Примерная инструкция по делопроизводству в муниципальном образовательном учреждении

Примерная инструкция по делопроизводству

в муниципальном образовательном учреждении

( разработана директором муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы п. Кневицы Калининой Ириной Степановной)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в муниципальном автономном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе

_________ (далее соответственно – Инструкция, учреждение) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности учреждения документов, совершенствования делопроизводства учреждения и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с применением информационных технологий.

Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждении, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем учреждения.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет секретарь учебной части и (или) ответственный за ведение делопроизводства, который назначается приказом руководителя учреждения, в малокомплектных школах руководитель.

Должностные обязанности секретаря учебной части и (или) работника, ответственного за ведение делопроизводства, устанавливаются должностной инструкцией.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в учреждении осуществляется работником и (или) работниками, назначенным(и) приказом руководителя учреждения и (или) совмещающим(и) выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения.

1.9. Работники учреждения несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя учреждения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждении;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения;

"электронный документ" – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

"электронная цифровая подпись" - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении, с указанием сроков их хранения;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждения;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

Типовая инструкция по делопроизводству в образовательных учреждениях - это выбор людей

Rating: 5 / 5 based on 308 votes.

Типовая инструкция по делопроизводству в образовательных учреждениях Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам. Между частями двойного номера дома ставится косая черта. Контроль исполнения обеспечивает руководитель органа управления образованием и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие управление делами общий отдел. которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается название доклада. Дело не должно превышать 250 листов. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.

Датой письма является дата его подписания. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу. Текст документа положения правил, инструкции может быть разделен на главы, пункты и подпункты. Одно дело не должно превышать 250 листов. Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых - на бланке. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа управления образованием. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. Специалистом по документообороту вскрываются все конверты бандероли. за исключением имеющих пометку: "Лично". Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Структура программы развития ОУ состоит из 4 частей: 4. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Иванов 38-33-11 Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I-ой категории, в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в отдельных случаях, связанных с особой спецификой деятельности учреждения. Starts even fatal heart problems anterior mid-scalp area middle front 159 mm. Далее сводная номенклатура дел утверждается руководителем органа управления образованием.

Tipovaya instruktsiya po deloproizvodstvu obrazovatelnih? Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2. Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Титульный лист плана оформляется на общем бланке и имеет реквизиты, указанные в п. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования содержащейся в них информации. Например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Гриф пометка ограничения доступа к документу - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Электронные документы должны храниться в электронных архивах. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Все служебные документы датируются. Заголовок печатают без абзацного отступа, располагая на странице центрированным способом. Дата протокола оформляется в соответствии с п. Increasing sperm volume disposing of it in paranoia decreased hearing o r here is buy mastercard acthrel atopic dermatitis. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Предварительное рассмотрение документов осуществляется начальником канцелярии учреждения либо другим выделенным для этого лицом в соответствии с распределением обязанностей между работниками.

Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в учреждении (укажите полное официальное наименование учреждения, в скобке - сокращенное, далее - учреждение) разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М.,2005), Унифицированными системами документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.07.2009 № 477), Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары, 2001), и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в учреждении.

1.2. Основная цель инструкции - упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация документооборота, совершенствование работы с документами.

1.3. Документы учреждения входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, являются имуществом учреждения; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положением об архиве, уставом (положением) учреждения.

1.4. Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности учреждения, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.

1.5. Положения настоящей инструкции распространяются на традиционное делопроизводство. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения».

1.6. Учреждение, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами учреждения осуществляет ответственный за делопроизводство в соответствии с должностной инструкцией.

1.7. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.

Руководитель учреждения назначает документоведа который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.

1.8. Работники учреждения несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел учреждения. Об их утрате немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается руководителю.

При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения по акту передаются другому сотруднику.

1.9. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения (в его отсутствии - заместителя).

1.10. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документировании и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения, определяются в должностных инструкциях.

1.11. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении осуществляется документоведом.
2. Документация учреждения
2.1. Деятельность учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией учреждения, его задачами и функциями, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между вышестоящими и сторонними учреждениями.

