Должностная инструкция начальника отдела по коммерческой работе

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ПО КОММЕРЧЕСКОЙ РАБОТЕ

1. Начальник отдела по коммерческой работе относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.
2. На должность начальника отдела по коммерческой работе назначается лицо, имеющее высшее экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы на руководящих должностях на автомобильном транспорте не менее 5 лет.
3. Начальник отдела по коммерческой работе подчиняется ___________________.
4. В своей деятельности начальник отдела по коммерческой работе руководствуется:
   - нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
   - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
   - уставом предприятия;
   - правилами трудового распорядка;
   - приказами и распоряжениями директора предприятия, (непосредственного руководителя);
   - настоящей должностной инструкцией.
   
5. Начальник отдела по коммерческой работе должен знать:
   - нормативные правовые акты, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих органов, определяющие направления развития автомобильного транспорта и финансово-экономической деятельности предприятия;
   - профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
   - перспективы технического и финансово-экономического положения предприятия;
   - производственные мощности предприятия;
   - правила автомобильных перевозок грузов (пассажиров);
   - организацию финансовой работы на предприятии;
   - основы составления бизнес-плана, маркетинга, лизинга;
   - порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
   - экономику автомобильного транспорта, организацию процесса перевозок;
   - порядок разработки и утверждения планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия;
   - рыночные методы хозяйствования и финансового менеджмента предприятия;
   - порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
   - экономику, организацию производства, труда и управления;
   - правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
   
6. Во время отсутствия начальника отдела по коммерческой работе его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

1. Осуществлять руководство работами по своевременному заключению договоров на перевозки с клиентурой и обеспечению выполнения договорных обязательств.
2. Участвовать в определении потребности в подвижном составе и подготовке предложений по его распределению.
3. Обеспечивать своевременное составление сметно-финансовых и других расчетов и отчетности.
4. Контролировать соблюдение дисциплины при выполнении договорных обязательств, своевременности расчетов по договорам.
5. Осуществлять руководство комплексным изучением существующего и перспективного спроса на транспортные и другие услуги путем проведения маркетинговых мероприятий.
6. Разрабатывать мероприятия, направленные на расширение прямых и длительных хозяйственных связей, сфер деятельности, видов услуг, совершенствование работы с клиентурой.
7. Участвовать в разработке бизнес-плана, мер по рациональному использованию подвижного состава, повышению технико-эксплуатационных показателей его работы, укреплению финансовой дисциплины.
8. Нести ответственность за организацию охраны труда в отделе.
9. _________________________________________________________________.
10. _________________________________________________________________.

Начальник отдела по коммерческой работе имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и отдела по коммерческой работе.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.

Начальник отдела по коммерческой работе несет ответственность:

1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Украины.
4. _________________________________________________________________.
5. _________________________________________________________________.

Должностная инструкция Начальника отдела коммерческой работы

Должностная инструкция Начальника отдела коммерческой работы ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
Структурное подразделение: Отдел коммерческой работы

Должность: Начальник отдела коммерческой работы 1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела коммерческой работы.
1.2 Начальник отдела коммерческой работы относится к категории руководителей.
1.3 Начальник отдела коммерческой работы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.4 Взаимоотношения по должности:
1.4.1 Прямое подчинение Директору предприятия
1.4.2. Дополнительное подчинение
1.4.3 Отдает распоряжения Сотрудникам отдела коммерческой работы
1.4.4 Работника замещает Заместитель начальника отдела коммерческой работы
1.4.5 Работник замещает

2. Квалификационные требования начальника отдела коммерческой работы:

2.1 образование Высшее профессиональное образование
2.2 опыт работы Не менее 4 лет
2.3 знания Устав автомобильного транспорта;
основы транспортного законодательства;
основы трудового законодательства;
правила автомобильных перевозок;
постановления, распоряжения, приказы вышестоящих организаций, нормативные документы по вопросам организации перевозок автомобильным транспортом;
порядок заключения и исполнения гражданско-правовых договоров;
экономику, организацию процесса перевозок; основы организации финансовой работы на предприятии;
методы учета и анализа автомобильных перевозок;
методы хозяйствования и управления предприятием;
основы организации труда;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.4 навыки работы по специальности
2.5 дополнительные требования ---

