помощью брошюратора. Однако не все доверяют документы посторонним организациям - это весьма рискованно, ведь большая часть документации составляет коммерческую тайну. Именно поэтому лучше один раз изучить правила. потренироваться и сшивать самостоятельно.

Инспекторы потребовали от компании документы. Налогоплательщик подшил их копии вместе. и на последнем листе проставил одну надпись с указанием количества листов. печатью компании и подписью представителя. Инспекторы подшивку не взяли - мол. заверить следовало каждую копию отдельно. Налогоплательщик обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы. заверенные способом компании.

Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА- А41 / 11390-09 ). Даже несмотря на то. что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили. что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ отдельно.

Подшить выписку из ЕГРЮЛ в тендерную документацию можно, скрепив все документы только на уголок (будет одно отверстие в углу пачки документов) - в этом случае и выписка будет читается и все другие документы. Прошить несколько писем можно иглой и нитью и наклеить бумажку, а можно скрепить листы металлическим колечком пропустить сквозь него атласную ленту и наклеить конгривку (звездочку как у нотариуса) - будет выглядеть очень привлекательно. Для толстых документов существует много приспособлений кроме Лотоса много других машинок, на практике главное выполнить отверстия.

Но это все хорошо и красиво. однако бухгалтерии еще долго придется работать с бумагами. причем делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно различные документы, имеющие разное значение. форму листьев, толщину дела ( пачки листов). то и рекомендации / правила / практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное. для удобства нужно разделить объекты сшивания:

Заводить иглу в центральное отверстие необходимо с тыльной стороны. зафиксировав один из концов нити и следя за тем, чтобы во время работы он всегда находился в последнее письмом документа. Прошивку выполняют минимум два раза. После этого снова выводят иглу через центральный прокол на тыльную сторону и обрезают нить. оставив концы в 7-8 см. Далее следует связать их в крепкий узел. Важно сделать его как можно ближе к тыльной стороне последнего листа.

Документацию следует освободить от всех скрепляют элементов: скобок. шпилек. скрепок и т.п. Если есть карандашные пометки. их необходимо аккуратно удалить резинкой. Далее следует составить письма в логической последовательности и пронумеровать страницы. Для этого используют специальный нумератор или карандаш черного цвета. Применение чернил и разноцветных карандашей не допускается. Порядковый номер страницы проставляют в правом верхнем углу документа.

Следующий шаг подготовительного этапа - проделывания отверстий для нити. Классический вариант - три отверстия. Если документ содержит вложения, которые меньше по формату, чем основная масса писем. подшивку лучше осуществлять с помощью четырех проколов. Это позволяет скрепить документы более надежно. Для особо важных бумаг рекомендуется применять прошивку в пять отверстий. чтобы защитить их от подмены.

Если документ скрепляется через 4 отверстия. центральное выделить не получится. Прошивка осуществляется в другой последовательности. Нить нужно вывести из самой верхней дырки (первой) и пропустить через вторую. затем - через третью, затем - через четвертую. Далее нить следует провести в обратном порядке: с нижней дырки (четвертой ) - в третью, из нее - в другую. После этого завязывается узел.

На первый взгляд может показаться. что никаких сложностей в связывании документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно. чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки. но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов. стоит разобраться. как правильно прошить документы.

К готовому документу следует составить перечень всех добавляются бумаг. Описание нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить. что номер ставится именно на листах. а не на страницах. Если документ многотомный. письма каждого тома нумеруются отдельно.

Необходимо знать не только то. как прошить документы. но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов. стандартные, нестандартные и те. которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знание о том. как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать шероховатостей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

Второе - некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы. а письма содержат важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Естественно. осуществления всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно полностью уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

4. Для прошивки воспользуйтесь шпагатом или специальными прошивными нитями. При отсутствии оных можно воспользоваться любой другой прочной нитью. Чтобы прошить документы нитками, берем нитку длиной примерно 70 см, вставляем в специальную иглу. Затем, стараясь не смещать части документа друг относительно друга, протягиваем иглу через среднее отверстие, оставляя один из концов нити с задней стороны, следя при этом за тем, чтобы он оставался там в течение всего процесса. Затем с лицевой стороны документа вводим иглу в верхнее отверстие. Теперь, когда игла находится с изнаночной стороны документа, еще раз протягиваем ее в нижнее отверстие, а затем с лицевой стороны вводим в отверстие посередине так, чтобы игла снова оказалась с тыльной стороны документа. Для надежности можно провести данную процедуру дважды. Отрезаем лишнюю длину нити, оставив концы достаточной для завязывания длины (около 6,5-7 см). Завязываем концы нити в узел крепче и достаточно близко к последнему листу документа.

Несмотря на растущий с каждым годом объем электронного документооборота, доля документации, сохраненной на бумажный носителях, до сих пор весьма велика. В связи с этим возникает вопрос, как же правильно составить, структурировать и сохранить важные документы. Ведь от правильности оформления и подачи документов часто зависит итог рассмотрения их компетентными органами. По этой причине прошивка копий документов имеет огромное значение, поэтому при ее неправильном выполнении однозначно будет отказ в принятии документа, нежелательно для компании. Также неправильная или небрежная прошивка документации может быть использована недобросовестными лицами путем подмены и удаления материалов и это может привести к печальным последствиям для вашего бизнеса в целом.

3. Специальным шилом или. если писем немного. прошивочный иглой ( также возможно использование дырокола ) на левом поле документа. отступив около 1.5 см от текста, пробиваем 3 сквозных отверстия. Они должны быть строго вертикальными. а расстояние между ними - не менее трех сантиметров.

Для небольших и средних объемов работ хорошо зарекомендовали себя машинки для сверления и переплета дел YUNGER M168 (ЛОТОС М168). Машинка YUNGER M168 (сшиватель для бумаг) работает по принципу сверлильного станка и швейной машинки. Применение машинки для подшивки бумаг Юнгер М168 (сшиватель для бумаги) значительно повышает эффективность работы архивной службы. Как правильно прошить документы? В соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов, архивные дела лучше подшиваются с использованием устройств для сшивания документов YUNGER M168 (бумагосверлильное приспособление), которое должным образом сшивает документы.

Как правильно подшивать документы? Общих строгих требований не существует, есть отдельные нормативные документы (требования Национального Банка Украины. другие требования министерств. архивов и различных регуляторов ). По сути требования сводятся к следит. многостраничные документы нумеруются, подшиваются таким образом. чтобы концы нити опечатывались наклеенным отрезком бумаги. подписью и печатью с отображением цифрами и прописью количества пронумерованных листов. Существует вариант опечатывания концов нити сургучной печатью или пломбой наклейкой.

В соответствии с Основами законодательства Украины о нотариате. в необходимых случаях письма настоящего документа и / или его перевод сшиваются нотариусом. нумеруются и скрепляются печатью нотариуса. Чаще всего технически это выглядит следующим образом: специалист. ответственный за данную операцию берет довольно большую иглу и нитки и начинает шить документы на манер " белошвейки ". однако если документ содержит значительное количество писем. то эта процедура требует внедрения механизации.

Пачки документов толщиной до 20 мм. можно сшивать устройствами Лотос 1 ( сшивает на уголок ) и Лотос 2 ( сшивает вдоль корешка ). Коме того данные аппараты позволяют правильно кассовую книгу. Как подшивать кассовые документы? - Кассовая книга обычно сшивается на уголок. или вдоль корешка. Если стопка документов, составляющих кассовую книгу более 2 см. Толщиной удобнее использовать електродирокол.