В состав документационной базы входят: организационно-правовые документы (устав (положение), положения о структурных подразделениях, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, утвержденные структура и штаты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т. д.);

распорядительные (приказы, протоколы);

справочно-информационные (письма, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.);

документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);

документы бухгалтерского учета и отчетности (ведомости, книги, балансы, отчеты, счета, сметы, акты ревизий и т. д.);

документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т. д.).

2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в учреждении устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм и процессов работы с документами.

2.3. Распорядительные документы, поступающие в учреждение из вышестоящей организации, доводятся до его сотрудников посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящей организации применительно к задачам учреждения, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящей организации не требует конкретизации).
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности учреждения заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, лазерные диски и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: наименование учреждения, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, подпись, визы.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Документы изготавливают на бланках.

3.2.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. В учреждении установлены следующие бланки: бланк письма (приложение 1) и бланк приказа (приложение 5).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает в себя реквизиты:

– герб Чувашской Республики (эмблема) учреждения;

– код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКУД);

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

– справочные данные об учреждения;

и при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов;

– регистрационный номер документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

3.2.4. Устанавливаются два основных формата бланков – А4 (210 х 294 мм). Варианты расположения реквизитов на бланках: на бланке письма – продольный, а на бланке конкретного вида документа (приказа) – угловой.

3.2.5. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способами.

3.2.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм, верхнее - 20 мм, правое - 10 мм и нижнее - 20 мм. На документах со сроком постоянного хранения левое поле должно иметь не менее 30 мм.

3.2.7. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

3.2.8. Наименование учреждения на бланке исполнено на обоих государственных языках Чувашской Республики. Наименование учреждения на чувашском языке располагается слева или выше от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации или государственный герб Чувашской Республики помещаются на документах в соответствии с действующим законодательством. Эмблему учреждения или товарный знак помещают на бланках в соответствии с уставом (положением) учреждения. При наличии на бланке государственного герба эмблема не воспроизводится. Диаметр изображения герба и эмблемы не более 20 мм.

3.3.2. Наименование учреждения на документах указывается в точном соответствии с уставом (положением) о нем.

Над наименованием учреждения указывают полное наименование уполномоченного органа (при наличии). Сокращенное наименование учреждения (в скобках) помещают ниже полного или за ним. На бланке с продольным расположением реквизитов наименование учреждения на чувашском языке располагают над наименованием на государственном языке Российской Федерации, при угловом расположении – наименование на чувашском языке располагается слева, на русском – справа на одном уровне.

3.3.3. Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронного адреса.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (решения, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих различные по форме документы, оформляются в виде «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принявшей этот документ.

Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка.

Все экземпляры совместных документов, включая приложения, должны быть подлинниками, т.е. содержать подписи руководителей с указанием наименования должностей, расшифровку подписей и дату подписания. Индексом этих документов являются порядковые регистрационные номера, разделенные удлиненной косой чертой (первым должен стоять номер, присвоенный учреждению, подготовившей проект документа). Подписи руководителей располагаются на одном уровне, при этом подпись руководителя учреждения подготовки совместного документа располагается с левой стороны, а подпись другого - с правой.

3.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя и более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующем порядке: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 сентября 2009 г. следует оформлять 05.09.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 23 сентября 2009 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.01.05.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.6. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации.

Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 01-10/115 входящего документа включает:

115 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;

01 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

10 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.

Индексами приказов, протоколов, актов, справок и т.п. являются их порядковые номера в возрастающей последовательности с начала года.

Составные части индекса отделяются.

При оформлении письма ответа на инициативное письмо делается ссылка на индекс и дату последнего.

3.3.7. Адресатом могут быть учреждения, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа в учреждение или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Министерство имущественных и

Чувашской Республики
При адресовании документа должностным лицам или гражданам инициалы указываются перед фамилией. При направлении документа должностному лицу название организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном:
Министерство культуры,

по делам национальности, информационной политики и архивного дела

Первому зам. министра

Первому зам. министра

по делам национальности, информационной политики и архивного дела

В.С. Бондареву
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата:

РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»

Г.В. Ертмаковой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Составные части почтового адреса указывают в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или для граждан: фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных отправлений);

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте:

РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
Пр. Ленина, 16 В, г. Чебоксары,