3. Документы, регламентирующие деятельность начальника отдела коммерческой работы

3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об отделе коммерческой работы, Должностная инструкция начальника отдела коммерческой работы, Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Должностные обязанности начальника отдела коммерческой работы

Начальник отдела коммерческой работы исполняет следующие обязанности:
4.1. Осуществляет руководство работами по своевременному заключению договоров на перевозки с клиентурой и обеспечению выполнения договорных обязательств.
4.2. Участвует в разработке перспективных и текущих планов перевозок, осуществляет квартальное, месячное планирование перевозок для клиентуры.
4.3. Осуществляет контроль за выполнением плана перевозок и его анализ.
4.4. Участвует в определении потребности в подвижном составе и подготовке предложений по его распределению.
4.5. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других расчетов, статистической отчетности о выполнении плана перевозок.
4.6. Контролирует соблюдение договорных обязательств организации перед контрагентами, своевременность расчетов по договорам, выполнение плана по доходам (прибыли) и другим финансовым показателям.
4.7. Разрабатывает мероприятия, направленные на расширение хозяйственной деятельности предприятия, прямых и длительных хозяйственных связей, совершенствование работы с клиентурой.
4.8. Участвует в разработке мер по рациональному использованию подвижного состава, повышению технико-эксплуатационных и экономических показателей его работы, ресурсосбережению, по укреплению финансовой дисциплины и хозяйственного расчета.
4.9. Руководит работниками отдела.
4.10. Издает приказы (распоряжения) по всем направлениям деятельности отдела коммерческой работы.
4.11. Определяет функции и задачи отдела коммерческой работы.
4.12. Обеспечивает: сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности работы подчиненных; применение принципов материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы отдела.
4.13. Устанавливает обязанности для персонала отдела коммерческой работы.
4.14. Поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам, своим заместителям.
4.15. Отстраняет от работы работников отдела, не прошедших в установленном порядке медицинский осмотр (освидетельствование), проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности, пр.

5. Права начальника отдела коммерческой работы

Начальник отдела коммерческой работы вправе:
5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела коммерческой работы.
5.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности отдела коммерческой работы.
5.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.
5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

6. Ответственность начальника отдела коммерческой работы

Начальник отдела коммерческой работы несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

7. Условия работы начальника отдела коммерческой работы

7.1. Режим работы начальника отдела коммерческой работы определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

8. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда начальника отдела коммерческой работы определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00

Инструкция Начальник (инженер) коммерческого отдела

Должностная инструкция

Начальник (инженер) коммерческого отдела.

Начальником (инженером) коммерческого отдела __________________ является лицо. на которого возложены основные функции по снабжению д/о производства сырьем и другими компонентами, необходимыми для его работы, а также вопросы. связанные с реализацией готовой продукции ООО ___________________ на рынке Украины и других стран.

Начальником (инженером) коммерческого отдела может быть лицо, хорошо разбирающееся в сырьевых вопросах деревообработки (качество древесины, применяемый в программах ООО __________ ее цены, источники приобретения сырья и др. вопросы), а также хорошо ориентирующееся в вопросах, связанных с изучением рынка изделий, в которых позиционируется ООО _______________ продвижением этих товаров на рынок Украины.

Лицо, могущее занять эту должность, должно иметь высокую степень коммуникабельности, хорошо ориентироваться в общих вопросах маркетинга и сбыта, уметь должным образом вести переговоры с покупателями (заказчиками) продукции фирмы, знать основы бухгалтерского и юридического оформления контрактов и заказов покупателей.

На эту должность может быть назначено лицо, имеющее среднее специальное или высшее техническое, экономическое или юридическое образование (в виде исключения – незаконченное).

В своих действиях начальник (инженер) коммерческого отдела руководствуется настоящей инструкцией, а также иными документами, регламентирующими его деятельность, а именно:

1. 
   Приказами и распоряжениями директора (зам. директора).
   
2. 
   принципами взаимоотношений между отдельными подразделениями ООО _______________ разработанных в документе «Структура ООО ____________
   
3. 
   ГОСТами, действующими в различных отраслях деревообработки.
   
4. 
   Законами Украины, юридическими нормами и стандартами регулирующими взаимоотношения юридических лиц при заключении ими контрактов и договоров на поставку продукции.
   

В своей текущей деятельности он административно подчиняется непосредственно директору (зам. директора) и назначается на должность его приказом.

В вопросах бухгалтерского отражения операций и сделок купли – продажи сырья и готовой продукции он подотчетен главному бухгалтеру предприятия.

1. 
   Основные функции и обязанности начальника (инженера) коммерческого отдела.
   

Начальник (инженер) коммерческого отдела обязан обеспечивать поставку сырья для д/о производства ______________ В рамках поставок сырья он обязан составить картотеку на всех потенциальных поставщиков круглого леса, н/о доски, ЧМЗ (лесхозы, частные поставщики пиленых изделий и т.д.) с указанием их реквизитов и реквизитов их руководителей или ведущих специалистов) адреса, телефоны и другую нужную информацию), объемов переработки леса или их возможности по поставке сырья для нужд ________________

Эту информацию он обязан постоянно обновлять, чтобы руководство предприятия могло объективно оценивать текущее состояние рынка сырья региона и Украины.

б). Получение сырбя у поставщика. доставка его на предприятие.

Начальник (инженер) коммерческого отдела организовывает получение сырья и его доставку на склад ООО __________________

В этом случае он или сам участвует в получении и доставке сырья или организовывает экспедирование груза другими исполнителями экспедиторами.

• 
  Самоличное экспедирование:
  

В случае самоличного экспедирования груза он обязан лично участвовать в получении сырья от его поставщика. принять товар по количеству, правильно документально его оформить в бухгалтерии поставщика.

При транспортировке его автомобилем, совместно с водителем автотранспортного средства он отвечает за правильную его укладку и крепление груза в кузове автомобиля, следит и отвечает за его сохранность в дороге.

В случае возникновения непредвиденных ситуаций при транспортировке, он обязан немедленно сообщить об этом руководству предприятия, приняв при этом меры, препятствующие порче или гибели сырья предприятия.

При использовании для целей транспортировки грузов предприятия наемного автотранспорта он подписывает водителю первичные документы (путевой лист, товаротранспортную накладную и др.) и отвечает при этом за достоверность объемов работ, предъявляемых ООО __________________ к оплате (пробег, вес перевезенного груза, отработанные часы и т.д.) и им подписанных.

На основании его виз руководитель предприятия подписывает бухгалтерские документы, подлежащие к оплате (счета, акты выполненных работ и т.д.).

После доставки сырья на базу ООО __________________ начальник (инженер) коммерческого отдела обязан доставленный груз сдать кладовщику центрального склада по объему и сортам, изложенных в приходных документах.

При этом он отвечает за соответствие данных, изложенных в приходных документах на лес, и фактических параметров привезенной древесины. В случае недостачи или пересортицы в товаре, привезенном им лично на предприятие он персонально отвечает за эту недостачу или пересортицу. степень его ответственности определяется директором или зам. директора предприятия после выяснения объективных причин, приведших к таким результатам.

Кроме сдачи привезенной партии леса или иного товара зав. складу начальник (инженер) коммерческого отдела обязан сделать бухгалтерский отчет в бухгалтерии предприятия (сдать товарные и налоговые накладные, сделать авансовый отчет за полученные командировочные или выданные в подотчет деньги на приобретение товара и т.д.).

После выполнения всех процедур по сдаче привезенного товара (сырья) службам предприятия, начальник коммерческого отдела делает в устной или письменной форме отчет директору (зам. директора) предприятия о коммерческих результатах поездки, т.е. делает общую оценку и анализ конкретной коммерческой сделки или поездки и после этого коммерческая поездка или сделка считается завершенной.

Вышеуказанная последовательность действий начальника (инженера )_ коммерческого отдела является общей при закупке и доставке на предприятие любого товара (сырье, комплектующие, расходные материалы), необходимого для нужд д/о производства, но в каждом конкретном случае могут быть свои нюансы, учитывающие конкретную обстановку и производственные обстоятельства, которые должны в своих действиях учитываться этим должностным лицом.

В случае доставки леса (грузов) другими экспедиторами начальник (инженер) коммерческого отдела обязан организовать весь процесс получения грузов иными экспедиторами без своего личного участия в процессе получения товара и его экспедирования на предприятие.

В этом случае он производит следующие действия:

а). Организовывает отправку транспорта за получением груза у поставщика.

б). Уточняет всю информацию, необходимую экспедитору для получения груза у поставщика и передает ее экспедитору.

в). Контролирует с помощью средств связи весь процесс получения грузов экспедитором и его транспортировки на предприятие.

г). Проверяет у экспедитора соответствие полученного товара приходным документам, а также параметрам товара, за который он договорился с поставщиком.

д). Принимает отчет о привезенном товаре у экспедитора груза и уже сам докладывает директору о коммерческих результатах поездки или сделки.

Вопрос реализации готовой продукции является основным вопросом, который ставится перед начальником (инженером) коммерческого отдела в его деятельности в ООО ____________--

Она состоит, в свою очередь из следующих вопросов:

1. 
   Изучение рынка щитовой продукции, совпадающей по содержанию с продукцией, выпускаемой ООО ____________ или близкой по содержанию к ней.
   
2. 
   Поиск потенциальных покупателей готовой продукции предприятия в Украине и за ее пределами.
   
3. 
   Реклама продукции ООО _____________ на Украине и за ее пределами.
   
4. 
   Заключение договоров (контрактов) на поставку готовой продукции с покупателями продукции ООО __________
   
5. 
   Планирование с производственными отделами предприятия выпуск продукции, на которую заключены заказы на ее поставку.
   
6. 
   Организация отпуска продукции, изготовленной согласно заключенных коммерческим отделом контрактов.
   
7. 
   Контроль расчетов за отпущенную предприятием продукцию.
   

1. 
   Изучение рынка щитовой продукции начальником коммерческого отдела начинается со сбора информации о потенциальных и реальных производителях, работающих в сфере производства щитовой продукции на рынке Украины. Он обязан собрать максимально полную информацию в этой сфере, упорядочить ее в виде картотеки и постоянно пополнять ее свежей информацией о появляющихся на рынке новых товарных марках и производителях, фирмах. торгующих схожей импортной продукцией и продукцией отечественных производителей. Для этих целей он обязан использовать различные источники информации, а именно:
   
   • 
     Рекламные буклеты торговых компаний;
     
   • 
     Информацию с прессы, радио, телевидения;
     
   • 
     Информацию со специализированных выставок, проводящихся на территории Украины и других источников.
     

В картотеке на производителей должна быть собрана следующая информация:

• 
  Точное название фирмы, ее реквизиты (место нахождения, телефоны, юридический адрес);
  
• 
  По возможности фамилии, имена, отчества основных руководителей предприятия, их должности, служебные телефоны.
  
• 
  Номенклатура изделий, которые выпускает данная компания, отпускные цены на интересующую нас продукцию (прайс - листы)
  
• 
  По возможности: в каком регионе фирма – конкурент распространяет свою продукцию, какой объем реализации ее продукции, какие отзывы покупателей на их продукцию, и другие вопросы, дающие ответ на потенциальных возможностях конкурентов фирмы ______________ в вопросах реализации щитовой продукции.
  
• 
  По возможности, для более полного изучения конкурентных свойств продукции других производителей приобретается продукция фирм конкурентов и создается коллекция их товаров в качестве пособия для практичного изучения технологом и мастерами ООО ______________ достоинств и недостатков технологии фирм – конкурентов.
  

Собранная таким образом информация дает возможность руководству предприятия понять свое место на рынке щитовой продукции, сориентироваться в среде ее производителей и принимать правильные стратегические решения в целях развития предприятия и увеличение ее конкурентной способности.

1. 
   Поиск потенциальных покупателей готовой продукции фирмы начальник (инженер) коммерческого отдела производит посредством прямой работы с региональными оптовыми компаниями, а также крупными розничными сетями, которые торгуют аналогичной продукцией. Для этих целей производится сбор информации об этих торговых компаниях и сетях. Такой сбор информации начальник отдела должен производить через:
   
   • 
     Специализированные рекламные издания национального и регионального характера (например: приложения к газете «Бизнес» и т.п.).
     
   • 
     Посещение региональных и общеукраинских выставок, в которых участвуют торговые компании.
     
   • 
     Прямые контакты с торговыми компаниями, проявившие интерес к продукции предприятия вследствие ее появления на рынке Украины.
     
   • 
     Другие источники получения такой информации (радио, телевидение, рекламные буклеты торговых компаний, их прайс – листы и т.д.).
     

Весь массив собранной информации начальник коммерческого отдела обязан упорядочить и постоянно обновлять, чтобы не его основании руководство предприятия могло иметь реальную картину, сложившуюся на потребительском рынке и адекватно реагировать на изменение спроса на продукцию предприятия.

1. 
   Вопрос рекламы продукции фирмы _____________________ тесно переплетается с предыдущим вопросом поиска покупателей на нее. Для продвижения продукции предприятия используются те же каналы, которые используются коммерческим отделом для поиска покупателей на продукцию предприятия:
   

• 
  Рекламные издания;
  
• 
  Специализированные выставки по тематике продукции предприятия.
  
• 
  Составление рекламных буклетов и прямая их рассылка в торговые компании и сети.
  
• 
  Использование иных источников рекламы.
  

При выдаче на рынок любой информации о предприятии и его продукции, ее характер и объем должен быть очень взвешен и согласован с руководством предприятия, чтобы через коммерческий отдел не произошла утечка информации, имеющую характер закрытой или конфиденциальной. (К ней относится все вопросы технологии, общих объемов производства, его рентабельности, зарплаты сотрудников и другие вопросы, круг которых определят директор и зам. директора предприятия).

Для обеспечения рекламной компании в распоряжение начальника (инженера) коммерческого отдела руководством предприятия выделяется годовой бюджет, который является источником финансирования всех расходов, имеющих рекламный характер. Годовой бюджет составляется на основании заявки и, соответственно, расчета стоимости рекламных мероприятий, которые коммерческий отдел планирует произвести в будущем году (участие в выставках, рекламирование в прессе, издание рекламных буклетов и т.д.).

После рассмотрения и утверждения заявки коммерческого отдела, годовой рекламный бюджет делится на месячные, и с него финансируются все текущие расходы коммерческого отдела на рекламу продукции предприятия.

1. 
   Результатом работы коммерческого отдела является заключение договоров (контрактов) на поставку продукции предприятия конкретным заказчиком (покупателем).
   

По количеству и качеству заключенных договоров руководство предприятия оценивает работу коммерческого отдела и устанавливает уровень премиальных доплат его инженерам.

При заключении договоров на поставку продукции предприятия начальник отдела должен руководствоваться следующим:

• 
  Договора на поставку должны иметь стандартную форму. Не допускается составление договора произвольной формы.
  
• 
  Содержание договора должно быть четко проработано с юридической и бухгалтерской точки зрения, чтобы в нем учитывались все варианты ситуаций, которые могут сложиться у фирмы ______________ с покупателями ее продукции в процессе их сотрудничества. Во всех случаях интересы предприятия должны быть положениями договора надежно защищены.
  
• 
  Договора заключаются со всеми покупателями продукции предприятия.
  
• 
  Положения договора, предусматривающие эксклюзивные скидки или оговаривающие отдельные особые стороны взаимоотношений партнеров по бизнесу, условия оплаты, их формы, отсрочки платежей и т.д. обсуждаются с руководством предприятия и решаются исключительно только им (директор или зам. директора).
  
• 
  Договора, заключенные с покупателями, регистрируются в книге регистрации договоров и хранятся в сейфе директора, копии договоров для текущей работы выдаются только четырем лицам:
  

1. 
   начальнику коммерческого отдела;
   
2. 
   Гл. бухгалтеру предприятия;
   
3. 
   Директору;
   
4. 
   Замдиректора.
   

• 
  Приложения к договору – прайс – листы на отпускаемую продукцию, для различных покупателей могут быть разными. Поэтому ценовая политика предприятия, изложенная в приложениях к договорам, разрабатывается начальником коммерческого отдела с учетом общей стратегии реализации продукции по регионам, утвержденной руководителем предприятия.
  

Договорные цены, изложенные в договорах, являются эксклюзивной информацией и не должны быть доступны для иных покупателей. режим использования этой информации устанавливает руководитель предприятия.

• 
  Все копии договоров, должны быть подшиты начальником коммерческого отдела, в отдельную папку и храниться в месте, недоступном для свободного к нему доступу.
  

1. 
   На основании договоров (контрактов) на поставку продукции начальник коммерческого отдела выносит на техсовет предприятия общий (суммарный) заказ на изготовление продукции на будущий плановый период (обычно месяц или квартал).
   

Суммарный заказ должен быть сформулирован в стоимостном и номенклатурном выражении. Технический совет, в состав которого входят:

1. 
   Директор (Зам. директора);
   
2. 
   Начальник производства
   
3. 
   Главный инженер;
   
4. 
   Технолог предприятия;
   
5. 
   Мастера – бригадиры;
   

на своем совещании по формированию производственного плана, уточняет с начальником коммерческого отдела детали месячного (или квартального) заказа на изготовление продукции и принимает его полностью или частично. В случае невозможности выполнения заказа коммерческого отдела в полном объеме по техническим или технологическим причинам начальник коммерческого отдела сообщает об этом покупателям и вносит коррективы в их контракт на поставку продукции фирмы ___________. План производства принятый на техсовете предприятия, становится на следующий плановый период планом продаж продукции для коммерческого отдела. Начальник (инженер) коммерческого отдела следит за соблюдением графика отпуска продукции предприятием и, в случае каких либо изменений в требованиях покупателей или возможностях выполнения утвержденного графика производства сообщает об этом обе стороны, контролируя, таким образом, выполнение обеими сторонами своих обязательств.

1. 
   Начальник коммерческого отдела организовывает отпуск готовой продукции, изготовленной согласно заключенным контрактам и утвержденных графиков отгрузки.
   

В этом случае он обязан:

• 
  Произвести заказ на автотранспорт, который будет выполнять перевозки готовой продукции покупателем;
  
• 
  Вместе с завскладом организовывать загрузку отпускаемой продукции;
  
• 
  Совместно с бухгалтерией предприятия правильно оформить отпускаемый груз (оформление товарно-транспортных, налоговых и товарных бухгалтерских накладных);
  
• 
  Сообщить заказчику поставляемой партии продукции об отгруженной предприятием в адрес заказчика продукции;
  
• 
  В случае личного сопровождения груза, принимать в дороге все меры для его сохранения, а в случае его сопровождения другими экспедиторами, с помощью средств связи отслеживать его движения в пути, и немедленно сообщать руководителей предприятия о проблемах, возникающих при его транспортировке заказчику.
  

1. 
   Контроль расчетов за отпущенную продукцию.
   

Весь процесс производства и отпуска готовой продукции оканчивается расчетом покупателей за отпущенный им товар. Начальник коммерческого отдела, совместно с главным бухгалтером предприятия, обязан лично контролировать этот процесс и отслеживать все проблемы связанные с вопросами расчета и документального оформления за поставленную фирмой продукцию.

В случае задержки покупателя с оплатой за пропущенную продукцию более чем на 5 дней по сравнению со сроками, изложенными в контракте, начальник отдела может лишиться части надбавки (премии) за реализацию продукции, а в случае задержки более чем на 15 календарных дней – лишиться надбавки полностью.

При возникновении таких случаев он обязан немедленно информировать об этом руководителей предприятия и начать переговоры с заказчиком по этому вопросу.

В случае отсутствия реакции у заказчика - начать производство претензионной процедуры (привлекается директор, главный бухгалтер, юрист предприятия).

Инструкция Начальник (инженер) коммерческого отдела

Должностная инструкция начальника отдела технического контроля

Материалы территориального планирования